Indicateurs Outlook : afficher et retrouver vos e-mails marqués

Marquer un e-mail d'un indicateur, c'est la façon la plus rapide d'en assurer le suivi dans Outlook. Le retrouver ensuite est une autre affaire : chaque version d'Outlook affiche les e-mails marqués à un endroit différent.

Pour la boîte de réception, un filtre suffit. Dès que vos e-mails marqués sont rangés ailleurs, il vous faut un dossier de recherche ou la liste de To Do.

Afficher uniquement les e-mails avec indicateur

Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web :

1. Ouvrez le dossier à vérifier, le plus souvent la Boîte de réception.
2. Sélectionnez Filtrer, en haut de la liste des messages.
3. Choisissez Avec indicateur.

La liste ne garde que les messages marqués de ce dossier. Pour revoir tout le courrier, retirez le filtre depuis le même menu.

Si vous classez vos e-mails marqués dans d'autres dossiers, ou si une règle Outlook les y déplace, la boîte de réception filtrée ne les montre pas.

Sur iPhone et Android, appuyez sur l'icône Filtres en haut à droite de l'application Outlook, puis sur Avec indicateur. Pour revenir à tous les messages, appuyez sur le X à droite du filtre ou de nouveau sur l'icône.

Vous lisez un compte Gmail dans l'application ? Les messages que vous avez marqués d'une étoile dans Gmail y comptent comme des messages avec indicateur.

Réunir tous vos e-mails marqués dans un dossier de recherche

Un dossier de recherche n'est pas un vrai dossier. C'est une vue qui affiche tous les messages répondant à un critère, où qu'ils soient rangés, sans les déplacer. Le supprimer ne supprime donc aucun e-mail.

Dans le nouvel Outlook :

1. Dans le volet des dossiers, allez à Dossiers de recherche, sélectionnez le bouton Dossiers de recherche, puis Créer un dossier de recherche.
2. Comme type, choisissez Marqué pour suivi, dans le groupe Lecture du courrier.
3. Pour limiter la recherche, activez Filtrer sur des dossiers spécifiques. Laissez l'option désactivée pour couvrir toute la boîte aux lettres.
4. Validez : le dossier apparaît sous Dossiers de recherche.

Sur cette capture de Microsoft, le type choisi est Courrier important. Pour vos indicateurs, prenez Marqué pour suivi dans la même liste.

Tous vos dossiers de recherche sont aussi réunis dans Paramètres > Courrier > Dossiers de recherche, où vous pouvez les modifier, les supprimer ou en ajouter avec Nouveau dossier de recherche.

Outlook sur le web propose les mêmes étapes avec un compte professionnel ou scolaire, ou sur Outlook.com avec un abonnement Microsoft 365 éligible.

Dans Outlook classique, le dossier de recherche Pour le suivi existe déjà, et chaque message que vous marquez y apparaît. Si vous l'avez supprimé, recréez-le :

1. Sous l'onglet Dossier, groupe Nouveau, sélectionnez Nouveau dossier de recherche, ou appuyez sur Ctrl+Maj+P.
2. Dans la liste, choisissez Courrier marqué pour le suivi.
3. Cliquez sur OK.

Son compteur indique le nombre total de messages, lus ou non. Ne vous étonnez pas qu'il dépasse votre nombre de non-lus.

Afficher les indicateurs dans Outlook classique

Outlook classique offre trois autres façons de faire remonter le courrier marqué :

• Filtrer : sous l'onglet Accueil, dans le groupe Rechercher, ouvrez Filtre de courrier et choisissez Avec indicateur. Outlook lance la recherche et affiche le raccourci du filtre dans la zone de recherche.
• Trier : en affichage multiligne, cliquez sur Organisé par, puis sur Indicateur : Date de début ou Indicateur : Date d'échéance. En affichage sur une seule ligne, cliquez sur l'en-tête de colonne État de l'indicateur. Les e-mails marqués se regroupent en haut ou en bas de la liste.
• Barre To-Do : sous l'onglet Affichage, groupe Disposition, ouvrez le menu de la barre To-Do et choisissez Tâches. Vos e-mails marqués restent alors visibles à droite de la fenêtre, quel que soit le dossier ouvert.

Le même tri fonctionne dans Éléments envoyés. Vous y retrouvez les messages que vous avez envoyés avec un indicateur pour leurs destinataires, à condition qu'ils utilisent eux aussi Outlook.

Retrouver vos e-mails marqués dans Microsoft To Do

Chaque e-mail que vous marquez dans Outlook devient aussi une tâche dans la liste E-mail avec indicateur de Microsoft To Do, quel que soit son dossier, sur tous vos appareils. C'est ce qui ressemble le plus à une liste unique de vos indicateurs.

Pour l'activer, ouvrez les Paramètres de To Do et activez E-mail avec indicateur sous Connexions.

Microsoft fixe quatre conditions, qui expliquent la plupart des e-mails marqués absents de To Do :

• Une boîte hébergée par Microsoft : Outlook.com, Hotmail, Live ou un compte Microsoft 365, domaine personnalisé compris.
• Une première synchronisation limitée aux 100 e-mails marqués les plus récents des 30 derniers jours. Les indicateurs plus anciens ne suivent pas ; ceux que vous posez ensuite arrivent normalement.
• La boîte principale seulement : les indicateurs des boîtes aux lettres et des dossiers partagés ne se synchronisent pas.
• Aucun événement de calendrier : un événement marqué d'un indicateur ne devient pas une tâche.

Ce que To Do permet ensuite (échéance, rappel, Ma journée) est détaillé dans notre guide Microsoft To Do, c'est quoi et comment l'utiliser. Si vous gérez aussi des tâches dans Outlook, notre guide des tâches Outlook explique ce qui distingue un e-mail marqué d'une tâche.

Pourquoi vos e-mails avec indicateur ont disparu

Quand des e-mails marqués semblent introuvables, la cause figure presque toujours ici :

• Le filtre regarde un autre dossier. Il ne porte que sur le dossier ouvert. Un dossier de recherche ou la liste de To Do montrent tout.
• L'indicateur a été marqué comme terminé. Dans Outlook classique, Marquer comme terminée change le drapeau en coche verte et retire le message de la barre To-Do. L'e-mail, lui, est toujours dans son dossier.
• L'indicateur a été effacé. Effacer l'indicateur retire le drapeau et son rappel.
• Le message a été supprimé. L'indicateur appartient au message : supprimez l'e-mail et il quitte toutes les vues des indicateurs. Regardez dans Éléments supprimés.
• Le dossier de recherche a été supprimé. Recréez-le comme indiqué plus haut.
• L'indicateur est trop ancien pour To Do. La première synchronisation ne récupère que ceux des 30 derniers jours.

Effacer l'indicateur ou le marquer comme terminé

Outlook propose deux façons d'en finir avec un indicateur, et elles n'ont pas le même effet :

• Marquer comme terminée garde une trace : le drapeau devient une coche, et l'e-mail reste identifiable comme traité.
• Effacer l'indicateur le retire complètement, rappel compris.

Dans Outlook classique, faites un clic droit sur l'indicateur dans la liste des messages et choisissez l'une ou l'autre. Si le message est ouvert dans sa propre fenêtre, passez par l'onglet Message, groupe Étiquettes, puis Suivi > Effacer l'indicateur.

Dans le nouvel Outlook et sur le web, sélectionnez le drapeau rouge d'un message pour lui retirer son indicateur.

Pour en effacer plusieurs d'un coup, filtrez d'abord sur Avec indicateur, sélectionnez les messages, puis effacez l'indicateur de la sélection.

Planifier vos e-mails marqués dans Notion

Les indicateurs savent attraper le travail, beaucoup moins l'organiser. Un e-mail marqué n'a ni projet, ni responsable, ni place dans un agenda. Au fil des semaines, la liste des indicateurs devient une deuxième boîte de réception.

Si vous planifiez votre travail dans Notion, où chaque tâche est une page de base de données, la liste To Do vue plus haut vous offre une porte de sortie.

L'intégration Microsoft To Do de 2sync synchronise vos listes To Do avec une base de données Notion, et la liste E-mail avec indicateur en fait partie.

Chaque e-mail que vous marquez arrive alors dans Notion sous forme de tâche. Vous pouvez la relier à un projet, lui donner une échéance et l'afficher dans un calendrier ou un tableau.

Cette liste circule dans un seul sens. Les indicateurs arrivent dans Notion, mais une tâche créée dans Notion ne peut pas devenir un e-mail marqué, puisque l'indicateur appartient au message.

Les limites de Microsoft valent aussi ici : la liste démarre avec vos 100 indicateurs les plus récents des 30 derniers jours.

Pour garder les e-mails eux-mêmes dans Notion, et non leurs relances, il faut une autre connexion, décrite dans comment synchroniser Notion avec Outlook Mail. La configuration complète de To Do figure dans notre guide pour synchroniser Notion avec Microsoft To Do.

Ne plus perdre vos indicateurs

Le geste le plus utile se fait une seule fois : gardez un dossier de recherche du courrier marqué. Il réunit chaque indicateur, où que l'e-mail soit rangé. Sur votre téléphone, le filtre Avec indicateur rend le même service pour la boîte de réception.

Décidez ensuite de ce qu'un indicateur veut dire pour vous. S'il signifie « répondre cette semaine », effacez-le au moment de répondre. S'il signifie « c'est du vrai travail », envoyez-le là où vous planifiez votre travail, pour qu'il ne se perde plus dans le courrier du jour.

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