Microsoft To Do : c'est quoi et comment bien l'utiliser

Au premier lancement, To Do paraît presque trop dépouillé : une colonne de listes et un champ Ajouter une tâche. Ce qui le rend utile se cache un clic plus loin, dans le volet de détail de chaque tâche, dans les listes intelligentes et dans le lien avec Outlook.

Microsoft To Do, c'est quoi ?

Microsoft To Do est un gestionnaire de tâches personnel. Vous rangez vos tâches dans des listes, et quelques listes intelligentes (Ma journée, Important, Planifié) vont puiser dans toutes les autres pour vous montrer ce qui compte maintenant.

Microsoft le présente comme « une liste de tâches simple et intelligente ». La formule est juste : ni projets ni sous-tâches, mais des listes bien reliées à Outlook.

À quoi sert-il ? À tout ce qui tient dans une liste :

• Le travail : les dossiers en cours et les e-mails à traiter.
• La maison : les courses, les démarches, une liste partagée avec le reste du foyer.
• Le reste : un voyage à préparer, les films à voir.

Comment installer Microsoft To Do

Rien ne vous oblige à installer quoi que ce soit : la version web, sur to-do.office.com, couvre tout ce qui suit. Les applications se téléchargent ici :

• Windows : sur le Microsoft Store.
• Mac : sur le Mac App Store.
• iPhone et iPad : sur l'App Store.
• Android : sur Google Play.

Connectez-vous avec votre compte Microsoft et vos listes vous suivent d'un appareil à l'autre. L'application Windows ajoute quelques extras, comme les raccourcis clavier et les dates tapées dans le titre.

Comment utiliser Microsoft To Do : listes et tâches

Tout part des listes. Créez-en une par domaine de votre vie ou de votre travail, puis remplissez-la :

1. Sélectionnez Nouvelle liste en bas de la barre latérale et tapez un nom.
2. Ouvrez la liste, cliquez dans Ajouter une tâche, tapez le titre et appuyez sur Entrée. La tâche se place en bas de la liste.
3. Pour réunir des listes voisines (Maison, Travail, un projet perso), sélectionnez l'icône de groupe de listes, à droite de Nouvelle liste. Renommez le « Groupe sans titre » qui apparaît, puis faites-y glisser vos listes.

Chaque compte possède aussi une liste intégrée, Tâches. Tout ce que vous ajoutez depuis une liste intelligente comme Ma journée y est enregistré.

Pour supprimer une tâche, ouvrez-la et sélectionnez l'icône de corbeille.

Supprimée par erreur ? Microsoft fait passer la récupération par Outlook sur ordinateur, connecté avec le même compte. Ouvrez Éléments supprimés, faites un clic droit sur la tâche, choisissez Déplacer et renvoyez-la dans le dossier Tâches.

Planifier votre journée avec Ma journée

C'est la fonction qui mérite de devenir une habitude. Ma journée se vide chaque nuit : le matin, vous décidez de ce que la journée doit contenir, au lieu d'avoir sous les yeux toutes vos tâches ouvertes.

• Ajouter une tâche : ouvrez-la et sélectionnez Ajouter à Ma journée, ou tapez-la directement dans Ma journée.
• Piocher dans les suggestions : l'icône d'ampoule, en haut de Ma journée, propose des tâches à reprendre, dont celles restées en suspens la veille.
• Laisser la liste repartir de zéro : les tâches non terminées ne disparaissent pas. Elles restent dans leur liste et reviennent parmi les suggestions du lendemain.

Triez Ma journée par importance : les tâches marquées d'une étoile passent en tête, et les deux ou trois qui comptent vraiment sautent aux yeux.

Détailler une tâche : étapes, notes et fichiers

Sélectionnez une tâche et son volet de détail s'ouvre à droite. C'est là qu'une ligne vague devient quelque chose de faisable.

• Étapes : sélectionnez Ajouter une étape, tapez le texte et appuyez sur Entrée. Un compteur sous le nom de la tâche indique combien d'étapes sont faites sur le total.
• Notes : Ajouter une note accueille les détails, les liens, le contexte. Sur To Do pour le web, la note accepte le gras, l'italique, le souligné et les listes numérotées.
• Fichiers : joignez un document à la tâche avec Ajouter un fichier.

Les étapes forment une simple liste à cocher : chacune se résume à une case et une ligne de texte, sans échéance, sans rappel, sans étapes à elle. Ce ne sont donc pas des sous-tâches.

Échéances, rappels et répétitions

Le même volet regroupe les trois réglages de planification :

• Ajouter une échéance : Aujourd'hui, Demain, Semaine prochaine ou Choisir une date.
• Rappel : Plus tard dans la journée, Demain, Semaine prochaine ou Choisir une date et une heure.
• Répéter : Tous les jours, Jours de semaine, Toutes les semaines, Tous les mois, Tous les ans ou Personnalisé.

Un détail piège beaucoup de monde : l'échéance n'a pas d'heure. Si une tâche doit être faite à 15 h, réglez un rappel à 15 h. Le rappel est la seule date de To Do qui porte une heure.

Toute tâche datée apparaît aussi dans la liste intelligente Planifié, rangée sous Plus tôt, Aujourd'hui, Demain et au-delà. C'est ce qui, dans To Do, ressemble le plus à un agenda.

Vous pouvez aussi écrire la date dans le titre. L'application Windows (version 2.66 ou ultérieure) reconnaît une échéance, un rappel ou une répétition tapés en langage courant, et l'application iOS fait des suggestions du même genre.

Sur Windows, Microsoft ne prend cette reconnaissance en charge qu'en anglais : « tomorrow 5pm » ou « every Monday » fonctionnent, « demain 17 h » non. Pour la couper, ouvrez les Paramètres et désactivez Reconnaître les dates et les heures dans les titres de tâche.

Importance, hashtags et catégories

To Do propose trois façons d'étiqueter une tâche, et elles ne servent pas à la même chose :

• Importance : cliquez sur l'étoile d'une tâche. Les tâches étoilées remontent dans la liste intelligente Important, et chaque liste peut être triée par importance.
• Hashtags : ajoutez #travail ou #perso dans le titre. Sélectionnez le hashtag, ou cherchez-le, pour retrouver toutes les tâches, notes et étapes qui le portent, toutes listes confondues.
• Catégories : sur To Do pour le web, Choisir une catégorie applique les catégories de couleur d'Outlook, plusieurs par tâche si besoin.

Les tâches nées d'un e-mail marqué d'un indicateur reprennent les catégories du message, et les deux restent liés : changez la catégorie de la tâche, l'e-mail suit.

Transformer vos e-mails Outlook en tâches

Si votre travail passe par Outlook, c'est le lien le plus utile de To Do. Marquez un e-mail d'un indicateur dans Outlook : il arrive dans la liste E-mail avec indicateur de To Do, avec l'objet comme nom de tâche et un aperçu du message dans le détail.

Pour l'activer, ouvrez les Paramètres de To Do et activez E-mail avec indicateur sous Connexions.

Microsoft pose quelques conditions, qui expliquent la plupart des « mes e-mails marqués n'apparaissent pas » :

• Une boîte hébergée par Microsoft : Outlook.com, Hotmail, Live ou un compte Microsoft 365, domaine personnalisé compris.
• Une première synchronisation limitée : elle récupère les 100 e-mails marqués les plus récents des 30 derniers jours. Ensuite, chaque nouvel indicateur arrive au fil de l'eau.
• La boîte principale seulement : les indicateurs posés dans une boîte aux lettres ou un dossier partagés ne se synchronisent pas.
• Aucun événement de calendrier : un événement marqué d'un indicateur ne devient pas une tâche.

Une fois dans To Do, l'e-mail devient une tâche comme une autre : vous pouvez la renommer, lui donner une échéance, l'ajouter à Ma journée ou l'étoiler. Ouvrir dans Outlook, dans le volet de détail, ramène au message.

Dans Outlook sur Windows, vous pouvez aussi faire glisser un e-mail sur l'icône Tâches du volet de navigation pour en faire une tâche. Et plutôt que de poser les indicateurs à la main, une règle Outlook peut marquer le courrier qui correspond dès son arrivée.

Partager une liste et attribuer des tâches

Une liste partagée rend service pour un foyer, une petite équipe ou un voyage :

1. Ouvrez une liste que vous avez créée et sélectionnez l'icône de partage, en haut à droite.
2. Créez un lien d'invitation, sélectionnez Copier le lien et envoyez-le par e-mail ou par messagerie.
3. Gérer l'accès permet ensuite de limiter l'accès aux membres actuels, pour que personne d'autre ne rejoigne la liste. Arrêter le partage la rend de nouveau privée.

Une frontière à connaître avant d'envoyer le lien : le partage fonctionne entre comptes Microsoft personnels, ou entre comptes d'une même organisation professionnelle ou scolaire. Un compte personnel ne peut pas rejoindre la liste d'un compte professionnel.

Dans une liste partagée, ouvrez une tâche et sélectionnez Affecter à pour la confier à un membre. Sur Windows, tapez @ suivi d'un nom pendant que vous créez la tâche.

Tout ce qu'on vous affecte se retrouve dans une liste intelligente dédiée, tâches de Planner comprises si vous activez Planner sous Connexions dans les paramètres. Si vous déplacez une tâche affectée vers une autre liste, l'affectation disparaît.

To Do, tâches Outlook et Planner : qui fait quoi ?

Microsoft propose trois endroits pour gérer des tâches, et ils se recoupent moins que leurs noms ne le laissent croire :

Les tâches d'Outlook et To Do forment un seul jeu de données vu par deux fenêtres : une tâche ajoutée d'un côté apparaît de l'autre.

L'exception concerne les anciens champs de tâche d'Outlook classique. Microsoft précise que To Do n'affiche ni le statut, ni le pourcentage d'achèvement, ni les niveaux de priorité multiples, ni les heures de travail, même si ces données restent sur le serveur.

Planner est un produit à part, pensé pour le travail d'équipe. Les tâches qu'on vous y affecte peuvent tout de même remonter dans To Do.

Raccourcis clavier de Microsoft To Do sur Windows

Microsoft documente ces raccourcis pour l'application Windows :

Les limites de Microsoft To Do

To Do est simple par choix, et ses manques se voient dès que vos tâches dépendent de projets :

• Pas de vue calendrier. Les tâches ne s'affichent jamais seules dans un agenda. Dans le nouvel Outlook ou Outlook sur le web, vous pouvez faire glisser une tâche depuis le volet Ma journée jusqu'au calendrier, ce qui crée un événement distinct.
• Pas d'heure sur les échéances. Seul le rappel en porte une.
• Pas de sous-tâches. Les étapes restent une liste à cocher, à plat.
• Pas de champs personnalisés, de tableaux Kanban ni de chronologie. Une tâche a les champs que Microsoft lui donne, rien de plus.
• Des e-mails marqués sous conditions. Une seule boîte aux lettres, et une première synchronisation limitée à 100 messages sur 30 jours.

Pour une liste de courses, rien de tout cela ne gêne. Cela commence à peser quand les tâches appartiennent à un client, à un plan de projet ou à un calendrier éditorial.

Garder To Do pour noter, Notion pour planifier

Vous n'avez pas à abandonner To Do pour autant. Noter une tâche y reste rapide, surtout depuis un e-mail marqué. La planification, elle, peut passer dans un espace de travail comme Notion : vues calendrier et tableau, relations avec vos projets, propriétés que vous définissez vous-même.

Pour que les deux restent alignés, 2sync assure une synchronisation bidirectionnelle entre vos listes To Do et une base de données Notion. Certains comportements découlent de la façon dont Microsoft construit To Do :

• Les étapes arrivent dans Notion sous forme de texte, une ligne chacune. Les modifier dans Notion ne change rien dans To Do.
• Les e-mails marqués se synchronisent vers Notion, mais une tâche créée dans Notion ne peut pas entrer dans la liste E-mail avec indicateur.
• Les échéances et les dates de début restent au jour près, comme dans To Do.
• Les tâches récurrentes ajoutent une nouvelle page Notion chaque fois qu'une occurrence est terminée.

La configuration pas à pas, et la comparaison avec Zapier, Make et Power Automate, se trouvent dans notre guide pour synchroniser Notion avec Microsoft To Do.

Par où commencer : trois habitudes

Inutile de tout activer le premier jour. Trois habitudes couvrent l'essentiel :

1. Une liste par domaine, et des groupes de listes dès que vous en avez cinq ou six.
2. Ma journée chaque matin, remplie à partir des suggestions plutôt que de mémoire.
3. L'indicateur plutôt que la recopie, pour que les relances tirées de vos e-mails arrivent seules dans To Do.

Les étapes, les hashtags et les listes partagées viendront le jour où une tâche ou un foyer en aura besoin. Si To Do devient trop étroit pour un projet, c'est souvent que le projet réclame une base de données, pas que To Do a échoué.

Vous hésitez encore entre plusieurs applications ? Microsoft To Do vs Todoist compare To Do à l'alternative la plus courante.

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