Notion et Todoist comptent parmi les applications de productivité les plus populaires pour organiser tâches et projets, en usage individuel comme en équipe. Chacune propose une approche différente de la gestion des tâches : Notion offre un espace de travail tout-en-un hautement personnalisable, tandis que Todoist privilégie une gestion de liste de tâches fluide et focalisée.
Dans ce comparatif actualisé, nous examinons en profondeur Notion vs. Todoist : fonctionnalités, expérience utilisateur, personnalisation, tarifs, et plus encore, afin de vous aider à choisir l’outil le plus adapté. Notre objectif : proposer un guide complet et montrer comment utiliser les deux ensemble, au maximum de leur potentiel, avec les bons outils d’intégration.
⚡ Saviez-vous que vous pouvez utiliser les deux en parfaite synchronisation ?
Table des matières
Notion vs. Todoist en un coup d’oeil
| Fonction | Notion | Todoist |
|---|---|---|
| Facilité d’utilisation | Puissant mais parfois complexe | Simple, intuitif |
| Courbe d’apprentissage | Plus abrupte, de nombreuses fonctions à maîtriser | Plus faible, facile à prendre en main |
| Gestion des tâches | Flexible, prend en charge divers flux | Allégée, centrée sur l’exécution |
| Organisation et structure | Bases de données, pages, hiérarchies imbriquées | Projets (listes/boards), sections, étiquettes, filtres |
| Personnalisation | Très élevée, hautement adaptable | Modérée, axée sur tâches et listes |
| Modèles | Galerie très fournie, catégories variées | Modèles orientés tâches et cas fréquents |
| Collaboration | Édition en temps réel, espaces partagés | Affectation, commentaires, partage de projets |
| IA | Notion AI (dont Agents) : contenu, synthèses, actions en plusieurs étapes | Todoist Assist : idées de tâches, découpages, priorisation |
| Recherche et filtrage | Recherche puissante, filtres et requêtes de bases | Quick Find, filtres avancés (assistant IA) |
| Applications mobiles | Disponibles, quasi complètes | Disponibles, optimisées pour la saisie rapide |
| Accès hors ligne | Hors ligne complet (récemment lancé) | Hors ligne complet, synchronisation automatique |
| Plates-formes | Web, Windows, macOS, iOS, Android | Web, Windows, macOS, iOS, Android, Linux, Apple Watch, Wear OS |
| Tarifs et forfaits | Free | Plus 11,50 € / mois | Business 23,50 € / mois | Enterprise | Free | Pro 4,99 € / mois | Business 8 € / mois |
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Pourquoi choisir Notion ?
- Excellente prise de notes et documentation.
- Fonctionnalités et mises en page très personnalisables.
- Multiples vues de données, listes, tableaux, calendriers, tableaux Kanban, chronologies.
- Boîte à outils complète pour la gestion de projet, les wikis et plus encore.
- Très grand choix de modèles.
- Puissantes capacités Notion AI pour le contenu et les insights.
- Fonctionne et se synchronise sur toutes les plates-formes majeures.
- Version gratuite généreuse avec de nombreuses fonctions clés.
Pourquoi choisir Todoist ?
- Optimisé pour le suivi concentré des tâches et des listes.
- Saisie en langage naturel pour planifier rapidement les tâches (“tous les lundis à 8 h”).
- Interface épurée, simple, agréable à utiliser.
- Courbe d’apprentissage très faible.
- Partage et collaboration sur les tâches facilités.
- De nombreuses intégrations avec calendriers, emails, et plus.
- Coût réduit pour les fonctions premium, face à beaucoup de concurrents.
Qu’est-ce que Notion ?
Notion est un espace de travail tout-en-un qui combine prise de notes, gestion de projet et bases de données dans une plateforme hautement personnalisable.
Lancé en 2016, Notion permet aux individus et aux équipes d’organiser travail, idées et informations selon leurs besoins.
Des simples listes de tâches et notes de réunion aux feuilles de route et wikis complexes, les blocs flexibles de Notion servent à construire des systèmes pour quasiment tout.
Sa force, c’est l’adaptabilité, grâce à des vues, modèles et intégrations variés pour façonner votre espace de travail.
La richesse fonctionnelle implique une certaine courbe d’apprentissage, mais le résultat est un outil puissant qui rationalise les flux et améliore la productivité.
Est-ce pertinent ? Oui. C’est pour cela que nous avons créé 2sync, afin de synchroniser Notion en aller-retour complet avec d’autres apps, dont Todoist.
Qu’est-ce que Todoist ?
Todoist est une application de gestion des tâches, simple et intuitive, pensée pour aider particuliers et équipes à rester organisés et efficaces.
Son interface claire facilite la capture rapide des tâches, la définition des échéances et le suivi de l’avancement.
Présent depuis 2007, Todoist a gagné en maturité. Il simplifie la gestion des tâches avec des tâches récurrentes, la saisie en langage naturel, des niveaux de priorité et le partage collaboratif de projets.
Il n’offre pas le même degré de personnalisation que Notion, mais sa simplicité et sa fiabilité en font un excellent choix pour une gestion pragmatique des to-dos.
Notion vs. Todoist : comparaison détaillée
Voici un aperçu complet, côte à côte, de Notion vs. Todoist : ergonomie, tâches, personnalisation, collaboration, IA, recherche, mobile/hors ligne et tarifs, avec des conseils sur les cas où il est plus judicieux d’utiliser les deux.
Facilité d’utilisation
Notion, très puissant et flexible, présente une courbe d’apprentissage plus marquée que Todoist.
Son interface riche en fonctions et options peut impressionner au premier abord. Créer des pages, configurer des bases, comprendre le fonctionnement par blocs demande un peu de temps.
Son caractère ouvert implique de concevoir votre propre système, ou d’utiliser des modèles, pour gérer tâches et informations.
Le design minimaliste et l’organisation par glisser-déposer deviennent agréables dès que l’on maîtrise les bases.
Après la phase initiale, Notion devient un terrain de jeu pour la productivité, vous permettant d’adapter l’espace exactement à votre flux.
Todoist, à l’inverse, revendique la simplicité.
L’interface est claire et intuitive dès l’ouverture.
Ajouter une tâche revient à taper une phrase, par exemple “Acheter des courses demain à 17 h”, grâce à l’analyse du langage naturel.
Classer par projets, ajouter étiquettes et priorités se fait simplement. Aucune configuration lourde n’est nécessaire pour être productif.
Todoist ne permet pas une personnalisation profonde de l’interface, mais beaucoup apprécient qu’il fonctionne immédiatement.
Tâches et sous-tâches
Les deux plateformes permettent de créer des tâches et de les découper en sous-tâches, ce qui aide à gérer des projets complexes.
Dans Notion, une tâche peut être une simple case à cocher ou une ligne d’une base “Tâches” avec des propriétés comme échéance, personne, statut, tags.
Vous pouvez ajouter librement des sous-tâches en créant une liste ou une sous-page dans l’élément de tâche, et choisir les informations à suivre.
Notion prend aussi en charge les dépendances. Par exemple, dans une base “Tâches projet”, une relation “Dépend de” peut lier une tâche à une autre. Vous signalez ainsi ce qui doit être fait avant de commencer.
Ces dépendances sont utiles pour la planification et se visualisent en vue chronologie.
👉 Pour aller plus loin : Comment créer des sous-tâches dans Notion (3 étapes simples)
Todoist gère aussi les sous-tâches, mais avec une approche plus épurée et lisible.
Dans Todoist, n’importe quelle tâche peut avoir des sous-tâches, il suffit d’indenter sous la tâche parente.
Plusieurs niveaux sont possibles, comme un plan détaillé. Par défaut, une sous-tâche hérite du projet et de l’échéance de sa parente, que vous pouvez modifier.
Cocher toutes les sous-tâches marque automatiquement la tâche parente comme terminée.
Tâches récurrentes
Les tâches récurrentes sont essentielles pour les routines, et les deux apps les gèrent, de façons différentes.
Notion n’a pas d’analyse en langage naturel intégrée pour les récurrences. L’approche classique consiste à créer un modèle de tâche récurrente, puis à automatiser la création des nouvelles occurrences via la fonction de répétition d’une base.
Pour des cas plus avancés, on peut s’appuyer sur des intégrations tierces ou l’API Notion. C’est plus flexible, mais moins simple.
Todoist propose une approche plus conviviale, avec la création de tâches récurrentes en langage naturel, par exemple “tous les lundis à 20 h”, “un mercredi sur deux”, ou “tous les jours à partir de demain”.
C’est très rapide à configurer, avec un contrôle fin, par exemple “tous les jours ouvrés sauf le mercredi”.
Faites dialoguer la planification dans Notion et l’exécution dans Todoist
Une configuration unique, des tâches synchronisées dans les deux sens, sans double saisie.
Personnalisation
La personnalisation dans Notion est presque sans limite.
On décrit souvent Notion comme un kit LEGO de productivité : vous composez vos pages comme vous le souhaitez. Mise en page, formatage, blocs de contenu, tout est modulable.
Créez des bases pour suivre tâches, notes, projets ou toute autre donnée, puis ajoutez des propriétés personnalisées, texte, dates, personnes, formules, relations entre bases, etc.
Vous pouvez ensuite afficher une même base de plusieurs façons : tableau, Kanban, calendrier, galerie, en changeant simplement la vue.
Notion permet aussi l’intégration de contenus externes (Google Maps, vidéos, extraits de code, etc.) pour construire de véritables tableaux de bord.
Points forts de la personnalisation :
- Propriétés personnalisées : définissez les champs utiles, statut, priorité, effort estimé, etc.
- Vues multiples : créez des vues Board (Kanban), Calendrier, Chronologie, Liste, Galerie ou Tableau, chacune avec ses propres filtres et tris.
- Formules et rollups : la propriété Formule autorise des calculs, les rollups agrègent via des relations.
- Bases liées : dupliquez une base sur une autre page, éventuellement filtrée, pour afficher des sous-ensembles pertinents.
- Thèmes et design : thème clair/sombre, icônes et covers. Sans refondre l’interface, vous pouvez obtenir un espace esthétique avec images, séparateurs, encadrés, etc. Voir aussi le mode sombre.
- Intégrations et API : étendez Notion via des outils tiers pour automatiser ce qui n’est pas natif.
Todoist offre moins de personnalisation par choix de design, ce qui convient à beaucoup.
L’app privilégie une interface cohérente et claire. Pas de réorganisation totale, ni de champs additionnels sur mesure : les tâches partagent les mêmes propriétés, échéance, priorité, étiquettes, commentaires.
Vous pouvez toutefois configurer plusieurs aspects :
- Couleurs de thème, avec mode sombre et quelques thèmes.
- Réorganisation et imbrication des projets dans des groupes, même logique pour les étiquettes.
- Étiquettes et filtres personnalisés : par exemple “#urgent” ou “#course”, et des filtres sauvegardés comme “@urgent & aujourd’hui”.
- Priorités : P1 à P4, avec code couleur et tri.
- Notifications : choisissez les alertes à recevoir.
- En Pro ou Business, Todoist Boards (vue Kanban) et la vue Calendrier sont disponibles.
Modèles
Notion propose une vaste galerie de modèles, classés par cas d’usage, travail, études, personnel, projets, wikis et documents. Vous trouverez aussi des modèles pour calendriers éditoriaux et des tableaux Kanban.
Vous pouvez créer vos propres modèles, avec la liberté de choisir les vues, tableaux, calendriers, listes, Kanban, chronologies et galeries.
Les modèles Todoist guident surtout sur des processus concrets, objectifs annuels, marketing, vente, créativité, productivité personnelle, support, design, produit, développement, éducation, etc.
Ils sont moins nombreux que l’univers Notion et, l’app étant moins personnalisable, il s’agit surtout de listes de tâches bien conçues, pas de tableaux de bord complexes.
Collaboration
Notion offre une suite complète pour la collaboration d’équipe sur des projets complexes, notamment :
- Espaces partagés avec permissions granulaires.
- Co-édition en temps réel sur pages et bases.
- Téléversements illimités pour stocker et partager tout type de fichier.
- Éditeur riche pour collaborer sur des documents avec contenus intégrés.
- Blocs variés pour composer des pages librement.
- Commentaires et mentions avec @ pour notifier les personnes.
- Rappels et notifications pour garder tout le monde aligné sur les échéances.
Todoist, tout en permettant la collaboration, reste centré sur la gestion des tâches. Vous disposez de :
- Affectation des tâches à des membres sur des projets partagés.
- Commentaires pour discuter et donner du feedback.
- Partage de projets avec contrôle des accès.
- Mises à jour en temps réel visibles immédiatement.
Annuler et historique des versions
Les erreurs arrivent. Suppression involontaire, modification malheureuse. Notion et Todoist offrent des filets de sécurité, chacun à sa manière.
- Annulation immédiate.
- Dans Notion, Ctrl/⌘ + Z revient pas à pas sur les actions de la session, sur ordinateur comme sur mobile avec un geste adapté.
- Dans Todoist, une bannière Undo apparaît après une action, vous avez quelques secondes, ou une pression sur Z, pour revenir en arrière.
- Historique approfondi.
- Notion capture un instantané de la page environ toutes les dix minutes et conserve ces versions 7 jours (Free), 30 jours (Plus), 90 jours (Business) ou illimité (Enterprise). Les pages supprimées restent dans la Corbeille pendant 30 jours.
- Todoist enregistre chaque événement dans un Journal d’activité, 7 jours d’accès sur Free, illimité sur les plans payants. Des sauvegardes quotidiennes de projet sont ajoutées en Pro/Business, avec conservation automatique des 21 plus récentes.
🧠 Besoin d’un pas à pas sur la sécurité dans Notion ? Consultez notre guide comment annuler dans Notion.
Fonctionnalités IA
Notion et Todoist exploitent l’IA pour faciliter le travail, avec des périmètres différents.
Notion AI : lancé en 2023, l’assistant a beaucoup évolué. Il agit comme un assistant d’écriture et de productivité intégré. Vous pouvez l’ouvrir sur n’importe quelle page pour :
- Générer du contenu : demander un plan d’article, un paragraphe à partir de puces, voire un premier jet.
- Résumer des documents longs ou des notes de réunion.
- Ajuster le ton et corriger la rédaction, ou traduire.
- Brainstormer des idées de projets, de noms, de sujets.
- Générer des to-dos à partir d’une consigne, par exemple “Préparer un voyage”.
- Traduire et produire du code, et fonctionner comme un ChatGPT intégré à Notion.
En septembre 2025, Notion a présenté Notion 3.0 : Agents, qui renforcent l’IA.
Désormais, l’Agent Notion peut agir pour vous dans l’espace de travail. Par exemple, lui demander de construire un plan de projet avec tâches et échéances, et il crée pages et entrées de bases conformément à vos instructions.
Côté Todoist, Doist a introduit en 2023-2024 des fonctions IA baptisées Todoist Assist.
Le périmètre est plus ciblé : l’IA aide à mieux gérer les tâches. Exemples :
- Idéation de tâches à partir d’un projet, avec suggestions d’éléments manquants.
- Découpage de grosses tâches en sous-tâches proposées, par exemple “Lancer un nouveau site”.
- Priorisation et planification semi-automatiques, en fonction des échéances et de la charge.
- Création de filtres en langage naturel via l’”AI Filter Assist”.
- Conseils contextuels pour rendre une tâche plus actionnable.
Recherche et filtrage
Notion offre une recherche robuste sur tout l’espace de travail, pages, bases, et même texte dans les images.
Mots-clés, filtres et opérateurs permettent d’affiner rapidement.
Les vues de bases disposent aussi de filtres puissants pour créer des vues par échéance, étiquette ou personne assignée.
Todoist propose aussi une recherche et des filtres avancés.
Vous recherchez à travers projets et tâches avec mots-clés, étiquettes et filtres.
La fonction “Quick Find” permet d’accéder instantanément à une tâche, un projet, une étiquette ou un filtre.
Les filtres acceptent des requêtes complexes, par exemple par échéance, priorité ou collaborateur, et se sauvegardent.
Applications mobiles
L’app mobile Notion est très complète, proche de la version desktop.
Vous créez et modifiez des pages, accédez aux bases, gérez des tâches et collaborez depuis le mobile.
L’interface s’adapte bien aux petits écrans tout en préservant les fonctions principales.
Certains la trouvent un peu moins intuitive que sur ordinateur, du fait de la richesse fonctionnelle.
L’app mobile Todoist est conçue pour gérer les tâches en mobilité.
Interface fluide et intuitive, ajout rapide des tâches, rappels et suivi des progrès.
Le focus sur la simplicité aide à capturer rapidement les tâches et rester organisé loin de l’ordinateur.
Accès hors ligne
C’était un point faible de Notion, mais depuis août 2025, Notion propose enfin un mode hors ligne en version 2.53.
Vous pouvez désormais consulter, modifier et créer des pages hors ligne sur desktop et mobile. Vous marquez des pages comme disponibles hors ligne, Notion conserve aussi des pages récentes en cache, notamment sur les plans payants, avec téléchargement automatique des favoris et des pages récemment consultées.
Hors connexion, vous ouvrez ces pages, faites des changements, ou créez de nouvelles pages. Les modifications se synchronisent dès le retour en ligne.
Limites : les contenus intégrés qui nécessitent Internet (par exemple une carte Google intégrée) ne se mettent pas à jour hors ligne. Certaines fonctions avancées ou des bases très volumineuses peuvent rester partielles.
💡 En savoir plus : Notion hors ligne, mode d’emploi pas à pas
Todoist dispose d’un support hors ligne éprouvé. Sur mobile et desktop, vous ajoutez, complétez et réorganisez normalement, puis l’app synchronise quand la connexion revient.
Presque toutes les fonctions clés de Todoist fonctionnent hors ligne, hormis l’ajout de collaborateurs qui nécessite le serveur.
L’expérience est fluide, on remarque à peine le mode hors connexion.
Tarifs et forfaits
Notion et Todoist proposent des offres gratuites généreuses, extensibles via un abonnement.
| Plan | Notion | Todoist |
|---|---|---|
| Free | 0 € | 0 € |
| Plus/Pro | Plus : 11,50 €/mois | Pro : 4,99 €/mois |
| Business | Business : 23,50 €/mois | Business : 8 €/mois |
| Enterprise | Tarification personnalisée | N/A |
⚠️ À noter : auparavant, Notion proposait un module IA optionnel à 10 $/mois. Depuis mi-2025, Notion AI complet est inclus uniquement dans Business/Enterprise. Les plans Free et Plus ont un accès limité ou partiel à l’IA.
Conclusion
Quel outil choisir ? Cela dépend de vos priorités et du travail à gérer. Récapitulatif rapide :
👉 Choisissez Notion si vous avez besoin d’un espace tout-en-un très adaptable pour centraliser tâches, notes, documents et bases au même endroit. Idéal si vous voulez personnaliser votre système de productivité ou collaborer au-delà des seules tâches, par exemple wikis ou spécifications de projet.
👉 Choisissez Todoist si vous priorisez la simplicité et l’efficacité en gestion de tâches. Pour suivre to-dos, échéances et tâches personnelles ou d’équipe, c’est difficile à battre en termes de prise en main. Parfait pour démarrer vite avec très peu de configuration.
⚡ Vous pouvez aussi utiliser les deux avec 2sync.
Notion et Todoist se complètent très bien. Par exemple, planifiez un projet dans Notion, avec objectifs, idées et chronologie, puis exécutez les tâches quotidiennes dans Todoist. Avec 2sync, faites-les travailler ensemble sans friction.
Notre automatisation synchronise les tâches entre Notion et Todoist en temps réel. Créez ou modifiez dans l’un, cela apparaît dans l’autre. Plus de doublons ni de mises à jour manquées.
Avec 2sync, vous pouvez :
- Planifier et documenter dans Notion 🧠
- Gérer et terminer vos tâches dans Todoist ✅
- Garder les deux parfaitement synchronisés, sans effort 🔄
Simplifiez votre flux de travail, restez concentré, et gagnez des heures chaque semaine.
