Comment Well Aware a construit un hub de suivi relationnel dans Notion avec 2sync
Cabinet de ConseilUne entreprise de support aux dirigeants synchronise Google Calendar dans Notion pour suivre chaque interaction client automatiquement, donnant à leur partenaire commercial un contexte relationnel complet sans que personne ne change sa façon de travailler.
Google Calendar
Gmail
Résultats clés
2022
Client depuis
Des automations en continu depuis le premier jour
1 400+
Éléments synchronisés
Événements du calendrier affluant automatiquement dans Notion
3
Automations actives
Deux pour l'usage interne, une pour l'espace de travail d'un client
À propos de Well Aware
Well Aware aide les dirigeants et chefs d'entreprise à récupérer du temps grâce à l'assistance virtuelle, le support opérationnel et des solutions de gestion du temps. Le fondateur Conrad Ruiz gère plusieurs missions clients simultanément, utilisant Notion comme système central de veille tout en exploitant Go High Level pour le CRM, Gmail pour la communication et Google Calendar pour la planification.
Le défi : plusieurs systèmes, aucune vision unifiée
L'entreprise de Conrad fonctionne avec des outils spécialisés qui font chacun bien leur travail. Go High Level gère le pipeline CRM, Gmail gère la communication, Google Calendar gère la planification. Mais aucun d'entre eux ne donne une vue unifiée des relations et de l'activité clients.
Les données relationnelles vivaient en silos
Les interactions clients étaient dispersées entre Gmail, Google Calendar et Go High Level. Il n'y avait aucun endroit unique pour voir l'image complète d'une relation d'un seul coup d'oeil.
Zapier était pénible et limité
Les tentatives précédentes de connexion des outils avec Zapier étaient frustrantes et peu fiables. Certains workflows tombaient en panne, d'autres étaient tout simplement impossibles à construire.
Aucun moyen de gérer les bases clients à grande échelle
Well Aware gère plusieurs espaces clients dans Notion. Conrad avait besoin d'un moyen d'exécuter des automations séparées par base de données client, toutes connectées au même espace de travail.
Aucune couche de veille entre les outils
Conrad voulait que Notion soit son "système de veille" au-dessus de ses divers "systèmes d'action", mais il n'y avait aucun moyen fiable de faire circuler les données entre eux automatiquement.
La solution : Notion comme couche de veille, propulsé par 2sync
Conrad a construit une base de données de relations dans Notion et a utilisé 2sync pour y acheminer automatiquement les événements Google Calendar, la synchronisation Gmail étant en cours de configuration. Notion est devenu l'endroit unique pour comprendre toute l'activité client sans remplacer les outils spécialisés sur lesquels son équipe comptait déjà.
Les événements du calendrier construisent une chronologie relationnelle
Les réunions Google Calendar avec les clients affluent en sens unique dans Notion, créant des fiches d'activité liées au bon contact. Le mapping des propriétés de relation connecte automatiquement les événements à la base de données de relations.
Synchronisation Gmail en cours de configuration pour un contexte de correspondance complet
L'intégration Gmail est en cours de mise en place. Une fois opérationnelle, les conversations email se synchroniseront dans Notion pour que l'équipe puisse voir toutes les communications avec un client en un seul endroit.
Notion devient le système de veille
Go High Level gère le pipeline CRM. Gmail gère la communication. Google Calendar gère la planification. Notion relie le tout comme source unique de vérité pour le contexte relationnel.
Plusieurs espaces clients depuis une seule configuration
Conrad exécute des automations sur plusieurs bases de données Notion au sein du même espace de travail, gardant les données clients séparées tout en maintenant une vue opérationnelle unifiée.
Mise en place : commencer petit, prouver la valeur, passer à l'échelle
Conrad s'est inscrit en novembre 2022 et a commencé avec une seule synchronisation Google Calendar. Il a étendu à plusieurs automations sur deux comptes au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise.
Construction de la base de données de relations dans Notion
Création d'une base de données centrale pour le suivi des relations clients avec des propriétés pour les coordonnées, l'historique des interactions et le contexte relationnel. Mise en place de relations liées entre les fiches d'activité et les contacts.
Connexion de Google Calendar en synchronisation unidirectionnelle vers Notion
Configuration d'une synchronisation unidirectionnelle de Google Calendar vers la base d'activités de Notion. Les événements avec des participants clients créent automatiquement des fiches liées à la bonne relation grâce au mapping des propriétés de relation.
Configuration de l'intégration Gmail pour le contexte email
L'intégration Gmail est en cours de configuration avec des filtres basés sur les labels. Une fois opérationnelle, les fils d'emails apparaîtront aux côtés des événements du calendrier, donnant à l'équipe une vue complète de toute la correspondance client.
Passage à l'échelle avec plusieurs automations
Deux automations gèrent les opérations internes, tandis que la troisième prend en charge l'espace de travail d'un client. Chaque base de données a sa propre configuration de synchronisation tandis que Conrad maintient une vue unifiée.
Les résultats : de la veille sans perturber le workflow
La configuration de Conrad fonctionne en continu. Plus de 1 400 événements du calendrier se sont synchronisés dans Notion, la synchronisation Gmail étant en cours de configuration. L'équipe utilise ses outils préférés, et le partenaire commercial a un contexte relationnel complet à la demande.
"Je voulais que Notion soit mon système de veille. J'ai des systèmes d'action, des systèmes de pipeline, des systèmes de communication. Tous ces systèmes ont des données. Tout ce que je veux, c'est que ces données trouvent leur chemin vers un système central. 2sync rend cela possible, et c'est le coût de revient le moins cher que j'ai trouvé."
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