Well Awareが2syncでNotionに関係追跡ハブを構築した方法
コンサルティング会社ビジネスサポート企業がGoogleカレンダーをNotionに同期し、すべてのクライアントとのやり取りを自動追跡。営業パートナーに完全な関係コンテキストを提供しながら、誰も作業方法を変える必要がありません。
Google Calendar
Gmail
主な成果
2022
利用開始
初日から自動化が継続的に稼働
1,400+
同期アイテム数
カレンダーの予定がNotionに自動的に流入
3
アクティブな自動化
2つは社内運用、1つはクライアントワークスペースをサポート
Well Awareについて
Well Awareは、バーチャルアシスタンス、業務サポート、時間管理ソリューションを通じて、事業主やリーダーが時間を取り戻す支援をしています。創業者のConrad Ruizは複数のクライアント案件を同時に管理し、Notionを中央のアウェアネスシステムとして使用しながら、CRMにGo High Level、コミュニケーションにGmail、スケジュール管理にGoogleカレンダーを運用しています。
課題：複数のシステム、統一されたビューがない
Conradのビジネスは、それぞれ得意分野を持つ専門ツールで運営されています。Go High LevelがCRMパイプライン、Gmailがコミュニケーション、Googleカレンダーがスケジュール管理を担当。しかし、どれもクライアントの関係性と活動の統一ビューを提供しません。
関係データがサイロ化
クライアントとのやり取りがGmail、Googleカレンダー、Go High Levelに分散。関係の全体像を一目で確認できる場所がありませんでした。
Zapierは苦痛で制限が多い
Zapierでツールを接続する以前の試みは、フラストレーションが多く信頼性に欠けました。壊れるワークフローもあれば、そもそも構築不可能なものもありました。
クライアントデータベースをスケールで管理する方法がない
Well AwareはNotionで複数のクライアントワークスペースを管理。Conradは同じワークスペースに接続しつつ、クライアントデータベースごとに別々の自動化を実行する方法が必要でした。
ツール間のアウェアネス層がない
Conradは様々な「アクションシステム」の上にNotionを「アウェアネスシステム」として置きたかったのですが、データを自動的に流す信頼できる方法がありませんでした。
解決策：2syncで動くアウェアネス層としてのNotion
ConradはNotionに関係データベースを構築し、2syncを使ってGoogleカレンダーの予定を自動的に取り込みました。Gmail同期は現在設定中です。チームが既に頼りにしている専門ツールを置き換えることなく、すべてのクライアント活動を理解するための唯一の場所としてNotionが機能するようになりました。
カレンダーの予定が関係タイムラインを構築
クライアントとのGoogleカレンダー会議がNotionに一方向で流れ込み、適切な連絡先にリンクされた活動レコードを作成。リレーションプロパティのマッピングがイベントを関係データベースに自動接続します。
Gmail同期を設定中、完全なやり取りコンテキストの実現へ
Gmail連携は現在設定中です。運用開始後は、メール会話がNotionに同期され、チームがクライアントとのすべてのコミュニケーションを一箇所で確認できるようになります。
Notionがアウェアネスシステムに
Go High LevelがCRMパイプライン、Gmailがコミュニケーション、Googleカレンダーがスケジュール管理を担当。Notionが関係コンテキストの唯一の真実の源としてすべてをつなぎます。
1つの設定から複数のクライアントワークスペース
Conradは同じワークスペース内の複数のNotionデータベースで自動化を実行。クライアントデータを分離しつつ、統一されたオペレーションビューを維持します。
導入：小さく始めて、価値を証明し、スケール
Conradは2022年11月に登録し、Googleカレンダーの同期1つから始めました。ビジネスの成長に合わせて、2つのアカウントにわたる複数の自動化に拡張しました。
Notionで関係データベースを構築
連絡先情報、やり取り履歴、関係コンテキストのプロパティを持つ、クライアント関係追跡用の中央データベースを作成。活動レコードと連絡先間のリンクされたリレーションを設定しました。
Googleカレンダーの一方向同期をNotionに接続
GoogleカレンダーからNotionの活動データベースへの一方向同期を設定。クライアント参加者を含むカレンダーの予定が、リレーションプロパティマッピングにより適切な関係に自動リンクされたレコードを作成します。
メールコンテキスト用にGmail統合を設定中
Gmail連携を現在設定中です。運用開始後は、ラベルベースのフィルターによりメールスレッドがカレンダーの予定と並んでNotionに表示され、クライアント対応の全体像を把握できるようになります。
ワークスペース間で複数の自動化にスケール
2つの自動化が社内運用を担い、3つ目がクライアントのワークスペースをサポート。各データベースが独自の同期設定を持ちつつ、Conradは統一ビューを維持しています。
成果：ワークフローを変えずにアウェアネスを実現
Conradの設定は継続的に稼働。1,400以上のカレンダーの予定がNotionに同期され、チームは好みのツールを使い続け、営業パートナーはオンデマンドで完全な関係コンテキストを把握できます。Gmail同期は現在設定中で、今後さらにコンテキストが充実する予定です。
"Notionをアウェアネスシステムにしたかった。アクションシステム、パイプラインシステム、コミュニケーションシステムがある。すべてのシステムにデータがある。そのデータが1つの中央システムに集まることだけを望んでいた。2syncがそれを実現し、見つけた中で最も安い売上原価です。"
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