スイス人デザイナーが2syncでTodoistとCalendarをNotionに同期し、2つのビジネスを管理する方法
フリーランサーフリーランスのデジタルマーケティングデザイナー兼スタートアップ創業者が、TodoistのタスクとGoogleカレンダーの予定をNotionに同期。2つのビジネスにわたるクライアントプロジェクトとチームコラボレーションを管理し、タスク管理の労力を半減させました。
Todoist
Google Calendar
主な成果
2024
利用開始
初日から自動化が継続的に稼働
50%以上
時間削減
タスク管理の労力が少なくとも半減
3
アクティブな自動化
フリーランスとスタートアップ間でTodoistとCalendarを同期
MGDHについて
Marc Grand d'Hautevilleは、スイスのイヴェルドンとローザンヌの間を拠点とするフリーランスのデジタルマーケティングデザイナー兼スタートアップ創業者です。クライアントプロジェクトのフリーランスデザイン事業を営みながら、人々が自分の本を書いて印刷するのを支援するスタートアップを共同創業しています。Notionが両方のビジネスの中央ワークスペースで、Todoistがモバイルでの素早いタスクキャプチャ用、Googleカレンダーが会議と締め切りの管理用です。
課題：2つのビジネス、1つのタスクワークフロー
Marcはフリーランスのデザイン事業と書籍出版スタートアップを運営しており、両方がNotionを中央ワークスペースとして使用。スタートアップチームはNotionとSlackだけで作業しますが、Marcは外出中にTodoistのモバイルアプリと音声入力でタスクをキャプチャします。同期がなければ、タスクは互いにつながりのない2つの別々のシステムに存在していました。
タスクがチームワークスペースから切り離されていた
Marcは特にモバイルで音声入力を使ってTodoistで素早くタスクをキャプチャ。しかしチームはNotionで作業。Todoistに入力されたタスクは、手作業なしには共有プロジェクトデータベースに届きませんでした。
モバイルでのNotionはタスクキャプチャに遅すぎた
スマートフォンでNotionを開くということは、正しいページとデータベースまでナビゲートすること。音声入力付きTodoistは瞬時でしたが、データはサイロ化したまま。
二重入力は選択肢にない
MarcはTodoistとNotionの両方にタスクを入力することを拒否。キャプチャ用の場所は1つ、チームがすべてを見る場所も1つ。同じ作業を2回することなく。
カレンダーとプロジェクトデータベースの接続がない
Googleカレンダーがスケジュール管理とクライアント会議を担当していましたが、予定はチームがプロジェクト進捗を追跡するNotionデータベースから切り離されていました。
解決策：キャプチャはTodoist、コラボレーションはNotion、ブリッジは2sync
Marcは両方のビジネスでTodoistとNotion間の双方向同期を設定し、その後Googleカレンダーの同期を追加。スマートフォンで音声キャプチャしたタスクがチームのNotionワークスペースに自動的に表示されます。チームはNotionから離れる必要がなく、MarcはTodoistから離れる必要がありません。
音声キャプチャしたタスクがチームワークスペースに表示
Marcはスマートフォンでtodoistに話しかけてタスクを追加。双方向同期がそれらをチーム全員が確認して対応できるNotionのプロジェクトデータベースに送ります。
同期データで動くフルCRM
Notionが両方のビジネスのクライアント、プロジェクト、タスクデータベースを持つフルCRMとして機能。同期されたTodoistタスクがこのシステムに直接フィードし、プロジェクトタイムラインを最新に保ちます。
2つのビジネス、1つの同期設定
別々の自動化がフリーランス事業とスタートアップを処理。各ビジネスが独自のNotionデータベースとTodoistプロジェクトを持ち、すべて2syncで接続。
カレンダーの予定がプロジェクトにリンク
Googleカレンダーの会議がNotionに同期し、タスクボードの横に今後の締め切りとクライアント会議が表示されチームに可視性を提供します。
導入：まずTodoist、次にCalendar
Marcは最も緊急のニーズから始めました。スタートアップチームのためにTodoistタスクをNotionに同期すること。うまくいった後、フリーランスビジネス用に設定を複製し、Googleカレンダーを接続しました。
スタートアップ用にTodoistをNotionに接続
TodoistとNotionのスタートアップタスクデータベース間で双方向同期を設定。チームはMarcが外出中にキャプチャしたタスクを即座に確認できるようになりました。
フリーランス作業用に設定を複製
フリーランスのクライアントプロジェクト用に、Todoistを別のNotionデータベースに接続する2つ目の自動化を作成。2つのビジネスを整理整頓。
Googleカレンダー同期を追加
Googleカレンダーをnotionに接続し、会議と締め切りをプロジェクト管理ビューに取り込み、ワークフローを完成させました。
成果：設定したら忘れるだけ
Marcの自動化は介入なしで稼働。チームはNotionでコラボレーションし、彼はTodoistでタスクをキャプチャ。ワークフローが非常に信頼できるため、2syncが動いていることすら忘れます。
"2syncを2年間使っていますが、問題なく動いています。シームレス。ノープロブレム。戻って何かを直す必要がない。靴の中の小石を取り除いてくれる。うまく機能する。設定したら忘れるだけ。"
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