주요 성과
2022
사용 시작
첫날부터 자동화가 지속적으로 실행 중
1,400+
동기화된 항목
캘린더 일정이 Notion으로 자동 유입
3
활성 자동화
2개는 내부 운영용, 1개는 클라이언트 워크스페이스 지원
Well Aware 소개
Well Aware는 가상 비서, 운영 지원, 시간 관리 솔루션을 통해 사업주와 리더가 시간을 되찾도록 돕습니다. 창립자 Conrad Ruiz는 여러 클라이언트 프로젝트를 동시에 관리하며, Notion을 중앙 어웨어니스 시스템으로 사용하고 CRM에 Go High Level, 커뮤니케이션에 Gmail, 일정 관리에 Google 캘린더를 운영합니다.
과제: 여러 시스템, 통합된 뷰 없음
Conrad의 비즈니스는 각자 역할을 잘 수행하는 전문 도구로 운영됩니다. Go High Level이 CRM 파이프라인, Gmail이 커뮤니케이션, Google 캘린더가 일정 관리를 담당. 하지만 어느 것도 클라이언트 관계와 활동의 통합된 뷰를 제공하지 않습니다.
관계 데이터가 사일로에 갇혀 있었음
클라이언트와의 상호작용이 Gmail, Google 캘린더, Go High Level에 분산. 관계의 전체 그림을 한눈에 볼 수 있는 곳이 없었습니다.
Zapier는 고통스럽고 제한적
Zapier로 도구를 연결하려는 이전 시도는 답답하고 신뢰할 수 없었습니다. 일부 워크플로는 고장났고, 다른 것들은 아예 구축이 불가능했습니다.
클라이언트 데이터베이스를 대규모로 관리할 방법이 없음
Well Aware는 Notion에서 여러 클라이언트 워크스페이스를 관리합니다. Conrad는 같은 워크스페이스에 연결되면서 클라이언트 데이터베이스별로 별도의 자동화를 실행할 방법이 필요했습니다.
도구 간 어웨어니스 레이어가 없음
Conrad는 다양한 "액션 시스템" 위에 Notion을 "어웨어니스 시스템"으로 두고 싶었지만, 데이터를 자동으로 흐르게 할 신뢰할 수 있는 방법이 없었습니다.
해결책: 2sync로 구동되는 어웨어니스 레이어로서의 Notion
Conrad는 Notion에 관계 데이터베이스를 구축하고 2sync를 사용하여 Google 캘린더 일정을 자동으로 유입시키고, Gmail 동기화는 현재 설정 중입니다. 팀이 이미 의존하는 전문 도구를 대체하지 않으면서, 모든 클라이언트 활동을 이해하기 위한 유일한 장소로 Notion이 기능하게 되었습니다.
캘린더 일정이 관계 타임라인을 구축
클라이언트와의 Google 캘린더 회의가 Notion으로 단방향 유입되어, 올바른 연락처에 연결된 활동 레코드를 생성. 릴레이션 속성 매핑이 이벤트를 관계 데이터베이스에 자동 연결합니다.
Gmail 동기화 설정 중으로 완전한 커뮤니케이션 컨텍스트 확보 예정
Gmail 동기화가 현재 설정 중이며, 운영이 시작되면 이메일 대화가 Notion에 동기화되어 팀이 클라이언트와의 모든 커뮤니케이션을 한 곳에서 확인할 수 있게 됩니다. 영업 파트너가 각 관계에 대한 연락 빈도를 다른 사람에게 물어보지 않고 파악할 수 있을 것입니다.
Notion이 어웨어니스 시스템으로
Go High Level이 CRM 파이프라인, Gmail이 커뮤니케이션, Google 캘린더가 일정 관리를 담당. Notion이 관계 컨텍스트의 단일 진실 소스로서 모든 것을 연결합니다.
하나의 설정으로 여러 클라이언트 워크스페이스
Conrad는 같은 워크스페이스 내 여러 Notion 데이터베이스에서 자동화를 실행하여 클라이언트 데이터를 분리하면서도 통합된 운영 뷰를 유지합니다.
도입: 작게 시작하여 가치를 증명하고 확장
Conrad는 2022년 11월에 가입하고 Google 캘린더 동기화 하나로 시작했습니다. 비즈니스 성장에 따라 2개 계정에 걸친 여러 자동화로 확장했습니다.
Notion에 관계 데이터베이스 구축
연락처 정보, 상호작용 이력, 관계 컨텍스트 속성을 가진 클라이언트 관계 추적용 중앙 데이터베이스를 생성. 활동 레코드와 연락처 간 연결된 릴레이션을 설정했습니다.
Google 캘린더의 단방향 동기화를 Notion에 연결
Google 캘린더에서 Notion의 활동 데이터베이스로의 단방향 동기화를 구성. 클라이언트 참석자가 있는 캘린더 일정이 릴레이션 속성 매핑을 통해 올바른 관계에 자동 연결된 레코드를 생성합니다.
이메일 컨텍스트용 Gmail 통합 설정 중
라벨 기반 필터를 사용하여 Gmail 메시지를 Notion에 동기화하도록 구성 중입니다. 운영이 시작되면 이메일 스레드가 캘린더 일정과 나란히 표시되어 팀이 모든 클라이언트 커뮤니케이션을 완전히 파악할 수 있게 됩니다.
워크스페이스 간 여러 자동화로 확장
1개 자동화에서 3개로 확장. 2개의 자동화가 내부 운영을 담당하고, 나머지 1개는 클라이언트 워크스페이스를 지원합니다. 각 클라이언트 데이터베이스가 자체 동기화 구성을 가지면서 Conrad는 통합 뷰를 유지합니다.
성과: 워크플로 방해 없는 어웨어니스
Conrad의 설정은 지속적으로 실행됩니다. 1,400개 이상의 캘린더 일정이 Notion에 동기화되었고, Gmail 동기화는 현재 설정 중입니다. 팀은 선호하는 도구를 사용하며, 영업 파트너는 필요할 때 완전한 관계 컨텍스트를 확보합니다.
"Notion이 제 어웨어니스 시스템이 되길 원했습니다. 액션 시스템, 파이프라인 시스템, 커뮤니케이션 시스템이 있습니다. 모든 시스템에 데이터가 있습니다. 그 데이터가 하나의 중앙 시스템으로 모이기만 하면 됩니다. 2sync가 그것을 가능하게 하고, 제가 찾은 가장 저렴한 매출원가입니다."
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