Como um consultor criativo substituiu ferramentas CRM independentes sincronizando Google Calendar, Tasks e Contacts no Notion com 2sync
Empresa de ConsultoriaUm consultor da indústria do entretenimento sincroniza todo o seu Google Workspace no Notion, transformando um template de segundo cérebro em um hub de gestão de relacionamento com clientes que escala de uma prática individual para uma consultoria em crescimento.
Google Calendar
Google Tasks
Google Contacts
Resultados principais
2025
Cliente desde
Automações rodando continuamente há quase um ano
Várias
Assinaturas eliminadas
Não precisa mais de ferramentas CRM ou de gestão de contatos separadas
3
Automações ativas
Sincronizando Google Calendar, Tasks e Contacts com o Notion
Sobre a Hieronymus Machine
Rob Feng é consultor criativo e produtor baseado em Los Angeles. Sua trajetória abrange liderança em efeitos visuais em projetos como Game of Thrones, gestão de fundos cinematográficos e consultoria independente na interseção de tecnologia e mídia. Hieronymus Machine é sua consultoria que cobre projetos de contratos plurianuais a sprints de duas semanas em entretenimento e setores adjacentes.
O desafio: uma constelação de ferramentas sem fio condutor
Rob gerencia uma consultoria individual fazendo malabarismos entre múltiplos projetos de clientes, ventures e trabalho de P&D. Suas ferramentas eram especializadas, mas desconectadas. Google Workspace gerenciava agenda, tarefas e contatos. Fantastical agregava calendários de diferentes clientes. Notion era a base de conhecimento. Nada os conectava.
Dados de clientes espalhados entre apps do Google
Contatos, reuniões, tarefas e emails viviam em serviços separados do Google. Não havia uma visão unificada do relacionamento com o cliente, apenas fragmentos espalhados entre apps.
Notion não tinha conexão com calendários ou contatos
Notion servia como workspace central e segundo cérebro, mas eventos do calendário e registros de contatos eram invisíveis para ele. Gestão de tempo e rastreamento de relacionamentos existiam em um universo paralelo.
Soluções existentes pareciam pouco confiáveis
Rob avaliou o Zapier mas o achou "improvisado" comparado a uma sincronização dedicada. Ele precisava de algo limpo que funcionasse uma vez e nunca precisasse de supervisão.
CRMs empresariais eram excessivos para uma prática individual
Ferramentas como HubSpot e Pipedrive são projetadas para equipes maiores. Rob precisava de gestão de relacionamentos que se adequasse ao fluxo de trabalho de um consultor individual, não ao pipeline de uma equipe de vendas.
A solução: Google Workspace alimentando um segundo cérebro no Notion via 2sync
Rob conectou Google Calendar, Google Tasks e Google Contacts ao seu workspace Notion através do 2sync. Combinado com o template Esolo Second Brain que ele já havia personalizado, isso transformou o Notion em um hub completo de gestão de relacionamentos e tempo sem adicionar outra assinatura.
Contatos integrados em tudo
Em vez de nomes em texto simples, Rob marca contatos sincronizados em projetos, trackers e notas. Quando precisa encontrar algo relacionado a uma pessoa, o Notion AI exibe instantaneamente em todo o workspace.
Eventos do calendário vinculados a bases de projetos
Reuniões do Google Calendar sincronizam no Notion junto com tarefas e dados de projetos. Combinado com o Fantastical para agregação de calendários, Rob tem visibilidade completa da sua agenda dentro do workspace.
Tarefas fluem entre Google e Notion
Google Tasks sincroniza bidireccionalmente com o Notion, mantendo a gestão de tarefas do Rob conectada às suas bases de dados de projetos e sistema de segundo cérebro.
Sem assinaturas adicionais necessárias
2sync substituiu a necessidade de ferramentas CRM ou de gestão de contatos independentes. Rob consolida seus custos anuais de assinatura enquanto obtém mais funcionalidade do que serviços separados proporcionavam.
Implementação: primeiro o calendário, depois expandir
Rob começou com a sincronização do Google Calendar para conectar Notion e Fantastical. Quando funcionou, adicionou Google Tasks e Google Contacts, construindo progressivamente um workspace conectado sobre seu template Esolo Second Brain existente.
Conectou Google Calendar ao Notion
Configurou sincronização bidirecional entre Google Calendar e o banco de dados de eventos no seu template Second Brain personalizado. O Notion ganhou visibilidade sobre toda a sua agenda nos projetos de clientes.
Adicionou Google Tasks para gestão de tarefas
Conectou Google Tasks ao Notion para que tarefas capturadas em qualquer dispositivo sincronizem automaticamente nos bancos de dados de acompanhamento de projetos.
Integrou Google Contacts em todo o workspace
Sincronizou Google Contacts no Notion e começou a marcar contatos em projetos, notas de reuniões e trackers. Registros de contatos se transformaram em um grafo de relacionamentos consultável via Notion AI.
Os resultados: um workspace Notion que conhece cada relacionamento
O workspace Notion do Rob agora funciona como um sistema completo de gestão de relacionamentos e projetos. Contatos estão marcados nos bancos de dados, eventos do calendário fornecem contexto temporal, e o Notion AI conecta tudo. Ele descreve a configuração como algo que desbloqueou capacidades que simplesmente não eram possíveis antes.
"O produto de vocês desbloqueou muitas capacidades que eu simplesmente não podia ter antes. Reduziu minha dependência de outros serviços. Estou sempre tentando economizar dinheiro, e vocês me permitiram manter mais centralizado no Notion, que sempre foi meu objetivo. Dependo bastante do que vocês fornecem."
Veja como outras equipes usam o 2sync
De agências criativas a startups SaaS, equipes confiam no 2sync para manter suas ferramentas sincronizadas.
