Como a Well Aware construiu um hub de rastreamento de relacionamentos no Notion com 2sync
Empresa de ConsultoriaUma empresa de suporte empresarial sincroniza Google Calendar no Notion para rastrear cada interação com clientes automaticamente, dando ao parceiro comercial contexto completo de relacionamento sem que ninguém mude sua forma de trabalhar.
Google Calendar
Gmail
Resultados principais
2022
Cliente desde
Automações rodando continuamente desde o primeiro dia
1.400+
Itens sincronizados
Eventos do calendário fluindo para o Notion automaticamente
3
Automações ativas
Duas para uso interno, uma apoiando o workspace de um cliente
Sobre a Well Aware
A Well Aware ajuda donos de negócios e líderes a recuperar tempo através de assistência virtual, suporte operacional e soluções de gestão de tempo. O fundador Conrad Ruiz gerencia múltiplos projetos de clientes simultaneamente, usando o Notion como seu sistema central de awareness enquanto opera Go High Level como CRM, Gmail para comunicação e Google Calendar para agendamento.
O desafio: múltiplos sistemas, sem visão unificada
O negócio do Conrad funciona com ferramentas especializadas que fazem bem seu trabalho individualmente. Go High Level gerencia o pipeline CRM, Gmail gerencia comunicação, Google Calendar gerencia agendamento. Mas nenhuma delas oferece uma visão unificada dos relacionamentos e atividades com clientes.
Dados de relacionamento viviam em silos
Interações com clientes estavam espalhadas entre Gmail, Google Calendar e Go High Level. Não havia um único lugar para ver o panorama completo de um relacionamento de relance.
Zapier era doloroso e limitado
Tentativas anteriores de conectar ferramentas com Zapier eram frustrantes e pouco confiáveis. Alguns fluxos de trabalho quebravam, outros simplesmente não eram possíveis de construir.
Sem forma de gerenciar bancos de clientes em escala
A Well Aware gerencia múltiplos workspaces de clientes no Notion. Conrad precisava de uma forma de executar automações separadas por banco de dados de cliente, todas conectadas ao mesmo workspace.
Sem camada de awareness entre ferramentas
Conrad queria o Notion como seu "sistema de awareness" acima de seus vários "sistemas de ação", mas não havia uma forma confiável de fazer os dados fluírem entre eles automaticamente.
A solução: Notion como camada de awareness, alimentado por 2sync
Conrad construiu um banco de dados de relacionamentos no Notion e usou o 2sync para canalizar automaticamente eventos do Google Calendar, com a sincronização do Gmail sendo configurada no momento. O Notion se tornou o lugar único para entender toda a atividade de clientes sem substituir as ferramentas especializadas em que sua equipe já confiava.
Eventos do calendário constroem uma linha do tempo de relacionamento
Reuniões do Google Calendar com clientes fluem unidirecionalmente para o Notion, criando registros de atividade vinculados ao contato correto. O mapeamento de propriedades de relação conecta automaticamente eventos ao banco de dados de relacionamentos.
Sincronização do Gmail sendo configurada para contexto completo de correspondência
A integração do Gmail está sendo configurada para que, em breve, a equipe possa ver todas as comunicações com um cliente em um só lugar. O parceiro comercial poderá verificar a frequência de contato com cada relacionamento sem perguntar a ninguém.
Notion se torna o sistema de awareness
Go High Level gerencia o pipeline CRM. Gmail gerencia comunicação. Google Calendar gerencia agendamento. Notion conecta tudo como fonte única de verdade para o contexto de relacionamento.
Múltiplos workspaces de clientes a partir de uma configuração
Conrad executa automações em múltiplos bancos de dados do Notion dentro do mesmo workspace, mantendo dados de clientes separados enquanto mantém uma visão operacional unificada.
Implementação: começar pequeno, provar valor, escalar
Conrad se cadastrou em novembro de 2022 e começou com uma única sincronização do Google Calendar. Expandiu para múltiplas automações em duas contas conforme o negócio cresceu.
Construiu o banco de dados de relacionamentos no Notion
Criou um banco de dados central para rastreamento de relacionamentos com clientes com propriedades para dados de contato, histórico de interações e contexto de relacionamento. Configurou relações vinculadas entre registros de atividade e contatos.
Conectou Google Calendar com sincronização unidirecional ao Notion
Configurou sincronização unidirecional do Google Calendar para o banco de dados de atividades do Notion. Eventos do calendário com participantes clientes criam automaticamente registros vinculados ao relacionamento correto através do mapeamento de propriedades de relação.
Configurando integração Gmail para contexto de email
A integração do Gmail está sendo configurada com filtros baseados em labels. Uma vez operacional, threads de email aparecerão ao lado de eventos do calendário, dando à equipe uma visão completa de toda a correspondência com clientes.
Escalou para múltiplas automações entre workspaces
Duas automações cuidam das operações internas, enquanto a terceira apoia o workspace de um cliente. Cada banco de dados tem sua própria configuração de sincronização enquanto Conrad mantém uma visão unificada.
Os resultados: awareness sem interrupção do fluxo de trabalho
A configuração do Conrad roda continuamente. Mais de 1.400 eventos do calendário sincronizaram no Notion, a equipe usa suas ferramentas preferidas, e o parceiro comercial tem contexto completo de relacionamento sob demanda. A sincronização do Gmail está sendo configurada para adicionar contexto de correspondência em breve.
"Eu queria que o Notion fosse meu sistema de awareness. Tenho sistemas de ação, sistemas de pipeline, sistemas de comunicação. Todos esses sistemas têm dados. Tudo que quero é que esses dados encontrem seu caminho de volta para um sistema central. O 2sync faz isso acontecer, e é o custo de mercadoria vendida mais barato que encontrei."
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