Mejor CRM para autónomos: los que puedes contratar tú solo

Un CRM solo te sirve si puedes contratarlo tú, con tu NIF de autónomo, sin comprar puestos que no vas a usar y sin pasar por un comercial. Ese filtro descarta más herramientas de las que parece, y también descarta a las que siguen anunciando «plan gratuito» cuando ya lo han retirado.

Abajo tienes ocho CRM que una sola persona puede contratar hoy, con los precios comprobados el 11 de agosto de 2026 en la página oficial de cada proveedor. Si prefieres construir tu propio sistema desde cero, consulta cómo crear un CRM personal en Notion. Y si Outlook ya es tu libreta de direcciones, también puedes usar los contactos de Outlook como CRM sin pagar por una herramienta nueva.

¿Qué hace que un CRM sea «apto para autónomos»?

Los CRM empresariales están diseñados para equipos de ventas de cincuenta personas. Los autónomos necesitan otra cosa: una herramienta que una sola persona pueda configurar en 30 minutos, mantener sin un administrador y pagar con ingresos variables.

España cuenta con más de 3,42 millones de autónomos afiliados al RETA (Observatorio de Economía Social, 2026), muchos de ellos gestionando varios clientes a la vez. Cinco factores separan un buen CRM para autónomos de una herramienta empresarial que simplemente tiene un plan de entrada:

• Que puedas contratarlo tú solo: Sin mínimo de puestos, sin «habla con ventas» en el primer plan y sin requisitos que solo cumple una sociedad. Si el precio por usuario es bajo pero tienes que comprar cinco licencias, el recibo se multiplica por cinco.
• Mantenimiento mínimo: No hay administrador dedicado. Tú eres el equipo de ventas, el gestor de cuentas y el contable. El CRM tiene que sobrevivir a las semanas en las que estás demasiado ocupado entregando trabajo como para actualizarlo.
• Precio asequible: Gratuito o por debajo de 20 €/mes. Los precios por puesto penalizan a los profesionales individuales, así que un precio fijo o un plan gratuito generoso marca la diferencia.
• Acceso móvil: Las llamadas de clientes ocurren fuera de la oficina. Los datos de contacto, las notas y las fases del embudo tienen que estar en tu móvil.
• Integraciones por encima de funciones: Ya usas una aplicación de calendario, una herramienta de facturación y un cliente de correo. Un CRM que se conecte a esas herramientas rinde más que otro que intente reemplazarlas todas.

¿Los autónomos realmente necesitan un CRM?

No siempre. Si gestionas menos de diez clientes, una hoja de cálculo o una nota en el móvil funciona bien.

Cuando llegas a entre diez y quince relaciones activas, las cosas empiezan a escaparse. Un correo de seguimiento que olvidaste. Una propuesta que enviaste pero nunca rastreaste. Un antiguo cliente con el que querías contactar hace tres meses. La mayoría de las empresas que implantan un CRM declaran un aumento de entre el 21 % y el 30 % en sus ingresos por ventas (Salesmate, 2026), y alrededor del 71 % de las pequeñas empresas ya usan uno (SLT Creative, 2026).

La pregunta para el autónomo no es si el CRM funciona, sino si el esfuerzo de mantener uno compensa en clientes retenidos y seguimientos realizados. Para la mayoría de autónomos que facturan a diez o más clientes al año, sí compensa.

Cómo elegimos estos CRM

Probamos cada CRM desde la perspectiva de un autónomo gestionando entre 10 y 30 clientes:

• Contratable por una sola persona: Sin mínimo de usuarios ni requisitos de equipo. Cuando el plan de entrada tiene alguna limitación de puestos, la indicamos en su sección.
• Plan gratuito o prueba disponible: Sin compromiso para evaluarlo.
• Configuración en menos de 30 minutos: Si tarda más, un autónomo no lo termina.
• Acceso móvil: Aplicación nativa o web adaptativa que funcione en el móvil.
• Integraciones: Conexión con calendario, correo y herramientas de facturación que ya utilizas.

Sobre los precios: todos son los que muestra la página oficial de cada proveedor a 11 de agosto de 2026. Aparecen en euros solo cuando el proveedor factura en euros en España. HubSpot, Capsule y Streak cobran en dólares incluso desde sus páginas en español, así que se quedan en dólares y no verás ninguna conversión hecha a mano. Salvo que se indique lo contrario, los importes no incluyen IVA.

Mejores herramientas CRM para autónomos de un vistazo

Precios comprobados el 11 de agosto de 2026 en la web de cada proveedor. Los ocho se pueden contratar a nombre de una sola persona; ninguno exige comprar puestos de más.

1. HubSpot CRM: mejor CRM gratuito para autónomos

✅ Ventajas:

• El plan gratuito admite hasta 1000 contactos y empresas, de sobra para un autónomo.
• Seguimiento de correos con notificaciones de apertura y clics.
• Programador de reuniones y chat en vivo integrados.
• Embudo de ventas con fases de arrastrar y soltar.
• Se integra con Gmail, Outlook, Google Calendar y cientos de herramientas más.

❌ Desventajas:

• El plan gratuito te limita a un solo embudo de ventas y a dos usuarios.
• HubSpot factura en dólares también desde su web en español, así que el tipo de cambio se te traslada al recibo.
• La interfaz tiene una estética empresarial que puede resultar abrumadora para un negocio individual.

El CRM gratuito de HubSpot es genuinamente gratuito, no una prueba de 14 días que te presiona para contratar un plan. Su página en español lo dice sin rodeos: es gratis de forma permanente, con hasta dos usuarios y 1000 contactos (HubSpot España). Dentro de ese límite tienes seguimiento de correos, embudo de ventas y programador de reuniones sin coste, y 1000 registros son muchos más de los que la mayoría de negocios individuales llegan a llenar.

El seguimiento de correos por sí solo justifica la configuración. Cuando envías una propuesta, HubSpot te dice cuándo la abrió el cliente, cuántas veces la miró y en qué enlaces hizo clic. Esa información cambia cómo y cuándo haces seguimiento.

¿Dónde se complica HubSpot?

En cuanto necesitas automatización de marketing, informes personalizados, varios embudos o superar el tope de contactos, llegas al muro de pago. El plan Starter arranca en 15 $/mes por usuario con facturación anual y sube a 20 $ si pagas mes a mes (precios de HubSpot). Para un autónomo que solo necesita saber «¿a quién debo hacer seguimiento hoy?», el plan gratuito es más que suficiente.

2. Holded: mejor para autónomos que facturan y llevan contabilidad

✅ Ventajas:

• CRM, facturación, contabilidad y gestión de proyectos en una sola plataforma.
• Cumple con Verifactu y la Ley Antifraude, obligatoria para los autónomos en España.
• Los modelos 303, 130 y 111 se rellenan con tus datos: solo revisas y presentas.
• Creado en Barcelona, con soporte en español y conciliación automática con bancos españoles.
• Puedes invitar a tu asesoría sin que ocupe uno de los usuarios de tu plan.

❌ Desventajas:

• Ya no hay plan gratuito. Lo que queda es una prueba de 14 días sin tarjeta.
• El plan de entrada limita a 250 facturas al año y un banco conectado.
• Las funciones de CRM son más básicas que las de herramientas dedicadas como HubSpot o Pipedrive.

Holded es una plataforma española pensada para autónomos y pymes que necesitan facturar, llevar la contabilidad y gestionar clientes desde el mismo sitio. El CRM integrado rastrea contactos, oportunidades y el estado de cada negocio sin salir de la herramienta donde emites las facturas.

Lo que lo separa de las alternativas internacionales es el cumplimiento normativo. Con Verifactu y la Ley Antifraude en vigor, necesitas un software de facturación que cumpla los requisitos de la Agencia Tributaria, y Holded ya lo hace sin configuración adicional.

Conviene mirar el precio con lupa, porque cambió. El plan de entrada para autónomos es Plus, a 15 €/mes con un usuario incluido y 250 facturas al año; Básico sube a 29 €/mes con dos usuarios y 1000 facturas (precios de Holded). Ninguno incluye IVA, y en el momento de escribir esto hay un 50 % de descuento durante los tres primeros meses.

¿Cuándo Holded merece la pena frente a un CRM gratuito?

Si solo necesitas gestión de contactos, HubSpot Free te da más funciones de CRM sin coste. Holded gana cuando además facturas, presentas el IVA trimestral y quieres la contabilidad al día, porque consolida tres herramientas en una. Para quien hoy paga por separado un programa de facturación y una gestoría, el ahorro en suscripciones suele cubrir de sobra los 15 €.

3. Pipedrive: mejor para autónomos con enfoque comercial

✅ Ventajas:

• Embudo visual que muestra las fases de cada negocio de un vistazo.
• Sincronización de correo con Gmail y Outlook en los dos sentidos.
• Recordatorios de actividad para que los seguimientos no se pierdan.
• Previsión de ingresos basada en la probabilidad de cierre.
• Marketplace con más de 500 integraciones.

❌ Desventajas:

• Sin plan gratuito. Solo una prueba de 14 días, eso sí, sin tarjeta.
• Sin facturación integrada, así que necesitas una herramienta aparte.
• El precio por puesto se acumula en cuanto incorporas a un colaborador.

Pipedrive se diseñó para comerciales, y se nota. Arrastras cada negocio de una fase a otra y ves de un vistazo dónde está cada prospecto. Para un consultor que vende activamente sus servicios, esa claridad vale los 14 €.

Los precios de la web en español están en euros: Lite cuesta 14 € por puesto al mes con facturación anual, es decir, 168 € al año por puesto, y Growth sube a 39 € (precios de Pipedrive). El IVA se suma aparte salvo que facilites un número de IVA válido.

El sistema de actividades es lo que mantiene los negocios en movimiento. Pipedrive te avisa cuando un negocio no tiene un siguiente paso programado, y esa sola función previene el error más común del autónomo: enviar una propuesta y luego olvidarse de hacer seguimiento.

Pipedrive vs HubSpot para autónomos

Ambos rastrean contactos y negocios. La interfaz de Pipedrive es más sencilla y está más centrada en el embudo. El plan gratuito de HubSpot es difícil de superar en precio. Si vendes activamente y quieres una herramienta que te empuje a hacer seguimiento, Pipedrive encaja mejor. Si quieres un CRM gratuito para organizar contactos, HubSpot gana.

4. Notion: mejor CRM personalizado para usuarios de Notion

✅ Ventajas:

• Construye la estructura que quieras: campos personalizados, vistas, fórmulas y relaciones.
• Combina CRM con gestión de proyectos, notas y facturación en un solo espacio de trabajo.
• Sin límite de contactos en el plan gratuito.
• Funciona en escritorio, móvil y web.

❌ Desventajas:

• Requiere configuración inicial. No es un CRM listo para usar.
• Sin seguimiento de correos ni automatización de embudo integrada.
• Los contactos no se sincronizan con tu teléfono de forma nativa.

Las bases de datos de Notion tienen todos los ingredientes que un CRM necesita: propiedades para la fase del negocio, datos de contacto, fecha de última interacción y recordatorios de seguimiento. El plan gratuito ofrece páginas y bases de datos ilimitadas, así que el CRM en sí no cuesta nada. La página española muestra los importes en euros: Gratuito a 0 € y Plus a 9,50 € por miembro al mes con facturación anual (precios de Notion).

Si montarlo desde cero se te hace cuesta arriba, puedes partir de una plantilla ya hecha:

• Plantilla Circles of Trust: nuestra plantilla gratuita para un CRM personal en cuestión de minutos.
• Cómo crear un CRM personal en Notion: la guía paso a paso del diseño de la base de datos.
• Mejores plantillas de CRM para Notion: varias opciones comparadas antes de decidir.

La contrapartida es el tiempo de montaje. Un CRM dedicado como HubSpot funciona en diez minutos; uno en Notion lleva una tarde. A cambio te queda un sistema que encaja con tu forma de trabajar en vez de con la idea de otra persona sobre cómo deberías trabajar.

Cómo llevar los contactos al móvil

Lo único que Notion no hace de forma nativa es pasar los contactos de tu CRM a la agenda del teléfono. Si necesitas los nombres y números de tus clientes cuando estás fuera de la oficina, 2sync conecta tu Notion con Google Contacts u Outlook Contacts con sincronización bidireccional: añades un cliente en Notion y sus datos aparecen en el móvil sin tocar nada más.

Hoy nos usan más de 127 000 personas en 202 países. Así fue exactamente como un consultor creativo sustituyó un montón de herramientas CRM independientes por un espacio de trabajo en Notion, sincronizando Google Contacts, Calendar y Tasks en una única base de datos de clientes. Los planes empiezan en 7 €/mes facturados anualmente, o 9 €/mes si pagas mes a mes.

5. Brevo: mejor CRM gratuito con email marketing

✅ Ventajas:

• Plan gratuito permanente, sin tarjeta, pensado para quien trabaja por su cuenta.
• El CRM y las campañas de correo comparten la misma base de contactos.
• Embudos de venta, tareas y agenda de reuniones incluidos en el plan gratuito.
• Precios en euros y soporte en español.
• Formularios y landing pages para capturar contactos desde tu web.

❌ Desventajas:

• El plan gratuito limita el envío a 300 correos al día.
• La automatización de campañas y las landing pages llegan con el plan Standard.
• Al estar centrado en el correo, si captas clientes solo por recomendación aprovecharás la mitad de la herramienta.

Brevo empezó como plataforma de email marketing y hoy trae un CRM completo detrás. Es la combinación que mejor encaja con un autónomo que capta clientes por internet: los contactos entran por un formulario, quedan registrados en el embudo y las campañas salen desde el mismo sitio, sin exportar listas de una herramienta a otra.

Lo relevante para un negocio individual es que el embudo de ventas está en el plan gratuito, no reservado a los de pago (plataforma de ventas de Brevo). Con la cuenta gratuita gestionas contactos, oportunidades, tareas y reuniones, y envías hasta 300 correos al día.

Cuando ese límite se te queda corto, Starter arranca en 7 €/mes (75,96 € al año si pagas por adelantado) con 5000 correos mensuales, y Standard cuesta 15 €/mes y añade automatización, pruebas A/B y landing pages (precios de Brevo). Sigue siendo un rango que un autónomo puede asumir.

¿Cuándo Brevo merece la pena?

Si tus clientes llegan por el boca a boca, el CRM gratuito de HubSpot te dará mejor seguimiento de correos individuales. Brevo se impone cuando publicas contenido, tienes una lista de suscriptores o haces campañas: ahí tener el CRM y el envío en la misma cuenta te ahorra copiar datos y te deja ver qué canal trae de verdad los proyectos.

6. Zoho CRM: mejor opción gratuita y completa

✅ Ventajas:

• Edición gratuita para hasta tres usuarios con contactos, oportunidades, negocios y tareas.
• Interfaz completamente en español con documentación y soporte localizado.
• Ecosistema Zoho: se conecta con Zoho Books, Zoho Invoice, Zoho Projects y decenas de aplicaciones más.
• Aplicación móvil completa con escáner de tarjetas de visita.
• Contratos sin permanencia: puedes cambiar de plan o cancelar cuando quieras.

❌ Desventajas:

• La interfaz puede resultar densa para quien solo necesita lo básico.
• Los informes personalizados y la puntuación de contactos exigen plan de pago.
• El ecosistema es potente, pero una vez dentro migrar cuesta.

Zoho CRM ofrece un plan gratuito que compite de tú a tú con HubSpot. La propia web lo confirma: la edición gratuita permite hasta tres usuarios e incluye clientes potenciales, documentos y aplicación móvil (precios de Zoho CRM). Para quien trabaja solo o con un colaborador, cubre lo esencial sin restricciones artificiales.

Lo que distingue a Zoho es lo que hay alrededor. Si además del CRM necesitas facturación con Zoho Invoice, contabilidad con Zoho Books o gestión de proyectos con Zoho Projects, todas las aplicaciones comparten datos sin integraciones de terceros. Para un autónomo que va creciendo y prefiere añadir piezas sin cambiar de plataforma, esa continuidad ahorra migraciones.

Una advertencia sobre el precio del plan Estándar: Zoho muestra el importe según la moneda que selecciones en su página de precios, y a los importes se les suman los impuestos locales. Comprueba la cifra en euros ahí antes de contratar, porque es el dato que cambia según el mercado.

Zoho CRM vs HubSpot Free para autónomos

Ambos ofrecen planes gratuitos sólidos. HubSpot tiene mejor seguimiento de correos y una interfaz más pulida. Zoho permite tres usuarios gratis frente a los dos de HubSpot y ofrece más personalización en los campos del embudo. Si trabajas solo y la prioridad es el seguimiento de correos, HubSpot gana. Si necesitas más flexibilidad o compartes el acceso con un colaborador, Zoho es la mejor opción.

7. Capsule CRM: mejor para gestión simple de contactos

✅ Ventajas:

• Plan gratuito con hasta 250 contactos y un embudo de ventas.
• Interfaz limpia y sin distracciones.
• Se integra con Xero, QuickBooks, Mailchimp y Google Workspace.
• Gestión de tareas vinculada a contactos y negocios.

❌ Desventajas:

• El plan gratuito tope en 250 contactos y admite un máximo de dos usuarios.
• Sin facturación, propuestas ni contratos.
• Personalización limitada frente a herramientas flexibles como Notion.

Capsule reduce el CRM a su esencia: contactos, empresas, oportunidades y tareas. No hay módulo de facturación, ni constructor de propuestas, ni capa de gestión de proyectos. Si quieres un CRM que haga una cosa bien, que es mantener tus contactos organizados y tus seguimientos al día, Capsule lo hace con fricción mínima.

Las integraciones son donde se gana su sitio entre los autónomos. Lo conectas a Xero o QuickBooks para facturar, a Google Workspace para correo y calendario y a Mailchimp para el boletín. Cada herramienta hace su trabajo y Capsule mantiene los datos de contacto unidos.

¿250 contactos son suficientes?

Para la mayoría de autónomos, sí. Estás rastreando clientes activos, contactos interesados y personas clave, no una lista de marketing de miles de registros. Si superas ese tope, el plan Starter cuesta 18 $ por usuario al mes con facturación anual (21 $ si pagas mes a mes) y eleva el límite a 30 000 contactos (precios de Capsule).

8. Streak: mejor CRM nativo de Gmail

✅ Ventajas:

• CRM integrado dentro de Gmail. No hay una aplicación nueva que aprender.
• Vista de embudo en la propia bandeja de entrada.
• Herramientas de correo gratuitas para siempre: seguimiento de aperturas y clics, respuestas predefinidas y envío masivo.
• Registros ilimitados en los planes de pago.

❌ Desventajas:

• Solo funciona con Gmail. Sin compatibilidad con Outlook.
• Sin aplicación web o de escritorio independiente fuera de Gmail.
• Ya no hay nivel de CRM gratuito: el embudo completo arranca en 49 $ por usuario al mes.

Streak convierte Gmail en un CRM. Instalas la extensión de Chrome y las columnas del embudo aparecen junto a la bandeja de entrada. Negocios, contactos y tareas conviven dentro del cliente de correo que ya tienes abierto todo el día.

Para autónomos cuya comunicación con clientes ocurre casi solo por correo, eso elimina el problema de «ya actualizaré el CRM después». No hay después: el CRM es la bandeja de entrada.

Qué obtienes gratis y dónde aparece el muro de pago

Streak retiró su embudo de CRM gratuito. Lo que sigue siendo gratis para siempre es el conjunto de herramientas de Gmail: seguimiento de correos y enlaces, respuestas predefinidas, envío masivo de 50 mensajes al día, Streak Share y división de hilos. Con eso te basta si lo único que quieres es ver cuándo se abre una propuesta.

El embudo en sí, los contactos compartidos y los registros ilimitados arrancan en el plan Pro, a 49 $ por usuario al mes con facturación anual y 59 $ mes a mes (precios de Streak). Para un presupuesto ajustado, ese salto desde «gratis» es real. Si lo que quieres es un embudo rastreado sin coste, el plan gratuito de HubSpot es la mejor opción.

Cómo elegir el CRM adecuado para tu negocio como autónomo

El CRM adecuado depende del tipo de trabajo que hagas y de las herramientas que ya utilices.

¿Qué CRM encaja con tu trabajo como autónomo?

• Autónomos que facturan y llevan contabilidad: Holded. CRM, facturación y contabilidad en una sola plataforma, con Verifactu resuelto y los modelos fiscales prerrellenados.
• Consultores y coaches: Pipedrive o HubSpot. Necesitas visibilidad del embudo para rastrear oportunidades por fases y seguimiento de correos para ajustar el momento del contacto.
• Autónomos que captan clientes por internet: Brevo. El CRM y las campañas de correo comparten contactos, así que ves el recorrido completo sin exportar nada.
• Desarrolladores y perfiles técnicos: Notion, Zoho CRM o Capsule. Quieres flexibilidad y datos limpios sin pagar por funciones que no usas.
• Redactores y creadores de contenido: HubSpot Free o las herramientas de correo gratuitas de Streak. Ligeras, centradas en el correo y sin complejidad añadida.

Si estás rehaciendo todo tu sistema de trabajo y no solo la parte de clientes, las mejores apps para organizarse cubren el resto del montaje.

Conclusión: por dónde empezar

De los ocho, ninguno te obliga a comprar puestos que no vas a usar, así que la decisión se reduce al presupuesto y a lo que ya tienes montado. Tres caminos cubren casi todos los casos:

1. Si quieres empezar hoy sin pagar nada, HubSpot CRM. Mil contactos, seguimiento de correos y un embudo por 0 €, con la puerta abierta a un plan de pago más adelante.
2. Si además facturas y presentas impuestos, Holded. Ya no es gratis, pero 15 €/mes sustituyen al programa de facturación y a media gestoría, con Verifactu incluido.
3. Si ya trabajas en Notion, amplía lo que tienes. No añades una herramienta más y los clientes conviven con tus proyectos, tus notas y tus facturas.

Si eliges Notion, la única incomodidad que queda es que los contactos no llegan a la agenda del móvil. 2sync sincroniza tu base de Notion con Google u Outlook Contacts en los dos sentidos, así que lo que actualizas en el espacio de trabajo aparece en el teléfono.

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