Respuesta rápida
Notion no trae ninguna conexión nativa con Google Sheets, así que la elección depende de para qué quieres la hoja. Insértala si solo necesitas mirarla desde Notion. Importa un CSV si la vas a jubilar. Monta una receta en Zapier o en Make para que las filas nuevas lleguen a Notion. Usa una sincronización bidireccional cuando se vaya a editar por los dos lados.
La que engaña es la importación. La propia ayuda de Notion lo dice sin rodeos: importar añade filas, no actualiza las que ya están. Hazlo dos veces y tendrás todo duplicado.
La hoja de cálculo suele ser lo único que nadie quiere soltar. Los números salen, las fórmulas llevan años funcionando y tu gestoría ya sabe dónde mirar.
En Notion está el resto: el cliente, el proyecto, las notas, el estado que todo el mundo consulta el lunes.
Así que la pregunta casi nunca es cuál de las dos sobra. Es cuánto tienen que coincidir, y las cuatro formas de abajo dan cantidades muy distintas de eso.
¿Notion se conecta con Google Sheets?
Por sí solo, no. Notion importa un CSV una vez, y Google Sheets no publica ningún conector para Notion. Cualquier cosa que se mantenga en el tiempo pasa por un tercero.
La importación merece un párrafo aparte, porque parece una conexión y no lo es. Crea filas y nunca las compara con las que ya están. Importa la misma hoja el mes que viene y cada fila entra por segunda vez.
¿Y si tu hoja está en Excel?
En España la hoja suele ser un Excel: el listado de facturas, el control de cobros y el resumen que acaba en la gestoría cada trimestre salen casi siempre de un .xlsx.
Ninguna de las cuatro formas de esta página conecta ese archivo con Notion. Un fichero de Excel no tiene una dirección web que una herramienta externa pueda abrir y escribir, y 2sync sincroniza Google Sheets, no Excel.
La salida es convertirlo una vez. Sube el archivo a Google Drive, ábrelo y guárdalo como hoja de cálculo de Google. Las fórmulas, los formatos y las pestañas suelen sobrevivir al cambio; las macros y las tablas dinámicas más retorcidas, no siempre.
A partir de ahí la hoja es la misma de siempre, con la diferencia de que ya se puede conectar. Y conviene decirlo claro: esto no sustituye a tu programa de facturación. Notion y la hoja son el seguimiento de clientes y proyectos que va al lado, no la factura.
Las 4 formas, comparadas
La columna que decide casi todo es la tercera. Crear filas es fácil y lo hacen las cuatro. Saber qué fila es qué página, sincronización tras sincronización, es lo que separa una copia de una sincronización.
| Método | Dirección | Recuerda qué fila es qué página | Fórmulas | Precio |
|---|---|---|---|---|
| Insertar la hoja | Ninguna, es una vista | No se copia nada | Se quedan en la hoja | Gratis |
| Importar un CSV | De la hoja a Notion, una vez | No, repetirla duplica | Llegan como valores | Gratis |
| Zapier o Make | Un sentido por receta | No, el registro lo llevas tú | Llegan como valores | Plan gratuito y planes de pago |
| 2sync | Los dos, con dirección por columna | Sí, con una columna de ID oculta | Se leen hacia Notion y nunca se sobrescriben | Desde 7 €/mes con facturación anual |
1. Inserta la hoja en una página de Notion
La opción más rápida y, más a menudo de lo que parece, la correcta. Pega el enlace de la hoja en una página de Notion y elige Insertar, o escribe /insertar. Te queda una ventana abierta sobre la hoja de cálculo.
No se copia nada. Notion te está enseñando la hoja de Google, así que los números nunca se quedan atrás y no hay nada que mantener al día.
De ahí salen los límites. Los datos no están en Notion, así que no puedes filtrarlos con una vista, hacer un rollup, relacionarlos con otra base de datos ni verlos en un tablero.
Para editar dentro del marco tienes que haber iniciado sesión en la cuenta de Google correcta y con permiso de edición, y en el móvil el marco se queda pequeño.
Elígela cuando la hoja sea material de consulta: una tarifa, un modelo que mantiene otra persona, un panel que miras de vez en cuando.
2. Importa la hoja una vez como CSV
Exporta la pestaña desde Google Sheets en formato .csv. En Notion, entra en Configuración, elige Importar y selecciona CSV. Las columnas se convierten en propiedades y las filas, en páginas.
Esto es una mudanza, no una conexión. La ayuda de Notion dice sin matices que una importación añade filas en lugar de actualizar las que ya existen, así que la segunda importación duplica la primera. El archivo no puede pasar de 5 MB en el plan gratuito ni de 50 MB en los de pago.
Las fórmulas no sobreviven como fórmulas. Lo que llega a Notion es el valor que tenía cada celda en el momento de exportar.
Elígela cuando de verdad estés haciendo la mudanza: la hoja se jubila y Notion pasa a ser el sitio donde trabajas.
3. Monta una receta en Zapier o en Make
Las dos plataformas conectan Google Sheets con Notion, y las dos copian una fila nueva a una base de datos de Notion al poco de aparecer.
Lo que una receta no hace es acordarse. Cada ejecución es un disparador y una acción, sin nada persistente detrás, así que nada deja constancia de que la fila 48 de la hoja y una página concreta de Notion son la misma cosa.
Mantener los dos lados de acuerdo significa montar esa contabilidad tú, normalmente con un paso de búsqueda y una columna clave que actualizas a mano.
En la práctica:
- Las filas nuevas hacia Notion funcionan bien y se montan en unos diez minutos.
- El sentido contrario es una segunda receta, con su propio mapeo, y nada coordina a las dos.
- Eliminar en cualquiera de los dos lados es invisible para la receta: la contraparte se queda donde estaba.
- Editar obliga a encontrar antes la contraparte, que es la parte que casi todo el mundo subestima.
Una receta es la respuesta correcta cuando la hoja es una bandeja de entrada: respuestas de un formulario, una lista de contactos potenciales, un registro que solo crece. Las plataformas en sí las repasamos en alternativas a Zapier para Notion y en 2sync vs Zapier.
4. Sincronización bidireccional con 2sync
Úsala cuando los dos lados estén vivos. Alguien cambia un precio en la hoja, otra persona mueve un estado en Notion y ninguno de los dos tiene que enterarse de lo que hizo el otro.
2sync enlaza una pestaña con una base de datos de Notion. Las columnas se convierten en propiedades y tú eliges la dirección de cada columna: bidireccional, solo hacia Notion o solo hacia la hoja.
Cómo sabe qué fila es qué página
En la primera sincronización, 2sync añade al final de la pestaña una columna oculta y protegida llamada 2sync ID y escribe un identificador en cada fila sincronizada. Ese identificador es lo que ata la fila a su página de Notion.
Como el enlace es un ID y no una posición ni un nombre, puedes ordenar la pestaña, insertar filas, mover columnas y renombrar cabeceras sin romper nada. Eso es justo lo que una receta no puede reproducir, y la razón de que el método aguante el uso real.
Dos consecuencias conviene tenerlas claras. Si vacías un ID, 2sync da la fila por nueva y le crea una segunda página de Notion. Y si duplicas una fila dentro de la pestaña, la copia arrastra el mismo ID oculto, así que se ignora hasta que vacíes esa celda.
Cómo se configura
El asistente tiene siete pasos y los cuatro últimos son opcionales o de confirmación, así que la puesta en marcha se resuelve en unos minutos y no en una tarde.
Entras con la misma cuenta de Google a la que pertenece la hoja y pulsas Choose a spreadsheet (elegir una hoja de cálculo). Se abre el selector de Google Drive, y el permiso va acotado a propósito: 2sync solo puede abrir las hojas que elijas ahí, nunca tu Drive entero. Eliges la pestaña, conectas Notion y seleccionas la base de datos.
El paso que pide atención es la asignación de columnas. 2sync lee la fila de cabeceras, propone un tipo de propiedad para cada columna y te deja fijar la dirección de cada una: así, una columna que solo se actualiza en la hoja entra en Notion, mientras que el estado que todo el mundo cambia en Notion vuelve a la hoja.
Los pasos que quedan añaden los filtros, los valores por defecto, los ajustes de sincronización y una prueba. Los filtros trabajan sobre propiedades de Notion, así que deciden qué páginas llegan a la hoja, no qué filas llegan a Notion.
La guía de configuración de Google Sheets recorre el asistente pantalla a pantalla si prefieres seguirlo paso a paso.
Qué le pasa a tu hoja de cálculo
- Las fórmulas siguen funcionando. Las columnas con fórmulas se leen hacia Notion y nunca se escriben, así que la hoja sigue haciendo las cuentas y Notion ve el resultado.
- Las páginas nuevas de Notion se añaden al final de la pestaña, como filas nuevas.
- Una fila sin título se omite hasta que la rellenes.
- Vaciar las celdas de una fila no es eliminarla. Con su ID oculto intacto, se sincroniza como una actualización con los valores vacíos.
- La eliminación viene desactivada. Quitar una fila deja su página de Notion donde estaba, marcada como Removed, hasta que actives Allow row deletion (permitir la eliminación de filas).
- Cuando la misma columna cambia en los dos lados entre dos sincronizaciones, gana el valor de Notion. Si los cambios caen en columnas distintas, se conservan los dos.
Cada tipo de columna y la propiedad a la que va están en la referencia de campos de Google Sheets, y el detalle de la puesta en marcha, en la documentación de Google Sheets.
Que la hoja y la base de datos digan lo mismo
Conecta una pestaña con una base de datos de Notion, asigna cada columna con su dirección y deja las fórmulas donde están.
Qué forma encaja con lo que quieres
- Solo quieres mirarla. Insértala. No hay nada que mantener.
- La hoja se jubila. Importación CSV, una vez, y a trabajar en Notion.
- La hoja solo crece y Notion solo lee. Una receta en Zapier o en Make.
- Se edita por los dos lados. Sincronización bidireccional, porque es la única de las cuatro que recuerda qué fila es qué página.
Decide cuánto tienen que coincidir
Casi todos los montajes de Sheets y Notion que acaban decepcionando empiezan por elegir el método antes de responder a eso. Una vista, una mudanza y un goteo en un solo sentido son baratos y están bien, siempre que el trabajo sea de verdad mirar, mudarse o recibir.
En el momento en que dos personas editan dos superficies que describen lo mismo, hace falta algo que guarde el emparejamiento, y las otras tres nunca pretendieron hacerlo.
Resuelto eso, 2sync sincroniza Google Sheets con Notion en los dos sentidos junto a Google Calendar, Outlook Calendar, Todoist, Microsoft To Do, los contactos y el correo.
Si las tareas son la otra mitad de tu montaje, sincronizar Notion con Microsoft To Do y sincronizar Notion con Todoist funcionan igual, y las mejores integraciones de Notion repasan el resto.
¿La hoja lleva clientes y cobros? Notion como CRM personal y el mejor CRM para autónomos siguen justo donde esto lo deja.
Deja de copiar filas de una herramienta a otra
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FAQ
¿Cómo puedo sincronizar Excel con Google Sheets?
No existe una sincronización continua entre un archivo de Excel y una hoja de Google: lo que hay es una conversión. Sube el .xlsx a Google Drive, ábrelo y guárdalo como hoja de cálculo de Google, y a partir de ahí trabajas en la copia de Google. Sheets también abre y edita archivos .xlsx directamente, pero en ese modo el archivo sigue siendo de Excel, no una hoja de Google, que es lo que una herramienta de sincronización necesita para enlazarlo con Notion.
¿Cuál es la diferencia entre Excel y Google Sheets?
Excel es un programa de escritorio que abre un archivo; Google Sheets es una hoja que está en el navegador y tiene una dirección web. Esa es la diferencia que importa aquí: la hoja de Google se comparte con un enlace, se edita a varias manos a la vez y una herramienta externa puede leerla y escribirla con tu permiso. Excel gana en potencia de cálculo, en macros y en tablas dinámicas, pero no tiene esa puerta de entrada.
¿Cómo vincular dos documentos de Google Sheets?
Con la función IMPORTRANGE. En la hoja de destino escribes una fórmula con el enlace de la otra hoja y el rango que quieres traer, y autorizas el acceso la primera vez. El resultado es de solo lectura y va en un sentido. Con Notion eso no sirve, porque Notion no es otra hoja y no tiene rangos: para enlazar una pestaña con una base de datos hace falta algo que guarde qué fila corresponde a qué página, y de eso se encarga la columna oculta 2sync ID.
¿Cómo importar CSV a Google Sheets?
Abre la hoja, ve a Archivo, luego a Importar y sube el archivo; Google te deja añadirlo como pestaña nueva, sustituir la actual o pegarlo desde una celda. Hacia Notion el camino es parecido, pero con un aviso importante: la importación de Notion añade filas y no actualiza las que ya existen, así que repetirla duplica todo en lugar de poner al día lo que cambió.
¿Cómo vincular un formulario de Google a una hoja de cálculo?
En el formulario, abre la pestaña Respuestas y elige enviarlas a una hoja de cálculo; Google crea una pestaña y cada envío entra como una fila. De ahí a Notion sirven dos de las formas de esta página: una receta en Zapier o en Make basta si las respuestas solo se acumulan, y la sincronización bidireccional es lo que quieres si después vas a clasificarlas, asignarlas o cambiarles el estado en Notion y necesitas que la hoja lo refleje.
¿Cómo añadir una hoja en Hojas de cálculo de Google?
Con el signo más de la esquina inferior izquierda, que crea una pestaña nueva dentro del mismo libro. Si piensas sincronizar con Notion, ten presente que cada pestaña es una automatización aparte: una automatización enlaza una pestaña con una base de datos, así que un libro con cuatro pestañas que te importen son cuatro automatizaciones, apuntando a cuatro bases de datos distintas o a la misma.
¿Se puede conectar Notion con Google Calendar?
Sí, y por el mismo camino que la hoja: Notion no trae conector nativo, así que la conexión la pone una herramienta externa. 2sync sincroniza una base de datos de Notion con Google Calendar en los dos sentidos, de forma que un evento creado en el calendario aparece como página y una fecha cambiada en Notion mueve el evento. El paso a paso está en cómo sincronizar Google Calendar con Notion.
Imágenes: 2sync
