Sincronización de Google Sheets
Configura la sincronización bidireccional entre una pestaña de Google Sheets y Notion: pega el enlace, elige la pestaña, asigna las columnas y descubre qué hace la columna oculta 2sync ID
Una pestaña de una hoja de cálculo de Google Sheets se sincroniza con una base de datos de Notion a través de 2sync. Añade o edita una fila en la hoja y el cambio llega a Notion en minutos; edita la página en Notion y las celdas se actualizan. Eliges la pestaña pegando el enlace de la hoja de cálculo, asignas cada columna a una propiedad de Notion y decides la dirección de sincronización columna por columna.
¿Cómo empiezo?
Conectar Google Sheets
- Abre el asistente de Google Sheets y Notion Sync
- Haz clic en Conectar Google Sheets
- Inicia sesión con tu cuenta de Google
- Autoriza a 2sync a ver, editar, crear y eliminar tus hojas de cálculo de Google Sheets
2sync pide acceso solo a las hojas de cálculo, no a Google Drive. Nunca lista tus archivos: las únicas hojas que abre son aquellas cuyo enlace pegas en el paso siguiente.
Añadir tu hoja de cálculo
Justo después de conectar, la lista de pestañas está vacía. Es normal: 2sync todavía no sabe qué hoja de cálculo quieres.
- Abre la hoja de cálculo en Google Sheets y ve a la pestaña que quieres sincronizar
- Copia el enlace de la barra de direcciones del navegador
- Pégalo en el campo Enlace de Google Sheets y haz clic en Añadir hoja de cálculo
2sync muestra todas las pestañas de esa hoja de cálculo. La pestaña que tenías abierta al copiar el enlace ya está seleccionada. Haz clic en otra para cambiar; solo puede haber una seleccionada, así que la anterior se deselecciona.
Una pestaña por automatización. Para sincronizar una segunda pestaña de la misma hoja de cálculo, crea otra automatización y vuelve a pegar el mismo enlace.
Las pestañas ocultas aparecen con la etiqueta Oculta y también se pueden sincronizar. Si más adelante añades o renombras pestañas, haz clic en Actualizar pestañas. Para olvidar una hoja de cálculo, haz clic en Quitar esta hoja de cálculo; las automatizaciones que usaban una de sus pestañas dejan de sincronizarse hasta que la añadas de nuevo.
Conectar Notion
- Haz clic en Connect with Notion y permite el acceso
- Asegúrate de que tu base de datos está conectada a 2sync: haz clic en (•••) > Add connections > 2sync en la página de la base de datos
- Copia el enlace de la base de datos desde (•••) > Copy link
- Pega el enlace cuando se te pida
Pon a tus propiedades de Notion el mismo nombre que a las cabeceras de las columnas. 2sync asigna cada columna a la propiedad que se llama igual de forma automática, así que una hoja con las cabeceras Nombre, Estado, Vence e Importe encaja en un clic con una base de datos que tenga esas cuatro propiedades.
Las bases de datos dentro de una página Wiki no son compatibles debido a limitaciones de la API de Notion.
¿Cómo lee 2sync mi hoja?
La fila de cabeceras
La primera fila de la pestaña es la fila de cabeceras, y cada cabecera se convierte en el nombre de un campo. Si has inmovilizado filas en la parte superior de la pestaña, la última fila inmovilizada es la cabecera, así que las notas o el título que haya por encima se ignoran.
Dos columnas con la misma cabecera se distinguen por su letra de columna, y una columna con la cabecera vacía toma el nombre de su letra (por ejemplo, Columna C).
Las filas
Cada fila por debajo de la cabecera que tenga un valor en la columna asignada al título de Notion es un registro. Una fila sin título se omite hasta que la rellenes. Las páginas nuevas creadas en Notion se añaden como filas nuevas al final de la pestaña.
Una automatización sincroniza hasta 10 000 filas. Por encima de esa cifra, la automatización se detiene con un error; mueve las filas más antiguas a otra pestaña para bajar el recuento.
La columna 2sync ID
En la primera sincronización, 2sync añade una columna llamada 2sync ID al final de la pestaña. La columna está oculta y protegida, y cada fila sincronizada recibe un ID en ella. Ese ID es lo que enlaza la fila con su página de Notion, así que puedes ordenar la pestaña, insertar filas, mover columnas y renombrar cabeceras sin perder el enlace. El nombre de la columna es literal y no se traduce: 2sync lo escribe así en cualquier idioma.
No toques la columna 2sync ID. Si borras un ID, 2sync trata la fila como nueva y le crea una segunda página de Notion. Si eliminas la columna entera, la automatización se pausa; el siguiente Sincronizar ahora vuelve a crear la columna y enlaza cada fila con su página por el título, así que las filas cuyo título cambió o coincide con el de otra fila vuelven como páginas nuevas.
Si copias una fila dentro de la pestaña, la copia arrastra el mismo ID oculto y se ignora. Muestra la columna, borra la celda de ID de la copia y se sincronizará como una fila nueva.
La columna Notion Link
Activa Agregar enlace de Notion debajo de cada descripción en la configuración de sincronización y 2sync añade una columna visible y protegida llamada Notion Link justo después de 2sync ID. Cada fila sincronizada recibe la URL de su página de Notion, así que puedes saltar de la hoja a la página con un clic.
¿Cómo asigno columnas a propiedades de Notion?
El mapeo de campos controla cómo se mueven los datos entre la pestaña y Notion. Cada columna aparece como un campo con el nombre de su cabecera y un tipo de propiedad sugerido a partir del formato de la columna. Para ver cada tipo y a qué se asigna, consulta campos de Google Sheets.
Direcciones de sincronización
- Sincronización bidireccional: los cambios en cualquiera de los dos lados actualizan el otro
- Unidireccional a Notion: los cambios en la hoja actualizan Notion, pero no al revés
- Unidireccional a Google Sheets: los cambios en Notion actualizan la hoja, pero no al revés
Las columnas con fórmulas están fijadas en unidireccional a Notion. Sync Status y Automation Name van siempre a Notion, y Trigger deletion siempre a Google Sheets. Para una comparación detallada, consulta sincronización bidireccional vs unidireccional.
Añadir campos
Haz clic en + Añadir campo en la sección de mapeo de campos para asignar una columna que no se emparejó sola. Las columnas que añadas a la pestaña más adelante aparecen cuando haces clic en Actualizar pestañas en el panel de conexión.
Renombrar y eliminar columnas
Renombrar una cabecera conserva la asignación, porque 2sync identifica las columnas por un ID interno y no por su texto. Eliminar una columna asignada pausa la automatización con un error que indica qué columna falta. Deshaz la eliminación, o quita el campo del mapeo, y la sincronización se reanuda.
¿Cómo elijo qué filas se sincronizan?
Los filtros de las automatizaciones de Google Sheets funcionan sobre propiedades de Notion. Añade una condición sobre una propiedad de Notion para decidir qué páginas se sincronizan con la hoja. Por ahora no hay condiciones del lado de la hoja; para sincronizar solo parte de una pestaña, mueve esas filas a una pestaña propia.
- En la sección Filters, elige All conditions o Any condition
- Haz clic en + Agregar condición y elige una propiedad de Notion, un operador y un valor
- Guarda tu automatización
Consulta la guía de filtros para ver los operadores por tipo de propiedad.
Mapea el campo Sync Status a una propiedad de Notion para ver de un vistazo qué filas están Synced, Ignored o Removed.
¿Qué pasa cuando la misma fila cambia en los dos sitios?
2sync compara cada columna asignada por separado, tomando como referencia el valor de la última sincronización.
- Columnas distintas cambiadas en cada lado: se conservan los dos cambios
- La misma columna cambiada en ambos lados entre dos sincronizaciones: gana el valor de Notion y se vuelve a escribir en la celda
Una columna configurada en un solo sentido nunca se escribe en la dirección contraria, cambie lo que cambie. Consulta resolución de conflictos para las reglas generales.
¿Cómo funciona la eliminación de filas?
Por defecto, no se elimina nada en el otro lado:
- Eliminas una fila en la hoja: su página de Notion se queda, con Sync Status en Removed
- Eliminas o archivas la página de Notion: la fila se queda en la hoja
Vaciar las celdas de una fila nunca es una eliminación. Mientras el ID oculto siga ahí, la fila es una actualización con valores vacíos.
Activa Permitir eliminación de fila en la configuración avanzada de sincronización para sincronizar las eliminaciones en los dos sentidos. A partir de ahí, una fila eliminada archiva su página de Notion y una página eliminada quita su fila. El interruptor está desactivado durante la puesta en marcha y puedes activarlo después desde la página de la automatización.
Cuando una sincronización va a eliminar una parte grande de las filas sincronizadas, 2sync pausa la automatización y te pide confirmación. Consulta límites de seguridad para revisar los cambios pendientes y reanudar.
Eliminar filas desde Notion
Mapea Trigger deletion on Google Sheets a una propiedad Checkbox o Status. Cuando la casilla está marcada, 2sync elimina la fila correspondiente en la siguiente sincronización, esté o no activada la opción Permitir eliminación de fila.
Mapear este campo elimina en la siguiente sincronización todas las filas cuya casilla ya esté marcada. Asegúrate de que la propiedad está vacía antes de mapearla.
Consulta comportamiento de eliminación para las reglas generales.
Consejos y buenas prácticas
Frecuencia de sincronización
- Plan Solo: sincroniza cada 5 minutos
- Plan Premium: sincroniza cada 3 minutos
- Plan Pro: sincroniza cada 2 minutos
Haz clic en Sincronizar ahora en tu automatización para lanzar una sincronización inmediata. Una ejecución que no encuentra cambios en ninguno de los dos lados termina enseguida y no deja ninguna entrada en el registro de actividad.
Zona horaria
Las fechas y horas usan la zona horaria de la hoja de cálculo, que se configura en Archivo > Configuración en Google Sheets. Ponla en tu zona horaria antes de la primera sincronización para que las celdas de fecha y hora y las fechas de Notion coincidan.
Mantén la hoja ordenada
- Deja la fila de cabeceras como primera fila, o inmovilízala
- Pon título a todas las filas que se sincronizan
- Usa Datos > Validación de datos para añadir listas desplegables en las columnas que asignes a selectores de Notion
- Inserta casillas de verdad (Insertar > Casilla de verificación) en las columnas que asignes a casillas de Notion
Dos automatizaciones en una misma pestaña
Dos automatizaciones pueden sincronizar la misma pestaña con bases de datos distintas. Deja activado Ignorar las entradas de Notion que están actualmente vinculadas con otras automatizaciones para que la segunda automatización omita las filas que ya sincronizó la primera, o desactívalo para sincronizar todas las filas en las dos.
¿Qué debo hacer a continuación?
- Ve cómo se asigna cada tipo de columna a Notion
- Configura la dirección de sincronización por columna
- Entiende qué pasa al eliminar
Relacionado
- Campos de Google Sheets para la referencia de tipos de columna
- Dirección de sincronización y mapeo de campos para controlar el flujo de datos por campo
- Sincronización bidireccional vs unidireccional para entender las opciones de dirección
- Resolución de conflictos para cómo 2sync gestiona las ediciones simultáneas
- Comportamiento de eliminación para entender qué pasa cuando se eliminan filas
- Límites de seguridad para la pausa automática ante eliminaciones grandes
- Valores predeterminados para rellenar propiedades exclusivas de Notion en páginas nuevas
- Tipos de propiedades de Notion para elegir la propiedad adecuada para cada columna
FAQ
¿Puedo sincronizar más de una pestaña?
Una automatización sincroniza una pestaña. Crea una segunda automatización, pega el mismo enlace de la hoja de cálculo y elige la otra pestaña. Las dos automatizaciones pueden apuntar a la misma base de datos de Notion o a bases distintas.
¿Por qué la lista de pestañas está vacía después de conectar?
2sync solo ve las hojas de cálculo cuyo enlace pegas. Copia el enlace de la barra de direcciones del navegador, pégalo en el campo Enlace de Google Sheets y haz clic en Añadir hoja de cálculo. Las pestañas aparecen al momento.
¿Puedo sincronizar una hoja de cálculo que me han compartido?
Sí, siempre que puedas editarla. 2sync necesita permiso de edición para añadir la columna oculta 2sync ID. Con acceso de solo lectura, las filas se pueden leer, pero la primera sincronización se detiene con un error de permisos.
¿Qué hace la columna 2sync ID?
Guarda el ID que enlaza cada fila con su página de Notion. Está oculta y protegida. No la vacíes ni la elimines; si desaparece, el siguiente Sincronizar ahora la vuelve a crear y enlaza las filas por su título.
¿2sync sobrescribe mis fórmulas?
No. Las columnas con fórmulas son de solo lectura en el lado de la hoja y solo se sincronizan hacia Notion. Los valores escritos en Notion que empiezan por un signo igual se escriben como texto plano, nunca como fórmula.
¿Qué pasa si renombro una cabecera?
Nada se rompe. 2sync identifica las columnas por un ID interno, así que la asignación sigue funcionando y el campo muestra el nombre nuevo después de actualizar las pestañas.
¿Qué zona horaria usan las fechas?
La de la hoja de cálculo, que se configura en Archivo > Configuración en Google Sheets. Las celdas de fecha y hora se convierten con esa zona al llegar a Notion.
¿La sincronización es instantánea?
No. 2sync comprueba los cambios según un horario que depende de tu plan, cada 2 a 5 minutos. Haz clic en Sincronizar ahora para lanzar una sincronización inmediata.