Comment créer des sous-tâches dans Notion (alias sous-éléments)

Les sous-tâches Notion découpent n'importe quel élément de base de données en étapes plus petites, faciles à suivre. Chaque entrée peut ensuite contenir des éléments imbriqués avec leur propre statut, leur date d'échéance et leur responsable. La configuration prend moins d'une minute. Ce qui bloque la plupart des gens, c'est le nom, parce que le menu ne parle jamais de « sous-tâches ».

Une précision avant de commencer. Les sous-tâches découpent une tâche en éléments plus petits, dans une hiérarchie parent/enfant. Les règles d'ordre du type « la tâche B ne démarre qu'une fois la tâche A terminée » viennent d'une fonctionnalité Notion distincte, les dépendances, que nous détaillons plus bas.

1. Choisir une base de données

Pour créer des sous-tâches dans Notion, vous avez besoin d'une base de données. N'importe laquelle convient : un suivi de tâches, un tableau de projet, une liste de tâches ou un suivi de devoirs.

Si vous n'en avez pas encore, le plus rapide est d'utiliser le modèle intégré Tâches de Notion. Ouvrez une nouvelle page, tapez / puis les premières lettres de « tâches » (tasks si votre compte est en anglais), et sélectionnez la base de données Tâches. Elle est préconfigurée avec les propriétés statut, priorité et date.

2. Activer les sous-tâches (option « Sous-éléments »)

Une fois votre base de données ouverte :

1. Ouvrez le menu Paramètres en haut de la base de données.
2. Sous Paramètres de la base de données, sélectionnez Plus de paramètres.
3. Sélectionnez Sous-éléments.
4. Sélectionnez Activer les sous-éléments.

Dans le menu, la fonctionnalité s'appelle sous-éléments (Sub-items si votre compte est en anglais), et non « sous-tâches » : chercher le mauvais nom est ce qui bloque le plus souvent à cette étape.

Notion crée alors une relation de la base de données sur elle-même. C'est elle qui rattache une entrée à une autre, en Élément parent d'un côté et en Sous-élément de l'autre.

3. Ajouter une sous-tâche à une tâche parente

Une fois les sous-éléments activés :

1. Survolez n'importe quelle tâche en vue liste.
2. Cliquez sur la petite flèche à gauche du titre.
3. Ajoutez un sous-élément dans le menu qui s'ouvre.
4. Donnez-lui un nom et définissez ses propriétés.

Vous pouvez également :

• Glisser-déposer une tâche existante sur une autre pour l'imbriquer instantanément.
• Ouvrir une page et utiliser la relation Élément parent pour définir un parent manuellement.
• Imbriquer sur plusieurs niveaux en ajoutant une sous-tâche à une sous-tâche (utile pour les projets complexes avec des phases, des jalons et des actions individuelles).

Un sous-élément reste une tâche à part entière : il s'estime, s'attribue et se suit comme les autres, et poser un rappel dessus fonctionne exactement comme sur son parent.

Conseils pour travailler avec les sous-tâches

Comment les sous-tâches s'affichent-elles dans les différentes vues ?

Les sous-éléments restent visibles dans toutes les vues, et vous choisissez leur format vous-même. Le chemin est plus court que celui de l'activation : ni Paramètres de la base de données, ni Plus de paramètres.

1. Ouvrez le menu Paramètres en haut de votre base de données.
2. Sélectionnez Sous-éléments.
3. Ouvrez le menu déroulant sous Options d'affichage.

Les choix dépendent ensuite de la vue :

• Vues Table, Liste et Chronologique : Imbriqués dans un menu déroulant donne l'arborescence classique, où la flèche d'un élément parent ouvre et referme ses sous-éléments. Liste à plat supprime le retrait et aligne parents et enfants au même niveau.
• Vues Tableau, Calendrier et Galerie : Propriété de carte affiche les sous-éléments sur la carte du parent. Liste à plat montre chaque parent et chaque sous-élément séparément.

Imbriqués dans un menu déroulant se lit mieux comme vue d'ensemble : les phases et les jalons restent rangés sous la tâche à laquelle ils appartiennent.

Choisissez Liste à plat quand chaque sous-tâche doit tenir debout toute seule, par exemple pour lui réserver un créneau dans un calendrier.

Reste un dernier réglage, qui repasse par le chemin long : Paramètres de la base de données > Plus de paramètres > Sous-éléments > Paramètres avancés. Propriété décide du type d'élément imbriqué dans votre table, Sous-élément ou Élément parent, et ce choix vaut ensuite pour toutes les vues de la base de données. L'option Afficher l'imbrication du menu dépliant du titre se règle au même endroit.

Comment suivre l'avancement des sous-tâches

Notion n'affiche aucun compteur d'avancement par défaut, mais une propriété d'agrégation (rollup) en fournit un :

1. Ajoutez une propriété de type Agrégation à votre base de données.
2. Comme relation à agréger, choisissez Sous-éléments.
3. Choisissez ensuite la propriété des pages liées que l'agrégation doit lire, puis le calcul.

Un point à connaître avant de régler le calcul : la liste des calculs d'agrégation publiée par Notion ne contient aucun « pourcentage coché ».

Les deux seules options en pourcentage sont % de cellules vides et % de cellules non vides, et elles mesurent le remplissage de la cellule, pas l'état d'une case à cocher. Appliquer une agrégation en pourcentage à une case à cocher ne donne donc pas un taux d'achèvement.

Deux réglages qui fonctionnent vraiment :

• Un décompte : faites porter l'agrégation sur n'importe quelle propriété des sous-éléments et choisissez Tout compter. Chaque tâche parente affiche le nombre de sous-tâches qu'elle contient.
• Un pourcentage : faites porter l'agrégation sur une propriété qui ne se remplit qu'une fois la sous-tâche terminée, une date de fin par exemple, puis choisissez % de cellules non vides. Le pourcentage augmente à mesure que ces dates sont renseignées.

Dans les deux cas, la valeur se met à jour dès qu'un sous-élément change.

Comment filtrer et trier par sous-tâches

Le chemin le plus court passe par le menu des sous-éléments lui-même.

1. Ouvrez le menu Paramètres en haut de votre base de données.
2. Sélectionnez Sous-éléments.
3. Ouvrez le menu déroulant sous Options de filtre, qui s'intitule Inclure selon l'option d'affichage active.

Choisissez ensuite :

• Parents uniquement affiche les parents qui correspondent à vos filtres, avec le nombre de sous-éléments qu'ils contiennent.
• Parents et sous-éléments affiche les deux.
• Sous-éléments uniquement n'affiche que les sous-éléments correspondants.

Ces trois options valent pour les vues Table, Liste et Chronologique ; les vues Tableau, Calendrier et Galerie ne prennent en charge que Parents uniquement.

Pour des vues plus fines, filtrez sur la relation Élément parent :

• Tâches de premier niveau uniquement : filtrez où Élément parent est vide.
• Sous-tâches uniquement : filtrez où Élément parent n'est pas vide.
• Sous-tâches en retard : combinez « Élément parent n'est pas vide » avec « Date d'échéance est avant aujourd'hui ».

Associez ces filtres à des automatisations de tâches récurrentes et vous obtenez un suivi de projet léger sans quitter Notion. Pour aller plus loin, le guide de gestion de projet dans Notion détaille la structure complète.

Ce qui se passe quand vous déplacez, dupliquez ou supprimez une tâche parente

Les sous-éléments suivent leur parent, et la documentation de Notion précise ce que cela donne dans chaque cas. La règle de suppression est celle qu'il vaut mieux avoir lue avant d'en avoir besoin.

• Déplacement : l'option Sous-éléments est activée dans la base de données cible si elle ne l'est pas déjà. Sans les autorisations nécessaires pour l'y activer, les sous-éléments arrivent transformés en éléments parents. Un sous-élément auquel vous n'avez pas d'accès en modification n'est pas déplacé.
• Duplication : l'élément et tous ses sous-éléments sont dupliqués dans de nouvelles pages.
• Suppression : supprimer un élément supprime aussi tous ses sous-éléments. Retirez-les du parent au préalable si vous voulez les conserver.

Limites à garder en tête

• Pas de remontée automatique du statut : terminer toutes les sous-tâches ne marque pas automatiquement la tâche parente comme terminée. Il faut passer par une formule, ou cocher la tâche parente à la main.
• L'imbrication profonde n'apporte plus grand-chose : deux à trois niveaux conviennent à la plupart des flux de travail. Au-delà, l'arborescence devient plus difficile à parcourir qu'utile, et une propriété porte le détail mieux qu'un niveau supplémentaire.
• Les pages restreintes restent invisibles : quand les autorisations varient d'une page à l'autre dans une même base, vous ne voyez pas toutes les pages. Imbriqués dans un menu déroulant conserve malgré tout la structure arborescente des sous-éléments, même lorsque certaines pages sont restreintes.
• Les dépendances sont une fonctionnalité distincte : les sous-tâches forment une hiérarchie parent/enfant ; seules, elles n'imposent pas l'ordre « la tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n'est pas terminée ». Notion gère cette logique avec sa fonctionnalité Dépendances, qui s'active dans le même menu (Paramètres de la base de données puis Plus de paramètres puis Dépendances) et s'utilise en vue chronologie. À l'activation, vous choisissez comment Notion traite les dates : Décaler uniquement si les dates se chevauchent, Décaler et conserver l'intervalle entre les éléments ou Ne pas décaler automatiquement.

Sur les gros projets, la planification reste souvent dans Notion pendant que l'exécution se fait dans une application de tâches, et la synchronisation bidirectionnelle avec Todoist garde les deux côtés à jour sans recopie manuelle.

L'intégration Todoist et l'intégration Google Tasks conservent la hiérarchie parent/enfant sous forme de relation Notion, au lieu de l'aplatir en une liste unique.

Conclusion

Activer les sous-éléments prend moins d'une minute, et le gain est immédiat : chaque entrée de votre base de données contient ses propres étapes, avec les propriétés que vous utilisez déjà, statut, échéance, responsable.

Ce qui bloque, en général, ce n'est pas la configuration, c'est le vocabulaire. Dans le menu Notion, la fonctionnalité s'appelle sous-éléments et le type d'élément à imbriquer s'appelle élément parent. Chercher « sous-tâches » dans les paramètres ne mène nulle part.

Pour la plupart des projets, deux niveaux d'imbrication et une agrégation d'avancement suffisent.

Les dépendances n'entrent en jeu que le jour où l'ordre des tâches compte vraiment, et il s'agit alors d'une autre fonctionnalité, à activer séparément.

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