Outlookでフラグのみ表示する方法｜一覧・検索・使い方

フラグは、あとで対応したいメールに付けておく目印です。付けるのは一瞬でも、あとから探すときに迷いがちです。

Outlookのバージョンによって表示する場所が違ううえ、フィルターは開いているフォルダーしか見ないからです。フラグ付きメールの表示、一覧、並べ替えから、フラグが消えたように見えるときの確認点まで、場面ごとに見ていきます。

Outlookでフラグ付きメールのみ表示する方法

最初に、使っているOutlookを確かめます。リボンに「ファイル」タブがあれば従来のOutlook、なければ新しいOutlookです。新しいOutlookの操作は、Outlook on the webとほぼ同じです。

新しいOutlookとOutlook on the webで絞り込む

1. フラグ付きメールを探すフォルダーを開きます。多くの場合は「受信トレイ」です。
2. メッセージ一覧の上部にある「フィルター」を選びます。
3. 「フラグ付き」を選びます。

一覧には、そのフォルダーでフラグを付けたメールだけが残ります。画面は英語版で、日本語版では「Flagged」が「フラグ付き」です。元の表示に戻すときは、同じメニューで絞り込みを外します。

このフィルターは、フォルダーごとに働きます。フラグを付けたメールを別のフォルダーに移したり、仕分けルールで自動的に振り分けたりしていると、受信トレイで絞り込んでも出てきません。

そうしたメールまで拾うには、次の章で紹介する検索フォルダーを使います。

従来のOutlookで絞り込む

1. 「ホーム」タブの「検索」グループで、「電子メールのフィルター」を選びます。
2. 「フラグ付き」を選びます。

こちらも英語版の画面で、「Filter Email」が「電子メールのフィルター」、「Flagged」が「フラグ付き」にあたります。選ぶとOutlookがその条件で検索し、検索ボックスには条件を表す短い文字列が入ります。

解除するには、「検索」タブの「検索を閉じる」を選びます。

検索する範囲は広げられます。検索ボックスを選ぶと、「現在のフォルダー」「サブフォルダー」「現在のメールボックス」「すべてのメールボックス」などから範囲を選べます。

フォルダーをまたいで探すときは、範囲を「現在のメールボックス」以上に広げてから、「絞り込み」グループの「フラグ付き」を選びます。

検索フォルダーでフラグ付きメールを一覧にする

フラグ付きメールを1つのフォルダーにまとめたいなら、メールを移動して分けるより、検索フォルダーを作るほうが確実です。検索フォルダーは、条件に合うメールを集めて表示する仮想フォルダーで、メールそのものは元のフォルダーに残ります。

一度作っておけば、どのフォルダーのメールでも、フラグを付けた時点でここに表示されます。検索フォルダーを削除しても、中に表示されていたメールは削除されません。

新しいOutlookとOutlook on the webで作る

1. フォルダー一覧の「検索フォルダー」に移動し、「検索フォルダー」ボタンから「新しい検索フォルダーの作成」を選びます。
2. 種類として、「メールの読み取り」にある「フォローアップのフラグが設定された」を選びます。
3. 特定のフォルダーだけを対象にするなら、「特定のフォルダーにフィルター処理」をオンにしてフォルダーを選び、必要に応じて「サブフォルダーを検索」も選びます。オンにしなければ、メールボックス全体から集めます。
4. 設定を保存すると、フォルダー一覧の「検索フォルダー」の下に追加されます。

上の画面は英語版の作成例で、種類には重要なメール（Important mail）が選ばれています。フラグ付きメールを集めるときは、この欄で「フォローアップのフラグが設定された」を選びます。

未読のメールも一緒に追いたいなら、「未読またはフォローアップのフラグが設定されているメール」という種類もあります。

作った検索フォルダーは、「設定」→「メール」→「検索フォルダー」にも並び、ここから追加、編集、削除ができます。

新しいOutlookで作れるのは、用意された種類の検索フォルダーだけです。条件を細かく組み合わせるカスタム検索フォルダーは、従来のOutlookでしか作れません。

また、Outlook on the webとOutlook.comで検索フォルダーを使えるのは、職場や学校のアカウントか、対象のMicrosoft 365サブスクリプションがある場合に限られます。

従来のOutlookで作り直す

従来のOutlookには、フラグを設定したメッセージが自動で集まる検索フォルダーが最初から用意されています。

上の設定画面では「フラグの設定されたメール」と表示されているもので、Microsoftの日本語ヘルプでは英語名の「For Follow Up」で書かれています。

見当たらない場合は、削除された可能性があります。次の手順で作り直せます。

1. 「フォルダー」タブで「新しい検索フォルダー」を選びます。Ctrl+Shift+Pキーでも開けます。
2. 「メールの読み取り」から「フォローアップのフラグが設定されたメール」を選び、「OK」を選びます。

検索フォルダーの横に出る数字は、未読の件数ではなく、入っているメッセージの合計です。受信トレイの未読数と合わなくても、異常ではありません。

フラグ付きメールを上に表示する：並べ替え

フィルターで絞り込むほどではなく、フラグ付きメールを一覧の中でまとめておきたいだけなら、並べ替えが手軽です。従来のOutlookの受信トレイで、次のどちらかを操作します。

• 複数行のビュー：「並べ替え」を選び、「フラグ: 開始日」か「フラグ: 期限」を選びます。
• 1行のビュー：「フラグの状態」の列見出しを選びます。

フラグ付きのメールがひとまとまりになり、一覧の上か下に並びます。

受信者へのフラグを付けて送ったメールを見直すときは、「送信済みアイテム」でも同じ並べ替えが使えます。Microsoftのヘルプによると、これには受信者もOutlookを使っている必要があります。

新しいOutlookとOutlook on the webでは、「フィルター」の「フラグ付き」か、前の章の検索フォルダーでフラグ付きメールをまとめて表示します。

フラグ付きメールを右側に常に表示する：To-Do バー

従来のOutlookでは、To-Do バーを表示すると、フラグ付きメールを画面の右側に出したままにできます。To-Do バーは、Outlookのウィンドウ右側に表示される細いウィンドウです。

1. 「表示」タブの「レイアウト」グループで、「To-Do バー」を選びます。
2. 「タスク」を選びます。

これで、どのフォルダーを開いていても、フラグを付けたメールが右側に表示されます。フラグ付きメールは、ナビゲーション バーの「タスク」にある「To Do リスト」と、予定表の毎日のタスク リストにも並びます。

新しいOutlookとOutlook on the webには、To-Do バーがありません。フラグ付きメールを一覧で見るときは、左側の「To Do」を開き、「フラグを設定したメール」のリストを選びます。

スマートフォンでフラグ付きメールを見る

iPhoneとAndroidのOutlookアプリでは、アプリの右上にある「フィルター」アイコンをタップし、「フラグ付き」を選びます。解除するときは、フィルターの右側の「X」をタップするか、「フィルター」アイコンをもう一度タップします。

画面は英語版です。日本語版のヘルプでは、各項目が「未読」「フラグ付き」「添付ファイル」と書かれています。

GmailのアカウントをOutlookアプリで使っている場合は、Gmailでスターを付けたメールがフラグ付きとして扱われます。

Microsoft To Doでフラグ付きメールを確認する

Outlookでフラグを付けたメールは、Microsoft To Doの「フラグを設定したメール」リストにもタスクとして表示されます。

このリストには、どのフォルダーのメールでもフラグが付けば集まります。To Doを入れた端末ならどこでも見られるので、フラグの一覧としてはいちばん使いやすい場所です。

有効にするには、To Doの「設定」を開き、「接続」にある「フラグを設定したメール」をオンにします。

フラグを付けたのにTo Doに出てこない場合は、Microsoftのヘルプにある次の条件を確認してください。

• Microsoftがホストするメールボックスのみ：Outlook.com、Hotmail.com、Live.com、職場や学校のMicrosoft 365が対象で、Microsoftがホストする独自ドメインも含みます。
• 最初の同期は過去30日の100通まで：オンにした時点で入るのは、過去30日以内にフラグを付けたメールのうち新しい100通です。それより前のフラグは入りませんが、その後に付けたフラグは順に追加されます。
• プライマリ メールボックスのみ：共有メールボックスや共有フォルダーのフラグは同期されません。
• 予定表のアイテムは対象外：フラグを設定した予定表のイベントは、タスクになりません。

タスクの詳細画面で「Outlook で開く」を選ぶと、元のメールが開きます。To Do側でできる操作はMicrosoft To Doの使い方で、フラグとOutlookのタスクの関係はOutlookのタスク管理で解説しています。

Outlookのフラグの使い方：付ける・完了にする・クリアする

フラグを付ける

• 新しいOutlookとOutlook on the web：メッセージ一覧でメールにマウス ポインターを合わせると、フラグのアイコンが表示されます。それを選ぶとフラグが付きます。
• 従来のOutlook：メッセージ一覧でフラグの位置を右クリックし、「今日」「明日」「今週」「来週」「日付なし」から期限を選びます。
• これから送るメール（従来のOutlook）：送信前に「メッセージ」タブの「タグ」グループで「フォローアップ」を選ぶと、自分用のフラグを付けられます。

従来のOutlookでは、既定のフラグを変えていない限り、フラグの開始日と期限には今日の日付が使われます。なお、IMAPのメール アカウントでは、フラグの文字を変えたり、開始日と期限を設定したりすることはできません。

完了にする・フラグをクリアする

用事が済んだフラグの外し方は2つあり、結果が違います。

• 「進捗状況を完了にする」：フラグが緑のチェックマークに変わり、To-Do バーから消えます。メールには完了の印が残るので、あとから済んだ用事として確認できます。
• 「フラグをクリア」：フラグそのものがなくなり、設定していたアラームも削除されます。完了の記録は残りません。

従来のOutlookでは、メッセージ一覧でフラグを右クリックし、どちらかを選びます。Microsoftのヘルプには、「進捗状況を完了にする」を「完了とマーク」と書いているページもあります。

メールを別のウィンドウで開いているときは、「メッセージ」タブの「フォローアップ」→「フラグをクリア」を選びます。

新しいOutlookとOutlook on the webでは、メールに付いている赤いフラグを選ぶとフラグが外れます。

まとめて外すときは、先に「フラグ付き」で絞り込み、メールをまとめて選んでから、選択したメールのフラグをクリアします。

フラグの色は変えられる？分類項目で色分けする

フラグの色は変えられません。Microsoftのヘルプによると、Outlookのフラグは設計上、色と関連付けられていません。

色で見分けたいときは、フラグ付きのメールに色分類項目を割り当てます。たとえば「今週中」という分類項目を作って赤を割り当てておくと、従来のOutlookの受信トレイでは、「フラグの状態」の列の横に分類項目の色が表示されます。

割り当ては、メールを選んでツール バーの「分類」から色分類項目を選ぶだけです。新しい分類項目は、同じメニューから分類項目の一覧を開き、「新規作成」で作ります。

フラグ付きメールが表示されない・消えたときの確認点

フラグを付けたはずのメールが見当たらないときは、たいてい次のどれかが原因です。

• 別のフォルダーにある：フィルターが見るのは開いているフォルダーだけです。検索フォルダーかTo Doのリストなら、すべてのフォルダーのフラグを確認できます。
• 完了にした：「進捗状況を完了にする」を選ぶと、フラグがチェックマークに変わり、To-Do バーから消えます。メール自体は元のフォルダーに残っています。
• フラグをクリアした：「フラグをクリア」を選ぶと、フラグとアラームが削除されます。
• メールを削除した：フラグはメールに付いているため、メールを削除するとフラグ付きの一覧からも消えます。「削除済みアイテム」を確認してください。
• 検索フォルダーを削除した：従来のOutlookの手順で作り直せます。
• To Doにだけ出てこない：To Doの最初の同期で入るのは、過去30日以内の新しい100通だけです。共有メールボックスのフラグも対象外です。

フラグ付きメールをNotionでタスクとして管理する

フラグは、仕事を拾うのは得意でも、整理するのは苦手です。フラグ付きのメールにはプロジェクトも担当者の欄もなく、カレンダーのどこにも置かれません。数が増えるほど、フラグの一覧はもう1つの受信トレイのようになっていきます。

チームのプロジェクトをNotionで管理しているなら、前述のTo Doのリストがその受け渡し役になります。

2syncのMicrosoft To Do連携はTo DoのリストとNotionのデータベースを同期し、「フラグを設定したメール」リストも同期の対象に含まれます。

フラグを付けたメールは、Notionにタスクとして届きます。関係するプロジェクトとリレーションでつなぎ、期限を決め、カレンダーやボードのビューで計画を立てられます。

このリストの同期は一方向です。フラグはNotionに届きますが、Notionで作ったタスクがフラグ付きのメールになることはありません。フラグは、タスクではなくメッセージに付くものだからです。

Microsoft側の制限もそのまま適用されるため、最初に入るのは過去30日以内にフラグを付けた新しい100通です。

フォローアップではなく、メールそのものをNotionに残したい場合は別の接続を使います。詳しくはOutlook メールとNotionを連携する方法をご覧ください。

To Doとの連携の設定手順は、NotionとMicrosoft To Doを連携する方法で解説しています。

まとめ：フラグを集める場所を1つ決めておく

フラグを見失わないいちばんの近道は、フラグ付きメールの検索フォルダーを1つ作っておくことです。メールがどのフォルダーにあっても、フラグを付けた時点でそこに集まります。

スマートフォンでは、「フラグ付き」のフィルターが受信トレイで同じ役目を果たします。

そのうえで、フラグの意味をチームや自分の中で決めておきます。「今週中に返信する」という意味なら、返信した時点でクリアします。「腰を据えて取り組む仕事」という意味なら、計画を立てる場所に移し、新着メールと並べないようにします。

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