NotionとMicrosoft To Doを連携する6つの方法

Microsoft To Doは、タスクが生まれる場所です。Outlookでフラグを設定したメール、移動中にスマートフォンで打ち込んだ一行、共有リストで割り当てられた仕事。

Notionは、そのタスクを計画する場所です。プロジェクトに紐づけ、来週の自分が見返せる形に整えます。

両方を手作業で合わせ続けられるのは、せいぜい2週間ほどです。やがて片方の更新が止まり、止まったほうのアプリを、たいてい周りの人が見ています。

2つをつなぐ方法は6つあります。どれも同じ発想の変種ではありません。分かれ目は1つ、すでにあるタスクを後から変更できるかどうかです。

NotionにMicrosoft To Doとの連携機能はありますか？

ありません。NotionはMicrosoft To Do向けのコネクタを用意しておらず、MicrosoftもTo Do用のNotionコネクタを提供していません。

NotionのAIコネクタが届くのはOutlookのメールとカレンダーで、To Doのリストは対象外です。

つまり以下の6つは、すべて2つのアプリの間に入る第三者です。何ができるかは、そのサービスが公開している操作の範囲で決まります。

6つの方法を比較

最初に読むべきは真ん中の列です。タスクを作るだけならどの方法でもできます。差がつくのは、そのタスクを後から編集したときです。

選択肢に見えて、そうではないものが2つあります。

• Morgenは、この2つを同期しません。同社の説明では、タスクはそれぞれの場所に残したまま、カレンダーの画面に並べて見られるようにする仕組みです。
• NotionのCSVインポートは一度きりのコピーで、あとには何の接続も残りません。

1. 2sync：フィールドごとに方向を決める双方向同期

2syncは、Microsoft To DoのリストとNotionデータベースをつなぎ、どちらの側も最新の状態に保ちます。どちらのアプリでタスクを追加しても、もう一方に現れます。期限、重要度、メモを変更すれば、その変更も一緒に動きます。

毎日の運用で効いてくるのは方向の制御です。オートメーション全体の方向を3つから選び、行ごとに上書きできます。

タイトルと期限は双方向、Task Status（タスクの状態）はNotionへの一方向。こうしておけば、Notionで考えた独自のステータスが、同僚の見ているOutlook側を書き換えることはありません。

ステップ1：Microsoft To Doを接続する

Microsoftアカウントでサインインします。個人用（Outlook.com、Hotmail）でも、職場または学校のアカウントでも接続できます。

求められる権限は、サインインと基本プロフィール、自分のTo Doのタスクとリストの読み書き、メールボックス設定の読み取りです。そのうえで、同期したいリストにチェックを入れます。

選ぶのはアカウント全体ではなくリストです。複数のリストを1つのデータベースにまとめるのも、よくある使い方です。

List（リスト）フィールドをセレクトかリレーションのプロパティに割り当てれば、どのリストから来たタスクかが分かります。To Doで作っていた区分けも、Notionのビューで作り直せます。

ステップ2：Notionを接続する

• Notionのワークスペースを選びます。 Connected as（接続アカウント）のドロップダウンから選択します。
• 同期先のNotionデータベースを選びます。 Microsoft To Doのタスクが入るデータベースです。
• Continue（次へ）をクリックします。

ステップ3：フィールドをマッピングする

まず全体の方向を選び、必要な行だけ調整します。実用的な初期設定が入っているため、何も触らないまま進めることもできます。

ステップ4：フィルターを追加する

任意の設定で、あとから変更できます。条件に使えるのは、タスクのタイトル、説明、リスト名、カテゴリ、重要度、状態、そしてNotionデータベースの任意のプロパティです。

ステップ5：既定値を設定する

これも任意です。オートメーションが作成するすべてのページに、決まった値をNotionのプロパティへ書き込みます。1つのデータベースを複数のオートメーションで共有するとき、どこから来たタスクかを示すのに使えます。

ステップ6：同期の設定

オートメーションに名前を付けたら、詳細設定を開きます。日々の挙動を決めるのは、ここにある3つの設定です。

Allow task deletion（タスクの削除を許可）はここではオフです。そのため、片方でタスクを削除しても、もう一方のタスクは消えず、同期の対象から外れるだけです。

Sync completed tasks up to（完了タスクの同期範囲）は、完了したタスクをどこまで遡って同期するかを決めます。範囲を広げるほど、1回の同期には時間がかかります。

ステップ7：同期をテストする

本番で動かす前にテストしておくと、マッピングを直すのが簡単なうちに、Notionに何が入るのかを確認できます。

2syncが同期するフィールド

各フィールドが受け付けるNotionのプロパティタイプまで含めた一覧は、Microsoft To Doのフィールド一覧にあります。

2syncの料金は年払いで月$7からです。1つのオートメーションを5分間隔で動かせます。一方向だけで足りるならPleexyのほうが安く、その比較は次のセクションに書いています。どのプランにも14日間の無料トライアルが付きます。

2. Pleexy：NotionのタスクをTo Doへ送る

Pleexyはタスク同期の専用ツールで、この組み合わせでは一方向に動きます。

同社の説明は正確で、Notionの各項目をMicrosoft To Doのタスクに変換する、というものです。変換後にTo Do側で加えた変更は、元になったNotionの項目に反映されます。

できないのは、反対側からの出発です。To DoのタスクからNotionの項目を作れるかという問いに、Pleexyはできないと答え、検討中の機能だとしています。

設定画面を見れば方向は一目で分かります。設定するパネルの名前はSource of tasks（タスクの取得元）で、その取得元がNotionです。

向き不向きもここで決まります。仕事が生まれる場所がNotionだけで、To Doは実行用の画面にすぎないなら、月$4、年額$40のPleexyが、このなかで最も安く目的を果たします。

逆に、フラグを設定したメールやスマートフォンのウィジェットのように、To Do側でタスクが生まれる使い方では、そのタスクはNotionに届きません。

残りの違いは2syncとPleexyの比較にまとめています。

3. Zapier：方向ごとにZapを1つ、照合はタイトル

ZapierのMicrosoft To Doアプリには、New Task、Updated Task、Completed Task、New Listの4つのトリガーがあります。

アクションはCreate Task、Create List、Complete Task、Find a Task、Find or Create Task、そして生のAPIリクエストです。

このうち2つの名前が、仕組みをそのまま表しています。Find a TaskとFind or Create Taskがあるのは、Zapが前回の実行内容を覚えていないからです。

Notion側で何かが変わり、対応するTo Doのタスクを更新する必要が出たとき、Zapierはそれを探しに行きます。手がかりはタイトルです。

実際の運用では次のようになります。

• To DoからNotionへはうまく動きます。Updated Taskトリガーが発火し、Notion側のアクションが変更をデータベースに書き込みます。
• NotionからTo Doへは、独自のフィールドマッピングを持つ2つ目のZapになります。2つのZapを突き合わせる仕組みはありません。
• 照合がタイトル頼みのため、どちらかで名前を変えるとつながりが切れます。「折り返し連絡」という名前のタスクが2件あれば、互いに一致してしまいます。
• 無料プランでは、新しいデータの確認は15分ごとです。

Notion周りでZapierを広く検討している場合は、2syncとZapierの比較とNotion向けZapierの代替ツールもあわせてご覧ください。

4. Make：同じ仕組みをビジュアルな画面で

Makeには、タスクの監視、作成、完了、削除、取得といったMicrosoft To Doのモジュールがあり、手順の一覧ではなくキャンバス上で線をつないで組み立てます。

下にある仕組みはZapierと同じです。シナリオは一方向に動き、どのNotionページがどのタスクに対応するかは、実行と実行の間に残りません。

Makeのデータストアを使えばその管理を自作できますが、相応の作業であり、保守も自分の担当になります。

Makeの強みはNotion側と件数の扱いにあります。ルーター、フィルター、イテレーターがあるため、Zapを何本も並べるような分岐を1つのシナリオで処理できます。

すでにMakeでシナリオを組んでいるなら有力な選択肢です。ただし、Microsoft To Doが受け付ける操作の範囲が変わるわけではありません。

5. Power Automate：Microsoftの中にあっても近道ではない

Microsoft To DoとPower Automateは同じ会社の製品なので、これが一番うまくいくと思われがちです。つまずくのはNotion側です。

Power AutomateのNotionコネクタは、MicrosoftでもNotionでもない第三者が公開しているコネクタで、Premiumの階層に置かれています。

すでに支払っているMicrosoft 365とは別に、有料のPower Automateライセンスが必要になります。

ライセンス以上に効いてくる制約があります。Notionコネクタにはトリガーが1つもありません。Notion側の出来事をきっかけにフローを動かすことはできません。

To DoからNotionへは実用になります。To Do側のコネクタはMicrosoft自身のもので、タスクの新規作成と更新で発火します。

NotionからTo Doへは、定期実行のフローでデータベースを検索し、前回見た内容と比べ、差分だけを処理する形になります。これは小さなソフトウェアであり、作った人が持ち主になります。

日本の職場では、もう1つ先に確認しておきたい条件があります。

Microsoftは、Power AutomateでMicrosoft To Doを使えるのは職場または学校のアカウントだけだとしており、個人用のMicrosoftアカウントは対象外です。

会社がPower Platformで標準化していて、ライセンスもすでにあるなら選ぶ価値があります。そうでない場合、割に合う場面は多くありません。

6. n8n：自由度は最大、管理は自分の手で

n8nのMicrosoft To DoノードにはTask Updateの操作が含まれているため、すでにあるタスクを変更する手段が最初から用意されています。本当の意味での双方向同期も組めますし、セルフホストなら運用費も抑えられます。

代わりに支払うのは、請求書ではなく自分の時間です。このノードはトリガーではないので、定期実行は自分で設定します。

照合の処理も自分で書きます。NotionページとTo Doタスクの対応関係を保存し、前回の実行以降に両側が変わったときどちらを優先するかを決め、片方だけで削除されたタスクの扱いも用意します。

作るのに週末が1回、そのあとは保守が続きます。細かいところまで自分で決めたい開発者には、このなかで最も自由な選択肢です。そうでない人にとっては、設定ではなくプロジェクトです。

プラットフォームとしての位置づけはn8nの代替ツールで扱っています。

同期されるもの、静かに同期されないもの

同期を始めてから戸惑いやすいTo Doの挙動がいくつかあります。どれも不具合ではなく、Microsoftがこのアプリをどう設計しているかに由来します。

• ステップは1行ずつテキストとして届き、書き戻しはありません。To Doのチェックリスト項目は、☑と☐の記号付きでNotionのテキストプロパティに入ります。編集はTo Do側で行ってください。Notionのそのプロパティに入力しても、Microsoft側は変わりません。
• 「今日の予定」「重要」「計画済み」は同期先になりません。リストではなくタスクを絞り込んだビューであるため、Microsoftが外部に公開していません。タスクが実際に入っているリストを同期し、期限と重要度のフィルターでNotion側に同じビューを作り直してください。
• 期限と開始日は日付だけで、時刻を持ちません。Notionの日付に時刻を入れてもタスクは正しい日に入りますが、時刻は落ちます。時刻を保てる編集可能な日付は、リマインダーだけです。
• サブタスク、親タスク、セクション、担当者はありません。To Do自体にこれらの概念がないため、対応するものがありません。階層が必要なら、TodoistとGoogle ToDo リストがサブタスクを関連ページとして同期します。
• 繰り返しタスクは、発生ごとに1行増えます。1件完了するとそのタスクが閉じ、新しいIDを持つ次のタスクが作られるため、Notionには完了済みのページと新しいページが並びます。メインのビューでは完了ページを除外しておくと扱いやすくなります。
• 削除は初期状態でオフです。片方でタスクを消しても、もう一方は消えずに同期から外れるだけで、削除を有効にして初めて連動します。To Doにはゴミ箱がないため、To Do側で消したタスクは戻りません。

Outlookでフラグを設定したメール

Outlookでメールにフラグを設定すると、そのメールはTo Doの組み込みリストに入ります。このリストもほかのリストと同じようにNotionへ同期されるため、朝フラグを付けた返信が、関係するプロジェクトの隣に並びます。

動くのは一方向だけです。Notionで作ったタスクを「フラグを設定したメール」リストに送ることはできません。フラグはタスクではなく、メッセージに付いているからです。

追いかけたいのが返信ではなくメールそのものなら、それは別の接続です。NotionとOutlook メールを同期する方法をご覧ください。

会社のMicrosoft 365アカウントで使う：管理者の承認

職場のMicrosoft 365アカウントでサインインすると、管理者の承認が必要だという画面で止まることがあります。ツール側の不具合ではないため、何度やり直しても結果は変わりません。

Microsoft Entraでは、利用者が自分の判断で第三者のアプリに同意できるかどうかを、管理者が設定で決められます。この設定が制限されていると、会社が承認していないアプリはすべて同じ画面で止まり、解除できるのは管理者だけです。

日本の職場では、ここが実際の分かれ目になります。タスクはTo Doで割り当てられ、計画は自分のNotionで立てる。この形自体はよくありますが、情報システム部門の承認がないと最初の1歩が進みません。

通るかどうかは、依頼の具体性で決まります。申請には次の4点を書きます。

• 使うアプリと目的。 NotionデータベースとMicrosoft To Doのリストを双方向で同期し、タスクの二重入力をなくすこと。
• 求める権限。 サインインと基本プロフィール、自分のTo Doのタスクとリストの読み書き、そしてタイムゾーンの判定だけに使うメールボックス設定の読み取り。
• 対象の範囲。 自分のメールボックスだけで、同僚のメールボックスやテナント全体のデータは含みません。
• データの扱い。 2syncは同期のためにデータを処理しますが、コピーは保存しません。保持するのは接続情報と設定だけです。

権限の内訳と削除時の挙動はMicrosoft To Doの設定ガイドにまとめてあるので、申請に添える資料としてそのまま使えます。

どの方法が自分に合うか

• タスクはTo Doに届き、計画はNotionで立てる。 両方向と、編集が残ることが必要です。2sync、または自分で組むならn8nです。
• 作成はすべてNotionで、To Doはスマートフォン用の画面。 このなかで最も安いPleexyです。
• 新しいタスクのコピーがNotionにあれば十分。 ZapierやMakeの無料プランで足ります。編集が境界で止まることを受け入れられる場合に限ります。
• 会社がPower Platformで動いている。 Power Automateに、Premiumライセンスと、Notion側の定期実行フローを足した構成です。
• 同期ではなく、カレンダーの上で見たい。 どれも違います。それはカレンダーツールの仕事です。

まず方向を決めてから、ツールを選ぶ

NotionとTo Doの組み合わせがうまくいかないときは、たいていプラットフォームを先に選び、その上限に後から気づいています。先に決めるのは、必要なのがコピーなのか同期なのかです。

コピーは解決済みの問題で、費用もかかりません。ZapierもMakeも無料プランで実現できます。どちらで編集してももう一方に届き、完了がどちらでも同じ意味になる同期が必要なら、候補はそのために作られたツールに絞られます。

そこまで決まれば、あとはフィールドのマッピングです。

2syncはNotionとMicrosoft To Doを双方向でつなぎ、Outlook カレンダー、Outlook メール、Outlook 連絡先、Todoist、Google カレンダーなども同じように同期できます。

1日のもう半分がOutlookの予定表なら、NotionとOutlook カレンダーの同期も同じMicrosoftアカウントで設定できます。

タスクアプリ自体をまだ選んでいる段階なら、Microsoft To DoとTodoistの比較とMicrosoft To DoとGoogle ToDo リストの比較が判断材料になります。

候補を広げるならおすすめのToDoアプリ、Notion側の構成はNotionのおすすめ連携にまとめています。

FAQ

画像出典：Microsoft、Pleexy、2sync