Microsoft To Doの同期

2syncを使うと、Microsoft To DoとNotionデータベースが同期されます。どちらのアプリでタスクを追加・編集しても、数分以内にもう一方に反映されます。同期するTo Doのリスト、各フィールドをどのNotionプロパティにマッピングするか、フィールドごとの同期方向は、すべてご自身で選べます。

始め方

Microsoft To Doを接続する

1. Microsoft To Do & Notion同期のオンボーディングに移動します
2. Microsoft To Doを接続をクリックします
3. Microsoftアカウントでサインインします。個人用アカウント（Outlook.com、Hotmail）でも、職場または学校のアカウントでも使えます
4. 権限を承認します。対象は、サインインと基本プロフィール、To Doのタスクとリストの読み取りと書き込み、メールボックス設定の読み取りです
5. 同期するリストを選択します

2syncがメールボックス設定から読み取るのはタイムゾーンだけです。期日を正しい日に入れるために使います。

Notionを接続する

Notionの接続方法は2つあります：

2syncテンプレートを使用する場合：

1. Notionと接続をクリックします
2. 開発者が提供するテンプレートを使用を選択します
3. アクセスを許可をクリックします

Notionがテンプレートをワークスペースに複製し、2syncがデータベースを検出します。その他のオプションについてはNotionデータベースのセットアップをご覧ください。

自分のデータベースを使用する場合：

1. データベースが2syncに接続されていることを確認します：データベースページで「(•••) > 接続の追加 > 2sync」をクリックします
2. (•••) > リンクをコピーからデータベースリンクをコピーします
3. プロンプトが表示されたらリンクを貼り付けます

デフォルトのリストを選択する

複数のリストを同期する場合、そのうち1つがデフォルトアセットになります。Notionで作成したタスクは、ページで別のリストを指定しない限り、このリストに送られます。

初期設定では、組み込みのタスクリストがデフォルトです。変更するには、Microsoft To Do接続タブを開き、別のリストの横にあるデフォルトとして設定をクリックします。

どのリストを同期できますか？

To Doアカウントにあるリストであれば、組み込みのタスクリストや共有されたリストも含めて、どれでも同期できます。同期するのは1つでも複数でもかまいません。すべてを1つのNotionデータベースにまとめてリストのプロパティで区別することも、リストごとにデータベースを分けたい場合は、リストごとにオートメーションを1つずつ作成することもできます。

組み込みの2つの項目は、ほかのリストと動作が異なります。

• フラグを設定したメールは、Notionへの一方向で同期されます。Outlookでフラグを付けたメールがNotionにタスクとして届き、2syncではこのリストに読み取り専用のバッジが表示されます。Notionで作成したタスクをこのリストに追加することはできません。
• 今日の予定、重要、計画済みは、リストの選択画面に表示されません。これらはリストではなくタスクを絞り込んだビューのため、Microsoftが同期ツールに提供していないからです。タスクが実際に入っているリストを同期し、Notionで期日と重要度にフィルターを設定すれば、同じビューを作り直せます。

To Doで新しいリストを作成した場合は、Microsoft To Do接続タブでリストを更新をクリックすると表示されます。

Microsoft To DoとNotionのフィールドをマッピングするには？

フィールドマッピングは、To DoとNotionの間でデータがどう流れるかを制御します。同期方向はフィールドごとに個別に設定できます。各フィールドとそのオプションについては、Microsoft To Doのフィールドリファレンスをご覧ください。

同期方向

• 双方向同期：どちらのアプリで変更しても、もう一方が更新されます
• Notionへの一方向同期：To Doの変更がNotionを更新しますが、逆は行われません
• Microsoft To Doへの一方向同期：Notionの変更がTo Doを更新しますが、逆は行われません

詳細な比較については、双方向同期と一方向同期をご覧ください。

利用可能なフィールド

デフォルトで表示されないフィールドは、フィールドマッピングセクションで「+ フィールドを追加」をクリックして追加します。

どのタスクを同期するか選択するには？

フィルター

同期するタスクをフィルタリングのステップでは、次の項目に条件を追加できます。

• タスクタイトル、タスク説明、タスクリスト名、タスクカテゴリ：フィールドに含まれるテキストで判定します
• タスク重要度：High、Normal、Lowのいずれか
• タスクステータス：To Doの5つのステータスのいずれか
• Notionプロパティの値：Notionデータベースの任意のプロパティに対する条件

条件の組み合わせ方については、フィルターをご覧ください。

完了したタスクと同期期間

未完了のタスクは常に同期されます。完了したタスクが同期されるのは、同期設定 > 詳細設定を表示するにある完了したタスクを指定した日時まで同期で設定した期間内に完了した場合だけです。選択肢は2日から2年までで、上限はプランによって異なります。Soloは6か月、Premiumは1年、Proは2年です。期間を長くするほど、1回の同期に時間がかかります。

Notionからタスクを作成するには？

Notionデータベースに新しいページを作成すると、次回の同期でTo Doのタスクになります。

• リストを選ぶ：ページのリストのプロパティを設定します。空のままにすると、タスクはデフォルトのリストに送られます
• 日付を設定する：期日と開始日に入るのは日付だけです。リマインダーには日付と時刻が入ります
• オートメーションより前に作成されたページ：初期設定ではTo Doに送られません。含めるには、同期設定で初回の同期より前に作成されたNotionページ（アイテム）を同期するをオンにします

タスクを別のリストに移動する

Notionでリストのプロパティを変更すると、次回の同期でTo Doのタスクもそのリストに移動します。To Doには「移動」の操作がないため、2syncは新しいリストにステップも含めてタスクを作り直し、元のタスクを削除します。

ただし、次の2つの場合はタスクが元のリストに残ります。1つは共有リストのタスクで、そこで削除するとメンバー全員からタスクが消えてしまうためです。もう1つはファイルが添付されたタスクです。どちらの場合も、後の同期でリストのプロパティが実際のリストに戻ります。

完了したタスクはどう扱われますか？

完了とタスクステータスは、同じ状態を2つの面から表します。

• Notionで完了にチェックを付けると、To Doでタスクが完了になります。チェックを外すと、ステータスはNot startedに戻ります。To Doは以前のステータスを記憶していないためです
• タスクステータスの値は、Not started、In progress、Completed、Waiting on others、Deferredの5つです。5つすべてをNotionで扱うには、Selectプロパティにマッピングしてください
• 完了日時は、タスクが完了すると入力されます。To Doが保存するのは完了した日だけなので、日付に時刻は含まれません

繰り返しタスクはどのように動作しますか？

どのタスクが繰り返し設定されているかを確認するには、繰り返しタスクをCheckboxにマッピングします。

繰り返しタスクを完了すると、To Doはそのタスクを完了にし、次の回を新しいIDを持つ新しいタスクとして作成します。Notionも同じ仕組みに従い、完了した回は完了済みのページとして残り、次の回は新しいページとして届きます。

そのため、繰り返しタスクを続けるうちに、回ごとに1つずつ完了済みのページが増えていきます。これらは完了でフィルターをかけたNotionビューで非表示にできます。

ステップはどう同期されますか？

To Doでは、タスク内のチェックリスト項目を「ステップ」と呼びます。ステップをTextプロパティにマッピングすると、Notionに1行に1つずつ表示され、完了したステップには☑、未完了のステップには☐が付きます。

ステップはNotionへの一方向で同期されます。編集はTo Doで行ってください。Notionでそのテキストを変更しても、To Doには反映されません。

To Doにはサブタスク、親タスク、セクション、担当者がないため、これらに対応するマッピングはありません。Notionでタスクの階層が必要な場合は、TodoistとGoogle ToDo リストの連携をご利用ください。どちらもサブタスクをリレーションでつながったページとして同期します。

タスクの削除はどのように動作しますか？

初期設定では、片方でタスクを削除すると、もう一方では削除されずに同期が解除されます。取り返しのつかない誤操作を防ぐためです。

両方のアプリでタスクを削除するには、同期設定でタスクの削除を許可をオンにします。このスイッチはオンボーディング中はオフになっており、あとからオートメーションの設定で有効にできます。To Doにはごみ箱がないため、To Doで削除したタスクは元に戻せません。詳しくは削除の動作をご覧ください。

Notionのプロパティからタスクを削除する

Microsoft To Do上でも削除するを、Checkbox、Status、Formulaのいずれかのプロパティにマッピングします。プロパティにチェックが付くか、完了グループのステータスになると、次回の同期でTo Doからタスクが削除されます。

ヒントとベストプラクティス

同期頻度

• Soloプラン：5分ごとに同期
• Premiumプラン：3分ごとに同期
• Proプラン：2分ごとに同期

オートメーションの今すぐ同期をクリックすると、即時同期がトリガーされます。

日付とタイムゾーン

To Doの期日と開始日は日付のみで、時刻を持ちません。Notionの日付に時刻を設定しても、タスクは正しい日に入り、時刻は破棄されます。2syncはMicrosoftのメールボックス設定からタイムゾーンを読み取るため、日付はTo Doでの表示と一致します。編集できる日付のうち、時刻を保持するのはリマインダーだけです。

Notionへのリンク

同期設定ですべての概要の下にNotionリンクを追加をオンにすると、To Doの各タスクのメモの末尾にNotionページへのリンクが追加されます。NotionからTo Doのタスクを開くには、タスクURLをマッピングします。

次のステップ

1. Microsoft To DoとNotionの間で同期されるすべてのフィールドを確認する
2. フィールドごとに同期方向を設定する
3. 空のフィールドにデフォルト値を設定する

関連

• Microsoft To Doのフィールド：サポートされているすべてのフィールドの完全なリファレンス
• 同期方向とフィールドマッピング：フィールドごとのデータフロー制御
• フィルター：同期するタスクの選択
• デフォルトアセット：Notionで作成した新しいタスクの送り先
• 削除の動作：タスク削除時の動作の理解
• 競合解決：同時編集時の2syncの処理方法
• 同期の仕組み：同期サイクルの理解

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