CRMのセットアップ | 2sync Docs | 2sync 使い方ガイド

2syncは、GoogleコンタクトまたはOutlookコンタクトをNotionに直接同期することで、Notionデータベースを完全に機能するCRMに変えます。カレンダー同期とRelationプロパティを組み合わせることで、コンタクトを会議、メール、タスク、プロジェクトにリンクできます。このガイドでは、セットアップ、リレーション設定、機能するCRMビューについて説明します。

コンタクトをNotionに同期する方法

app.2sync.comで新しいオートメーションを作成します
Contact Sync（GoogleコンタクトまたはOutlookコンタクト）を選択します
CRM用のNotionデータベースを選択または作成します
フィールドマッピングでコンタクトフィールドをNotionプロパティにマッピングします

利用可能なフィールド

コンタクトフィールド	推奨Notionタイプ	備考
Full Name	Title	主要な識別子
Email	Email	主要メールアドレス
Phone	Phone	主要電話番号
Company	Text or Select	組織名
Job Title	Text	会社での役職
Address	Text	住所
Birthday	Date	コンタクトの誕生日
Labels/Groups	Multi-select	コンタクトカテゴリ
Photo	Files & Media	プロフィール写真
Notes	Text	コンタクトメモ

利用可能なフィールドの完全なリストについては、GoogleコンタクトフィールドまたはOutlookコンタクトフィールドをご覧ください。

Googleコンタクトにはアカウントごとに25,000件のコンタクト制限があります。それ以上のコンタクトがある場合は、フィルターを使ってCRMに必要なグループのみを同期することを検討してください。

グループとラベルでコンタクトを整理する方法

Googleコンタクトはラベルを、Outlookはフォルダを使ってコンタクトをグループ化します。これらをNotionのMulti-selectプロパティにマッピングして、組織構造を維持します。

コンタクトアプリで「Client」「Vendor」「Partner」「Lead」などのラベルを作成します。同期すると、NotionでフィルタリングできるMulti-selectの値になります。

コンタクトラベルをCRMパイプラインの基盤として使用してください。ラベルでフィルタリングしたNotionビューを作成して、すべてのクライアント、リード、パートナーを一目で確認できます。

リレーションを使ってコンタクトを会議にリンクする方法

Notion CRMの真の力は、コンタクトを他のデータベースに接続することにあります。2syncのリレーションデータベース同期を使って、カレンダーの参加者をコンタクトページに自動的にリンクします。

セットアップ手順

CRMデータベースにコンタクトを同期します（コンタクトオートメーション）
別のイベントデータベースにカレンダーイベントを同期します（GoogleカレンダーまたはOutlookカレンダーオートメーション）
カレンダーオートメーションで、**Attendees (Relation)**をCRMデータベースを指すRelationプロパティにマッピングします
2syncが参加者のメールアドレスをコンタクトレコードに自動的にマッチングします

マッチングの仕組み

2syncは参加者をコンタクトにリンクする際に、以下の優先順位を使用します：

オートメーションアイテム優先： 同じオートメーションで同期されたコンタクトが優先されます
プライマリフィールド： メールアドレスでマッチング（最も信頼性が高い）
最新のもの： 複数のマッチがある場合、最近更新されたコンタクトが優先されます

最も信頼性の高いマッチングのために、すべてのコンタクトにメールアドレスがあることを確認してください。メールアドレスのないコンタクトは通常通り同期されますが、参加者リレーション機能によるマッチングは行われません。

CRMビューの構築方法

コンタクトをさまざまな視点で表示するNotionビューを作成します：

会社別： Companyプロパティでデータベースをグループ化します。各組織のすべてのコンタクトをまとめて表示できます。

ラベル/カテゴリ別： Multi-selectラベルでフィルタリングします。クライアント、リード、パートナー用に別々のビューを作成します。

最近のコンタクト別： イベントリレーションからの「Last Meeting」ロールアップで並べ替えます。最近会った人とフォローアップが必要な人を確認できます。

ソース別： GoogleとOutlookの両方から同期している場合、ソースをマッピングしてプロバイダーでフィルタリングします。1つのCRMで2つのコンタクトソースを管理する方法については、複数のオートメーションをご覧ください。

カレンダー参加者をCRMに接続する方法

両方のオートメーションが実行されたら、Notionで任意のカレンダーイベントを開きます。Attendeesリレーションプロパティにリンクされたコンタクトページが表示されます。クリックすると完全なコンタクトレコードが表示され、Notionのバックリンクを通じてすべての会議も確認できます。

コンタクトページでロールアップを使って以下を表示できます：

会議の合計数
最新の会議日
今後の会議

メールとタスクでCRMを拡張する方法

メールをコンタクトにリンクする

GmailまたはOutlook メールをNotionに同期している場合、**From (Relation)**をCRMデータベースにマッピングします。各メールが送信者のコンタクトページにリンクされ、完全なコミュニケーション履歴が構築されます。完全なメールセットアップについては、メールをNotionにアーカイブをご覧ください。

タスクをコンタクトにリンクする

タスクデータベースとCRM間にRelationプロパティを作成します。手動でタスクをコンタクトにリンクするか、TodoistやGoogleタスクのプロジェクト名をコンタクト名と一致させて整理を容易にします。

ベストプラクティス

Google/OutlookとNotionでコンタクト名を統一してください。名前が不一致だとリレーションマッチングが困難になります。
CRMビューでクリーンなグループ化とフィルタリングをしたい場合は、CompanyにSelectまたはMulti-selectを使用してください。Textプロパティは不統一な値を許容します。
アドレス帳全体を同期する前に、小さなコンタクトグループでテストしてください。フィルターを使って初回同期を制限します。
リンクに失敗したりスキップされたコンタクトを識別するために、Sync Statusをマッピングしてください。同期アイテムステータスをご覧ください。
リレーションが機能するためには、リレーションを設定する前にソースとターゲットの両方のデータベースを2syncに接続してください。

次のステップ

FAQ

GoogleとOutlookの両方のコンタクトを1つのCRMに同期できますか？

はい。各プロバイダー用に別々のオートメーションを作成し、同じNotionデータベースを指すようにします。各コンタクトの出所を識別するためにSourceプロパティを使用します。フィルターの設定については「複数のオートメーション」をご覧ください。

2syncは参加者をコンタクトにどのようにマッチングしますか？

2syncはメールアドレスでマッチングします。カレンダー参加者のメールがCRMデータベースのコンタクトのメールと一致すると、リレーションが自動的に作成されます。

コンタクトにメールアドレスがない場合はどうなりますか？

メールアドレスのないコンタクトは通常通り同期されますが、参加者リレーション機能によるマッチングは行われません。マッチング精度を向上させるためにメールアドレスを追加してください。

CRMにカスタムプロパティを追加できますか？

はい。CRMデータベースにNotionプロパティを追加できます。マッピングされたフィールドのみがコンタクトアプリと同期されます。Deal StageやRevenueなどのカスタムプロパティはNotion内にのみ保持されます。

Googleでコンタクトを削除するとNotionでも削除されますか？

オートメーション設定で削除動作を有効にした場合のみです。デフォルトでは、削除されたコンタクトは同期解除されますがNotionページは残ります。詳細は「削除の動作」をご覧ください。

メールをコンタクトに自動的にリンクできますか？

はい。GmailまたはOutlook メールをNotionに同期し、From (Relation)フィールドをCRMデータベースにマッピングします。2syncが送信者のメールアドレスをコンタクトレコードに自動的にマッチングします。

何件のコンタクトを同期できますか？

2syncにはコンタクト数の制限はありません。Googleコンタクトにはアカウントごとに25,000件の制限があります。Outlookには厳密な制限はありませんが、非常に大きなコンタクトリストは同期速度に影響する場合があります。

Notionでの変更はGoogleやOutlookに同期されますか？

はい、オートメーションが双方向同期に設定されている場合です。Notionでコンタクトの名前、メール、電話番号を編集すると、次の同期サイクルでGoogleまたはOutlookのレコードが更新されます。

コンタクト同期でNotionにCRMを構築する方法