Outlook コンタクトの同期

Outlook コンタクトは2syncを通じてNotionデータベースと自動的に同期されます。どちらのアプリで連絡先を作成・編集しても、数分以内にもう一方に反映されます。どの連絡先フォルダを含めるか、フィールドをどのようにマッピングするか、同期を双方向にするか一方向にするかを選択できます。

始め方

Outlook コンタクトを接続する

1. Outlook コンタクト & Notion同期のオンボーディングに移動します
2. Outlook コンタクトを接続をクリックします
3. Microsoftアカウントでサインインします
4. 2syncが連絡先にアクセスするための権限を許可します
5. 同期する連絡先フォルダを選択します

Notionを接続する

Notionの接続方法は2つあります：

2syncテンプレートを使用する場合：

1. Notionと接続をクリックします
2. 開発者が提供するテンプレートを使用を選択します
3. アクセスを許可をクリックします

Notionがデフォルトの連絡先テンプレートをワークスペースに複製し、2syncが自動的にデータベースを検出します。その他のオプションについてはNotionデータベースのセットアップをご覧ください。

自分のデータベースを使用する場合：

1. データベースが2syncに接続されていることを確認します：データベースページで**(•••) > 接続の追加 > 2sync**をクリックします
2. (•••) > リンクをコピーからデータベースリンクをコピーします
3. プロンプトが表示されたらリンクを貼り付けます

Outlook コンタクトとNotion間のフィールドマッピング方法

フィールドマッピングは、Outlook コンタクトとNotion間のデータ転送方法を制御します。各フィールドの同期方向を個別に設定できます。サポートされているすべてのフィールドの詳細なリファレンスについては、Outlook コンタクトのフィールドをご覧ください。

同期方向

• 双方向同期：どちらのアプリで変更しても、もう一方が更新されます
• Notionへの一方向同期：Outlookの変更がNotionを更新しますが、逆は行われません
• Outlook コンタクトへの一方向同期：Notionの変更がOutlook コンタクトを更新しますが、逆は行われません

詳細な比較については、双方向同期と一方向同期をご覧ください。

利用可能なフィールド

フィールドの追加

フィールドマッピングセクションで**+ フィールドを追加**をクリックして、追加のフィールドを追加します。すべてのフィールドがデフォルトで表示されるわけではありません。

連絡先フォルダの仕組み

Outlookはラベルの代わりにフォルダで連絡先を整理します。連絡先が属するフォルダは、NotionのSelectプロパティとして同期されます。

複数フォルダの同期

セットアップ時に複数の連絡先フォルダを選択できます。Selectプロパティを使用して、各連絡先がどのフォルダに属しているかを識別します。同じオートメーション内で複数のMicrosoftアカウントのフォルダを含めることができます。

フォルダでフィルタリング

フィルターを設定して特定のフォルダのみを同期します：

1. オートメーションのフィルターセクションに移動します
2. 条件を追加します：Contact Folder is [フォルダ名]
3. そのフォルダの連絡先のみがNotionに同期されます

カテゴリ

Outlookのカテゴリ（色分けされたタグ）はNotionのMulti-selectプロパティに同期されます。カテゴリは双方向のため、どちらのアプリでも割り当てや名前の変更ができ、自動的に同期されます。

• カテゴリ名は同期されますが、色はNotion固有です（Outlookの色マッピングは転送されません）
• Notionでカテゴリを追加すると、次の同期サイクルでOutlookに作成されます
• カテゴリを使用して、Notionビューで連絡先をフィルタリングや整理できます

連絡先の写真

PhotoをFiles & Mediaプロパティにマッピングしてプロフィール写真を同期します：

• OutlookからNotionへ写真が同期されます
• Notionで写真を追加するとOutlookに同期し戻されます
• 大きな写真は同期中に最適化されます

連絡先データベースを構築するには？

Outlook コンタクト + Notionで強力なCRMを作成できます。ステップバイステップのガイドについてはNotion CRMガイドをご覧ください。

Outlookカレンダーとの組み合わせ

Outlook コンタクトとOutlookカレンダーの両方のオートメーションを実行して、完全なやり取り履歴を構築します：

1. Outlook コンタクトをNotionの連絡先データベースに同期します
2. Outlookカレンダーを別のNotionイベントデータベースに同期します
3. カレンダーオートメーションの**参加者（リレーション）**フィールドを連絡先データベースにマッピングします
4. Notionで連絡先ページを開くと、ロールアップを使用してその人物とのすべてのミーティングを確認できます

CRMフィールドの追加

同期フィールドに加えて、Notion専用のプロパティを追加します：

• ステータス（見込み客、顧客、パートナーなど）
• リードソース
• アカウント担当者
• カスタムメモやフォローアップ日

ビューの作成

さまざまなユースケースに合わせたビューを作成します：

• すべての連絡先：完全なディレクトリ
• カテゴリ別：Outlookカテゴリでグループ化
• フォローアップが必要：カスタムステータスでフィルタリング
• 誕生日カレンダー：誕生日でソート

共有連絡先の処理方法

個人と組織

Microsoft 365には個人用と組織用の連絡先がある場合があります。ニーズに基づいてどちらを同期するか選択してください：

1. セットアップ時にフォルダ選択に表示されるフォルダを確認します
2. 必要なフォルダのみをオンにします
3. Selectプロパティを使用して各連絡先のソースを識別します

共有メールボックスの連絡先

共有メールボックスの連絡先にアクセスできる場合、フォルダ選択に表示されます。共有接続を使用して、チームの連絡先ディレクトリを作成するために同期できます。

一般的なシナリオ

プロフェッショナルな連絡先管理

Microsoft 365の仕事用連絡先を同期して、やり取りの追跡、関係データの追加、Notionでのミーティング履歴の構築を行います。

1. 仕事用連絡先フォルダでOutlook コンタクトのオートメーションを設定します
2. Notion専用のプロパティ（「ステータス」、「アカウント担当者」、「最終連絡日」など）を追加します
3. Outlookカレンダーのオートメーションと組み合わせ、参加者リレーションを使用してイベントを連絡先にリンクします

チーム連絡先ディレクトリ

共有接続を使用して、組織の連絡先フォルダを共有のNotionワークスペースに同期します。

1. 1人がオートメーションを作成し、接続リンクを共有します
2. チームメンバーが個別のMicrosoftアカウントを接続します
3. 連絡先フォルダやカテゴリを使用して同期する連絡先を制御します
4. 各チームのニーズに合わせてカテゴリや部署でフィルタリングするNotionビューを作成します

統合アドレス帳

OutlookとGoogle コンタクトの同期（別々のオートメーション）を1つのNotionデータベースに統合して、完全なアドレス帳を作成します。

1. NotionデータベースにOutlook コンタクトのオートメーションを設定します
2. 同じデータベースに別のGoogle コンタクトのオートメーションを設定します
3. Sourceフィールド（Selectプロパティ）をマッピングして、各連絡先のソースを識別します
4. Notionビューを使用して、すべての連絡先をまとめて表示したり、ソースでフィルタリングしたりします

カレンダー連携

Outlookカレンダーの同期と組み合わせて、ミーティングと連絡先を接続したビューを作成します：

1. Outlook コンタクトとOutlookカレンダーの両方のオートメーションを設定します
2. カレンダーオートメーションの**参加者（リレーション）**フィールドを連絡先データベースにマッピングします
3. Notionでイベントから連絡先ページにクリックスルーできます
4. Notionのロールアップを使用して、連絡先とのすべてのミーティングを確認できます

連絡先の自動削除

Trigger deletionフィールドをCheckboxプロパティにマッピングします。チェックすると、次の同期でOutlookから連絡先が削除されます。

ヒントとベストプラクティス

同期頻度

• Soloプラン：5分ごとに同期
• Premiumプラン：3分ごとに同期
• Proプラン：2分ごとに同期

オートメーションの今すぐ同期をクリックすると、即時同期がトリガーされます。

連絡先の削除設定

デフォルトでは、連絡先を削除すると両方のアプリから削除されるのではなく、同期が解除されます。同期設定で削除を許可を有効にすると、両方の場所で連絡先が削除されます。

カテゴリで整理する

Outlookのカテゴリを一貫して使用してください：

• カテゴリ体系を作成します（クライアント、ベンダー、社内、VIP）
• OutlookまたはNotionでカテゴリを適用します
• Notionでカテゴリ別にビューをフィルタリングします

定期的なクリーンアップ

Microsoft 365の連絡先はメールのやり取りから蓄積されることがあります。定期的に：

• Outlookで連絡先を確認・整理
• フィルターを使用して関連する連絡先のみを同期
• 一括編集ツールを使用して重複を削除

複数のアカウント

個人用と仕事用など複数のMicrosoftアカウントがある場合、同じオートメーション内で別の接続を作成するか、別のオートメーションを使用してください。ソースアカウントを識別するフィールドを使用します。

大規模データベースの処理

大規模な連絡先データベースの初回同期は、2syncが初期リンクを構築するため時間がかかります。同期が遅い場合は：

• 特定のフォルダのみにフィルタリングすることを検討してください
• トラブルシューティングガイドを確認してください

次のステップ

Outlook コンタクトの同期が設定されたら：

1. Outlook コンタクトとNotion間で同期されるすべてのフィールドを確認する
2. 連絡先でNotion CRMを構築する
3. フィールドごとに同期方向を設定する
4. 空のフィールドにデフォルト値を設定する

関連

• Outlook コンタクトのフィールド — サポートされているすべてのフィールドの完全なリファレンス
• Notion CRMの作成 — ステップバイステップのCRMセットアップガイド
• リレーション — 連絡先をカレンダーイベントやプロジェクトにリンクする
• 同期方向とフィールドマッピング — フィールドごとのデータフロー制御
• 双方向同期と一方向同期 — 同期方向のオプションを理解する
• フィルターの概要 — どの連絡先を同期するかフィルタリングする方法を理解する
• 削除の動作 — 連絡先が削除された場合の動作を理解する
• デフォルト値 — 空のフィールドにフォールバック値を設定する
• Notionプロパティタイプ — 各フィールドに適切なプロパティを選択する

FAQ