メールアーカイブ | 2sync Docs | 2sync 使い方ガイド

2syncを使うと、GmailまたはOutlook メールのメールをNotionデータベースに保存し、プロジェクト、コンタクト、タスクにリンクされた検索可能なアーカイブを作成できます。メール同期は一方向のみで、メールプロバイダーからNotionに流れます。このガイドでは、何が同期されるか、効果的なフィルタリング方法、メールアーカイブの整理戦略について説明します。

メールからNotionに何が同期されますか？

メール同期は、受信トレイからNotionページにメタデータとコンテンツを送信します。転送される内容は以下の通りです：

メールデータ	Notionプロパティ	備考
Subject	Title	メールの件名
Sender (From)	Text or Email	送信者のアドレス
Sender Name	Text	表示名
Recipients (To)	Text	受信者リスト
CC / BCC	Text	その他の受信者
Labels / Categories	Multi-select	Gmailラベルまたはカテゴリ
Date	Date	メール送信日時
Snippet	Text	メール本文の短いプレビュー
Attachments	Files & Media or Text	添付ファイル名とリンク（ファイルではない）
Gmail/Outlook Link	URL	元のメールへの直接リンク
Is Read	Checkbox	既読/未読状態
Is Starred	Checkbox	スター付き状態
Body	Page content	Notionページ内のメール本文全体

フィールドの完全なリストについては、GmailフィールドまたはOutlook メールフィールドをご覧ください。

添付ファイルはリンクとして同期され、ファイルとしては同期されません。2syncは添付ファイルをNotionにダウンロードしません。リンクをクリックして元のメール内のファイルにアクセスしてください。

メール同期が一方向のみである理由

メール同期は厳密にメールからNotionへの一方向です。Notionでの変更（件名の編集、メモの追加、ページの削除）は元のメールに影響しないため、受信トレイが誤った変更から保護されます。同期方向の仕組みについては、双方向と一方向の同期をご覧ください。

メールフィルターの設定方法

フィルターがないと、受信トレイのすべてのメールがNotionに同期されます。フィルターを使って重要なものだけをアーカイブしましょう。

送信者でフィルタリング

特定の人やドメインからのメールを同期します。フィルターを追加：From contains "client.com"で、クライアントのドメインからのすべてのメールをキャプチャできます。

件名でフィルタリング

特定のトピックに関するメールをキャプチャします。フィルターを追加：Subject contains "Invoice"で、請求書アーカイブを構築できます。

ラベルまたはカテゴリでフィルタリング

最も柔軟なアプローチです。Gmailで「Archive to Notion」のようなラベルを作成します。Outlookではカテゴリを作成します。フィルター：Labels contains "Archive to Notion"と設定します。

これにより手動で制御できます。Notionに保存したいメールにラベルを付けるだけです。

ラベルベースのフィルタリングは、ほとんどのメールアーカイブに推奨されるアプローチです。Notionに届くものを完全に制御でき、いつでもラベルを追加・削除できます。利用可能なすべてのフィルター条件については、フィルターをご覧ください。

添付ファイルでフィルタリング

添付ファイル付きのメールのみを同期します。ドキュメントリファレンスライブラリの構築に便利です。

Reset Sync Historyの使い方

フィルターを変更したり、過去のメールを再処理したい場合は、オートメーション設定のReset Sync Historyを使用します。これにより同期状態がクリアされ、現在のフィルターに一致するすべてのメールが最初から処理されます。

Reset Sync Historyは既存のNotionページを削除しません。すべてのメールを現在のフィルターに対して再評価し、以前除外されたものを同期します。

Notionでメールアーカイブを整理する方法

送信者別ビュー

Fromプロパティでグループまたはフィルタリングして、特定の人や会社からのすべてのメールを表示します。

日付別ビュー

Dateを降順で並べ替えて時系列の受信トレイを作成します。カレンダービューを追加して、メール量の推移を確認できます。

ラベル別ビュー

Labelsでフィルタリングしてカテゴリ別のメールを表示します。「Invoices」「Client Updates」「Receipts」などのラベル別にビューを作成します。

リレーションを使ったプロジェクト別

Notionのリレーションを使ってメールをプロジェクトページにリンクします：

NotionにProjectsデータベースを作成します
メールデータベースにProjectsを指すRelationプロパティを追加します
手動でメールを関連プロジェクトにリンクします
任意のプロジェクトページを開くと、バックリンクを通じて関連するすべてのメールが表示されます

リレーションを使ったコンタクト別

2syncでコンタクトも同期している場合、**From (Relation)**をContactsデータベースにマッピングします。各メールが送信者のコンタクトページに自動的にリンクされ、コンタクトごとの完全なコミュニケーション履歴が構築されます。これはNotion CRMの重要な構成要素です。

複数のアカウントからメールを同期する方法

各メールアカウントに別々のオートメーションを作成します。同じNotionデータベースまたは異なるデータベースを指すことができます。

メールデータベースに「Source」Selectプロパティを追加します（例：「Gmail」「Outlook」）
メールアカウントごとに1つのオートメーションを設定し、フィルターでそれぞれのアイテムにスコープします
各オートメーションにデフォルト値を設定して、ソースを自動タグ付けします
すべてのオートメーションでIgnore Linkedを有効にします。完全なセットアップについては、複数のオートメーションをご覧ください。

ベストプラクティス

受信トレイ全体の同期を避ける： ラベルやフィルターを使ってアーカイブを集中させ、何千もの無関係なメールがデータベースを散乱させるのを防ぎます。
Gmail/Outlook Linkをマッピングして、ワンクリックで元のメールにいつでも戻れるようにします。
Snippetフィールドを使用して、各Notionページを開かなくても素早くプレビューできるようにします。
ラベリングワークフローを作成： メールアプリでNotionに保存したいメールにラベルを付け、2syncに次の同期サイクルでアーカイブさせます。
Notion CRMを運用している場合は、From (Relation)をContactsデータベースにマッピングします。各メールが送信者のコンタクトページに自動的にリンクされます。
定期的にアーカイブを見直し、古いページをクリーンアップします。Notionバルクエディターを使って重複やアーカイブ済みページを検索・削除できます。

次のステップ

FAQ

Notionでメールを編集して変更を同期できますか？

いいえ。メール同期はメールからNotionへの一方向です。Notionでメモやタグを追加して参照用にできますが、元のメールには影響しません。

メールの添付ファイルはNotionに保存されますか？

いいえ。添付ファイルの名前とリンクは同期されますが、実際のファイルはメールプロバイダーに残ります。リンクをクリックしてGmailまたはOutlookからダウンロードしてください。

どこまで遡ってメールを同期できますか？

同期ウィンドウはプランによります。Soloは6ヶ月、Premiumは1年、Proは2年です。Reset Sync Historyを使ってウィンドウ内のメールを再処理できます。

Gmailでメールを削除するとどうなりますか？

デフォルトでは、Notionページは残りますが同期解除されます。削除動作を有効にすると、元のメールが削除されたときにNotionページも削除されます。

複数のアカウントからメールを同期できますか？

はい。各メールアカウントに別々のオートメーションを作成します。同じNotionデータベースまたは異なるデータベースを指すことができます。データベースを共有する場合は、SourceプロパティとIgnore Linkedを使用してください。

メールをコンタクトに自動的にリンクできますか？

はい。From (Relation)フィールドをContactsデータベースにマッピングします。2syncが送信者のメールアドレスをコンタクトレコードに自動的にマッチングします。これにはターゲットデータベースでContactsの同期オートメーションが実行されている必要があります。

初回同期後にメールフィルターを変更するとどうなりますか？

新しいフィルターは今後の同期サイクルにのみ適用されます。以前同期されたメールはNotionに残ります。Reset Sync Historyを使って更新されたフィルターに対してすべてのメールを再処理できます。

メール本文はNotionに表示されますか？

はい。メール本文全体がNotionページ内のページコンテンツとして同期されます。件名、送信者、日付、その他のメタデータはページ上部にプロパティとして表示されます。

GmailまたはOutlookからNotionにメールをアーカイブする方法