Outlook メールの同期

Outlook メールのメールは2syncを通じてNotionデータベースに自動的に同期されます。フィルターに一致する新しいメールは、数分以内にNotionにページとして作成されます。どのフォルダやカテゴリを含めるか、フィールドをNotionのプロパティにどのようにマッピングするか、どのメールをアーカイブするかを選択できます。

始め方

Outlook メールを接続する

1. Outlook メール & Notion同期オンボーディングにアクセスします
2. Connect Outlook Mailをクリックします
3. Microsoftアカウントでサインインします
4. 2syncがメールにアクセスするための権限を付与します
5. 同期するフォルダを選択します

Notionを接続する

Notionの接続方法は2通りあります：

2syncテンプレートを使用する場合：

1. Connect with Notionをクリックします
2. Use a template provided by the developerを選択します
3. Allow accessをクリックします

Notionがデフォルトのメールアーカイブテンプレートをワークスペースに複製し、2syncが自動的にデータベースを検出します。詳細なオプションについては、Notionデータベースのセットアップをご覧ください。

独自のデータベースを使用する場合：

1. データベースが2syncに接続されていることを確認します：データベースページで**(•••) > Add connections > 2sync**をクリックします
2. (•••) > Copy linkからデータベースリンクをコピーします
3. プロンプトが表示されたらリンクを貼り付けます

フォルダの選択

セットアップ時に同期するOutlookフォルダを選択します：

• 受信トレイ：すべての受信メール
• 送信済みアイテム：送信したメール
• 優先受信トレイ：優先メールのみ（Outlookで有効な場合）
• カスタムフォルダ：Outlookで作成したフォルダ

Outlook メールとNotion間のフィールドマッピング方法

フィールドマッピングは、メールデータがOutlook メールからNotionにどのように転送されるかを制御します。Outlook メールの同期は一方向のため、すべてのフィールドはOutlookからNotionへのみ流れます。サポートされているすべてのフィールドの完全なリファレンスについては、Outlook メールフィールドをご覧ください。

利用可能なフィールド

フィールドの追加

フィールドマッピングセクションで**+ Add Field**をクリックして、追加のフィールドを追加します。すべてのフィールドがデフォルトで表示されるわけではありません。

メール本文

メール本文はNotionのページコンテンツ（プロパティではなく）に同期されます。ページを開くと、太字、イタリック、リンク、リストなどの基本的な書式が保持されたメール全文が表示されます。

同期するメールのフィルター方法

フィルターを使うと、特定のメールのみを同期できます。フィルターセクションで：

1. フィルター戦略を選択します：No filtering、All conditions、またはAny condition
2. + Add Conditionをクリックします
3. フィールド、演算子、値を選択します
4. 必要に応じて条件を追加します
5. オートメーションを保存します

フォルダ別

セットアップ時に特定のOutlookフォルダを選択して、同期対象を制御します：

1. 同期したいフォルダのみをオンにします
2. 迷惑メール、スパム、削除済みアイテムを除外します
3. Outlookでカスタムフォルダを作成して、対象を絞った同期を行います

カテゴリ別

特定のOutlookカテゴリのメールのみを同期します：

1. オートメーションのフィルターセクションに移動します
2. 条件を追加します：Categories contains [カテゴリ名]
3. そのカテゴリのメールのみがNotionに同期されます

送信者別

特定の送信者やドメインからのメールを同期します：

1. フィルター条件を追加します：From contains [メールアドレスまたはドメイン]
2. 一致するメールのみがNotionに同期されます
3. フォルダやカテゴリと組み合わせて精密なフィルタリングが可能です

添付ファイル別

ファイルが含まれるメールのみを同期します：

1. フィルター条件を追加します：Has Attachments is checked
2. Notionデータベースをドキュメント、領収書、ファイル付きメールに集中させます

メール会話の仕組み

会話のリレーション

**Conversation (Relation)**をマッピングして、同じスレッドの関連メールをグループ化します：

1. 会話データベースを作成します（または同じデータベースでセルフリレーションを使用します）
2. Conversation (Relation)をマッピングして関連メールをリンクします
3. Notionでメールスレッド全体をグループで表示できます
4. Notionのロールアップを使って会話ごとのメッセージ数をカウントできます

会話ID

よりシンプルな方法として、Conversation IDをTextプロパティにマッピングします。Notionビューでフィルターまたはグループ化すると、別のデータベースなしでメールスレッドを確認できます。

カテゴリ

Outlookカテゴリ（色分けされたタグ）はNotionのMulti-selectプロパティとして同期されます。Gmailのラベルとは異なり、Outlookカテゴリはすべてのメールフォルダにまたがって適用されます。

• カテゴリ名がNotionに同期されます（色は転送されません。Notionは独自の色を使用します）
• カテゴリを使って同期するメールをフィルタリングできます
• Outlookで整理用のカテゴリを作成できます（例：「Client」「Invoice」「Follow Up」）
• 1つのメールに複数のカテゴリを設定できます

添付ファイル

添付ファイルの名前とリンクは同期されますが、ファイル自体はNotionストレージにコピーされません：

1. AttachmentsをFiles & MediaまたはTextプロパティにマッピングします
2. 添付ファイルの名前とリンクがマッピングされたプロパティに表示されます
3. クリックするとOutlookから直接開いたりダウンロードしたりできます
4. Outlook Linkを使ってすべての添付ファイル付きのメール全文にアクセスできます

メールを他のデータにリンクする方法

コンタクトに接続する

Outlookコンタクトの同期を使用している場合：

1. 別のNotionデータベースにOutlookコンタクトのオートメーションを設定します
2. FromをコンタクトデータベースへのリンクとなるRelationプロパティにマッピングします
3. Notionで任意のコンタクトページを開くと、その人からのすべてのメールが表示されます

カレンダーイベントに接続する

会議関連のメールをカレンダーイベントにリンクします：

1. Outlookカレンダーのオートメーションを設定します
2. メールデータベースとカレンダーデータベース間にNotionリレーションを作成します
3. 会話IDや件名の一致を使って関連アイテムを接続します

プロジェクトに接続する

メールをプロジェクトページにリンクします：

1. メールデータベースにプロジェクトデータベースを指すRelationプロパティを追加します
2. Notionで関連するプロジェクトのタグをメールに付けます
3. Notionのロールアップを使ってプロジェクトに関連するすべてのメールを表示できます

削除の動作

Outlook メールの同期はデフォルトで保守的な削除を使用します。詳細については、削除の動作をご覧ください。

• Outlookで削除した場合：メールはNotionとの同期が解除されます（削除が有効でない限りNotionページは残ります）
• Notionで削除した場合：Outlookには影響しません。メールは常に安全です
• 削除を有効にした場合：メールが同期条件から外れるとNotionページが自動的に削除されます

よくあるシナリオ

クライアントコミュニケーションアーカイブ

すべてのクライアントとの通信をNotionで追跡します：

1. クライアントごとにOutlookフォルダを作成します（またはカテゴリを使用します）
2. それらのフォルダにフィルタリングしたOutlook メールオートメーションを設定します
3. Relationプロパティを使ってメールをコンタクトデータベースにリンクします
4. 「フォローアップ日」や「アクション必要」などのNotion専用プロパティを追加します
5. クライアント別にグループ化したビューを作成して、すべてのコミュニケーションを確認します

プロジェクト受信トレイ

プロジェクト関連のメールをNotionに同期します：

1. プロジェクトごとにOutlookカテゴリを作成します（例：「Project Alpha」）
2. そのカテゴリにフィルタリングしたOutlook メールオートメーションを設定します
3. Conversation (Relation)をマッピングしてメールスレッドをグループ化します
4. Notionリレーションを使ってメールをプロジェクトページにリンクします
5. アクションが必要なメールを追跡するステータスプロパティを追加します

重要メールログ

重要なコミュニケーションを参照用にアーカイブします：

1. Outlookで重要なメールにマークを付けます（または「Priority」カテゴリを適用します）
2. 重要度またはカテゴリでフィルタリングしたOutlook メールオートメーションを設定します
3. Subject、From、Date、Categoriesフィールドをマッピングします
4. 「サマリー」や「メモ」などのNotion専用プロパティを追加します
5. 日付やカテゴリでフィルタリングしたNotionビューを作成します

会議フォローアップ

Outlookカレンダー同期と組み合わせて完全な会議記録を作成します：

1. OutlookカレンダーとOutlook メールの両方のオートメーションを設定します
2. メールデータベースとカレンダーデータベース間にNotionリレーションを作成します
3. 会議前後のメールをカレンダーイベントにリンクします
4. 議題や参加者と合わせてコミュニケーションを追跡します
5. Notionのロールアップを使って会議ごとの関連メールをすべて表示します

共有メールボックスのメール

組織内の共有メールボックスにアクセスできる場合：

1. セットアップ時のフォルダ選択で共有メールボックスフォルダが表示されます
2. 共有メールボックスフォルダをオンにしてそれらのメールを同期します
3. フォルダ名を使ってNotionで各メールの出所を識別します
4. 共有接続と組み合わせてチームメンバーにアクセスを提供します

ヒントとベストプラクティス

同期頻度

• Soloプラン：5分ごとに同期
• Premiumプラン：3分ごとに同期
• Proプラン：2分ごとに同期

オートメーションのSync Nowをクリックすると、即時同期をトリガーできます。

フォルダ戦略

同期のためにOutlookフォルダを戦略的に整理します：

1. アーカイブ価値のあるコンテンツ用のフォルダを作成します（例：「Clients」「Receipts」「Projects」）
2. 手動またはOutlookルールで関連メールをそれらのフォルダに移動します
3. それらのフォルダのみを同期するようにオートメーションを設定します
4. Notionデータベースを関連するメールに集中させます

カテゴリ戦略

Outlookカテゴリを使ってNotionへのメールにタグを付けます：

1. Outlookでカテゴリを作成します（例：「Notion Archive」「Follow Up」）
2. 手動またはOutlookルールでカテゴリを適用します
3. カテゴリ付きメールのみを同期するようにオートメーションをフィルタリングします
4. NotionでMulti-selectとしてカテゴリを整理に活用します

受信トレイ全体の同期を避ける

受信トレイ全体を同期するとノイズが増えます。代わりに：

• 特定のフォルダやカテゴリを同期します
• 送信者や件名でフィルタリングして集中したデータベースを作成します
• Outlookルールを使ってメールを自動カテゴリ分けして同期します
• 複数の条件を組み合わせて精密なフィルタリングを行います

次のステップ

Outlook メールの同期が設定できたら：

1. Outlook メールとNotion間で同期されるすべてのフィールドを確認する
2. 必要なメールのみを同期するフィルターを設定する
3. メールをコンタクトやプロジェクトにリンクする
4. 空のフィールドにデフォルト値を設定する

関連

• Outlook メールフィールド：サポートされているすべてのフィールドの完全なリファレンス
• メールをNotionにアーカイブ：詳細なメールアーカイブワークフロー
• Outlookコンタクト同期：メールをコンタクトページにリンク
• Outlookカレンダー同期：メールとカレンダーイベントの組み合わせ
• リレーション：メールをコンタクトやプロジェクトに接続
• フィルター概要：同期するメールの制御
• 削除の動作：メールが削除された場合の挙動
• デフォルト値：空のフィールドにフォールバック値を設定
• Notionプロパティタイプ：各フィールドに適切なプロパティの選択

FAQ