Microsoft To Doとは？使い方と注意点を解説

Microsoft To Doを初めて開くと、画面にあるのはリストの一覧と「タスクの追加」の欄くらいです。便利な機能の多くは、その一段奥にあります。タスクの詳細画面、スマート リスト、そしてOutlookとの連携です。

使い始める：リストとタスクを作る

リストは、仕事、家のこと、買い物のように、分野ごとに1つずつ作ると扱いやすくなります。

1. アプリかWeb版を開き、Microsoftアカウントでサインインします。
2. サイドバーの「新しいリスト」を選び、リストの名前を入力します。
3. リストを開いて「タスクの追加」を選び、タスク名を入力してEnterキーを押します。タスクはリストの一番下に追加されます。

リストが増えてきたら、グループにまとめます。「新しいリスト」の右にあるリスト グループのアイコンを選び、グループに名前を付けて、リストをドラッグで入れます。

どのアカウントにも、最初から「タスク」というリストがあります。「今日の予定」などのスマート リストで追加したタスクは、この「タスク」リストに保存されます。

タスクを削除する・元に戻す

タスクを削除するには、タスクを開き、詳細画面のごみ箱アイコンを選びます。

間違えて削除したタスクは、デスクトップ版のOutlookから戻せます。

1. To Doと同じMicrosoftアカウントで、デスクトップ版のOutlookにサインインします。
2. 「削除済みアイテム」を開きます。
3. 削除したタスクを右クリックし、「移動」→「他のフォルダー」を選んで、「タスク」フォルダーを指定します。

「今日の予定」でその日のタスクを選ぶ

「今日の予定」は、習慣にする価値がいちばん高い機能です。毎朝まっさらな状態から始まるので、残っているタスクを全部眺めるのではなく、今日やるものだけを選べます。

• タスクを追加する：タスクを開いて「今日の予定に追加」を選ぶか、「今日の予定」に直接タスクを入力します。
• 候補から選ぶ：「今日の予定」の上部にある電球のアイコンを選ぶと、To Doが提案するタスクが表示されます。前の日に終わらなかったタスクも、ここに入ります。
• 毎晩リセットされる：「今日の予定」は毎晩空になります。終わらなかったタスクは消えずにリストに残り、翌日の候補に表示されます。

重要度順に並べ替えると、スターを付けたタスクが一番上に集まります。その日に本当に大事な2、3件が、ひと目で分かります。

ステップ・メモ・ファイルでタスクを分ける

タスクを選ぶと、右側に詳細画面が開きます。1行だけのタスクを、実際に片付けられる形に整えるのがこの画面です。

• ステップ：「ステップの追加」を選び、内容を入力してEnterキーで保存します。2つ目からの入力欄は「次のステップ」と表示されます。タスク名の下には、ステップの総数と完了した数が表示されます。
• メモ：「メモの追加」に、補足やリンクを書き込みます。Web版では太字、斜体、下線、番号付きリストも使えます。
• ファイル：「ファイルの追加」から、資料をタスクに添付できます。

ステップは、シンプルなチェックリストです。1つ1つはチェックボックスと1行の文だけで、期限日も通知も、その下のステップも持てません。

サブタスクの代わりにはならないので、タスクの中の小さなToDoリストとして使うのが向いています。

期限日・通知・繰り返しを設定する

同じ詳細画面に、日付を扱うメニューが3つあります。

• 期限日の追加：今日、明日、来週、日付を選択
• 通知する：数時間後、明日、来週、日付と時刻を選択
• 繰り返し：毎日、平日、毎週、毎月、毎年、ユーザー設定

ここで戸惑いやすいのが、期限日には時刻を付けられないことです。午後3時に済ませたいタスクなら、「通知する」で午後3時を指定してください。To Doの中で時刻を持てる日付は、この通知だけです。

日付を設定したタスクは、「計画済み」のスマート リストにも自動で並びます。「以前」「今日」「明日」と日付ごとに分かれるので、To Doの中では予定表にいちばん近い画面です。

タイトルに日付を書き込む方法もあります。Windows版のアプリ（バージョン2.66以降）は、英語の「tomorrow 5pm」から通知を、「every Monday」から繰り返しを読み取って設定します。

iOS版では、期限日と通知の候補が提案されます。

ただしMicrosoftのヘルプによると、Windows版が対応しているのは今のところ英語だけです。「明日」と日本語で書いても、日付としては認識されません。

この機能が不要なら、「設定」で「タスク タイトルの日付と時刻を認識する」をオフにします。

重要度・タグ・カテゴリで整理する

タスクに目印を付ける方法は3つあり、それぞれ役割が違います。

• 重要度：タスクのスターを選びます。スターを付けたタスクは「重要」のスマート リストに集まり、どのリストも重要度で並べ替えられます。
• タグ：タイトルに「#仕事」のようなハッシュタグを入れます。タグを選ぶか検索すると、すべてのリストから、そのタグを含むタスク、メモ、ステップがまとめて表示されます。
• カテゴリ：詳細画面の「カテゴリを選択」から、Outlookと同じ色分けのカテゴリを付けます。1つのタスクに複数付けることもできます。Microsoftのヘルプでは、Web版のTo Doの機能として説明されています。

Outlookでフラグを設定したメールから作られたタスクには、メールのカテゴリが引き継がれます。両者は同期しているので、タスクのカテゴリを変えるとメールのカテゴリも変わります。

Outlookと連携する：フラグを設定したメールをタスクにする

仕事のメールをOutlookで受けているなら、To Doでいちばん役に立つのがこの連携です。Outlookでメールにフラグを設定すると、To Doの「フラグを設定したメール」リストにタスクとして表示されます。

タスク名はメールの件名になり、詳細画面ではメール本文のプレビューを読めます。有効にする手順は次のとおりです。

1. To Doの「設定」を開きます。
2. 「接続」にある「フラグを設定したメール」をオンにします。

フラグを付けたメールが表示されないときは、Microsoftのヘルプに書かれている条件を確認してください。

• Microsoftがホストするメールボックスのみ：Outlook.com、Hotmail.com、Live.com、職場や学校のMicrosoft 365が対象で、Microsoftがホストする独自ドメインも含みます。
• 最初の同期は過去30日分：オンにした時点では、過去30日以内にフラグを設定したメールのうち、新しい100通が入ります。その後は、フラグを付けるたびに追加されます。
• プライマリ メールボックスのみ：共有メールボックスや共有フォルダーのフラグは同期されません。
• 予定表のアイテムは対象外：フラグを設定した予定表のイベントは、タスクになりません。

タスクになったメールも、名前の変更、期限日や通知の設定、「今日の予定」への追加、スター付けができます。詳細画面の「Outlook で開く」を選ぶと、元のメールが開きます。

Windows版のOutlookでは、メールをナビゲーション ウィンドウの「タスク」アイコンの上までドラッグしても、タスクを作れます。

フラグを手で付けるのが手間なら、Outlookの仕分けルールを使う方法もあります。条件に合うメールに、届いた時点でフラグを付けられます。

リストを共有してタスクを割り当てる

家族の買い物、少人数のチーム、旅行の準備のように、何人かで同じリストを見たいときは共有を使います。

1. 自分で作成したリストを開き、右上の共有アイコンを選びます。
2. 「招待リンクを作成」を選びます。
3. 「リンクのコピー」を選び、コピーしたリンクをメールやチャットで相手に送ります。

あとから参加者を増やしたくない場合は、共有メニューの「アクセスの管理」から「アクセスを現在のメンバーに制限する」を選びます。「共有の停止」を選ぶと、メンバーはアクセスできなくなり、リストは自分だけのものに戻ります。

リンクを送る前に、共有できる相手の条件を確認しておきましょう。共有できるのは、個人用のMicrosoftアカウント同士か、同じ職場や学校の組織に属するアカウント同士だけです。

会社のアカウントが所有するリストに、個人用のアカウントで参加することはできません。

共有したリストでは、タスクを開いて「割り当て先」を選び、メンバーを指定するとタスクを割り当てられます。Windows版なら、タスクを入力するときに「@」に続けて名前を入れても割り当てられます。

自分に割り当てられたタスクは、「自分に割り当て済み」のスマート リストにまとまります。「設定」でPlannerの接続をオンにすると、Plannerで割り当てられたタスクもここに届きます。

なお、割り当てたタスクを別のリストへ移動すると、割り当ては外れます。

To DoとOutlookのタスク、Plannerの違い

Microsoftにはタスクを扱う場所が3つありますが、名前から想像するほど役割は重なっていません。

OutlookのタスクとTo Doは、同じデータを2つの画面から見ている関係です。どちらでタスクを追加しても、もう一方に表示されます。

例外は、従来のOutlookにあったタスクの項目です。タスクの状態、完了率、複数段階の優先度、作業時間などはTo Doに表示されません。ただし、データ自体はサーバーに残っています。

Plannerは、チームの作業を管理するための別の製品です。それでも、Plannerで自分に割り当てられたタスクは、To Doの「自分に割り当て済み」から確認できます。

2024年4月にTeamsの「Tasks by Planner と To Do」アプリがPlannerに改名されたときも、MicrosoftのPlannerのFAQには「To Do の既存のユーザー シナリオや機能には影響しません」と明記されています。

Windows版のキーボード ショートカット

To DoのWindows版アプリでは、次のショートカットが使えます。

Microsoft To Doの注意点：できないこと

To Doは、意図してシンプルに作られています。そのため、タスクがプロジェクトと結びつき始めると、足りない部分が見えてきます。

• カレンダー表示がない：タスクが自動で予定表に並ぶことはありません。
• 期限日に時刻がない：時刻を持てるのは通知だけです。
• サブタスクがない：ステップは1階層のチェックリストです。
• 独自の項目、ボード、タイムラインがない：タスクに付けられるのは、Microsoftが用意した項目だけです。
• フラグを設定したメールの制限：対象はプライマリ メールボックスだけで、最初の同期は過去30日の100通までです。

タスクを予定表に載せたい場合は、新しいOutlookかOutlook on the webの予定表で、ツール バーの「マイ デイ」を開きます。

「To Do」タブからタスクを予定表にドラッグすると予定が作られますが、元のタスクとは別のアイテムになります。

買い物リストなら、どれも気になりません。困るのは、タスクがクライアントの案件やプロジェクトの計画、すでにNotionで管理しているコンテンツカレンダーにつながっているときです。

To Doで受け取り、Notionで計画する

To Doをやめる必要はありません。フラグを設定したメールも含め、タスクをすばやく受け取る役目はTo Doが得意なままです。

計画の側は、Notionに任せられます。カレンダーやボードのビュー、プロジェクトとのリレーション、自分で決めたプロパティがそろっているからです。

2syncのMicrosoft To Do連携は、To DoのリストとNotionデータベースを双方向同期でつなぎ、両方を同じ状態に保ちます。To Doの仕組みに由来する挙動もいくつかあります。

• ステップ：1行に1つずつ、テキストとしてNotionに届きます。Notionで書き換えても、To Doには反映されません。
• フラグを設定したメール：Notionへ同期されます。ただし、Notionで作ったタスクを「フラグを設定したメール」リストに送ることはできません。
• 期限日と開始日：To Doと同じく、日付だけで同期されます。
• 繰り返しタスク：1回分を完了するたびに、Notionに新しいページが1つ増えます。

設定の手順と、Zapier、Make、Power Automateとの違いは、NotionとMicrosoft To Doを連携する方法で解説しています。

まとめ：最初に身につけたい3つの習慣

すべての機能を初日から使う必要はありません。To Doの便利さの大半は、次の3つで手に入ります。

1. 分野ごとにリストを1つ作る。 5〜6個を超えたら、グループにまとめます。
2. 毎朝「今日の予定」を選ぶ。 記憶に頼らず、候補から選びます。
3. 書き写さずにフラグを付ける。 メールのフォローアップが、自動でTo Doに届きます。

ステップやタグ、共有リストは、必要になってから足せば十分です。

プロジェクトに対してTo Doが小さく感じ始めたら、それはTo Doの限界というより、そのプロジェクトにデータベースが必要になった合図です。

ほかのアプリと比べてから決めたい場合は、Microsoft To DoとTodoistの比較やおすすめのToDoアプリが参考になります。

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