Was ist Notion? Funktionen, Beispiele und Grenzen

Was ist Notion? Seiten, Blöcke und Datenbanken

Notion besteht im Kern aus drei Bauteilen. Wer diese drei kennt, versteht jede Vorlage, die ihm später begegnet.

• Seite: eine leere Fläche zum Schreiben. In jeder Seite können weitere Seiten stecken, so entsteht eine Hierarchie wie in einem Ordnerbaum.
• Block: jedes einzelne Element auf einer Seite, also Absatz, Überschrift, Bild, Kontrollkästchen oder Tabelle. Eine Seite ist nichts anderes als eine Folge von Blöcken.
• Datenbank: eine Sammlung gleich aufgebauter Seiten, deren Darstellung Sie umschalten können, nämlich als Tabelle, Kalender, Kanban-Board, Galerie oder Zeitleiste.

Das dritte Bauteil trennt Notion von einer gewöhnlichen Notiz-App. Dieselbe Datenbank liest sich als Kalender, wenn Sie wissen wollen, was diese Woche ansteht, als Board, wenn es um den Stand der Arbeit geht, und als Tabelle, wenn Sie alles auf einmal sehen wollen.

Die Daten bleiben dabei dieselben, nur die Ansicht wechselt.

Auf einer leeren Zeile öffnet ein Schrägstrich (/) die Liste aller Blöcke. Überschrift, Aufgabenliste, Tabelle, Einbettung: fast jede Aktion in Notion beginnt in diesem Menü.

Notion läuft im Browser und als App für Windows, macOS, iOS und Android. Überall ist derselbe Arbeitsbereich zu sehen, weil die Inhalte in der Cloud liegen und nicht auf dem Gerät.

Was kann Notion? Funktionen und benötigter Tarif

Notion AI sitzt in derselben Oberfläche und nicht in einem zweiten Fenster. Es schreibt Entwürfe, fasst lange Seiten zusammen und füllt Spalten einer Datenbank automatisch.

Im kostenlosen Tarif und in Plus ist der Umfang auf eine Testnutzung begrenzt, unbegrenzt gibt es die KI ab Business. Welche Funktion zu welchem Tarif gehört, beschreibt Notion in den FAQ zu Notion AI.

Notion privat nutzen

Notion wird meist als Firmensoftware vorgestellt. Tatsächlich genutzt wird es anders.

70,0 % unserer Nutzenden führen Notion als privaten Arbeitsbereich, und 89,3 % sind die einzige Person darin. Deutschland macht 4,4 % unserer Accounts aus.

Die vier häufigsten Berufsangaben bei uns:

• 731 Studierende
• 633 Berater
• 573 Kreative und Künstler
• 521 Gründer

Für die Praxis heißt das: Eine Anleitung, die eine Teameinführung voraussetzt, trifft den Normalfall nicht. Eine Struktur, die eine einzelne Person über Monate durchhält, sieht anders aus.

Tagebuch und Journal

Eine Datums-Eigenschaft, pro Tag eine neue Seite, fertig ist das Tagebuch. Wenn das weiße Blatt bremst, nehmen Sie eine Vorlage, in der die Fragen schon stehen.

Haushaltsbuch und Ausgaben

Betrag als Zahl, Kategorie als Auswahl: Monatssummen und Auswertungen pro Kategorie fallen danach von selbst an.

Der Unterschied zur Tabellenkalkulation ist die Seite dahinter. Jede Ausgabe ist eine eigene Seite, in der der Kassenbon und eine Notiz Platz haben.

Bücher, Filme und Spiele

In der Galerie-Ansicht wird aus der Liste ein Regal mit Covern. Nützlich wird das aber erst später, beim Filtern nach Bewertung oder Lesedatum, nicht beim Eintragen.

Gewohnheiten und Ziele

Ein Kontrollkästchen pro Tag ergibt einen Gewohnheitstracker. Fangen Sie mit einer Vorlage für Gewohnheitstracker an und streichen Sie, was Sie nach zwei Wochen ohnehin nicht mehr ausfüllen. Das hält länger, als von Anfang an ein ausgefeiltes System zu bauen.

Studium und Lernen

Pro Vorlesung eine Seite, Abgaben in einer Datenbank nach Frist sortiert. Welche Struktur ein Semester übersteht, zeigen die besten Notion-Vorlagen für Studenten.

Notion im Job und im Team

Im Team geht es um eine andere Frage als privat: Wo steht die verbindliche Fassung einer Information? Notion beantwortet sie dadurch, dass Dokumente, Aufgaben und das Nachschlagewerk im selben Arbeitsbereich stehen.

Wie man eine solche Struktur aufbaut, von der ersten Datenbank bis zum laufenden Betrieb, zeigt unser Leitfaden zum Projektmanagement mit Notion.

Projekte und Aufgaben

Eine Projekt- und eine Aufgaben-Datenbank, über eine Relation verbunden: Von der Aufgabe kommt man zum Projekt, vom Projekt zur zugehörigen Aufgabenliste.

Für den Stand der Arbeit reicht die Board-Ansicht, für Fristen schalten Sie auf Kalender um.

Besprechungsnotizen

Pro Termin eine Seite, mit Datum, Teilnehmern und Thema als Eigenschaften. Der Gewinn gegenüber einzelnen Textdateien zeigt sich Monate später, bei der Frage, in welcher Besprechung etwas entschieden wurde.

Firmenwiki und Handbücher

Abläufe und Regeln liegen an einer Stelle, statt nur im Kopf einzelner Personen. Bei der Einarbeitung und bei einer Übergabe geben Sie dieselbe Seite weiter, anstatt alles erneut zu erklären.

Einfaches CRM

Kontakte als Datenbank, Angebote und Anfragen über eine Relation daran gehängt. An ein ausgewachsenes CRM reicht das nicht heran. Für Selbstständige und kleine Teams trägt es trotzdem weit, weil die Kundenhistorie neben den Projekten steht und nicht in einem zweiten Programm.

Wie weit kommt man mit Notion kostenlos?

Die Grenze hängt an der Zahl der Personen, nicht am Datenvolumen. Das wird oft falsch verstanden und führt zu Abos, die niemand braucht.

• Allein im Arbeitsbereich: Seiten und Blöcke sind unbegrenzt. Für die private Nutzung gibt es keinen Grund, wegen des Umfangs zu wechseln.
• Mit mehreren Mitgliedern: Hier gilt ein Blocklimit. Ist es erreicht, lassen sich vorhandene Blöcke weiter ansehen, bearbeiten und umsortieren, neue kommen nicht mehr hinzu.
• Notion AI: Im kostenlosen Tarif und in Plus ist der Umfang auf eine Testnutzung begrenzt, also Texte erzeugen und Datenbanken automatisch füllen. Unbegrenzt gibt es die KI ab Business.
• Studierende und Lehrende: Der Plus-Tarif ist mit einer Hochschul-E-Mail-Adresse kostenlos, begrenzt auf eine Person. Dazu gehören mehr Gäste, der Versionsverlauf und größere Datei-Uploads.

Was die bezahlten Tarife kosten, steht auf der Preisseite von Notion. Die Beträge unterscheiden sich je nachdem, ob monatlich oder jährlich abgerechnet wird.

Wo Notion schwach ist

Manche Grenzen fallen erst nach Monaten auf. Wer sie vorher kennt, baut seine Struktur nicht zweimal.

• Datenbank-Automationen gehören zu den bezahlten Tarifen. Kostenlos lassen sich nur Benachrichtigungen an Slack anlegen, und es gibt genau drei Auslöser: eine neu hinzugefügte Seite, eine geänderte Eigenschaft und ein festes Zeitintervall. Einen Auslöser für den Tag vor dem Fälligkeitsdatum gibt es nicht, Erinnerungen müssen also über das Intervall laufen.
• Notion Calendar schreibt nichts in Ihre Datenbank. Die App erstellt, ändert und löscht Termine in verbundenen Kalendern von Google, Outlook und iCloud, aber aus diesen Terminen wird keine Seite in einer Notion-Datenbank. Wo genau der Unterschied liegt, steht in 2sync vs. Notion Calendar.
• Für Google Sheets gibt es keine eingebaute Synchronisation. Notion importiert eine CSV-Datei einmalig, danach laufen die beiden Seiten auseinander.
• Offline muss vorbereitet werden. Die betreffenden Seiten legen Sie vorher fest, sonst bleibt ohne Verbindung alles zu. Wie das geht, steht in Notion offline verwenden.
• Alles liegt in der Cloud. Notion speichert Ihre Inhalte auf den Servern des Anbieters. Eine Ablage als Dateien auf dem eigenen Gerät gibt es nicht.

Notion im Vergleich zu anderen Notiz-Apps

Geht es allein um das Tempo beim Notieren, ist Notion nicht die erste Wahl. Den Vergleich Punkt für Punkt finden Sie in Notion vs. Evernote.

Notion mit anderen Apps verbinden

Das häufigste Problem mit Notion: Termine und Aufgaben bleiben in der Seite stehen. An Tagen, an denen niemand diese Seite öffnet, passiert damit nichts.

Wer Kalender und Aufgaben-App in beide Richtungen angebunden hat, sieht die Notion-Einträge dort, wo er ohnehin hinschaut. 2sync verbindet eine Notion-Datenbank mit:

• Kalendern: Google Calendar und Outlook Calendar
• Aufgaben: Todoist, Google Tasks und Microsoft To Do
• Tabellen: Google Sheets
• Kontakten: Google Contacts und Outlook Contacts

Diese vier Gruppen laufen in beide Richtungen. Was Sie auf der einen Seite ändern, steht danach auch auf der anderen. Gmail und Outlook Mail gehen nur in eine Richtung, nämlich nach Notion hinein.

2sync legt dabei keine Kopien Ihrer Termine, Aufgaben oder Kontakte ab. Gespeichert werden nur die Verbindungsdaten und die Konfiguration.

Die Einrichtung Schritt für Schritt steht in Notion mit Google Kalender verbinden.

Fazit

Notion ist ein Baukasten aus Seiten, Blöcken und Datenbanken, aus dem Sie sich das zusammensetzen, was Sie brauchen. Der typische Fehler am Anfang ist der Versuch, gleich das ganze System zu entwerfen.

Eine einzige Datenbank, zwei Wochen durchgehalten, bringt mehr. Tagebuch oder Aufgabenliste, das ist zweitrangig.

Wenn Sie nicht bei null anfangen wollen, nehmen Sie eine der kostenlosen Notion-Vorlagen und werfen Sie heraus, was Sie nicht brauchen.

Häufige Fragen

Bildquellen: Notion, 2sync