Notionのサブタスク機能を使えば、データベース内の任意のアイテムを小さなステップに分割できます。各エントリの下に、独自のステータス・期日・担当者を持つサブアイテムをネストできるようになります。
設定そのものは1分もかかりません。つまずくとすれば、原因はほぼ名称です。メニューのどこを探しても「サブタスク」という言葉は出てきません。
クイックアンサー
サブタスクを有効にする手順は次のとおりです。
- データベース上部の設定メニューを開きます。
- 「データベースの設定」で「その他の設定」を選びます。
- 「サブアイテム」を選びます。
- 「サブアイテムをオン」を選びます。
これで各行のタイトル左側に矢印が表示され、そのタスクのサブアイテムを開閉できるようになります。
先に一点だけ整理しておきます。サブタスクは一つのタスクを小さな単位に分ける親子関係です。「タスクAが終わるまでタスクBは開始できない」という実行順序を扱うのは依存関係で、こちらはまったく別の機能です。記事の後半で改めて取り上げます。
1. データベースを選択する
Notionでサブタスクを作成するには、まずデータベースが必要です。タスクトラッカー、プロジェクトボード、ToDoリスト、課題トラッカーなど、どのデータベースでも利用できます。
まだデータベースがない場合は、Notionの組み込みテンプレート「Tasks」を使うのが最も簡単です。新しいページを開き、/tasksと入力してTasksデータベースを選択してください。
ステータス、優先度、日付のプロパティがあらかじめ用意されているため、そのままサブアイテムの設定に進めます。
2. サブタスクを有効にする（設定名は「サブアイテム」）
データベースを開いたら、次の手順で設定します。
- データベースの上部にある設定メニューを開きます。
- 「データベースの設定」で「その他の設定」を選択します。
- 「サブアイテム」を選択します。
- 「サブアイテムをオン」を選択します。
サブアイテムの項目は「その他の設定」の中に入っています。この階層を開かずに探しても見当たらないため、手順2を飛ばすと先に進めません。
もう一つの落とし穴が名称です。メニュー上の表記は「サブアイテム」（英語表示のアカウントでは Sub-items）で、「サブタスク」ではありません。設定画面を「サブタスク」で探しても該当する項目はなく、これが手順2でつまずく最も多い原因です。
有効にすると、Notionがデータベース自身を参照するリレーションを作成します。エントリ同士を結ぶこのリレーションは、片方の端が「親アイテム」、もう片方が「サブアイテム」です。
3. 親タスクにサブタスクを追加する
サブアイテムを有効にしたら、次の手順で追加します。
- リストビューで任意のタスクにカーソルを合わせます。
- タイトル左側に現れる矢印をクリックします。
- 開いたメニューからサブアイテムを追加します。
- 名前を入力し、プロパティを設定します。
その他の方法として、以下の操作も可能です。
- ドラッグ＆ドロップ：既存のタスクを別のタスクにドラッグすると、即座にネストされます。
- ページを開いて設定：「親アイテム」のリレーションを使い、手動で親を割り当てられます。
- 複数階層のネスト：サブタスクの中にさらにサブタスクを追加できます。フェーズ、マイルストーン、個別のアクション項目がある複雑なプロジェクトに便利です。
サブアイテムは親と同じプロパティを持ちます。ステータスも期日もリマインダーも、1階層下でまったく同じように機能します。
サブタスク活用のヒント
ビューごとのサブタスク表示
サブアイテムはすべてのビューに表示されます。表示のされ方は固定ではなく、次の経路で切り替えられます。有効化のときと違い、「データベースの設定」と「その他の設定」は挟みません。
- データベースの上部にある設定メニューを開きます。
- 「サブアイテム」を選択します。
- 「表示オプション」の下にあるドロップダウンを開きます。
選べる内容は、いま開いているビューによって変わります。
- テーブルビュー・リストビュー・タイムラインビュー：「トグルの下にネスト」を選ぶと、親アイテムのトグルを開閉してサブアイテムを表示・非表示にできます。「同じ階層に並べる」を選ぶと、親アイテムと子アイテムがインデントなしで同じ高さに並びます。
- ボードビュー・カレンダービュー・ギャラリービュー：「カードプロパティ」を選ぶと、親アイテムのカード上にサブアイテムがまとめて表示されます。「同じ階層に並べる」を選ぶと、親アイテムとサブアイテムが別々のアイテムとして扱われます。
プロジェクト全体を俯瞰したいなら「トグルの下にネスト」が向いています。フェーズやマイルストーンが、それぞれ属する親タスクの下に収まります。
一つひとつのサブタスクを独立した作業として扱いたいとき、たとえばカレンダーに日付ごとに並べたいときは「同じ階層に並べる」を選びます。
もう一つの設定は、有効化のときと同じ長い経路に戻ります。「データベースの設定」→「その他の設定」→「サブアイテム」→「高度な設定」と進みます。「プロパティ」では、テーブルにネストするアイテムの種類を「サブアイテム」と「親アイテム」から選べます。
この選択はデータベースのすべてのビューに適用されます。同じ場所には「タイトルにネストしたトグルを表示」のスイッチもあります。
サブタスクの進捗を追跡する方法
Notionではサブタスクの完了率がデフォルトでは表示されませんが、ロールアッププロパティで用意できます。
- データベースに新しいプロパティを追加し、「プロパティの種類」から「ロールアップ」を選択します。
- ロールアップするリレーションに「サブアイテム」を指定します。
- 関連付けられたページのどのプロパティを読むかを選び、最後に計算方法を指定します。
計算方法を決める前に、一つ知っておきたいことがあります。Notionが公開しているロールアップの計算一覧に「チェック済みの割合」という項目はありません。
割合を返す計算は「未入力の割合」と「未入力以外の割合」の2つだけで、どちらもセルが埋まっているかどうかを見ています。チェックボックスに割合の計算を当てても、未チェックのセルまで入力済みと数えられるため、完了率にはなりません。
実際に機能する設定は次の2つです。
- 件数を出す：サブアイテムの任意のプロパティを対象に「すべてカウント」を選びます。親タスクごとに、ぶら下がっているサブタスクの数が表示されます。
- 割合を出す：完了したときにだけ値が入るプロパティ、たとえば「完了日」のような日付プロパティを対象に「未入力以外の割合」を選びます。日付が埋まったサブタスクが増えるほど、割合が上がっていきます。
いずれの場合も、サブアイテムを追加したり更新したりするたびに、値は自動で計算し直されます。
サブタスクのフィルタリングとソート
最も手軽なのは、サブアイテムのメニューにある専用の設定です。
- データベースの上部にある設定メニューを開きます。
- 「サブアイテム」を選択します。
- 「フィルターオプション」（表示オプションによっては「次を含める」）の下にあるドロップダウンを開きます。
その上で、次の3つから選びます。
- 親アイテムのみ：条件に一致した親アイテムと、そのサブアイテムの件数が表示されます。
- 親アイテムとサブアイテム：条件に一致した親アイテムとサブアイテムの両方が表示されます。
- サブアイテムのみ：条件に一致したサブアイテムだけが表示されます。
この3つを選べるのはテーブルビュー・リストビュー・タイムラインビューだけです。ボードビュー・カレンダービュー・ギャラリービューは「親アイテムのみ」にしか対応していません。
ここを取り違えると、ボードで思ったとおりの絞り込みができずに手が止まります。
もっと細かく制御したい場合は、「親アイテム」のリレーションを条件にデータベースフィルターを作成します。
- トップレベルのタスクのみ：「親アイテム」が空でフィルタリングします。
- サブタスクのみ：「親アイテム」が空でないでフィルタリングします。
- 期限超過の子タスク：「親アイテム」が空でないと「期日が今日より前」を組み合わせます。
これらのフィルターと定期タスクの自動化を組み合わせれば、Notionだけで軽量なプロジェクト管理の仕組みが整います。データベース設計から運用まで通して見直したい場合は、Notionでのプロジェクト管理のガイドもあわせてご覧ください。
親タスクを移動・複製・削除したときの挙動
サブアイテムは親アイテムと一緒に動きます。それぞれの場合に何が起こるかはNotionのヘルプに明記されており、特に削除の挙動は、必要になる前に読んでおきたい内容です。
- 移動：移動先のデータベースでサブアイテムがオンになっていない場合は、自動的にオンに変わります。オンにする権限がないと、移動したサブアイテムは親アイテムに変わります。編集権限のないサブアイテムは移動されません。
- 複製：そのアイテムとすべてのサブアイテムが、新しいページとして複製されます。
- 削除：アイテムを削除すると、配下のサブアイテムもすべて削除されます。残したいサブアイテムは、削除する前に親アイテムの外へ移動させてください。
注意すべき制限事項
- ステータスの自動ロールアップなし：すべてのサブタスクを完了しても、親タスクは自動的に完了になりません。数式による設定か手動更新が必要です。
- 深いネストは効果が薄れる：ほとんどのワークフローでは2〜3階層のネストが最適です。それより深くすると階層をたどる手間が増え、かえって全体の見通しが悪くなります。細かい情報は階層を増やすよりプロパティに持たせたほうが扱いやすくなります。
- 権限が制限されたページは表示されない：データベースやページごとの権限によっては、すべてのページを閲覧できるとは限りません。「トグルの下にネスト」であれば、一部のページが制限されている場合でもサブアイテムのツリー構造は保たれます。
- 依存関係はサブタスクとは別機能：サブタスクは親子関係を表すだけで、「タスクAが完了するまでタスクBを開始できない」という順序までは扱いません。その順序を担うのがNotionの「依存関係」で、有効化の場所は同じく「データベースの設定」→「その他の設定」→「依存関係」です（主にタイムラインビューで利用します）。設定時には日付の自動シフトを「日付が重なる場合のみシフト」「アイテム間の期間を維持してシフト」「自動的シフトしない」から選びます。
規模の大きなプロジェクトでは、計画はNotionに置いたまま、実行はタスクアプリで進めるチームが少なくありません。NotionとTodoistを双方向で同期しておけば、入力し直すことなく両方が最新の状態に保たれます。
Todoist連携とGoogle ToDo リスト連携なら、親子関係を1本のリストに平坦化せず、Notionのリレーションとして保持できます。
まとめ
サブアイテムを有効にする作業そのものは1分もかかりません。それだけで、データベースの各エントリが自分の作業手順を抱えられるようになり、ステータス・期日・担当者といった普段お使いのプロパティがそのままサブタスクにも使えます。
つまずく原因は設定ではなく用語です。Notionのメニューでこの機能は「サブアイテム」と呼ばれ、ネストに使うプロパティは「親アイテム」です。設定画面で「サブタスク」を探しても見つかりません。
ほとんどのプロジェクトは、2階層のネストと進捗用のロールアップがあれば十分に回ります。依存関係が必要になるのは、タスクの前後関係そのものが重要になったときです。
Notionのタスクを常に同期
2syncはNotionデータベースをGoogleカレンダーやTodoistなどと接続します。双方向同期により、サブタスクや期日がすべてのツールで最新の状態に保たれます。
FAQ
サブタスクとサブページの違いは何ですか？
サブタスクは自己参照リレーションで関連付けられたデータベースエントリで、親と同じプロパティ（ステータス、日付、優先度）を共有します。サブページは別のページ内にネストされた通常のページであり、構造化された関連性や共有プロパティはありません。
サブタスクと依存関係の違いは何ですか？
サブタスクは一つのタスクを、データベースのプロパティを共有する小さな単位に分ける機能です。依存関係は別の機能で、2つのタスクを順番につなぎ、前のタスクが終わるまで次を始められないようにします。作業を分けるのがサブタスク、順序を決めるのが依存関係です。
Notionでサブタスクの完了状況を追跡するには？
ロールアップを使いますが、最初に思いつく計算方法では出せません。Notionが公開している計算一覧に「チェック済みの割合」はなく、用意されている2つの割合（「未入力の割合」と「未入力以外の割合」）はセルに値が入っているかどうかしか見ないため、チェックボックスに向けても意味のある数字になりません。件数を出すなら「すべてカウント」、完了率を出すなら、完了したときにだけ値が入るプロパティ（たとえば「完了日」）に「未入力以外の割合」を指定してください。
サブタスクの矢印が見つからないときは？
行のタイトルの左に矢印が出ないときは、原因は3つのいずれかです。そのデータベースでサブアイテムがまだオンになっていない、表示オプションが「トグルの下にネスト」ではなく「同じ階層に並べる」になっている、「高度な設定」の「タイトルにネストのトグルを表示」がオフになっている、のいずれかです。どれも「サブアイテム」のメニューから変更できます。
Notionでサブアイテムをオフにするには？
データベースの上部にある設定メニューを開き、「データベースの設定」→「その他の設定」→「サブアイテム」→「サブアイテムをオフ」の順に選択します。オンにしたときと同じ経路です。
