Die 10 besten Notion-CRM-Templates 2026

Ein Notion-CRM-Template funktioniert nur, wenn die darin gespeicherten Kontakte tatsächlich bis auf Ihr Smartphone gelangen. Jedes Template auf dieser Liste deckt die Notion-Seite sauber ab. Die Schwachstelle beginnt dahinter: der eingehende Anruf ohne hinterlegten Namen, der E-Mail-Verlauf, in dem die Adresse des Kunden fehlt, der Termin, den Sie vergessen haben, weil die Erinnerung in Notion stecken geblieben ist.

Dieser Guide stellt die 10 besten Notion-CRM-Templates für 2026 vor und schließt mit dem Teil, den die meisten Listicles überspringen: wie diese Kontakte automatisch auf Ihr Smartphone und in Ihren Posteingang gelangen.

Auf einen Blick

Wenn Sie schon wissen, für welche Persona Sie einkaufen, springen Sie direkt zu So wählen Sie das richtige Notion-CRM-Template.

1. Client List (CRM): ideal für ein bewährtes Allzweck-CRM

Client List zählt die meisten Duplikate aller CRMs im Notion-Marketplace, und das ist kein Zufall: Die Struktur deckt jede Phase des Kundenlebenszyklus ab (Lead, Interessent, Kunde, abgewandert), ohne Sie auf eine bestimmte Vertriebsmethodik festzulegen, und die voreingestellten Ansichten funktionieren ab Tag eins.

Die eigentliche Arbeit leistet die Kontaktdatenbank. Sie speichert Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Priorität und Status, mit vier vorkonfigurierten Ansichten: alle Kunden, nach Status (Kanban), nach Priorität und Follow-ups dieser Woche. Eine verknüpfte Deals-Datenbank erfasst Beträge und Abschlussdaten. Nichts Exotisches, nichts, was Sie neu aufbauen müssten.

Warum Client List (CRM)?

• ✅ Funktioniert sowohl als Personal CRM als auch als CRM für kleine Teams
• ✅ Von zehntausenden Notion-Nutzenden dupliziert
• ✅ Kanban-, Kalender- und Prioritätsansichten bereits vorkonfiguriert
• ❌ Nicht für mehrstufige Vertriebspipelines gebaut (dafür besser Vertriebs-CRM)
• ❌ Eine einzige kundenbezogene Datenbank; für Accounts mit mehreren Ansprechpartnern braucht es Anpassung

2. Vertriebs-CRM: der schlankste Einstieg in die Lead-Verfolgung

Vertriebs-CRM ist Notions eigenes Starter-Template für die Lead-Verfolgung, und seine Stärke ist die Zurückhaltung. Eine einzige Lead-Datenbank, eine Kanban-Ansicht gruppiert nach Pipeline-Phase und eine eigene Seite pro Datensatz, auf der Gesprächsnotizen, Verträge und E-Mail-Verläufe beim Deal bleiben. Das ist das gesamte Template.

Genau diese Zurückhaltung ist der Anreiz. Statt ein fertiges Schema mit einem Dutzend Eigenschaften zu erben, die Sie nie verwenden werden, starten Sie mit den Grundlagen und ergänzen Felder, sobald Ihre Pipeline sie tatsächlich braucht. Der Kompromiss: Eine Accounts-Datenbank, Deal-zu-Kontakt-Relationen und Forecast-Rollups sind Arbeit, die Sie oben drauflegen, nicht Funktionen, die das Template mitliefert.

Warum Vertriebs-CRM?

• ✅ Offizielles Notion-Template, gepflegt im Rhythmus der Notion-Releases
• ✅ Der schlankste Einstieg dieser Liste: eine Datenbank, kein vorgefertigtes Schema, das Sie erst wieder abwerfen müssen
• ✅ Jeder Lead hat seine eigene Seite, Besprechungsnotizen und Anhänge bleiben beim Datensatz
• ❌ Keine Accounts-Datenbank und keine Kontakt-Relation ab Werk; größere Teams wachsen schnell darüber hinaus
• ❌ Keine E-Mail-Ebene; Vertriebsmitarbeitende kopieren Verläufe weiterhin manuell, wenn Sie Gmail oder Outlook Mail nicht synchronisieren

3. Circles of Trust: ideal für persönliche Beziehungen, nicht für Deals

Die meisten CRM-Templates gehen davon aus, dass Sie etwas verkaufen. Circles of Trust nimmt das Gegenteil an, und genau diese Prämisse macht den Unterschied. Die Struktur wendet die Dunbar-Zahl auf persönliche Beziehungen an und sortiert Kontakte in vier Ebenen (Heart, Trust, Encounter, Network), sodass jede Ebene eine eigene Kontaktfrequenz erhält.

Sieben Ansichten sind vorkonfiguriert: alle Kontakte, nach Kreis (Kanban), nach Netzwerk (Galerie), Geburtstage nach Monat, ein Donut-Diagramm der Netzwerkverteilung, ein Ereignisfilter (wir nutzen Hochzeit, Sie könnten Konferenz oder Klassentreffen hinterlegen) und eine Kontakt-Detailseite mit Position, Unternehmen und Notizfeld. Die Einrichtung dauert etwa zehn Minuten.

Warum Circles of Trust?

• ✅ Einziges Template der Liste, das um Beziehungsqualität statt Pipeline-Phase herum gebaut ist
• ✅ Ansichten für Geburtstage, Jahrestage und Lebensereignisse, die andere CRMs überspringen
• ✅ Von uns (2sync) gepflegt, zukünftige Updates kommen schnell
• ❌ Nicht für Vertrieb gedacht; keine Deal-, Umsatz- oder MRR-Verfolgung
• ❌ Von Haus aus für eine Person ausgelegt; ein Team wächst schnell darüber hinaus

Den vollständigen Aufbau haben wir in unserem Leitfaden zum Personal CRM in Notion beschrieben, inklusive der Synchronisation Ihrer Google- oder Outlook-Kontakte in das Template, damit sich die Ebenen automatisch aktualisieren.

4. Contact List (Personal CRM): ideal für leichtgewichtige Kontaktverwaltung

Wenn Circles of Trust zu meinungsstark wirkt, ist Contact List die nüchternere Basis. Eine einzige Datenbank mit Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Datum des letzten Kontakts und Tags. Kein Kanban, keine Deal-Phasen, keine Dashboards. Nur eine Liste, die sich sauber sortieren und filtern lässt.

Die Stärke des Templates ist auch seine Grenze: Es gibt kein Framework vor. Vergeben Sie Tags wie „Familie", „Kollege" oder „Mentor", oder lassen Sie sie leer. Der Standardfilter „mehr als 90 Tage kein Kontakt" ist die Ansicht, die Personal-CRM-Nutzende tatsächlich am häufigsten öffnen.

Warum Contact List (Personal CRM)?

• ✅ Null Einarbeitung; duplizieren und mit dem Tippen starten
• ✅ Perfekte Basis-Vorlage, auf der Sie Ihr eigenes CRM aufbauen
• ✅ Gepflegt und weit verbreitet
• ❌ Keine Beziehungsebenen oder Frequenzlogik (siehe Circles of Trust)
• ❌ Keine Gesprächs- oder Meeting-Log-Datenbank ab Werk

5. Leads Tracker: ideal für B2B-Outbound-Funnels

Die meisten Indie-Gründer greifen in dem Moment zum Leads Tracker, in dem sie mit der Kaltakquise beginnen, und das hier ist der am häufigsten duplizierte Vertreter dieser Gattung. Jeder Kontakt wird zunächst als Lead behandelt, und sobald jemand antwortet, wandert er in die Beziehungsseite. Das Feld zur Lead-Quelle (LinkedIn, Kalt-E-Mail, Empfehlung, Veranstaltung) ist genau der Punkt, an dem selbstgebaute Lead-Listen scheitern, und der, den dieses Template richtig löst.

Aufgebaut um eine einzige Leads-Datenbank mit sechs Status (Neu, Kontaktiert, Geantwortet, Qualifiziert, Gewonnen, Verloren) sowie Owner- und Quellenfiltern. Wenn drei Mitgründer dieselbe Tabelle nutzen, erhält jeder eine gefilterte Sicht auf seine Leads, ohne den anderen auf die Füße zu treten.

Warum Leads Tracker?

• ✅ Owner- und Quellenzuordnung, die vergleichbare Templates überspringen
• ✅ Funktioniert für Kalt-E-Mails, LinkedIn-Ansprache und Follow-ups nach Veranstaltungen
• ✅ Klein genug, um ihn zu erweitern, ohne ihn neu zu schreiben
• ❌ Eine Datenbank; keine Accounts-zu-Kontakten-Relation für Enterprise-Deals
• ❌ Setzt B2B-Kaltakquise voraus; Endkundengeschäfte passen schlechter

6. Agency Client Portal: ideal für kundenorientierte Agenturen

Agency Client Portal ist ein Hybrid: CRM auf der einen Seite, Projekt-Tracker auf der anderen, gebaut für Dienstleister. Jeder Kunde ist mit einer Projektdatenbank, einer Aufgabendatenbank und einem Kommunikations-Log verknüpft, sodass neue Teammitglieder eine einzige Seite öffnen und den gesamten Kontext einer Kundenbeziehung sehen, ohne sich durch drei Tools klicken zu müssen.

Die Portal-Ansicht ist das Alleinstellungsmerkmal. Sie können eine einzelne Kundenseite (Projektstatus, Ergebnisse, nächster Termin) über Notions „Im Web teilen" mit dem Kunden selbst teilen und die CRM-Seite zugleich privat im Team-Arbeitsbereich halten. Die meisten Agentur-Templates für Einzelpersonen hören an der internen Sicht auf.

Warum Agency Client Portal?

• ✅ Verbindet CRM mit Projektabwicklung, nicht nur mit Vertrieb
• ✅ Kundenorientierte Portal-Ansicht inklusive
• ✅ Kommunikations-Log erfasst Termine und E-Mails an einer Stelle
• ❌ Überdimensioniert für Agenturen mit weniger als fünf Kunden
• ❌ Template-Betreiber steuert die Updates; keine feste Veröffentlichungskadenz

7. CRM Template by Easlo: bestes bezahltes Upgrade für ernsthafte Nutzende

Easlos CRM ist der einzige bezahlte Favorit auf der Liste, und den Platz rechtfertigt das, was die 9 $ einschließen. Das Template selbst ist eine polierte Pipeline mit Kontakten, Leads, Deals und einem Dashboard. Das eigentliche Upgrade liegt aber in der Einrichtungsdokumentation, der gepflegten Versionshistorie (Easlo veröffentlicht regelmäßig Updates) und dem direkten Support durch den Creator. Kostenlose Marketplace-Vorlagen liefern selten eines davon.

Easlo hat in der Notion-Community Templates für Hunderttausende Dollar verkauft, seine Arbeit ist also eine bekannte Größe. Wenn Sie ohnehin ein Wochenende darauf verwenden würden, ein kostenloses Template zu erweitern, überlegen Sie, ob Ihnen 9 $ für die Erweiterung einer anderen Person dieses Wochenende sparen.

Warum Easlo's CRM Template?

• ✅ Bestdokumentiertes CRM-Template auf dieser Liste
• ✅ Laufende Updates und direkter Creator-Support (selten in dieser Kategorie)
• ✅ Dashboard, Pipeline und Kontakte sauber verbunden ab Werk
• ❌ Vertriebs-Pipeline-lastig; ein minimalistisches Kontakt-Rolodex lässt viele Felder leer
• ❌ Die Dashboard-Ebene bringt eine Lernkurve mit; wer nur eine durchsuchbare Kontaktliste braucht, ist mit Client List (CRM) schneller

8. Freelance Client & Project Hub: ideal für Freelancer mit mehreren Projekten

Von allen Templates der Liste kommt dieses einem vollwertigen Business-Operating-System am nächsten. Kunden, Projekte, Rechnungen und Aufgaben teilen sich Relations-Eigenschaften. Wenn Sie Stunden auf ein Projekt buchen, rollt die Rechnungsansicht die Summe hoch und die Kundenansicht zeigt den offenen Betrag.

Freelancer sind die eine Persona, bei der ein CRM-Template mehrere Apps ersetzt, statt sie zu ergänzen. Dieses Template löst die Kombination aus Tabelle, Rechnungstool und Projekt-Tracker ab, die die meisten Selbstständigen pflegen, ohne ein weiteres Abo einzuführen.

Warum Freelance Client & Project Hub?

• ✅ Deckt vier Freelancer-Datenbanken ab, nicht nur Kontakte
• ✅ Rechnungen rollen automatisch in den Kundensaldo
• ✅ Ehrlich vollständig ab Werk, kein Neuaufbau nötig
• ❌ Mehr Einrichtung am ersten Tag als eine nackte Client-List-Vorlage
• ❌ Weniger geeignet für Agenturen mit festangestellten Mitarbeitenden (siehe Agency Client Portal)

Wenn Sie überwiegend auf Retainer arbeiten oder lange Mandate betreuen, führt unser Leitfaden zum besten CRM für Einzelunternehmer durch die Frage, wann ein Notion-Template reicht und wann Sie zu einer dedizierten App wechseln sollten.

9. Real Estate CRM: ideal für Einzelmakler und Maklerbüros

Real Estate CRM ist ein vertikales Template, das seine Vertikalität auch nutzt. Getrennte Datenbanken für Kunden, Objekte und Transaktionen bedeuten, dass Sie Fragen beantworten können wie: „Welche Kunden haben mehr als drei Objekte besichtigt, aber noch kein Angebot abgegeben?" ohne eine eigene Formel bauen zu müssen.

Die Transaktions-Timeline ist das Verkaufsargument. Besichtigung, Gutachten, Finanzierungszusage und Beurkundung haben jeweils eigene Meilensteine und rollen alle auf den Kundendatensatz zurück. Einzelmakler, die bislang mit einer Tabelle plus Google Kalender gearbeitet haben, erleben hier ein klares Upgrade.

Warum Real Estate CRM?

• ✅ Objektdatenbank mit Vermarktungsstatus und Fotos
• ✅ Transaktions-Meilensteine bilden den tatsächlichen Verlauf eines Immobiliendeals ab
• ✅ Im Notion-Marketplace verfügbar, Ein-Klick-Duplikat
• ❌ Außerhalb der Immobilienbranche nicht nutzbar
• ❌ Größere Maklerbüros wollen MLS-Integration, die dieses Template nicht bietet

10. Sales OS: ideal für Vertriebsleitungen mit voller Pipeline

Sales OS ist das schwerste Template der Liste und das einzige, das ernsthaft versucht, ein dediziertes CRM wie HubSpot oder Pipedrive zu ersetzen. Dashboards, Forecasts, Account-Hierarchien, Aktivitätslogs und eine Competitive-Intelligence-Datenbank sind vorverdrahtet.

Das ist kein Starter-Template. Rechnen Sie mit einer Woche Einrichtungszeit, einem gemeinsamen Team-Glossar (was heißt bei uns „qualifiziert"?) und einer Vereinbarung darüber, wie Daten aus dem Rest Ihres Tool-Stacks zurück nach Notion fließen. Wenn es läuft, ist es das flexibelste kostenlose Werkzeug für Vertriebsabläufe, das Sie finden. Wenn es nicht läuft, werden Sie den Einrichtungsaufwand bereuen.

Warum Sales OS?

• ✅ Forecast-Dashboard mit gewichteter Pipeline
• ✅ Account-Hierarchie (übergeordneter Account + Tochtergesellschaften + Kontakte)
• ✅ Competitive-Intelligence-Datenbank für deal-spezifische Notizen
• ❌ Steilste Lernkurve der zehn Templates
• ❌ Erfordert Disziplin im Team; ein einzelner Ausreißer bringt den Forecast zum Kippen

Funktionen, die aus einem Template ein brauchbares CRM machen

Ein Template ist das Skelett. Diese Notion-Funktionen liefern die Muskeln, und jede davon passt auf jedes CRM der Liste:

• Follow-up-Erinnerungen. Setzen Sie einen datumsbasierten Trigger auf jeden Kontakt, damit Notion Sie anschiebt, bevor eine Beziehung einschläft. Drei Methoden funktionieren in jedem CRM-Template: Inline-Erinnerungen auf einer Seite, Trigger auf Datenbankebene und Notion-Automationen. Siehe unseren Leitfaden zum Einstellen von Erinnerungen in Notion.
• Regelmäßige Check-ins. Quartalsgespräche, monatliche Statusberichte, wöchentliche Pipeline-Reviews sind wiederkehrende Aufgaben, keine Einzel-Deals. Verwenden Sie ein Datenbank-Template oder eine Automation, um beim Abhaken die nächste Instanz zu erzeugen. Walkthrough: wiederkehrende Aufgaben in Notion erstellen.
• Unteraufgaben für Deal-Phasen. Ein einzelner Deal teilt sich häufig in Discovery, Angebot, Vertragsprüfung und Onboarding auf. Notion-Unteraufgaben verfolgen den Fortschritt jedes Schritts, ohne die Deal-Karte zu überladen. Walkthrough: Unteraufgaben in Notion erstellen.
• Kalenderansicht kommender Termine. Jedes CRM-Template mit Datumsfeld zeigt eine Kalenderansicht. Besser: den Kalender synchronisieren, den Ihr Smartphone ohnehin liest, damit Termine aus Google oder Outlook direkt in dieselbe Notion-Ansicht fließen. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Notion mit Google Kalender synchronisieren.
• Aufgabensynchronisation mit Todoist. Wenn Ihre Aufgaben ohnehin über Todoist laufen, duplizieren Sie sie nicht in Notion. Zwei-Wege-Synchronisation hält beide Seiten aktuell. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Notion mit Todoist synchronisieren.

So wählen Sie das richtige Notion-CRM-Template

Jedes der zehn Templates löst ein anderes Problem. Wählen Sie nach Persona, nicht nach Duplikatzahl:

• Gründer oder Einzelunternehmer: Client List (CRM) als bewährter kostenloser Favorit, Easlo's CRM Template, wenn Sie lieber 9 $ für bessere Dokumentation und Updates ausgeben.
• Vertriebspipeline: Vertriebs-CRM für den schlanken Start, Sales OS für größere Organisationen, Leads Tracker für die Kaltakquise.
• Persönliche Beziehungen: Circles of Trust für bewusste Kontaktfrequenz, Contact List (Personal CRM) für den minimalistischen Ansatz.
• Dienstleister: Freelance Client & Project Hub solo, Agency Client Portal mit Team.
• Vertikal: Real Estate CRM ist das beste durchgearbeitete Beispiel einer branchenspezifischen Vorlage.

Fazit

Welches Template Sie auch wählen, am dritten Tag taucht dasselbe Problem auf: Ein Notion-CRM liefert Ihnen die Struktur, nicht die Kontakte. Ihre Kontakte liegen auf Ihrem Smartphone (Google Contacts oder Outlook Contacts) und in Ihrem E-Mail-Client. Ein Template, das jede Adresse per Hand einfordert, wird in Woche drei liegen gelassen.

Die Lösung ist eine Sync-Ebene. 2sync verbindet Ihre Google Contacts oder Outlook Contacts mit Notion in Zwei-Wege-Synchronisation, sodass jeder Eintrag und jede Änderung automatisch in beide Richtungen läuft. Über Filter lassen sich auch nur bestimmte Kontaktgruppen synchronisieren, etwa „Kunden", damit private Kontakte nicht im CRM landen. Der Kreativberater Rob Feng führt seine Einzelberatung mit genau diesem Aufbau und ersetzt mit drei aktiven Synchronisationen den bezahlten CRM-Stack, den er sonst bräuchte (ganze Geschichte). Einmal eingerichtet, und Ihre tägliche CRM-Arbeit hört auf, Copy-and-Paste zu sein. Ihre Daten bleiben dabei DSGVO-konform: 2sync speichert keine Kopien Ihrer Kontakte.

Häufig gestellte Fragen