結論
Notionは、メモ・タスク・データベースを1つの場所にまとめられる作業スペースです。 文書作成ツールと表計算ツールの中間と考えると分かりやすく、ページの中にページを入れ子にして情報を整理していきます。
個人なら日記・家計簿・読書記録・習慣の記録、仕事ならプロジェクト管理・議事録・社内Wiki・簡易CRMまで、どれも同じ仕組みの上で作れます。
Notionとは？ページ・ブロック・データベースの3つで理解できます
Notionの画面は、突き詰めると3つの部品でできています。ここが分かれば、あとは組み合わせるだけです。
- ページ：情報を書き込む白紙のキャンバスです。ページの中に別のページを作れるので、フォルダのように階層化できます。
- ブロック：段落・見出し・画像・ToDoチェックボックスなど、ページに置く1つ1つの部品です。ページは、このブロックの組み合わせでできています。
- データベース：同じ形のページを集めて、表・カレンダー・ボード・ギャラリーと、見た目だけを切り替えられる仕組みです。
3つ目のデータベースが、Notionを単なるメモアプリと分けている部分です。同じ1つのデータベースを、今日の予定はカレンダー、担当者別はボード、全体像は表、というように見方だけ変えて扱えます。
新規ページで半角の / を入力するとブロックの一覧が開きます。見出し、ToDoリスト、表、埋め込みまで、ほとんどの操作はこのメニューから始まります。
Notionでできること一覧
よく使われる用途を、必要なプランとあわせて整理しました。
| できること | 向いている人 | 必要なプラン |
|---|---|---|
| メモ・ドキュメント作成 | すべての人 | フリー |
| データベース管理（表・カレンダー・ボード・ギャラリー） | 情報を一覧で扱いたい人 | フリー |
| タスク・ToDo管理 | 個人・チーム | フリー |
| プロジェクト管理 | チーム | フリー |
| 日記・習慣・家計簿などの記録 | 個人 | フリー |
| 読書・映画・ゲームの記録 | 個人 | フリー |
| 社内Wiki・マニュアル | チーム | フリー（複数人はブロック上限あり） |
| 議事録 | チーム | フリー |
| 簡易CRM（顧客・人脈の管理） | 個人事業主・チーム | フリー |
| Notion AI（文章生成・要約） | すべての人 | 体験版はフリー／無制限はビジネス以上 |
| データベースオートメーション | チーム | 有料プラン |
| 他アプリとの双方向同期 | 複数のアプリを併用している人 | 外部ツールが必要 |
個人でのNotionの使い方
Notionは仕事用のツールとして紹介されることが多いのですが、実際の使われ方はもう少し個人寄りです。
2syncをご利用の方のうち、70.0% がNotionを個人の作業スペースとして使っていて、89.3% はワークスペースに自分1人しかいません。
つまり、チーム導入を前提にした解説より、1人で続けられる設計のほうが実態に合っています。
日記・ジャーナル
日付のプロパティを1つ用意して、1日1ページを追加していくだけで日記になります。白紙から書き始めるのが続かない場合は、質問が先に並んだテンプレートを使うほうが楽です。
家計簿・支出の記録
金額を数値プロパティ、費目をセレクトにしておくと、月ごとの合計やカテゴリ別の集計がそのまま出せます。表計算ソフトとの違いは、1件ずつの支出がページになるので、レシートの画像やメモを中に置いておける点です。
読書・映画・ゲームの記録
読んだ本や観た作品をギャラリー表示にすると、表紙が並ぶ本棚のようになります。評価や読了日で絞り込めるので、記録そのものより後から探すときに効いてきます。
習慣の記録と目標管理
チェックボックスを日付ごとに並べれば習慣トラッカーになります。習慣トラッカーのテンプレートから始めて、続かなかった項目を削っていくほうが、最初から作り込むより長持ちします。
勉強・学習の管理
講義ごとにページを分け、課題はデータベースで期日順に並べる形が定番です。学生向けの構成は学生におすすめのNotionテンプレートにまとめています。
仕事・チームでのNotionの使い方
チームで使う場合は、情報の置き場所を1つにまとめることが目的になります。プロジェクト管理の使い方では、データベースの設計から運用までを詳しく扱っています。
プロジェクト・タスク管理
プロジェクトのデータベースとタスクのデータベースをリレーションでつなぐと、タスクから親プロジェクトをたどれるようになります。進行中のものだけを見たいときはボード表示、締め切りを見たいときはカレンダー表示に切り替えます。
議事録
会議ごとに1ページを作り、日付・参加者・案件をプロパティに持たせます。後から「あの件はどの会議で決まったか」を探せるようになるのが、文書ファイルとの大きな違いです。詳しい作り方はNotionで議事録を作る方法にまとめています。
社内Wiki・マニュアル
手順や社内ルールをNotionに置いておくと、担当者しか知らない状態を減らせます。入社時の案内や引き継ぎでも、同じページを渡すだけで済みます。
顧客管理（簡易CRM）
連絡先をデータベースにして、商談や問い合わせのページをリレーションでつなぐ形です。本格的なCRMほどの機能はありませんが、個人事業主や小さなチームであれば十分に実用になります。
Notionは無料でどこまで使えますか？
フリープランの上限は、人数によって変わります。ここを誤解したまま有料プランを検討している方が多い部分です。
- 1人で使う場合：ページもブロックも無制限です。個人利用であれば、容量を理由に有料へ移る必要はありません。
- 複数メンバーで共有する場合：ブロック数に上限があります。上限に達すると、既存のブロックは今までどおり閲覧・編集・整理できますが、新しいブロックは追加できなくなります。
- Notion AI：フリーとプラスで使えるのは体験版の機能です。無制限に使うにはビジネスプラン以上が必要になります。
- 学生・教職員：プラスプランを無料で利用できます（上限1人）。教育機関のメールアドレスでサインアップすると、ゲスト数の上限やバージョン履歴、より大きなファイルのアップロードがそのまま使えるようになります。
Notionが苦手なこと
長く使うほど見えてくる制約もあります。先に知っておくと、設計のやり直しを減らせます。
- データベースオートメーションは有料プランの機能です。 フリープランで作れるのはSlack通知だけで、トリガーも「ページ追加」「プロパティ編集」「毎〜」の3種類しかありません。「期日の1日前に通知する」といった日付接近のトリガーは用意されていないため、リマインドは繰り返しトリガーで組む必要があります。
- Notionカレンダーは、データベースには書き込みません。 接続したGoogle カレンダーやOutlook カレンダーの予定を作成・編集・削除できますが、その予定がNotionデータベースのページになることはありません。違いは2syncとNotionカレンダーの比較で整理しています。
- Google スプレッドシートとの標準同期はありません。 一度きりのCSVインポートだけです。埋め込み・CSVインポート・GAS・双方向同期の違いはNotionとGoogle スプレッドシートを連携する方法で比較しています。
- オフラインは設定が必要です。 事前に対象ページを指定しておく必要があり、何もしなければ圏外で開けません。詳しくはNotionをオフラインで使う方法をご覧ください。
他のノートアプリとの違い
| Notion | Evernote | Obsidian | |
|---|---|---|---|
| 得意なこと | データベースで構造を作る | 素早いメモとWebクリップ | ローカル保存とリンク構造 |
| データの置き場所 | クラウド | クラウド | 端末内のファイル |
| 共同編集 | 標準で対応 | 対応 | 別途プラグインや同期が必要 |
| 向いている人 | 情報を一覧で扱いたい人 | とにかく速くメモしたい人 | 長期の知識管理をしたい人 |
メモを取る速さだけで選ぶならNotionが最速ではありません。項目ごとの比較はNotionとEvernoteの比較で扱っています。
他のアプリと組み合わせて使う
Notionで困りやすいのは、予定やタスクがページの中だけで完結してしまう点です。そのページを開かない日は、書いたことが動き出しません。
カレンダーやタスク管理アプリと双方向で同期しておくと、Notionで決めた予定が普段見ている画面にも出てきます。
2syncがつなげるのは、Notionと次のアプリです。
- カレンダー：Google カレンダー、Outlook カレンダー
- タスク：Todoist、Google ToDo リスト、Microsoft To Do
- 表計算：Google スプレッドシート
- 連絡先：Google コンタクト、Outlook 連絡先
この4種類は双方向です。どちらで変更しても、もう一方に反映されます。GmailとOutlook メールだけは、Notionへの取り込み専用になります。
設定の手順はNotionとGoogle カレンダーを同期する方法、タスク側はNotionとTodoistを同期する方法で、それぞれ画面つきで解説しています。
Notionの予定を普段使うカレンダーにも表示する
2syncがNotionデータベースとGoogle カレンダーを双方向で同期します。どちらで変更しても、もう一方に自動で反映されます。
まとめ
Notionは、ページ・ブロック・データベースの3つを組み合わせて、自分に必要な形を作っていくツールです。最初から完成形を目指さず、日記でも家計簿でも、1つのデータベースを作って続けてみるところから始めるのが結局は近道になります。
テンプレートから始めたい場合は無料で使えるNotionテンプレート、予定をまとめて扱いたい場合はNotionのカレンダーテンプレートをご覧ください。
Notion AIの使いどころを先に知っておきたい方には、Notion AIとChatGPTの比較が参考になります。
よくある質問
Notionは無料でどこまでできますか？
1人で使う場合は、ページもブロックも無制限です。複数メンバーで1つのワークスペースを共有する場合だけブロック数に上限があり、上限に達すると既存ブロックの閲覧・編集・整理はできますが、新しいブロックは追加できなくなります。Notion AIについては、フリープランとプラスプランで使えるのは体験版の機能で、無制限に使うにはビジネスプラン以上が必要です。
Notionは何がすごいのですか
同じデータを、表・カレンダー・ボード・ギャラリーと見た目だけ切り替えて扱えるデータベースの仕組みです。文書作成ツールでは一覧にできず、表計算ソフトでは1件ごとに本文を書けませんが、Notionは両方を1つの場所で満たします。メモ・タスク・資料が別々のアプリに散らばらない点が、実際に使うと一番効いてきます。
Notionの欠点は何ですか
自由度が高いぶん、最初に形を決めるまでに時間がかかります。機能面では、データベースオートメーションが有料プランの機能であること、トリガーが「ページ追加」「プロパティ編集」「毎〜」の3種類しかなく日付接近のトリガーがないこと、Google スプレッドシートとの標準同期がなくCSVインポートだけであることが挙げられます。オフライン利用も事前の設定が必要です。
Notionはどんな人に向いていますか
情報を一覧で扱いたい人、複数のアプリに散らばった記録を1か所にまとめたい人に向いています。2syncをご利用の方では70.0%がNotionを個人の作業スペースとして使い、89.3%はワークスペースに自分1人だけという使われ方です。逆に、とにかく速くメモを取りたいだけであれば、より軽いメモアプリのほうが合います。
Notionの初心者向けの使い方は
まず新規ページを1つ作り、半角の「/」を入力してブロックの一覧を開くところから始めてください。次に日付のプロパティを持つデータベースを1つ作り、日記でもタスクでも実際に数日分を入れてみると、表とカレンダーの切り替えが体感できます。最初から全体の構造を設計せず、1つのデータベースを続けるほうが定着します。
Notionはスマホで使えますか
iOSとAndroid向けのアプリがあり、パソコンで作ったページやデータベースをそのまま開けます。入力や確認は問題なくできますが、データベースの構造を作り込む作業はパソコンのほうが向いています。圏外で開く可能性がある場合は、事前にオフライン用の設定が必要です。
学生はNotionを無料で使えますか
学生と教職員は、プラスプランを無料で利用できます（上限1人）。教育機関が発行したメールアドレスでサインアップすると、フリープランより多いゲスト数、バージョン履歴へのアクセス、より大きなファイルのアップロードがそのまま使えるようになります。
画像出典：Notion、2sync
