Como configurar conexões compartilhadas para equipes
Compartilhe conexões OAuth com membros da equipe. Gere um link compartilhável, permita que outros sincronizem seus calendários ou contatos para um banco de dados compartilhado do Notion e gerencie o acesso com segurança
As conexões compartilhadas do 2sync permitem que um membro da equipe autentique sua conta do Google, Outlook ou Todoist e compartilhe o acesso com outros. Em vez de todos se conectarem individualmente, uma única pessoa gera um link compartilhável. Os membros da equipe usam esse link para sincronizar seus dados para um banco de dados compartilhado do Notion. Este guia cobre o processo de configuração, casos de uso e considerações de segurança.
Como funcionam as conexões compartilhadas?
Uma conexão compartilhada permite que várias pessoas sincronizem através de uma única conexão de conta autenticada. A pessoa que conecta sua conta (o proprietário) gera um link. Qualquer pessoa com o link pode criar automações usando essa conexão sem precisar se autenticar novamente.
Isso é diferente de cada pessoa conectar sua própria conta. Com conexões compartilhadas, o token OAuth pertence a uma pessoa e os outros o referenciam.
Cada membro da equipe ainda precisa de sua própria conta 2sync e plano. A conexão compartilhada fornece apenas acesso ao token OAuth, não uma assinatura compartilhada.
Como configurar uma conexão compartilhada
Passo 1: conectar sua conta
O proprietário da conexão faz login no 2sync e conecta sua conta do Google, Outlook ou Todoist através do fluxo padrão de OAuth.
Passo 2: gerar um link compartilhável
- Vá para a página Connections no 2sync
- Encontre a conexão que deseja compartilhar
- Clique em Share Connection
- Copie o link gerado
Passo 3: compartilhar com membros da equipe
Envie o link para os membros da equipe pelo seu canal preferido (Slack, e-mail, etc.).
Passo 4: membros da equipe usam o link
Cada membro da equipe:
- Faz login em sua própria conta 2sync
- Cola o link da conexão compartilhada
- A conexão aparece em sua conta
- Eles criam automações usando a conexão compartilhada
Quais são os casos de uso comuns?
Sincronização de calendário da equipe
Uma pessoa conecta a conta do Google Workspace ou Microsoft 365 da equipe. Os membros da equipe usam a conexão compartilhada para sincronizar seus calendários em um banco de dados compartilhado do Notion para visibilidade da equipe. Veja Sincronização de calendário para equipes para o guia completo de configuração.
CRM compartilhado
Um líder de vendas conecta o Google Contacts. A equipe usa a conexão compartilhada para sincronizar contatos em um banco de dados de CRM no Notion compartilhado. Todos veem os mesmos dados de contato e podem adicionar notas de reunião.
Gerenciamento colaborativo de tarefas
Um gerente de projeto conecta o Todoist. Os membros da equipe usam a conexão compartilhada para sincronizar tarefas do projeto no Notion, onde a equipe colabora no planejamento e acompanhamento.
Conexões compartilhadas funcionam melhor quando uma pessoa é dona da conta que mantém os dados compartilhados da equipe (ex.: uma conta Google Workspace da empresa). Dados individuais como calendários pessoais devem usar conexões individuais.
E quanto à segurança?
Conexões compartilhadas são projetadas com acesso limitado em mente:
| Recurso de segurança | Detalhes |
|---|---|
| Escopo | A conexão concede apenas as permissões aprovadas durante o OAuth |
| Revogação | O proprietário pode revogar o link compartilhado a qualquer momento |
| Visibilidade | Membros da equipe não podem ver as credenciais do proprietário |
| Auditoria | O proprietário pode ver quem está usando sua conexão compartilhada |
| Expiração | Links podem ser regenerados para invalidar os antigos |
Compartilhe conexões apenas com pessoas em quem você confia. Embora não possam ver suas credenciais, eles podem criar automações que leem e escrevem dados através da sua conta autenticada.
Como revogar uma conexão compartilhada
Se um membro da equipe sair ou você quiser parar de compartilhar:
- Vá para a página Connections
- Encontre a conexão compartilhada
- Clique em Revoke ou regenere o link
- Automações existentes usando o link antigo param de funcionar
Os membros da equipe precisam se reconectar com um novo link ou sua própria conta.
Como isso difere de conexões individuais?
| Recurso | Conexão compartilhada | Conexão individual |
|---|---|---|
| Autenticação OAuth | Uma pessoa se autentica | Cada pessoa se autentica |
| Acesso aos dados | Através da conta do proprietário | Através da própria conta |
| Esforço de configuração | Baixo para membros da equipe | Cada pessoa faz a configuração completa |
| Revogação | Proprietário controla o acesso | Cada pessoa gerencia o próprio |
| Visibilidade do calendário | Limitada aos calendários visíveis do proprietário | Acesso total aos próprios calendários |
Quais são as boas práticas?
- Use conexões compartilhadas quando múltiplas pessoas precisam sincronizar para o mesmo banco de dados do Notion: Isso simplifica a configuração e garante acesso consistente.
- Escolha um proprietário estável: O proprietário da conexão deve ser alguém com acesso estável e de longo prazo à conta (ex.: um administrador da equipe, não um contratado).
- Documente quais conexões são compartilhadas e com quem: Mantenha um registro para poder revogar o acesso se alguém sair da equipe.
- Regenere links periodicamente por segurança. Links antigos param de funcionar quando você gera um novo.
- Cada membro da equipe deve configurar seus próprios filtros: Conexões compartilhadas fornecem acesso à conta, mas cada automação ainda precisa de seu próprio escopo para evitar duplicatas.
- Verifique os logs de atividade para monitorar como as conexões compartilhadas estão sendo usadas pela equipe.
O que fazer a seguir?
- Configure a sincronização de calendário da equipe
- Crie um CRM compartilhado com sincronização de contatos
- Saiba como filtros evitam duplicatas
- Execute várias automações em um banco de dados
- Escolha o plano certo para sua equipe
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FAQ
Os membros da equipe precisam do seu próprio plano do 2sync?
Sim. Uma conexão compartilhada fornece acesso a um token OAuth, não uma assinatura compartilhada. Cada membro da equipe precisa de sua própria conta 2sync e plano para criar automações.
O que acontece se o proprietário da conexão mudar a senha?
Tokens OAuth são independentes de senhas na maioria dos casos. No entanto, se o proprietário revogar o acesso do aplicativo nas configurações da sua conta Google ou Microsoft, todas as conexões compartilhadas param de funcionar.
Posso compartilhar conexões entre diferentes workspaces do Notion?
A conexão compartilhada é para o serviço externo (Google, Outlook, Todoist). Cada membro da equipe conecta seu próprio workspace do Notion separadamente. A conexão compartilhada lida apenas com o lado do provedor.
Quantas pessoas podem usar uma conexão compartilhada?
Não há limite rígido para o número de pessoas usando um link de conexão compartilhada. Cada pessoa ainda precisa de seu próprio plano 2sync com slots de automação disponíveis.
Usuários da conexão compartilhada podem ver meus e-mails ou calendário?
Eles podem criar automações que acessam dados através da sua conta autenticada, limitados aos escopos concedidos durante o OAuth. Eles não podem navegar seus dados diretamente pelo 2sync.
O que acontece com as automações se eu revogar a conexão compartilhada?
Automações usando a conexão revogada param de sincronizar imediatamente. Os membros da equipe veem um erro de conexão nos logs de atividade e precisam se reconectar com um novo link compartilhado ou sua própria conta.
Posso compartilhar uma conexão do Todoist com minha equipe?
Sim. Conexões compartilhadas funcionam com contas do Google, Outlook e Todoist. O processo de configuração é o mesmo independentemente do provedor.
Devo usar conexões compartilhadas ou cada um conectar individualmente?
Use conexões compartilhadas quando quiser controle centralizado e integração mais simples. Use conexões individuais quando os membros da equipe precisarem de acesso aos seus próprios calendários ou contatos pessoais.