Die 10 besten kostenlosen Online-Planer 2026

Zuletzt überprüft im März 2026. Preise und Funktionen anhand offizieller Quellen bestätigt.

Die besten kostenlosen Online-Planer 2026 sind Google Kalender für die Terminplanung, Notion für individuell anpassbare Projekt- und Studienplanung und Todoist für unkompliziertes Aufgabenmanagement. Studierende sollten sich MyStudyLife für akademische Stundenpläne und TickTick mit integriertem Pomodoro-Timer und Gewohnheitstracker ansehen. Im Folgenden vergleichen wir alle 10 kostenlosen Online-Planer nach praktischen Tests auf Web, Desktop und Mobilgeräten.

Die besten kostenlosen Online-Planer auf einen Blick

Was macht einen guten kostenlosen Online-Planer aus?

Nach dem Testen zahlreicher Planer haben wir die Funktionen identifiziert, die einen nützlichen kostenlosen Planer von einem unterscheiden, den Sie innerhalb einer Woche aufgeben:

• Benutzerfreundliche Oberfläche: Ein Planer sollte intuitiv genug sein, um ohne Anleitung loszulegen.
• Anpassungsmöglichkeiten: Individuelle Ansichten, Farbcodierung und flexible Layouts ermöglichen es Ihnen, den Planer an Ihre tatsächliche Arbeitsweise anzupassen.
• Integrationsfähigkeit: Die besten Planer verbinden sich mit anderen Tools, die Sie nutzen, etwa Kalender, Aufgabenlisten und E-Mail.
• Erinnerungen und Benachrichtigungen: Anpassbare Benachrichtigungen per Push, E-Mail oder SMS halten Fristen im Blick.
• Plattformübergreifende Verfügbarkeit: Ihr Planer sollte auf Smartphone, Tablet und Computer funktionieren, ohne dass Daten verloren gehen.
• Zusammenarbeitsfunktionen: Aufgaben, Kalender oder ganze Arbeitsbereiche mit Teammitgliedern oder der Familie teilen.
• Offline-Zugriff: Die Möglichkeit, Pläne auch ohne Internetverbindung einzusehen und zu bearbeiten.

So haben wir getestet

Das 2sync-Team entwickelt und pflegt Synchronisationsintegrationen mit mehreren der Planer auf dieser Liste und nutzt sie daher täglich im eigenen Arbeitsalltag. Wir haben jeden Planer in seiner kostenlosen Version auf Web und Mobilgeräten geprüft und dabei plattformübergreifende Zuverlässigkeit, Synchronisationsfähigkeiten und alltägliche Nutzbarkeit über mehrere Wochen getestet. Preise und Funktionsdetails wurden im März 2026 direkt auf der offiziellen Website jeder App verifiziert.

1. Google Kalender

✅ Vorteile:

• Übersichtliche, schnelle Oberfläche mit minimaler Einarbeitungszeit
• Fügt automatisch Termine aus Gmail hinzu (Flüge, Reservierungen, Meetings)
• Mehrere Kalenderebenen mit Farbcodierung
• Integrierte Google Tasks für grundlegendes Aufgabenmanagement
• Gemini-KI-Integration für Terminerstellung per natürlicher Sprache

❌ Nachteile:

• Starke Abhängigkeit vom Google-Ökosystem
• Kann bei vielen geteilten oder abonnierten Kalendern unübersichtlich werden

Google Kalender bleibt aus gutem Grund der meistgenutzte kostenlose Online-Planer: Er übernimmt Terminplanung, Erinnerungen, wiederkehrende Termine und Kalenderfreigabe ohne jegliche Kosten. Die Integration mit Gmail, Google Maps und Google Meet sorgt dafür, dass Ihre Termine, Orte und Videoanrufe automatisch verknüpft sind. Als Synchronisationsplattform verarbeitet 2sync Millionen von Google-Kalender-Ereignissen, und wir erleben aus erster Hand, wie zuverlässig der Dienst wiederkehrende Termine, Zeitzonen-Wechsel und geteilte Kalender im großen Maßstab verwaltet.

Wenn Sie Notion als Arbeitsbereich nutzen, können Sie Google-Kalender-Termine mit einer Notion-Datenbank synchronisieren und mit 2sync Ihren Terminplan neben Aufgaben und Projekten sichtbar machen. Für einen Vergleich mit Apples integrierter Option siehe Google Kalender vs. Apple Kalender. Wenn Sie speziell nach Android-Alternativen suchen, vergleicht unser Guide die besten Kalender-Apps für Android.

2. Todoist

✅ Vorteile:

• Mühelose Aufgabenerstellung mit natürlicher Sprachverarbeitung
• Board-, Listen- und Kalenderansichten
• Wiederkehrende Aufgaben, Prioritäten, Labels und Filter
• Teamzusammenarbeit mit geteilten Projekten
• Ramble (Sprache-zu-Aufgabe) und KI-Assistent im Pro-Plan

❌ Nachteile:

• Auf 5 aktive Projekte im kostenlosen Plan beschränkt
• Erweiterte Funktionen (Erinnerungen, Kalenderansicht) erfordern Pro

Todoist verbindet Einfachheit mit Tiefgang. Die kostenlose Version deckt persönliches Aufgabenmanagement gut ab, und der Pro-Plan ergänzt Kalenderansichten, Erinnerungen und KI-Funktionen. Die natürliche Spracheingabe („Bericht einreichen jeden Freitag um 15 Uhr") beschleunigt die Aufgabenerstellung. Todoist unterstützt außerdem Unteraufgaben, Abschnitte und Projektvorlagen. Durch die Entwicklung und Pflege der 2sync-Todoist-Integration hat unser Team direkten Einblick, wie die App wiederkehrende Aufgaben, Prioritätsstufen und Projektstrukturen intern verarbeitet.

Für einen direkten Vergleich siehe Notion vs. Todoist oder Todoist vs. Google Tasks.

3. Notion

✅ Vorteile:

• Jedes Planer-Layout selbst gestalten: Kalender, Board, Tabelle, Zeitleiste oder Galerie
• Datenbanken miteinander verknüpfen (Aufgaben mit Projekten, Meetings mit Kontakten)
• Dateien, Videos und Webinhalte einbetten
• KI-Funktionen für Brainstorming und Texterstellung
• Tausende kostenloser Community-Vorlagen

❌ Nachteile:

• Steilere Lernkurve als dedizierte Planer-Apps
• Kostenlose Version begrenzt Datei-Uploads auf 5 MB
• Offline-Funktionalität ist eingeschränkt

Notion ist der flexibelste kostenlose Online-Planer auf dieser Liste. Statt in einem festen Layout zu arbeiten, entwerfen Sie Ihr eigenes System von Grund auf. Studierende nutzen es für Aufgabentracker, Berufstätige erstellen Projektdashboards und Teams bauen gemeinsame Arbeitsbereiche auf. Als zentrale Integrationsplattform von 2sync arbeitet unser Team täglich in Notion und hat Dutzende von Planer-Setups getestet, von einfachen Wochenkalendern bis hin zu Mehrfach-Datenbank-Projektsystemen.

Notion AI unterstützt Sie beim Brainstorming und bei der Texterstellung. Und da Notion ein datenbankbasiertes Tool ist, können Sie es über 2sync mit Google Kalender, Todoist und anderen Apps verbinden und Ihren Planer automatisch mit dem Rest Ihres Workflows synchronisieren.

4. MyStudyLife

✅ Vorteile:

• Verwaltet Kurse, Aufgaben, Prüfungen und Lernpläne
• Unterstützt akademische Jahre, Semester und Rotationsstundenpläne
• Synchronisiert über alle Geräte
• Benachrichtigungen für anstehende Fristen
• Schlichte, übersichtliche Oberfläche

❌ Nachteile:

• Kostenlose Version enthält Werbung
• Hauptsächlich für Studierende konzipiert, nicht für Berufstätige

MyStudyLife ist ein kostenloser Online-Planer, der speziell für Studierende entwickelt wurde. Er organisiert das akademische Leben nach Semestern, verfolgt Stundenpläne neben Abgabeterminen und sendet Erinnerungen vor Prüfungen. Die Rotationsplan-Unterstützung ist ein herausragendes Merkmal für Studierende mit wechselnden Stundenplänen.

Die kostenlose Version enthält inzwischen Werbung. MyStudyLife+ (4,99 €/Monat) entfernt diese und bietet zusätzliche Funktionen. Berufstätige werden es für ihre Bedürfnisse zu stark auf akademische Abläufe ausgerichtet finden, aber für Studierende, die mehrere Fächer und Fristen jonglieren, füllt es eine Lücke, die universelle Planer nicht abdecken.

5. Cozi

✅ Vorteile:

• Gemeinsamer, farbcodierter Familienkalender
• Einkaufslisten, Aufgabenlisten und eine Rezeptsammlung
• Tagesplan-E-Mails an Familienmitglieder
• Echtzeit-Aktualisierungen auf allen Geräten
• Einfach genug für jedes Alter

❌ Nachteile:

• Werbung in der kostenlosen Version
• Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten für Kalender und Listen

Cozi vereint die Terminpläne der ganzen Familie an einem Ort. Jedes Familienmitglied erhält eine Farbe im gemeinsamen Kalender, und alle können Termine, Einkaufsartikel und Rezepte von ihrem eigenen Gerät aus hinzufügen. Die Tagesplan-E-Mail sendet eine tägliche Zusammenfassung des Zeitplans an jedes Familienmitglied.

Die kostenlose Version ist werbefinanziert. Cozi Gold (39 €/Jahr) entfernt Werbung, ergänzt einen Geburtstagstracker und ermöglicht mehrere Kalenderansichten. Für Familien, die einen einfachen gemeinsamen Planer ohne die Komplexität von Projektmanagement-Tools benötigen, ist Cozi die richtige Wahl.

6. Any.do

✅ Vorteile:

• Kalender-, Kanban-, Tabellen- und Gantt-Ansichten
• „Moment"-Funktion für den täglichen Aufgabenrückblick
• KI-Tagesplaner im Premium-Plan
• Dunkelmodus
• WhatsApp-Integration für Aufgaben-Erinnerungen

❌ Nachteile:

• Viele Funktionen nur mit Premium verfügbar
• Kann bei aktivierten Ansichten überladen wirken

Any.do kombiniert Aufgabenmanagement und Kalenderansichten in einer einzigen App. Die kostenlose Version umfasst grundlegende Listen und Erinnerungen. Die „Moment"-Funktion fordert Sie jeden Morgen auf, Ihren Tag zu überprüfen und Prioritäten zu setzen.

2026 hat Any.do einen KI-Planungsassistenten eingeführt, der auf Basis Ihrer Aufgaben und Gewohnheiten einen optimierten Tagesplan vorschlägt. Premium schaltet wiederkehrende Aufgaben, standortbasierte Erinnerungen und erweiterte Ansichten frei. Für Nutzer, die einen Planer suchen, der gleichzeitig als leichtgewichtiger Projektmanager fungiert, ist Any.do einen Versuch wert.

7. TickTick

✅ Vorteile:

• Integrierter Pomodoro-Timer, Gewohnheitstracker und Eisenhower-Matrix
• Kalender-, Kanban- und Listenansichten
• Aufgabeneingabe per natürlicher Sprache
• Plattformübergreifende Synchronisation einschließlich Apple Watch
• Großzügige kostenlose Version

❌ Nachteile:

• Eisenhower-Matrix und Zeitleistenansicht erfordern Premium
• Die Funktionsfülle kann Gelegenheitsnutzer überfordern

TickTick bietet in seiner kostenlosen Version mehr, als die meisten Planer kostenpflichtig anbieten. Aufgaben, Kalenderansichten, Gewohnheitstracking, ein Pomodoro-Timer und vielfältige Listenorganisation sind ohne Bezahlung verfügbar. Die 2026 eingeführte Eisenhower-Matrix-Ansicht ermöglicht es, Aufgaben per Drag-and-Drop in vier Quadranten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einzuordnen (nur Premium).

Für Studierende macht die Kombination aus Aufgabenmanagement, Gewohnheitstracking und Fokus-Timern TickTick zu einer starken kostenlosen Alternative gegenüber drei separaten Apps. Für einen direkten Vergleich mit Todoist siehe TickTick vs. Todoist.

8. Trello

✅ Vorteile:

• Intuitive Drag-and-Drop-Boards, Listen und Karten
• Integrierte Automatisierung mit Butler
• Kalender- und Zeitleistenansichten
• Echtzeit-Zusammenarbeit
• Power-Ups für Integrationen

❌ Nachteile:

• Kostenloser Plan begrenzt auf 10 Boards pro Arbeitsbereich
• Eher für Teamprojekte als für persönliche Planung geeignet
• Eingeschränkte Offline-Funktionalität

Trello organisiert Arbeit in Boards, Listen und Karten, die Sie zwischen Phasen verschieben. Es ist intuitiv für visuelle Denker und Teams, die ein klares Bild des Projektfortschritts wünschen. Die Butler-Automatisierung übernimmt wiederkehrende Aktionen wie das Verschieben von Karten, Zuweisen von Mitgliedern oder Setzen von Fälligkeitsdaten.

Der kostenlose Plan umfasst unbegrenzte Karten, bis zu 10 Boards und grundlegende Automatisierung. Für die persönliche Planung funktioniert Trello am besten, wenn Sie jedes Board als Lebensbereich (Arbeit, Zuhause, Nebenprojekt) und jede Karte als Aufgabe behandeln.

9. Microsoft Planner

✅ Vorteile:

• Kostenlos mit jedem Microsoft-Konto
• Tiefe Integration mit Teams, Outlook und Loop
• Kanban-Boards, Diagramme und Zeitplanansichten
• Copilot-KI für Aufgabenvorschläge und Planzusammenfassungen
• Vereint persönliche Aufgaben (To Do) und Teampläne

❌ Nachteile:

• Erfordert ein Microsoft-Konto
• Weniger flexibel als dedizierte Projektmanagement-Tools
• Mobile App ist funktional, aber schlicht

Microsoft Planner wurde 2024 mit Microsoft To Do zusammengeführt und bildet nun eine einzige App für persönliche Aufgaben und Team-Projektboards. Sie erhalten Kanban-Boards, eine Zeitplanansicht, Fortschrittsdiagramme und Copilot-KI-Funktionen kostenlos.

Für alle, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten (Outlook, Teams, OneDrive), ist Planner die naheliegende Wahl. Aufgaben aus Teams-Unterhaltungen oder Loop-Komponenten synchronisieren sich automatisch. Der Kompromiss: Sie binden sich noch stärker an Microsofts Plattform und haben weniger Anpassungsmöglichkeiten als bei Tools wie Notion oder Trello.

10. Tweek

✅ Vorteile:

• Papierähnliches Wochenübersichts-Layout
• Drag-and-Drop-Aufgabenplanung
• Farbcodierung nach Kategorie
• Zusammenarbeitsfunktionen für Teams und Familien
• Kostenlos für bis zu drei Nutzer

❌ Nachteile:

• Keine stündliche Planung
• Fehlende erweiterte Funktionen anderer Planer

Tweek ersetzt die Komplexität der meisten Planer durch eine übersichtliche Wochenansicht, die einem Papierplaner ähnelt. Sie sehen sieben Tage auf einen Blick, verschieben Aufgaben zwischen den Tagen per Drag-and-Drop und ordnen nach Kategorie farblich zu. Es gibt keine stündlichen Zeitfenster, Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards.

Für Nutzer, die sich von funktionsüberladenen Apps überfordert fühlen, bietet Tweek eine ruhige Alternative. Der kostenlose Plan unterstützt bis zu drei Nutzer mit grundlegenden Planungsfunktionen. Premium ergänzt wiederkehrende Aufgaben, Unteraufgaben und Integrationen.

Welchen kostenlosen Online-Planer sollten Sie wählen?

Der beste Planer hängt von Ihrer Arbeitsweise ab:

• Für Terminplanung und Zeitblöcke: Google Kalender ist kaum zu schlagen. Er ist kostenlos, funktioniert überall und verbindet sich mit fast allem.
• Für Aufgabenmanagement: Todoist bietet die klarste Aufgabenerfahrung, während TickTick Gewohnheitstracking und Fokus-Tools ergänzt.
• Für Studierende: MyStudyLife verwaltet akademische Stundenpläne am besten. TickTick ist eine starke Alternative mit Pomodoro-Timer und Gewohnheitstracker.
• Für Familien: Cozi ist speziell für gemeinsame Familienkalender und Listen konzipiert.
• Für Teams: Microsoft Planner, wenn Ihr Team Microsoft 365 nutzt, Trello für visuelle Kanban-Boards.
• Für volle Individualisierung: Notion ermöglicht es, jedes Planersystem von Grund auf selbst zu gestalten.
• Für Einfachheit: Tweek reduziert Planung auf eine übersichtliche Wochenansicht.

Wenn Sie mehrere Planer nutzen (ein häufiges Muster), können Sie diese über Notion mit 2sync verbinden. Synchronisieren Sie zum Beispiel Ihre Google-Kalender-Termine und Todoist-Aufgaben in einer einzigen Notion-Datenbank, damit alles an einem Ort sichtbar ist.

Fazit

Jeder Planer auf dieser Liste ist wirklich kostenlos nutzbar und deckt einen anderen Anwendungsfall ab. Testen Sie zwei oder drei, die zu Ihrem Workflow passen, bevor Sie sich festlegen. Wenn Sie Tagesplaner-Apps mit kostenpflichtigen Funktionen suchen, finden Sie diese in unserem separaten Vergleich. Speziell für macOS-Nutzende haben wir die besten Kalender-Apps für Mac verglichen. Für umfassendere Produktivitätstools besuchen Sie unsere Liste der besten Organisations-Apps.

Wenn Sie sich für Notion als zentrale Plattform entscheiden, verbindet 2sync es mit Google Kalender, Todoist, Google Tasks und weiteren Diensten. Änderungen synchronisieren sich automatisch in beide Richtungen, sodass Sie Ihren Zeitplan in der App verwalten, die gerade am besten passt.

FAQ