Sincronização com Microsoft To Do
Configure a sincronização bidirecional entre Microsoft To Do e Notion. Conecte sua conta Microsoft, escolha as listas, mapeie os campos e veja como funcionam etapas, E-mail sinalizado e tarefas recorrentes
O Microsoft To Do sincroniza com um banco de dados do Notion através do 2sync. Adicione ou edite uma tarefa em qualquer um dos apps e a mudança aparece do outro lado em poucos minutos. Você escolhe quais listas do To Do entram, como cada campo é mapeado para uma propriedade do Notion e em que direção cada campo sincroniza.
Como começar?
Conectar o Microsoft To Do
- Acesse o onboarding de sincronização Microsoft To Do & Notion
- Clique em Conectar Microsoft To Do
- Faça login com sua conta Microsoft. Funcionam tanto contas pessoais (Outlook.com, Hotmail) quanto contas corporativas ou de estudante
- Aceite as permissões: login e perfil básico, leitura e gravação das suas tarefas e listas do To Do e leitura das configurações da sua caixa de correio
- Selecione as listas que deseja sincronizar
O 2sync lê as configurações da caixa de correio para uma única coisa, o seu fuso horário, para que as datas de vencimento caiam no dia certo.
O Microsoft To Do é uma conexão própria. Se você já sincroniza o Outlook Calendar ou o Outlook Contacts, ainda precisa conectar o Microsoft To Do uma vez, com a mesma conta Microsoft ou com outra.
Conectar o Notion
Você pode conectar o Notion de duas formas:
Usando o template do 2sync:
- Clique em Connect Notion
- Selecione Use a template provided by the developer
- Clique em Allow access
O Notion duplica o template para o seu workspace e o 2sync detecta o banco de dados. Consulte configuração do banco de dados do Notion para mais opções.
Usando seu próprio banco de dados:
- Conecte o banco de dados ao 2sync clicando em (•••) > Add connections > 2sync na página do banco de dados
- Copie o link do banco de dados em (•••) > Copy link
- Cole o link quando solicitado
Bancos de dados dentro de uma página Wiki não são suportados devido a limitações da API do Notion.
Escolher a lista padrão
Quando você sincroniza mais de uma lista, uma delas é o recurso padrão. As tarefas criadas no Notion vão para essa lista, a menos que você escolha outra na página.
De início, a lista padrão é a Tarefas, que já vem no To Do. Para trocar, abra a aba Conexões do Microsoft To Do e clique em Definir como padrão ao lado de outra lista.
Quais listas posso sincronizar?
Qualquer lista da sua conta do To Do, inclusive a lista Tarefas, que já vem no app, e as listas compartilhadas com você. Dá para sincronizar uma lista ou várias. Coloque todas em um único banco de dados do Notion e use a propriedade List para diferenciá-las, ou crie uma automação por lista se quiser um banco de dados para cada uma.
Dois itens que já vêm no To Do se comportam de outro jeito:
- E-mail sinalizado sincroniza só para o Notion. Os e-mails que você sinaliza no Outlook chegam ao Notion como tarefas, e a lista aparece com o selo Somente leitura no 2sync. Tarefas criadas no Notion não podem ser adicionadas a ela.
- Meu Dia, Importante e Planejado nunca aparecem no seletor de listas. Eles são visualizações das suas tarefas, não listas, então a Microsoft não os expõe para ferramentas de sincronização. Sincronize as listas em que as tarefas estão e recrie as mesmas visualizações no Notion com filtros em Due Date e Importance.
Criou uma lista nova no To Do? Clique em Atualizar listas na aba Conexões do Microsoft To Do para ela aparecer.
Como mapear campos entre Microsoft To Do e Notion?
O mapeamento de campos controla como os dados circulam entre o To Do e o Notion. Você define a direção da sincronização campo por campo. Para ver cada campo e as opções dele, consulte a referência de campos do Microsoft To Do.
Direções de sincronização
- Sincronização bidirecional: alterações em qualquer app atualizam o outro
- Unidirecional para Notion: alterações no To Do atualizam o Notion, mas não o contrário
- Unidirecional para Microsoft To Do: alterações no Notion atualizam o To Do, mas não o contrário
Para uma comparação detalhada, consulte sincronização bidirecional vs unidirecional.
Campos disponíveis
| Campo do Microsoft To Do | Tipos de propriedade do Notion | Direção |
|---|---|---|
| Task Title | Title, Text, Select | Bidirecional |
| Description | Text | Bidirecional |
| Completed | Checkbox, Status | Bidirecional |
| Task Status | Select, Text | Bidirecional |
| Due Date | Date | Bidirecional |
| Start Date | Date | Bidirecional |
| Reminder | Date | Bidirecional |
| Importance | Select, Text | Bidirecional |
| Categories | Multi-select | Bidirecional |
| List (Select, Text) | Select, Text | Bidirecional |
| List (Relation) | Relation | Bidirecional |
| Steps | Text | Para o Notion |
| Completed At | Date | Para o Notion |
| Added At | Date | Para o Notion |
| Is Recurring | Checkbox | Para o Notion |
| Task ID | Text | Para o Notion |
| Task Url | URL, Text | Para o Notion |
| Trigger deletion on Microsoft To Do | Checkbox, Status, Formula | Para o Microsoft To Do |
| Sync Status | Select, Text | Para o Notion |
| Automation Name | Select, Text | Para o Notion |
Clique em + Adicionar Campo na seção de mapeamento de campos para adicionar os campos que não aparecem por padrão.
Como escolher quais tarefas sincronizam?
Filtros
No passo Filtrar tarefas para sincronizar, adicione condições em:
- Task Title, Task Description, Task List Name e Task Category: comparam o texto que o campo contém
- Task Importance: High, Normal ou Low
- Task Status: um dos cinco status do To Do
- Notion property value: uma condição em qualquer propriedade do seu banco de dados do Notion
Consulte filtros para ver como as condições se combinam.
Tarefas concluídas e a janela de sincronização
As tarefas abertas sempre sincronizam. As concluídas só sincronizam se foram concluídas dentro da janela definida em Sincronizar tarefas concluídas até, em Configurações de Sincronização > Mostrar configurações avançadas. As opções vão de 2 dias a 2 anos, com um teto que depende do plano: 6 meses no Solo, 1 ano no Premium e 2 anos no Pro. Quanto maior a janela, mais lenta fica cada sincronização.
Como criar tarefas a partir do Notion?
Páginas novas no seu banco de dados do Notion viram tarefas do To Do na próxima sincronização.
- Escolha a lista: defina a propriedade List na página. Se ela ficar vazia, a tarefa vai para a sua lista padrão.
- Defina as datas: Due Date e Start Date guardam um dia. Reminder guarda um dia e um horário.
- Páginas criadas antes da automação: por padrão, elas ficam fora do To Do. Ative Sincronizar entradas do Notion que foram criadas antes da primeira sincronização nas Configurações de Sincronização para incluí-las.
Mover uma tarefa para outra lista
Mude a propriedade List no Notion e a tarefa passa para essa lista no To Do na próxima sincronização. Como o To Do não tem uma ação de mover, o 2sync recria a tarefa na lista nova, com as etapas, e exclui a cópia antiga.
Em dois casos a tarefa fica onde está. O primeiro são as tarefas em uma lista compartilhada, porque excluí-las ali removeria a tarefa para todos os membros. O segundo são as tarefas com arquivos anexados. Nos dois casos, a propriedade List volta para a lista real em uma sincronização seguinte.
Como funcionam as tarefas concluídas?
Completed e Task Status descrevem o mesmo estado por dois ângulos:
- Marcar Completed no Notion conclui a tarefa no To Do. Desmarcar volta o status para Not started, já que o To Do não guarda o status anterior.
- Task Status tem cinco valores: Not started, In progress, Completed, Waiting on others e Deferred. Mapeie esse campo para uma propriedade Select para trabalhar com os cinco no Notion.
- Completed At é preenchido quando a tarefa é concluída. O To Do guarda só o dia da conclusão, então a data não tem horário.
Mapeie Completed para uma propriedade Status do Notion em vez de Checkbox se quiser visualizações de quadro agrupadas por andamento. Qualquer opção do grupo Complete da propriedade Status conta como concluída.
Como funcionam as tarefas recorrentes?
Mapeie Is Recurring para uma propriedade Checkbox para ver quais tarefas se repetem.
Quando uma tarefa recorrente é concluída, o To Do marca essa tarefa como feita e cria a próxima ocorrência como uma tarefa nova, com um ID novo. O Notion segue o mesmo modelo. A ocorrência concluída continua como uma página concluída, e a próxima chega como uma página nova.
Com o tempo, uma tarefa recorrente deixa uma página concluída por ocorrência. Para escondê-las, use um filtro de visualização do Notion em Completed.
Como as etapas sincronizam?
O To Do chama de etapas os itens da lista de verificação dentro de uma tarefa. Mapeie Steps para uma propriedade Text e elas aparecem no Notion uma por linha, com ☑ nas etapas concluídas e ☐ nas pendentes.
As etapas sincronizam em uma direção só, para o Notion. Edite-as no To Do; o que você mudar nesse texto no Notion não volta para lá.
O To Do não tem subtarefas, tarefas principais, seções nem responsáveis, então não há nada para mapear nesses casos. Se você precisa de hierarquia de tarefas no Notion, as integrações com o Todoist e o Google Tasks sincronizam subtarefas como páginas relacionadas.
Como funciona a exclusão de tarefas?
Por padrão, excluir uma tarefa de um lado só a dessincroniza, sem excluí-la do outro lado. Isso protege você de erros irreversíveis. Ative Permitir exclusão de tarefa nas Configurações de Sincronização para excluir tarefas nos dois apps.
A opção fica desativada durante o onboarding, então você a ativa depois, nas configurações da automação. O To Do não tem lixeira, por isso uma tarefa excluída lá some de vez. Consulte comportamento de exclusão para mais detalhes.
Excluir tarefas a partir de uma propriedade do Notion
Mapeie Trigger deletion on Microsoft To Do para uma propriedade Checkbox, Status ou Formula. Quando a propriedade é marcada, ou recebe um status do grupo Complete, o 2sync exclui a tarefa do To Do na próxima sincronização.
Toda página em que essa propriedade já está marcada tem a tarefa excluída na próxima sincronização. Limpe a propriedade, ou comece com uma vazia, antes de fazer o mapeamento.
Dicas e boas práticas
Frequência de sincronização
- Plano Solo: sincroniza a cada 5 minutos
- Plano Premium: sincroniza a cada 3 minutos
- Plano Pro: sincroniza a cada 2 minutos
Clique em Sincronizar agora na sua automação para disparar uma sincronização imediata.
Datas e fusos horários
No To Do, Due Date e Start Date são dias, sem horário. Se você definir um horário na data do Notion, a tarefa continua caindo no dia certo e o horário é descartado. O 2sync lê o fuso horário nas configurações da sua caixa de correio da Microsoft, então o dia bate com o que você vê no To Do. Reminder é a única data editável que mantém o horário.
Link de volta para o Notion
Ative Adicionar link do Notion abaixo de cada descrição nas Configurações de Sincronização para incluir um link para a página do Notion no fim das notas de cada tarefa no To Do. Mapeie Task Url para abrir a tarefa no To Do a partir do Notion.
O que fazer a seguir?
- Veja todos os campos que sincronizam entre Microsoft To Do e Notion
- Configure a direção de sincronização por campo
- Defina valores padrão para campos vazios
Relacionados
- Campos do Microsoft To Do para uma referência completa de todos os campos suportados
- Direção de sincronização e mapeamento de campos para controlar o fluxo de dados por campo
- Filtros para escolher quais tarefas sincronizam
- Recurso padrão para definir para onde vão as tarefas novas do Notion
- Comportamento de exclusão para entender o que acontece quando tarefas são excluídas
- Resolução de conflitos para como o 2sync lida com edições simultâneas
- Como a sincronização funciona para entender o ciclo de sincronização
FAQ
O Notion tem integração nativa com o Microsoft To Do?
Não. O Notion não tem sincronização nativa com o Microsoft To Do, e a Microsoft não oferece um conector do Notion para o To Do. O 2sync sincroniza um banco de dados do Notion com as suas listas do To Do nas duas direções.
Isso inclui as tarefas que eu vejo no Outlook?
Sim. O módulo Tarefas do Outlook hoje é o Microsoft To Do, então ele mostra as mesmas listas que o 2sync sincroniza. O Outlook Tasks era o produto antigo, que a Microsoft descontinuou.
Preciso conectar de novo se já uso as integrações com o Outlook?
Sim. O Microsoft To Do é uma conexão separada, com permissões próprias. Você pode entrar com a mesma conta Microsoft que usa no Outlook.
Posso sincronizar várias listas do To Do?
Sim. Escolha uma lista ou várias. Sincronize todas em um único banco de dados do Notion e diferencie as listas pela propriedade List, ou crie uma automação por lista. As tarefas novas do Notion vão para a lista padrão, que é a lista Tarefas, a não ser que você troque.
Por que Meu Dia não aparece como lista?
Meu Dia, Importante e Planejado são visualizações das suas tarefas, não listas, então a Microsoft não os expõe como destino de sincronização. Sincronize as listas a que as tarefas pertencem e recrie as visualizações no Notion com filtros em Due Date e Importance.
A lista E-mail sinalizado sincroniza?
Sim, para o Notion. Os e-mails que você sinaliza no Outlook aparecem no Notion como tarefas. A lista é somente leitura, então as tarefas criadas no Notion não podem ser enviadas para ela.
As datas de vencimento mantêm o horário?
Não. No Microsoft To Do, Due Date e Start Date são dias. Se você adicionar um horário no Notion, a tarefa cai no dia certo, sem o horário. Use o campo Reminder quando precisar de um horário.
Por que as tarefas recorrentes criam uma linha nova no Notion?
Concluir uma tarefa recorrente no To Do cria a próxima ocorrência como uma tarefa nova, com um ID novo. O 2sync sincroniza essa tarefa como uma página nova do Notion e mantém a ocorrência concluída como página concluída. Filtre por Completed para esconder as ocorrências passadas.
Posso editar as etapas pelo Notion?
Não. As etapas sincronizam só do To Do para o Notion, uma por linha. Edite as etapas no To Do; o que você mudar nesse texto no Notion não volta para lá.
A sincronização é instantânea?
Não. O 2sync verifica as mudanças a cada 2 a 5 minutos, dependendo do seu plano. Clique em Sincronizar agora para disparar uma sincronização imediata.