Sincronización de Gmail

Los correos de Gmail se sincronizan automáticamente a tu base de datos de Notion a través de 2sync. Los correos nuevos que coincidan con tus filtros crean páginas en Notion en minutos. Tú eliges qué buzones y etiquetas incluir, cómo se mapean los campos a las propiedades de Notion y qué correos archivar.

¿Cómo empiezo?

Conectar Gmail

1. Ve al onboarding de Gmail y Notion Sync
2. Haz clic en Connect Gmail
3. Inicia sesión con tu cuenta de Google
4. Otorga permisos para que 2sync acceda a tus correos
5. Selecciona qué buzones o categorías sincronizar

Conectar Notion

Puedes conectar Notion de dos formas:

Usando la plantilla de 2sync:

1. Haz clic en Connect with Notion
2. Selecciona Use a template provided by the developer
3. Haz clic en Allow access

Notion duplica la plantilla predeterminada Email Archive en tu espacio de trabajo, y 2sync detecta automáticamente la base de datos. Consulta configuración de una base de datos de Notion para más opciones.

Usando tu propia base de datos:

1. Asegúrate de que tu base de datos esté conectada a 2sync: haz clic en (•••) > Add connections > 2sync en la página de la base de datos
2. Copia el enlace de la base de datos desde (•••) > Copy link
3. Pega el enlace cuando se te solicite

¿Cómo mapeo campos entre Gmail y Notion?

El mapeo de campos controla cómo se transfieren los datos del correo de Gmail a Notion. Como la sincronización de Gmail es unidireccional, todos los campos fluyen solo de Gmail a Notion. Para una referencia completa de cada campo compatible, consulta campos de Gmail.

Campos disponibles

Agregar campos

Haz clic en + Add Field en la sección de mapeo de campos para agregar campos adicionales. No todos los campos se muestran por defecto.

Contenido del cuerpo

El cuerpo del correo se sincroniza al contenido de la página de Notion (no a una propiedad). El correo completo aparece cuando abres la página, preservando el formato básico como negrita, cursiva, enlaces y listas.

¿Cómo filtro qué correos se sincronizan?

Los filtros te permiten sincronizar solo correos específicos. En la sección Filters:

1. Elige tu estrategia de filtrado: No filtering, All conditions o Any condition
2. Haz clic en + Add Condition
3. Selecciona un campo, un operador y un valor
4. Agrega más condiciones según sea necesario
5. Guarda tu automatización

Por buzón y categoría

Selecciona qué categorías de Gmail sincronizar durante la configuración:

• Inbox: Todos los correos de la bandeja de entrada
• Starred: Solo correos destacados
• Important: Correos marcados como importantes
• Sent: Tus correos enviados
• Categories: Social, Updates, Promotions, Forums

Por etiqueta

Sincroniza solo correos con etiquetas específicas:

1. Ve a la sección Filters en tu automatización
2. Agrega una condición: Labels contains [Nombre de la etiqueta]
3. Solo los correos con esa etiqueta se sincronizan a Notion

Por remitente

Sincroniza correos de remitentes o dominios específicos:

1. Agrega una condición de filtro: From contains [correo o dominio]
2. Solo los correos coincidentes se sincronizan a Notion
3. Combina con etiquetas para un filtrado preciso

Límites de periodo

Hasta dónde retrocede la sincronización de 2sync depende de tu plan:

• Correos recientes dentro de la ventana de tiempo de tu plan
• La primera sincronización procesa correos históricos que coincidan con tus filtros
• Los correos nuevos se sincronizan continuamente después de la configuración

¿Cómo funciona el hilo de correos?

Relaciones de hilo

Mapea Thread (Relation) para agrupar correos de la misma conversación:

1. Crea una base de datos de hilos (o usa una auto-relación en la misma base de datos)
2. Mapea Thread (Relation) para enlazar correos relacionados
3. Ve conversaciones completas agrupadas en Notion
4. Usa rollups de Notion para contar mensajes por hilo

Thread ID

Mapea Thread ID a una propiedad Text para un enfoque más simple. Filtra o agrupa por Thread ID en las vistas de Notion para ver hilos de conversación sin una base de datos separada.

Archivos adjuntos

Los nombres y enlaces de los archivos adjuntos se sincronizan, pero los archivos no se copian al almacenamiento de Notion:

1. Mapea Attachments a una propiedad Files & Media o Text
2. Los nombres y enlaces de los archivos adjuntos aparecen en la propiedad mapeada
3. Haz clic para abrir o descargar directamente desde Gmail
4. Usa el Gmail Link para acceder al correo completo con todos los archivos adjuntos

¿Cómo enlazo correos a otros datos?

Conectar a contactos

Si usas la sincronización de Google Contacts:

1. Configura una automatización de Google Contacts a una base de datos de Notion separada
2. Mapea From a una propiedad Relation enlazada a tu base de datos de contactos
3. Abre cualquier página de contacto en Notion para ver todos los correos de esa persona

Conectar a eventos del calendario

Enlaza correos relacionados con reuniones a eventos del calendario:

1. Configura una automatización de Google Calendar
2. Crea relaciones de Notion entre tus bases de datos de correo y calendario
3. Usa Thread ID o coincidencia de asunto para conectar elementos relacionados

Conectar a proyectos

Enlaza correos a páginas de proyectos:

1. Agrega una propiedad Relation a tu base de datos de correo apuntando a una base de datos de proyectos
2. Etiqueta correos con el proyecto relevante en Notion
3. Usa rollups de Notion para ver todos los correos relacionados con un proyecto

Escenarios comunes

Archivo de correos

Crea un archivo de correos con búsqueda en Notion:

1. Configura una automatización de Gmail filtrando por una etiqueta específica (ej., "Archive")
2. Mapea los campos Subject, From, Date y Labels
3. Agrega propiedades exclusivas de Notion como "Categoría", "Estado" y "Notas"
4. Crea vistas de Notion filtradas por fecha, remitente o etiqueta
5. Usa la búsqueda de Notion para encontrar cualquier correo archivado

Registro de comunicación con clientes

Rastrea correos de clientes para un historial completo de interacciones:

1. Crea una etiqueta de Gmail para cada cliente (o usa un filtro basado en dominio)
2. Configura una automatización de Gmail filtrada a esas etiquetas
3. Enlaza correos a tu base de datos de contactos usando una propiedad Relation
4. Agrega propiedades exclusivas de Notion como "Fecha de seguimiento" y "Acción requerida"
5. Crea una vista agrupada por cliente para ver todas las comunicaciones

Bandeja de entrada de correos del proyecto

Sincroniza correos relacionados con proyectos a Notion:

1. Crea una etiqueta de Gmail para cada proyecto
2. Configura una automatización de Gmail filtrada a esa etiqueta
3. Mapea Thread (Relation) para agrupar conversaciones
4. Enlaza correos a páginas de proyectos usando relaciones de Notion
5. Agrega propiedades de estado para rastrear qué correos necesitan acción

Seguimiento de recibos

Archiva recibos y facturas:

1. Destaca los recibos en Gmail o aplica una etiqueta "Recibos"
2. Configura una automatización de Gmail filtrada a correos destacados o etiquetados
3. Mapea los campos Subject, From, Date y Attachments
4. Agrega propiedades exclusivas de Notion como "Monto", "Categoría" y "Reembolsado"
5. Crea vistas agrupadas por mes para el seguimiento de gastos

¿Cuál es el comportamiento de eliminación?

La sincronización de Gmail usa eliminación conservadora por defecto. Para más detalles, consulta comportamiento de eliminación.

• Eliminar en Gmail: El correo se desvincula de Notion (la página de Notion permanece a menos que la eliminación esté habilitada)
• Eliminar en Notion: No afecta a Gmail. Tus correos siempre están seguros
• Habilitar eliminación: Elimina las páginas de Notion cuando los correos dejan de cumplir tus criterios de sincronización

Discontinuación de cuenta

Si tu cuenta de Gmail va a ser discontinuada:

1. Antes de que se cierre la cuenta, todos los correos sincronizados permanecen en Notion como páginas
2. El contenido del cuerpo del correo se preserva en el contenido de la página de Notion
3. Los enlaces de Gmail y los enlaces de archivos adjuntos dejan de funcionar después del cierre de la cuenta
4. Exporta el contenido importante de Notion antes de que se elimine la cuenta

Consulta la guía de problemas de conexión para más detalles.

Consejos y mejores prácticas

Frecuencia de sincronización

• Plan Solo: Sincroniza cada 5 minutos
• Plan Premium: Sincroniza cada 3 minutos
• Plan Pro: Sincroniza cada 2 minutos

Haz clic en Sync Now en tu automatización para activar una sincronización inmediata.

Estrategia de etiquetas

Crea una estrategia de sincronización enfocada con etiquetas de Gmail:

1. Crea etiquetas en Gmail para los correos que quieras en Notion (ej., "Notion Archive", "Clientes importantes")
2. Aplica etiquetas manualmente o con filtros de Gmail
3. Configura tu automatización para sincronizar solo esas etiquetas
4. Mantén tu base de datos de Notion enfocada en correos relevantes

Evita sincronizar todo

Sincronizar toda tu bandeja de entrada genera ruido. En su lugar:

• Sincroniza solo correos destacados para un archivo curado
• Usa etiquetas específicas para colecciones específicas
• Filtra por remitente o asunto para bases de datos enfocadas
• Combina múltiples condiciones para un filtrado preciso

Revisión regular

Revisa periódicamente tu archivo de correos en Notion:

• Elimina entradas irrelevantes
• Agrega notas y contexto a correos importantes
• Enlaza correos a contactos, proyectos y tareas
• Archiva hilos completados

¿Qué debo hacer a continuación?

Ahora que tu sincronización de Gmail está configurada:

1. Ve cada campo que se sincroniza entre Gmail y Notion
2. Configura filtros para sincronizar solo los correos que necesitas
3. Enlaza correos a contactos y proyectos
4. Establece valores predeterminados para campos vacíos

Relacionado

• Campos de Gmail para una referencia completa de cada campo compatible
• Archivar correos en Notion para un flujo de trabajo detallado de archivo de correo
• Sincronización de Google Contacts para enlazar correos a páginas de contactos
• Relaciones para conectar correos a contactos y proyectos
• Descripción general de filtros para controlar qué correos se sincronizan
• Comportamiento de eliminación para entender qué sucede cuando se eliminan correos
• Valores predeterminados para establecer valores de respaldo en campos vacíos
• Tipos de propiedades de Notion para elegir la propiedad correcta para cada campo
• Problemas de conexión para solucionar problemas de cuenta y permisos

FAQ