Campos de Outlook Calendar que se sincronizan con Notion
Los 21 campos de Outlook Calendar que se sincronizan con Notion usando 2sync: tipos de propiedades, direcciones de sincronización y cómo usar categorías, participantes y enlaces de reuniones
2sync sincroniza 21 campos de Outlook Calendar con Notion, cubriendo nombre del evento, fechas, ubicación, participantes, categorías, importancia, estado de respuesta y enlaces de reuniones. La mayoría de los campos soportan sincronización bidireccional, permitiéndote editar en cualquier app. Los campos de solo lectura como organizador, estado de recurrencia y nombre del calendario se sincronizan de Outlook a Notion únicamente. Controlas la dirección de cada campo en el mapeo de campos.
Campos sincronizados
| Campo | Tipo de propiedad de Notion | Dirección de sincronización |
|---|---|---|
| Event Name | Title, Text | Bidireccional |
| Description | Text, Rich Text | Bidireccional |
| Date | Date | Bidireccional |
| Location | Text | Bidireccional |
| Attendees (Relation) | Relation | Bidireccional |
| Attendees (Text) | Text | Bidireccional |
| Organizer | Relation, Text | A Notion |
| Categories | Multi-select | Bidireccional |
| Is Recurring | Checkbox | A Notion |
| Event Type | Select | A Notion |
| Event Visibility | Select | Bidireccional |
| Transparency | Select | Bidireccional |
| Importance | Select | Bidireccional |
| Conference Call Link | URL | A Notion |
| Outlook Calendar Link | Text, URL | A Notion |
| Response Status | Text, Select | A Notion |
| Calendar Name | Select, Text, Relation | A Notion |
| Calendar ID | Text, Email, Select | A Notion |
| Event ID | Text | A Notion |
| Automation Name | Text, Select | A Notion |
| Trigger deletion on Outlook Calendar | Checkbox, Status, Formula, Rollup | Desde Notion |
Puedes configurar cada campo como bidireccional, unidireccional a Notion o unidireccional a Outlook. Ajusta esto por campo en la configuración de mapeo de campos de tu automatización.
Event Name
El campo Event Name se mapea a la propiedad Title de Notion, el nombre principal de cada página de la base de datos. Los cambios en el nombre del evento en cualquier app actualizan la otra automáticamente. Por ejemplo, renombrar "Sync Call" a "Weekly Sync Call" en Notion lo actualiza en Outlook en el siguiente ciclo de sincronización.
Description
El campo Description se mapea a Rich Text. El formato básico de Outlook (negrita, cursiva, enlaces, listas) se preserva durante la sincronización. Algunos elementos específicos de Notion como toggles, bases de datos y embeds no pueden representarse en Outlook y se perderán si se sincronizan de vuelta. Una agenda de reunión pegada en Outlook con viñetas aparece formateada en Notion, pero los toggles de Notion añadidos a la página no sobrevivirán un viaje de ida y vuelta.
Cambiar la dirección de sincronización de un campo después de la configuración inicial no actualiza retroactivamente los elementos existentes. Solo los nuevos cambios siguen la dirección actualizada.
Date
El campo Date se mapea a una única propiedad Date de Notion que contiene tanto el inicio como el fin, incluyendo hora y zona horaria. Se admiten eventos de día completo y rangos de varios días, y la sincronización es bidireccional.
Para eventos con hora, tanto la fecha como la hora se sincronizan. Para eventos de día completo, solo se sincroniza la fecha sin componente de hora. Cuando una página de Notion tiene fecha de inicio pero no de fin, 2sync usa la Duración predeterminada de tu configuración avanzada de sincronización para calcular la hora de fin.
La conversión de zona horaria es automática. Los eventos se muestran en tu zona horaria local independientemente de dónde se crearon. Un colega en Londres crea una reunión a las 3pm GMT y aparece como 10am EST en tu base de datos de Notion si esa es tu zona horaria.
Location
El campo Location se sincroniza como Text en ambas direcciones. Escribe una dirección o nombre de lugar en cualquier app y aparece en la otra. El buscador de salas y las sugerencias de salas de Outlook no están disponibles en Notion; la ubicación se sincroniza solo como texto plano. Úsalo para crear una vista de Notion filtrada por ubicación para ver todas las reuniones presenciales.
Attendees
Puedes sincronizar participantes de dos formas. El campo Attendees (Relation) se mapea a una base de datos de contactos o a miembros del workspace de Notion, emparejando participantes por correo electrónico para que cada evento enlace a una página de contacto real. El campo Attendees (Text) almacena la lista de participantes como texto plano, útil cuando no necesitas emparejamiento por relación.
Ambos pueden estar activos al mismo tiempo. El campo de relación es útil para construir un CRM en Notion donde los eventos del calendario se enlazan directamente a las páginas de contactos, construyendo una línea de tiempo de cada interacción con un cliente.
Organizer
El campo Organizer muestra la dirección de correo electrónico de la persona que creó el evento. Puede mapearse a una propiedad Relation apuntando a una base de datos de contactos o a texto plano. Este campo es de solo lectura porque Outlook controla este valor. Al sincronizar calendarios compartidos, usa Organizer para identificar quién programó cada reunión. Filtra tu base de datos de Notion para ver solo reuniones creadas por una persona específica.
Categories
Outlook Calendar usa categorías en lugar de colores. Las categorías se sincronizan como una propiedad Multi-select en Notion (consulta tipos de propiedades de Notion), permitiéndote asignar múltiples categorías por evento. Crea categorías en Outlook y aparecen como opciones select en Notion automáticamente.
Las categorías se sincronizan bidireccionalmente. Agregar una categoría en Notion la aplica al evento de Outlook en el siguiente ciclo de sincronización. Etiqueta eventos como "Reunión con cliente", "Interna" y "Viaje" en Outlook. Las tres aparecen como opciones Multi-select en Notion, donde puedes filtrar vistas por categoría.
Is recurring
El campo Is Recurring se sincroniza como un Checkbox. Cualquier evento que pertenezca a una serie recurrente tiene esta casilla marcada. Úsalo para crear vistas filtradas. Muestra solo reuniones repetitivas para revisar tus compromisos semanales, o exclúyelas para enfocarte en eventos únicos.
Para detalles sobre cómo se sincronizan las instancias de eventos recurrentes, consulta eventos recurrentes.
Event Type
El campo Event Type clasifica los eventos en cuatro categorías: Single, Occurrence, Exception y Series Master. Los eventos Single aparecen una vez. Occurrence es una instancia de una serie recurrente. Exception es una instancia modificada. Series Master representa el patrón recurrente en sí.
Usa este campo para filtrar eventos recurrentes en vistas de Notion. Filtra por tipos "Exception" para encontrar reuniones que fueron reprogramadas de su hora habitual.
Algunos campos se vuelven inmutables después de la creación del evento en Outlook. Si un campo deja de sincronizar actualizaciones, verifica si el evento fue creado como parte de una serie recurrente. Ciertas propiedades solo pueden cambiarse en el series master, no en ocurrencias individuales.
Event Visibility and Transparency
El campo Event Visibility soporta cuatro valores: Normal, Personal, Private y Confidential. El campo Transparency muestra tu disponibilidad con cinco valores: Free, Tentative, Busy, Out of Office y Working Elsewhere. Ambos se sincronizan en ambas direcciones.
Estos campos son útiles para filtrar eventos por nivel de visibilidad o controlar qué eventos aparecen en vistas compartidas. Excluye eventos privados de una base de datos de equipo compartida usando filtros, o filtra solo eventos Busy para que las reservas informativas "Free" no llenen tu lista de tareas.
Importance
El campo Importance se mapea a una propiedad Select con tres valores: Low, Normal y High. Se sincroniza en ambas direcciones, así que cambiar el nivel en Notion lo actualiza en Outlook en el siguiente ciclo y viceversa. Úsalo para destacar eventos de alta importancia en paneles o para filtrar elementos de baja importancia de tu vista diaria.
Conference Call Link
Los enlaces de reuniones de Microsoft Teams se sincronizan automáticamente cuando se crea una reunión de Teams. Los enlaces de terceros (Zoom, Webex) también se sincronizan si están presentes en el evento. Haz clic en el enlace sincronizado directamente desde Notion para unirte a una reunión sin abrir Outlook.
Conference Call Link es de solo lectura en Notion. Agrega o modifica los enlaces de reunión directamente en Outlook.
Outlook Calendar Link
Outlook Calendar Link es un enlace directo al evento original en Outlook. Se sincroniza de Outlook a Notion únicamente y puede almacenarse como Text o URL. Úsalo cuando quieras saltar con un clic desde una página de Notion al evento correspondiente en Outlook, algo útil para editar campos que Notion no puede escribir de vuelta (organizador, estado de respuesta).
Response Status
El campo Response Status muestra tu RSVP para eventos a los que te invitaron: Accepted, Declined, Tentative o Not Responded. Puede mapearse a Text o Select y se sincroniza de Outlook a Notion únicamente. Filtra tu base de datos de Notion por estado de respuesta para ver qué invitaciones aún necesitan respuesta.
Calendar name
El campo Calendar Name identifica a qué calendario de Outlook pertenece un evento. Esto es especialmente útil cuando sincronizas múltiples calendarios en una sola base de datos de Notion.
Puedes mapear Calendar Name a tres tipos de propiedades:
- Select (recomendado): Crea un desplegable con cada calendario como opción
- Text: Almacena el nombre del calendario como texto plano
- Relation: Enlaza a una base de datos separada de calendarios
Calendar Name es de solo lectura, así que para mover un evento entre calendarios, edítalo directamente en Outlook. Úsalo como una propiedad Select para agrupar y filtrar eventos por calendario de origen en Notion.
Calendar ID
El Calendar ID es el identificador interno del calendario de Outlook al que pertenece el evento. Se mapea a Text, Email o Select y se sincroniza de Outlook a Notion únicamente. La mayoría de los usuarios no necesitarán mirar este campo, pero resulta valioso al diagnosticar problemas de sincronización o al enrutar eventos a bases de datos específicas mediante fórmulas de Notion.
Event ID
El Event ID es el identificador interno de sincronización que 2sync usa para emparejar un evento de Outlook con su página de Notion. Se mapea a Text y se sincroniza unidireccionalmente. Trátalo como metadatos del sistema: no lo edites manualmente, pero mantenlo visible en tu base de datos por si alguna vez necesitas depurar una sincronización rota.
Automation Name
El campo Automation Name etiqueta cada página sincronizada con el nombre de la automatización de 2sync que la creó. Se mapea a Text o Select y se sincroniza de Outlook a Notion únicamente. Es esencial cuando más de una automatización de Outlook alimenta la misma base de datos de Notion, ya que puedes filtrar o agrupar por automatización para ver de qué flujo proviene cada evento.
Trigger deletion on Outlook Calendar
Este es el único campo que se sincroniza de Notion a Outlook únicamente. Se mapea a Checkbox, Status, Formula o Rollup, y funciona como una marca del lado de Notion que indica a 2sync que elimine el evento correspondiente en Outlook en el siguiente ciclo de sincronización. Marca la casilla (o ajusta el estado, o deja que una fórmula lo calcule) y el evento desaparece de Outlook sin que tengas que abrirlo.
¿Qué debo hacer a continuación?
Ahora que sabes qué campos se sincronizan:
- Configura filtros para controlar qué eventos se sincronizan
- Aprende cómo aparecen los eventos recurrentes en Notion
- Configura la dirección de sincronización por campo
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FAQ
¿Cuál es la diferencia entre categorías y colores?
Outlook usa categorías con nombre (como 'Work', 'Personal') en lugar de colores fijos. Las categorías son más flexibles que los colores de Google Calendar porque puedes crear nombres personalizados y asignar múltiples categorías por evento.
¿Por qué algunos campos dejan de actualizarse después de la creación?
Outlook marca ciertos campos como inmutables en instancias de eventos recurrentes. Si un evento es parte de una serie, algunas propiedades solo pueden cambiarse en el series master, no en ocurrencias individuales.
¿Puedo sincronizar desde múltiples cuentas de Outlook?
Sí. Conecta múltiples cuentas de Microsoft y selecciona calendarios de cada una. Todos los eventos se sincronizan a la misma base de datos de Notion con el campo Calendar Name identificando su origen.
¿Cómo difiere Event Type de Is Recurring?
Is Recurring es un simple checkbox que indica si un evento se repite. Event Type proporciona más detalle: Single, Occurrence (instancia de serie), Exception (instancia modificada) o Series Master (la definición del patrón).
¿Puedo agregar campos personalizados a la sincronización?
No. Solo puedes sincronizar los 21 campos listados arriba. Los campos personalizados de Outlook no son compatibles. Sin embargo, puedes agregar propiedades exclusivas de Notion a tu base de datos para seguimiento adicional.
¿Outlook Calendar tiene un campo Event Type?
Sí. Event Type es la etiqueta del asistente para el campo que clasifica los eventos como Single, Occurrence, Exception o Series Master. Se mapea a una propiedad Select de Notion y es de solo lectura desde Outlook. Artículos antiguos llamaban a este mismo campo «Recurrence Type», nombre que se retiró en favor de la etiqueta canónica del asistente.