이메일 아카이브 | 2sync Docs

2sync를 사용하면 Gmail 또는 Outlook Mail의 이메일을 Notion 데이터베이스에 저장하여 프로젝트, 연락처, 작업에 연결된 검색 가능한 아카이브를 만들 수 있어요. 이메일 동기화는 단방향으로, 메일 제공업체에서 Notion으로만 흘러요. 이 가이드에서는 동기화되는 항목, 효과적인 필터링 방법, 이메일 아카이브 정리 전략을 다뤄요.

이메일에서 Notion으로 무엇이 동기화되나요?

이메일 동기화는 받은 편지함의 메타데이터와 콘텐츠를 Notion 페이지로 전송해요. 전송되는 항목은 다음과 같아요:

이메일 데이터	Notion 속성	참고
Subject	Title	이메일 제목
Sender (From)	Text 또는 Email	발신자 주소
Sender Name	Text	표시 이름
Recipients (To)	Text	수신자 목록
CC / BCC	Text	추가 수신자
Labels / Categories	Multi-select	Gmail 라벨 또는 Outlook 카테고리
Date	Date	이메일 발송 시간
Snippet	Text	이메일 본문의 짧은 미리보기
Attachments	Text	첨부된 파일의 이름과 크기
Gmail/Outlook Link	URL	원본 이메일 직접 링크
Is Read	Checkbox	읽음/안읽음 상태
Is Starred	Checkbox	별표 상태
Body	페이지 콘텐츠	Notion 페이지 내부의 전체 이메일 본문

전체 필드 목록은 Gmail 필드 또는 Outlook Mail 필드를 참조하세요.

첨부 파일은 두 서비스 모두 같은 방식이에요. 파일마다 이름과 크기가 Notion에 들어오고, 파일 자체는 메일함에 그대로 남아요. 파일이 필요할 때는 이메일 링크로 원본 메시지를 여세요.

이메일 동기화가 왜 단방향인가요?

이메일 동기화는 엄격하게 메일에서 Notion으로만 진행돼요. Notion에서 하는 변경 (제목 편집, 메모 추가, 페이지 삭제)은 원본 이메일에 영향을 미치지 않아서, 받은 편지함이 실수로 수정될 일이 없어요. 동기화 방향에 대한 자세한 내용은 양방향 vs 단방향 동기화를 참조하세요.

이메일 필터를 어떻게 설정하나요?

필터 없이는 받은 편지함의 모든 이메일이 Notion에 동기화돼요. 필터를 사용하여 중요한 항목만 아카이브하세요.

발신자별 필터

특정 사람이나 도메인의 이메일을 동기화해요. 필터를 추가하세요: From contains "client.com"으로 클라이언트 도메인의 모든 이메일을 캡처해요.

제목별 필터

특정 주제의 이메일을 캡처해요. 필터를 추가하세요: Subject contains "Invoice"로 인보이스 아카이브를 만들어요.

라벨 또는 카테고리별 필터

가장 유연한 접근 방식이에요. Gmail에서 "Archive to Notion" 같은 라벨을 만드세요. Outlook에서는 카테고리를 만드세요. 그런 다음 필터를 설정하세요: Labels contains "Archive to Notion".

이렇게 하면 직접 제어할 수 있어요. Notion에 넣고 싶은 이메일에 라벨을 적용하세요.

이메일 아카이브 대부분에는 라벨 기반 필터링을 권장해요. Notion에 도달하는 항목을 완전히 제어할 수 있으며, 언제든지 라벨을 추가하거나 제거할 수 있어요. 사용 가능한 모든 필터 조건은 필터를 참조하세요.

첨부 파일별 필터

첨부 파일이 있는 이메일만 동기화해요. 문서 참조 라이브러리를 구축하는 데 유용해요.

동기화 기록 초기화 사용 방법

필터를 변경하거나 과거 이메일을 재처리하려면 자동화 설정에서 Reset Sync History를 사용하세요. 이 기능은 동기화 상태를 지우고 현재 필터와 일치하는 모든 이메일을 처음부터 처리해요.

Reset Sync History는 기존 Notion 페이지를 삭제하지 않아요. 모든 이메일을 현재 필터에 대해 재평가하고 이전에 제외된 이메일을 동기화해요.

Notion에서 이메일 아카이브를 어떻게 정리하나요?

발신자별 보기

From 속성으로 그룹화하거나 필터링하여 특정 사람이나 회사의 모든 이메일을 보세요.

날짜별 보기

Date를 내림차순으로 정렬하여 시간순 받은 편지함을 만드세요. 캘린더 뷰를 추가하여 시간에 따른 이메일 양을 보세요.

라벨별 보기

Labels로 필터링하여 카테고리별 이메일을 보세요. "인보이스", "클라이언트 업데이트", "영수증" 등 라벨별로 별도의 뷰를 만드세요.

관계를 사용한 프로젝트별 보기

Notion 관계를 사용하여 이메일을 프로젝트 페이지에 연결하세요:

Notion에서 프로젝트 데이터베이스를 만드세요
이메일 데이터베이스에 프로젝트를 가리키는 Relation 속성을 추가하세요
이메일을 관련 프로젝트에 수동으로 연결하세요
프로젝트 페이지를 열면 백링크를 통해 모든 관련 이메일을 볼 수 있어요

관계를 사용한 연락처별 보기

2sync로 연락처도 동기화하는 경우, From (Relation)을 연락처 데이터베이스에 매핑하세요. 각 이메일이 자동으로 발신자의 연락처 페이지에 연결되어 연락처별 완전한 커뮤니케이션 기록을 만들며, Notion CRM의 핵심 부분이 돼요.

여러 계정의 이메일을 어떻게 동기화하나요?

각 이메일 계정에 대해 별도의 자동화를 만드세요. 같은 Notion 데이터베이스 또는 다른 데이터베이스를 가리킬 수 있어요.

이메일 데이터베이스에 "Source" Select 속성을 추가하세요 (예: "Gmail", "Outlook").
이메일 계정당 하나의 자동화를 설정하고 자체 항목으로 범위가 지정된 필터를 사용하세요.
각 자동화에 기본값을 설정하여 소스를 자동으로 태그하세요.
모든 자동화에서 Ignore Linked를 활성화하세요. 전체 설정은 여러 자동화를 참조하세요.

모범 사례는 무엇인가요?

전체 받은 편지함을 동기화하지 마세요: 라벨이나 필터를 사용하여 아카이브를 집중시키고 수천 개의 관련 없는 이메일이 데이터베이스를 어지럽히지 않게 하세요.
Gmail/Outlook Link를 매핑하세요: 클릭 한 번으로 원본 이메일로 돌아갈 수 있어요.
Snippet 필드를 사용하세요: 각 Notion 페이지를 열지 않고 빠르게 미리 보세요.
라벨 지정 워크플로를 만드세요: 메일 앱에서 Notion에 넣고 싶은 이메일에 라벨을 지정하면, 2sync가 다음 동기화 주기에 아카이브해요.
From (Relation)을 연락처 데이터베이스에 매핑하세요: Notion CRM을 운영하는 경우. 각 이메일이 발신자의 연락처 페이지에 자동으로 연결돼요.
아카이브를 정기적으로 검토하세요: 오래된 페이지를 정리하세요. Notion 대량 편집기를 사용하여 중복이나 아카이브된 페이지를 찾아 제거하세요.

다음으로 무엇을 해야 하나요?

FAQ

Notion에서 이메일을 편집하면 변경 사항이 다시 동기화되나요?

아니요. 이메일 동기화는 메일에서 Notion으로의 단방향이에요. 참고용으로 Notion에 메모와 태그를 추가할 수 있지만, 원본 이메일에는 영향을 미치지 않아요.

이메일 첨부 파일이 Notion에 저장되나요?

목록은 저장되고 파일은 아니에요. Gmail과 Outlook 메일 모두 파일마다 이름과 크기가 Notion에 들어오고, 파일 자체는 메일함에 남아요. 이메일 링크로 원본 메시지를 열어 내려받으세요.

이메일을 얼마나 과거까지 동기화할 수 있나요?

동기화 기간은 요금제에 따라 달라요. Solo는 6개월, Premium은 1년, Pro는 2년이에요. Reset Sync History를 사용하여 해당 기간 내의 이메일을 재처리하세요.

Gmail에서 이메일을 삭제하면 어떻게 되나요?

기본적으로 Notion 페이지는 유지되지만 연결이 해제돼요. 삭제 동작을 활성화하면 소스 이메일이 삭제될 때 Notion 페이지도 제거돼요.

여러 계정의 이메일을 동기화할 수 있나요?

네. 각 이메일 계정에 대해 별도의 자동화를 만드세요. 같은 Notion 데이터베이스 또는 다른 데이터베이스를 가리킬 수 있어요. 데이터베이스를 공유할 때는 Source 속성과 Ignore Linked를 사용하세요.

이메일을 연락처에 자동으로 연결할 수 있나요?

네. From (Relation) 필드를 연락처 데이터베이스에 매핑하세요. 2sync가 발신자의 이메일 주소를 연락처 레코드에 자동으로 매칭해요. 이를 위해서는 대상 데이터베이스에서 연락처 동기화 자동화가 실행되고 있어야 해요.

초기 동기화 후 이메일 필터를 변경하면 어떻게 되나요?

새 필터는 향후 동기화 주기에만 적용돼요. 이전에 동기화된 이메일은 Notion에 유지돼요. Reset Sync History를 사용하여 업데이트된 필터에 대해 모든 이메일을 재처리하세요.

이메일 본문이 Notion에 나타나나요?

네. 전체 이메일 본문은 Notion 페이지 내부의 페이지 콘텐츠로 동기화돼요. 제목, 발신자, 날짜 및 기타 메타데이터는 페이지 상단에 속성으로 나타나요.

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