Outlook Mail 동기화

Outlook Mail 이메일은 2sync를 통해 Notion 데이터베이스에 자동으로 동기화됩니다. 필터와 일치하는 새 이메일은 몇 분 내에 Notion에 페이지를 생성합니다. 포함할 폴더와 카테고리, Notion 속성에 필드를 매핑하는 방법, 아카이브할 이메일을 선택할 수 있습니다.

어떻게 시작하나요?

Outlook Mail 연결

1. Outlook Mail & Notion 동기화 온보딩으로 이동합니다
2. Connect Outlook Mail을 클릭합니다
3. Microsoft 계정으로 로그인합니다
4. 2sync가 이메일에 접근할 수 있도록 권한을 부여합니다
5. 동기화할 폴더를 선택합니다

Notion 연결

Notion을 연결하는 방법은 두 가지가 있습니다:

2sync 템플릿 사용:

1. Connect with Notion을 클릭합니다
2. Use a template provided by the developer를 선택합니다
3. Allow access를 클릭합니다

Notion이 기본 이메일 아카이브 템플릿을 워크스페이스에 복제하고, 2sync가 자동으로 데이터베이스를 감지합니다. 더 많은 옵션은 Notion 데이터베이스 설정을 참조하세요.

직접 만든 데이터베이스 사용:

1. 데이터베이스가 2sync에 연결되어 있는지 확인합니다: 데이터베이스 페이지에서 (•••) > Add connections > 2sync를 클릭합니다
2. (•••) > Copy link에서 데이터베이스 링크를 복사합니다
3. 프롬프트가 나타나면 링크를 붙여넣습니다

폴더 선택

설정 중 동기화할 Outlook 폴더를 선택합니다:

• 받은 편지함: 수신된 모든 이메일
• 보낸 편지함: 보낸 이메일
• 중요 받은 편지함: 중요 이메일만 (Outlook에서 활성화된 경우)
• 사용자 지정 폴더: Outlook에서 만든 모든 폴더

Outlook Mail과 Notion 간에 필드를 어떻게 매핑하나요?

필드 매핑은 이메일 데이터가 Outlook Mail에서 Notion으로 전송되는 방식을 제어합니다. Outlook Mail 동기화는 단방향이므로, 모든 필드는 Outlook에서 Notion으로만 흐릅니다. 지원되는 모든 필드의 전체 참조는 Outlook Mail 필드를 참조하세요.

사용 가능한 필드

필드 추가

필드 매핑 섹션에서 + Add Field를 클릭하여 추가 필드를 추가합니다. 모든 필드가 기본적으로 표시되는 것은 아닙니다.

이메일 본문

이메일 본문은 Notion 페이지 콘텐츠로 동기화됩니다 (속성이 아닌). 페이지를 열면 전체 이메일이 표시되며, 굵게, 기울임, 링크, 목록 등 기본 서식이 유지됩니다.

동기화할 이메일을 어떻게 필터링하나요?

필터를 사용하면 특정 이메일만 동기화할 수 있습니다. Filters 섹션에서:

1. 필터 전략을 선택합니다: No filtering, All conditions, 또는 Any condition
2. + Add Condition을 클릭합니다
3. 필드, 연산자, 값을 선택합니다
4. 필요에 따라 조건을 추가합니다
5. 자동화를 저장합니다

폴더별 필터

설정 중 특정 Outlook 폴더를 선택하여 동기화 대상을 제어합니다:

1. 원하는 폴더만 켭니다
2. 정크, 스팸, 삭제된 항목을 제외합니다
3. Outlook에서 사용자 지정 폴더를 만들어 대상 동기화를 합니다

카테고리별 필터

특정 Outlook 카테고리가 있는 이메일만 동기화합니다:

1. 자동화의 Filters 섹션으로 이동합니다
2. 조건을 추가합니다: Categories contains [카테고리 이름]
3. 해당 카테고리가 있는 이메일만 Notion에 동기화됩니다

발신자별 필터

특정 발신자 또는 도메인의 이메일을 동기화합니다:

1. 필터 조건을 추가합니다: From contains [이메일 또는 도메인]
2. 일치하는 이메일만 Notion에 동기화됩니다
3. 폴더나 카테고리와 결합하여 정밀한 필터링을 합니다

첨부 파일별 필터

파일이 포함된 이메일만 동기화합니다:

1. 필터 조건을 추가합니다: Has Attachments is checked
2. 문서, 영수증 또는 파일이 있는 이메일에 Notion 데이터베이스를 집중합니다

이메일 대화는 어떻게 작동하나요?

대화 관계

**Conversation (Relation)**을 매핑하여 같은 스레드의 관련 이메일을 그룹화합니다:

1. 대화 데이터베이스를 만듭니다 (또는 같은 데이터베이스에서 자기 관계를 사용합니다)
2. Conversation (Relation)을 매핑하여 관련 이메일을 연결합니다
3. Notion에서 전체 이메일 스레드를 그룹별로 봅니다
4. Notion 롤업을 사용하여 대화당 메시지 수를 셉니다

Conversation ID

더 간단한 접근 방식을 위해 Conversation ID를 Text 속성에 매핑합니다. Notion 뷰에서 Conversation ID로 필터링하거나 그룹화하여 별도의 데이터베이스 없이 이메일 스레드를 봅니다.

카테고리

Outlook 카테고리 (색상 태그)는 Notion에서 Multi-select 속성으로 동기화됩니다. Gmail 라벨과 달리, Outlook 카테고리는 모든 이메일 폴더에 걸쳐 적용됩니다.

• 카테고리 이름이 Notion에 동기화됩니다 (색상은 전송되지 않으며, Notion은 자체 색상을 사용합니다)
• 카테고리를 사용하여 동기화할 이메일을 필터링합니다
• Outlook에서 정리용 카테고리를 만드세요 (예: "Client", "Invoice", "Follow Up")
• 이메일당 여러 카테고리가 지원됩니다

첨부 파일

첨부 파일 이름과 링크는 동기화되지만, 파일은 Notion 저장소에 복사되지 않습니다:

1. Attachments를 Files & Media 또는 Text 속성에 매핑합니다
2. 첨부 파일 이름과 링크가 매핑된 속성에 나타납니다
3. 클릭하여 Outlook에서 직접 열거나 다운로드합니다
4. Outlook Link를 사용하여 모든 첨부 파일이 있는 전체 이메일에 접근합니다

이메일을 다른 데이터에 어떻게 연결하나요?

연락처에 연결

Outlook 연락처 동기화를 사용하는 경우:

1. 별도의 Notion 데이터베이스에 Outlook 연락처 자동화를 설정합니다
2. From을 연락처 데이터베이스에 연결하는 Relation 속성에 매핑합니다
3. Notion에서 연락처 페이지를 열면 해당 사람의 모든 이메일을 볼 수 있습니다

캘린더 이벤트에 연결

회의 관련 이메일을 캘린더 이벤트에 연결합니다:

1. Outlook 캘린더 자동화를 설정합니다
2. 이메일과 캘린더 데이터베이스 간에 Notion 관계를 만듭니다
3. Conversation ID 또는 제목 매칭을 사용하여 관련 항목을 연결합니다

프로젝트에 연결

이메일을 프로젝트 페이지에 연결합니다:

1. 이메일 데이터베이스에 프로젝트 데이터베이스를 가리키는 Relation 속성을 추가합니다
2. Notion에서 이메일에 관련 프로젝트를 태그합니다
3. Notion 롤업을 사용하여 프로젝트와 관련된 모든 이메일을 봅니다

삭제 동작은 어떻게 되나요?

Outlook Mail 동기화는 기본적으로 보수적인 삭제를 사용합니다. 자세한 내용은 삭제 동작을 참조하세요.

• Outlook에서 삭제: 이메일이 Notion에서 연결 해제됩니다 (삭제가 활성화되지 않은 한 Notion 페이지는 유지됩니다)
• Notion에서 삭제: Outlook에 영향 없음. 이메일은 항상 안전합니다
• 삭제 활성화: 이메일이 동기화 기준에서 벗어나면 Notion 페이지가 제거됩니다

일반적인 시나리오

고객 커뮤니케이션 아카이브

Notion에서 모든 고객 서신을 추적합니다:

1. 고객별 Outlook 폴더를 만듭니다 (또는 카테고리를 사용합니다)
2. 해당 폴더로 필터링된 Outlook Mail 자동화를 설정합니다
3. Relation 속성을 사용하여 이메일을 연락처 데이터베이스에 연결합니다
4. "후속 조치 날짜" 및 "조치 필요" 같은 Notion 전용 속성을 추가합니다
5. 고객별로 그룹화된 뷰를 만들어 모든 커뮤니케이션을 봅니다

프로젝트 받은 편지함

프로젝트 관련 이메일을 Notion에 동기화합니다:

1. 각 프로젝트에 대한 Outlook 카테고리를 만듭니다 (예: "Project Alpha")
2. 해당 카테고리로 필터링된 Outlook Mail 자동화를 설정합니다
3. Conversation (Relation)을 매핑하여 이메일 스레드를 그룹화합니다
4. Notion 관계를 사용하여 이메일을 프로젝트 페이지에 연결합니다
5. 조치가 필요한 이메일을 추적하기 위한 상태 속성을 추가합니다

중요 이메일 로그

참조용으로 주요 커뮤니케이션을 아카이브합니다:

1. Outlook에서 중요한 이메일을 표시합니다 (또는 "Priority" 카테고리를 적용합니다)
2. 중요도 또는 카테고리별로 필터링된 Outlook Mail 자동화를 설정합니다
3. Subject, From, Date, Categories 필드를 매핑합니다
4. "요약" 및 "메모" 같은 Notion 전용 속성을 추가합니다
5. 날짜 또는 카테고리별로 필터링된 Notion 뷰를 만듭니다

회의 후속 조치

Outlook 캘린더 동기화와 결합하여 완전한 회의 기록을 만듭니다:

1. Outlook 캘린더와 Outlook Mail 자동화를 모두 설정합니다
2. 이메일과 캘린더 데이터베이스 간에 Notion 관계를 만듭니다
3. 회의 전후 이메일을 캘린더 이벤트에 연결합니다
4. 의제 항목 및 참석자와 함께 커뮤니케이션을 추적합니다
5. Notion 롤업을 사용하여 회의당 모든 관련 이메일을 봅니다

공유 사서함 이메일

조직에서 공유 사서함에 접근할 수 있는 경우:

1. 설정 중 폴더 선택에서 공유 사서함 폴더가 나타납니다
2. 공유 사서함 폴더를 켜서 해당 이메일을 동기화합니다
3. 폴더 이름을 사용하여 Notion에서 각 이메일의 출처를 식별합니다
4. 공유 연결과 결합하여 팀원에게 접근 권한을 부여합니다

팁 및 모범 사례

동기화 빈도

• Solo 요금제: 5분마다 동기화
• Premium 요금제: 3분마다 동기화
• Pro 요금제: 2분마다 동기화

자동화에서 Sync Now를 클릭하여 즉시 동기화를 실행합니다.

폴더 전략

동기화를 위해 Outlook 폴더를 전략적으로 정리합니다:

1. 아카이브할 가치가 있는 콘텐츠용 폴더를 만듭니다 (예: "Clients", "Receipts", "Projects")
2. 관련 이메일을 해당 폴더로 수동으로 또는 Outlook 규칙으로 이동합니다
3. 해당 폴더만 동기화하도록 자동화를 설정합니다
4. Notion 데이터베이스를 관련 이메일에만 집중합니다

카테고리 전략

Outlook 카테고리를 사용하여 Notion용 이메일을 태그합니다:

1. Outlook에서 카테고리를 만듭니다 (예: "Notion Archive", "Follow Up")
2. 수동으로 또는 Outlook 규칙으로 카테고리를 적용합니다
3. 카테고리가 적용된 이메일만 동기화하도록 자동화를 필터링합니다
4. 카테고리를 Notion에서 Multi-select로 사용하여 정리합니다

전체 받은 편지함 동기화 피하기

전체 받은 편지함을 동기화하면 불필요한 항목이 생깁니다. 대신:

• 특정 폴더나 카테고리를 동기화합니다
• 발신자나 제목으로 필터링하여 집중된 데이터베이스를 만듭니다
• Outlook 규칙을 사용하여 동기화용 이메일을 자동 분류합니다
• 여러 조건을 결합하여 정밀한 필터링을 합니다

다음으로 무엇을 해야 하나요?

Outlook Mail 동기화가 설정되었으니:

1. Outlook Mail과 Notion 간에 동기화되는 모든 필드 보기
2. 필요한 이메일만 동기화하도록 필터 설정하기
3. 이메일을 연락처 및 프로젝트에 연결하기
4. 빈 필드에 기본값 설정하기

관련 문서

• Outlook Mail 필드: 지원되는 모든 필드의 전체 참조
• Notion에 이메일 아카이브: 자세한 이메일 아카이브 워크플로
• Outlook 연락처 동기화: 이메일을 연락처 페이지에 연결
• Outlook 캘린더 동기화: 이메일과 캘린더 이벤트 결합
• 관계: 이메일을 연락처 및 프로젝트에 연결
• 필터 개요: 동기화할 이메일 제어
• 삭제 동작: 이메일이 제거될 때 발생하는 일 이해
• 기본값: 빈 필드에 대체 값 설정
• Notion 속성 유형: 각 필드에 적합한 속성 선택

FAQ