Outlook Mail 동기화

Outlook Mail 이메일은 2sync를 통해 Notion 데이터베이스에 자동으로 동기화돼요. 필터와 일치하는 새 이메일은 몇 분 내에 Notion에 페이지를 생성해요. 포함할 폴더와 카테고리, Notion 속성에 필드를 매핑하는 방법, 아카이브할 이메일을 선택할 수 있어요.

어떻게 시작하나요?

Outlook Mail 연결

1. Outlook Mail & Notion 동기화 온보딩으로 이동하세요
2. Connect Outlook Mail을 클릭하세요
3. Microsoft 계정으로 로그인하세요
4. 2sync가 이메일에 접근할 수 있도록 권한을 부여하세요
5. 동기화할 폴더를 선택하세요

Notion 연결

Notion을 연결하는 방법은 두 가지가 있어요:

2sync 템플릿 사용:

1. Connect with Notion을 클릭하세요
2. Use a template provided by the developer를 선택하세요
3. Allow access를 클릭하세요

Notion이 기본 이메일 아카이브 템플릿을 워크스페이스에 복제하고, 2sync가 자동으로 데이터베이스를 감지해요. 더 많은 옵션은 Notion 데이터베이스 설정을 참조하세요.

직접 만든 데이터베이스 사용:

1. 데이터베이스가 2sync에 연결되어 있는지 확인하세요: 데이터베이스 페이지에서 (•••) > Add connections > 2sync를 클릭하세요
2. (•••) > Copy link에서 데이터베이스 링크를 복사하세요
3. 프롬프트가 나타나면 링크를 붙여넣으세요

폴더 선택

설정 중 동기화할 Outlook 폴더를 선택하세요:

• 받은 편지함: 수신된 모든 이메일
• 보낸 편지함: 보낸 이메일
• 중요 받은 편지함: 중요 이메일만 (Outlook에서 활성화된 경우)
• 사용자 지정 폴더: Outlook에서 만든 모든 폴더

Outlook Mail과 Notion 간에 필드를 어떻게 매핑하나요?

필드 매핑은 이메일 데이터가 Outlook Mail에서 Notion으로 전송되는 방식을 제어해요. Outlook Mail 동기화는 단방향이므로, 모든 필드는 Outlook에서 Notion으로만 흘러요. 지원되는 모든 필드의 전체 참조는 Outlook Mail 필드를 참조하세요.

사용 가능한 필드

필드 추가

필드 매핑 섹션에서 + Add Field를 클릭하여 추가 필드를 추가하세요. 모든 필드가 기본적으로 표시되는 건 아니에요.

이메일 본문

이메일 본문은 Notion 페이지 콘텐츠로 동기화돼요 (속성이 아닌). 페이지를 열면 전체 이메일이 표시되며, 굵게, 기울임, 링크, 목록 등 기본 서식이 유지돼요.

동기화할 이메일을 어떻게 필터링하나요?

필터를 사용하면 특정 이메일만 동기화할 수 있어요. Filters 섹션에서:

1. 필터 전략을 선택하세요: No filtering, All conditions, 또는 Any condition
2. + Add Condition을 클릭하세요
3. 필드, 연산자, 값을 선택하세요
4. 필요에 따라 조건을 추가하세요
5. 자동화를 저장하세요

폴더별 필터

설정 중 특정 Outlook 폴더를 선택하여 동기화 대상을 제어하세요:

1. 원하는 폴더만 켜세요
2. 정크, 스팸, 삭제된 항목을 제외하세요
3. Outlook에서 사용자 지정 폴더를 만들어 대상 동기화를 하세요

카테고리별 필터

특정 Outlook 카테고리가 있는 이메일만 동기화해요:

1. 자동화의 Filters 섹션으로 이동하세요
2. 조건을 추가하세요: Categories contains [카테고리 이름]
3. 해당 카테고리가 있는 이메일만 Notion에 동기화돼요

발신자별 필터

특정 발신자 또는 도메인의 이메일을 동기화해요:

1. 필터 조건을 추가하세요: From contains [이메일 또는 도메인]
2. 일치하는 이메일만 Notion에 동기화돼요
3. 폴더나 카테고리와 결합하여 정밀한 필터링을 하세요

첨부 파일별 필터

파일이 딸려 온 이메일만 동기화해요.

1. 필터 조건을 추가하세요: Has Attachments(첨부 파일 있음) is checked
2. 문서, 영수증, 계약서가 오간 메일로 Notion 데이터베이스를 좁힐 수 있어요

이메일 대화는 어떻게 작동하나요?

대화 관계

Conversation (Relation)을 매핑하여 같은 스레드의 관련 이메일을 그룹화하세요:

1. 대화 데이터베이스를 만드세요 (또는 같은 데이터베이스에서 자기 관계를 사용하세요)
2. Conversation (Relation)을 매핑하여 관련 이메일을 연결하세요
3. Notion에서 전체 이메일 스레드를 그룹별로 보세요
4. Notion 롤업을 사용하여 대화당 메시지 수를 세어 보세요

Conversation ID

더 간단한 접근 방식을 위해 Conversation ID를 Text 속성에 매핑하세요. Notion 뷰에서 Conversation ID로 필터링하거나 그룹화하여 별도의 데이터베이스 없이 이메일 스레드를 보세요.

카테고리

Outlook 카테고리 (색상 태그)는 Notion에서 Multi-select 속성으로 동기화돼요. Gmail 라벨과 달리, Outlook 카테고리는 모든 이메일 폴더에 걸쳐 적용돼요.

• 카테고리 이름이 Notion에 동기화돼요 (색상은 전송되지 않으며, Notion은 자체 색상을 사용해요)
• 카테고리를 사용하여 동기화할 이메일을 필터링하세요
• Outlook에서 정리용 카테고리를 만드세요 (예: "Client", "Invoice", "Follow Up")
• 이메일당 여러 카테고리가 지원돼요

첨부 파일

2sync가 동기화하는 건 파일이 아니라 첨부 파일 목록이에요.

1. Attachments(첨부 파일)를 Text 속성에 매핑하세요
2. 파일마다 이름과 크기가 그 속성에 들어가고, 같은 목록이 페이지 본문에도 붙어요
3. 파일 자체는 Outlook에 남으니, 필요한 파일은 Outlook Link로 원본 메일을 열어 내려받으세요

이메일을 다른 데이터에 어떻게 연결하나요?

연락처에 연결

Outlook 연락처 동기화를 사용하는 경우:

1. 별도의 Notion 데이터베이스에 Outlook 연락처 자동화를 설정하세요
2. From을 연락처 데이터베이스에 연결하는 Relation 속성에 매핑하세요
3. Notion에서 연락처 페이지를 열면 해당 사람의 모든 이메일을 볼 수 있어요

캘린더 이벤트에 연결

회의 관련 이메일을 캘린더 이벤트에 연결해요:

1. Outlook 캘린더 자동화를 설정하세요
2. 이메일과 캘린더 데이터베이스 간에 Notion 관계를 만드세요
3. Conversation ID 또는 제목 매칭을 사용하여 관련 항목을 연결하세요

프로젝트에 연결

이메일을 프로젝트 페이지에 연결해요:

1. 이메일 데이터베이스에 프로젝트 데이터베이스를 가리키는 Relation 속성을 추가하세요
2. Notion에서 이메일에 관련 프로젝트를 태그하세요
3. Notion 롤업을 사용하여 프로젝트와 관련된 모든 이메일을 보세요

삭제 동작은 어떻게 되나요?

Outlook Mail 동기화는 기본적으로 보수적인 삭제를 사용해요. 자세한 내용은 삭제 동작을 참조하세요.

• Outlook에서 삭제: 이메일이 Notion에서 연결 해제돼요 (삭제가 활성화되지 않은 한 Notion 페이지는 유지돼요)
• Notion에서 삭제: Outlook에 영향 없음. 이메일은 항상 안전해요
• 삭제 활성화: 이메일이 동기화 기준에서 벗어나면 Notion 페이지가 제거돼요

일반적인 시나리오

고객 커뮤니케이션 아카이브

Notion에서 모든 고객 서신을 추적해요:

1. 고객별 Outlook 폴더를 만드세요 (또는 카테고리를 사용하세요)
2. 해당 폴더로 필터링된 Outlook Mail 자동화를 설정하세요
3. Relation 속성을 사용하여 이메일을 연락처 데이터베이스에 연결하세요
4. "후속 조치 날짜" 및 "조치 필요" 같은 Notion 전용 속성을 추가하세요
5. 고객별로 그룹화된 뷰를 만들어 모든 커뮤니케이션을 보세요

프로젝트 받은 편지함

프로젝트 관련 이메일을 Notion에 동기화해요:

1. 각 프로젝트에 대한 Outlook 카테고리를 만드세요 (예: "Project Alpha")
2. 해당 카테고리로 필터링된 Outlook Mail 자동화를 설정하세요
3. Conversation (Relation)을 매핑하여 이메일 스레드를 그룹화하세요
4. Notion 관계를 사용하여 이메일을 프로젝트 페이지에 연결하세요
5. 조치가 필요한 이메일을 추적하기 위한 상태 속성을 추가하세요

중요 이메일 로그

참조용으로 주요 커뮤니케이션을 아카이브해요:

1. Outlook에서 중요한 이메일을 표시하세요 (또는 "Priority" 카테고리를 적용하세요)
2. 중요도 또는 카테고리별로 필터링된 Outlook Mail 자동화를 설정하세요
3. Subject, From, Date, Categories 필드를 매핑하세요
4. "요약" 및 "메모" 같은 Notion 전용 속성을 추가하세요
5. 날짜 또는 카테고리별로 필터링된 Notion 뷰를 만드세요

회의 후속 조치

Outlook 캘린더 동기화와 결합하여 완전한 회의 기록을 만들어요:

1. Outlook 캘린더와 Outlook Mail 자동화를 모두 설정하세요
2. 이메일과 캘린더 데이터베이스 간에 Notion 관계를 만드세요
3. 회의 전후 이메일을 캘린더 이벤트에 연결하세요
4. 의제 항목 및 참석자와 함께 커뮤니케이션을 추적하세요
5. Notion 롤업을 사용하여 회의당 모든 관련 이메일을 보세요

공유 사서함 이메일

조직에서 공유 사서함에 접근할 수 있는 경우:

1. 설정 중 폴더 선택에서 공유 사서함 폴더가 나타나요
2. 공유 사서함 폴더를 켜서 해당 이메일을 동기화하세요
3. 폴더 이름을 사용하여 Notion에서 각 이메일의 출처를 식별하세요
4. 공유 연결과 결합하여 팀원에게 접근 권한을 부여하세요

팁 및 모범 사례

동기화 빈도

• Solo 요금제: 5분마다 동기화
• Premium 요금제: 3분마다 동기화
• Pro 요금제: 2분마다 동기화

자동화에서 Sync Now를 클릭하여 즉시 동기화를 실행하세요.

폴더 전략

동기화를 위해 Outlook 폴더를 전략적으로 정리해요:

1. 아카이브할 가치가 있는 콘텐츠용 폴더를 만드세요 (예: "Clients", "Receipts", "Projects")
2. 관련 이메일을 해당 폴더로 수동으로 또는 Outlook 규칙으로 이동하세요
3. 해당 폴더만 동기화하도록 자동화를 설정하세요
4. Notion 데이터베이스에 관련 이메일만 남기세요

카테고리 전략

Outlook 카테고리를 사용하여 Notion용 이메일을 태그해요:

1. Outlook에서 카테고리를 만드세요 (예: "Notion Archive", "Follow Up")
2. 수동으로 또는 Outlook 규칙으로 카테고리를 적용하세요
3. 카테고리가 적용된 이메일만 동기화하도록 자동화를 필터링하세요
4. 카테고리를 Notion에서 Multi-select로 사용하여 정리하세요

전체 받은 편지함 동기화 피하기

전체 받은 편지함을 동기화하면 불필요한 항목이 생겨요. 대신:

• 특정 폴더나 카테고리를 동기화하세요
• 발신자나 제목으로 필터링하여 집중된 데이터베이스를 만드세요
• Outlook 규칙을 사용하여 동기화용 이메일을 자동 분류하세요
• 여러 조건을 결합하여 정밀한 필터링을 하세요

다음으로 무엇을 해야 하나요?

Outlook Mail 동기화가 설정되었으니:

1. Outlook Mail과 Notion 간에 동기화되는 모든 필드 보기
2. 필요한 이메일만 동기화하도록 필터 설정하기
3. 이메일을 연락처 및 프로젝트에 연결하기
4. 빈 필드에 기본값 설정하기

관련 문서

• Outlook Mail 필드: 지원되는 모든 필드의 전체 참조
• Notion에 이메일 아카이브: 자세한 이메일 아카이브 워크플로
• Outlook 연락처 동기화: 이메일을 연락처 페이지에 연결
• Outlook 캘린더 동기화: 이메일과 캘린더 이벤트 결합
• Microsoft To Do 연동: Outlook에서 플래그를 지정한 이메일을 Notion 작업으로 동기화
• 관계: 이메일을 연락처 및 프로젝트에 연결
• 필터 개요: 동기화할 이메일 제어
• 삭제 동작: 이메일이 제거될 때 발생하는 일 이해
• 기본값: 빈 필드에 대체 값 설정
• Notion 속성 유형: 각 필드에 적합한 속성 선택

FAQ