Outlook 연락처 동기화

Outlook 연락처는 2sync를 통해 Notion 데이터베이스와 자동으로 동기화돼요. 어느 앱에서든 연락처를 만들거나 편집하면 몇 분 안에 다른 쪽에 변경 사항이 반영돼요. 포함할 연락처 폴더, 앱 간 필드 매핑 방법, 동기화를 양방향 또는 단방향으로 실행할지 선택할 수 있어요.

어떻게 시작하나요?

Outlook 연락처 연결

1. Outlook 연락처 & Notion 동기화 온보딩으로 이동하세요
2. Connect Outlook Contacts를 클릭하세요
3. Microsoft 계정으로 로그인하세요
4. 2sync가 연락처에 접근할 수 있도록 권한을 부여하세요
5. 동기화할 연락처 폴더를 선택하세요

Notion 연결

Notion을 연결하는 방법은 두 가지가 있어요:

2sync 템플릿 사용:

1. Connect with Notion을 클릭하세요
2. Use a template provided by the developer를 선택하세요
3. Allow access를 클릭하세요

Notion이 기본 연락처 템플릿을 워크스페이스에 복제하고, 2sync가 자동으로 데이터베이스를 감지해요. 더 많은 옵션은 Notion 데이터베이스 설정을 참조하세요.

직접 만든 데이터베이스 사용:

1. 데이터베이스가 2sync에 연결되어 있는지 확인하세요: 데이터베이스 페이지에서 (•••) > Add connections > 2sync를 클릭하세요
2. (•••) > Copy link에서 데이터베이스 링크를 복사하세요
3. 프롬프트가 나타나면 링크를 붙여넣으세요

Outlook 연락처와 Notion 간에 필드를 어떻게 매핑하나요?

필드 매핑은 Outlook 연락처와 Notion 간 데이터 전송 방법을 제어해요. 각 필드의 동기화 방향을 독립적으로 설정할 수 있어요. 지원되는 모든 필드에 대한 전체 참조는 Outlook 연락처 필드를 확인하세요.

동기화 방향

• 양방향 동기화: 어느 앱에서든 변경하면 다른 앱이 업데이트돼요
• Notion으로 단방향: Outlook 변경 사항이 Notion을 업데이트하지만, 반대는 안 돼요
• Outlook 연락처로 단방향: Notion 변경 사항이 Outlook 연락처를 업데이트하지만, 반대는 안 돼요

자세한 비교는 양방향 vs 단방향 동기화를 참조하세요.

사용 가능한 필드

필드 추가

필드 매핑 섹션에서 + Add Field를 클릭하여 추가 필드를 추가하세요. 모든 필드가 기본적으로 표시되는 것은 아니에요.

연락처 폴더는 어떻게 작동하나요?

Outlook은 라벨 대신 폴더로 연락처를 정리해요. 연락처가 속한 폴더는 Notion에서 Select 속성으로 동기화돼요.

여러 폴더 동기화

설정 중 여러 연락처 폴더를 선택하세요. Select 속성을 사용하여 각 연락처가 어느 폴더에 속하는지 식별하세요. 같은 자동화에서 여러 Microsoft 계정의 폴더를 포함할 수 있어요.

폴더별 필터링

필터를 구성하여 특정 폴더만 동기화하세요:

1. 자동화의 Filters 섹션으로 이동하세요
2. 조건을 추가하세요: Contact Folder is [폴더 이름]
3. 해당 폴더의 연락처만 Notion에 동기화돼요

카테고리

Outlook 카테고리 (색상 태그)는 Notion에서 Multi-select 속성으로 동기화돼요. 카테고리는 양방향이므로, 어느 앱에서든 할당하거나 이름을 변경하면 자동으로 동기화돼요.

• 카테고리 이름은 동기화되지만, 색상은 Notion 고유예요 (Outlook의 색상 매핑은 전송되지 않아요)
• Notion에서 카테고리를 추가하면 다음 동기화 주기에 Outlook에 생성돼요
• 카테고리를 사용하여 Notion 뷰에서 연락처를 필터링하고 정리하세요

연락처 사진

Photo를 Files & Media 속성에 매핑하여 프로필 사진을 동기화하세요:

• 사진이 Outlook에서 Notion으로 동기화돼요
• Notion에서 사진을 추가하면 Outlook으로 다시 동기화돼요
• 대용량 사진은 동기화 중 최적화돼요

연락처 데이터베이스를 어떻게 구축하나요?

Outlook 연락처 + Notion으로 강력한 CRM을 만들 수 있어요. 단계별 안내는 Notion CRM 가이드를 참조하세요.

Outlook 캘린더와 결합

Outlook 연락처와 Outlook 캘린더 자동화를 모두 실행하여 완전한 상호작용 기록을 구축하세요:

1. Outlook 연락처를 Notion 연락처 데이터베이스에 동기화하세요
2. Outlook 캘린더를 별도의 Notion 이벤트 데이터베이스에 동기화하세요
3. 캘린더 자동화에서 Attendees (Relation) 필드를 연락처 데이터베이스에 매핑하세요
4. Notion에서 연락처 페이지를 열면 롤업을 통해 해당 사람과의 모든 회의를 볼 수 있어요

CRM 필드 추가

동기화된 필드 외에 Notion 전용 속성을 추가하세요:

• 상태 (잠재 고객, 고객, 파트너 등)
• 리드 소스
• 담당자
• 커스텀 메모 및 후속 조치 날짜

뷰 만들기

다양한 용도에 맞는 뷰를 구축하세요:

• 모든 연락처: 전체 디렉터리
• 카테고리별: Outlook 카테고리별 그룹화
• 후속 조치 필요: 커스텀 상태별 필터
• 생일 캘린더: 생일순 정렬

공유 연락처를 어떻게 처리하나요?

개인 vs 조직

Microsoft 365에는 개인 연락처와 조직 연락처가 있을 수 있어요. 필요에 따라 동기화할 대상을 선택하세요:

1. 설정 중 폴더 선택에서 어떤 폴더가 나타나는지 확인하세요
2. 원하는 폴더만 켜세요
3. Select 속성을 사용하여 각 연락처의 출처를 식별하세요

공유 사서함 연락처

공유 사서함 연락처에 접근할 수 있는 경우, 폴더 선택에 나타나요. 공유 연결을 사용하여 팀 연락처 디렉터리를 만들 수 있어요.

일반적인 시나리오

업무 연락처 관리

Microsoft 365의 업무 연락처를 동기화하여 상호작용을 추적하고, 관계 데이터를 추가하며, Notion에서 회의 기록을 구축하세요.

1. 업무 연락처 폴더로 Outlook 연락처 자동화를 설정하세요
2. "상태", "담당자", "마지막 연락 날짜" 같은 Notion 전용 속성을 추가하세요
3. Outlook 캘린더 자동화와 결합하고 참석자 관계를 사용하여 이벤트를 연락처에 연결하세요

팀 연락처 디렉터리

공유 연결을 사용하여 조직의 연락처 폴더를 공유 Notion 워크스페이스에 동기화하세요.

1. 한 사람이 자동화를 만들고 연결 링크를 공유해요
2. 팀원들이 개별 Microsoft 계정을 연결해요
3. 연락처 폴더나 카테고리를 사용하여 동기화할 연락처를 제어하세요
4. 각 팀의 필요에 맞게 카테고리 또는 부서별로 필터링된 Notion 뷰를 만드세요

통합 주소록

Outlook과 Google 주소록 동기화 (별도 자동화)를 하나의 Notion 데이터베이스에 결합하여 완전한 주소록을 만드세요.

1. Notion 데이터베이스에 Outlook 연락처 자동화를 설정하세요
2. 같은 데이터베이스에 별도의 Google 주소록 자동화를 설정하세요
3. Source 필드 (Select 속성)를 매핑하여 각 연락처의 출처를 식별하세요
4. Notion 뷰를 사용하여 모든 연락처를 함께 보거나 출처별로 필터링하세요

캘린더 연동

Outlook 캘린더 동기화와 결합하여 회의와 연락처의 연결된 뷰를 만드세요:

1. Outlook 연락처와 Outlook 캘린더 자동화를 모두 설정하세요
2. 캘린더 자동화에서 Attendees (Relation) 필드를 연락처 데이터베이스에 매핑하세요
3. Notion에서 이벤트에서 연락처 페이지로 클릭하여 이동하세요
4. Notion 롤업을 사용하여 연락처와의 모든 회의를 보세요

자동으로 연락처 삭제

Trigger deletion 필드를 Checkbox 속성에 매핑하세요. 체크하면 다음 동기화에서 Outlook에서 연락처가 삭제돼요.

팁 및 모범 사례

동기화 빈도

• Solo 플랜: 5분마다 동기화
• Premium 플랜: 3분마다 동기화
• Pro 플랜: 2분마다 동기화

자동화에서 Sync Now를 클릭하여 즉시 동기화를 실행하세요.

연락처 삭제 설정

기본적으로 연락처를 삭제하면 양쪽 앱에서 제거하는 것이 아니라 동기화 해제돼요. 동기화 설정에서 Allow deletion을 활성화하면 양쪽에서 연락처가 삭제돼요.

카테고리를 활용한 정리

Outlook 카테고리를 일관되게 사용하세요:

• 카테고리 시스템을 만드세요 (고객, 거래처, 내부, VIP)
• Outlook이나 Notion에서 카테고리를 적용하세요
• Notion에서 카테고리별로 뷰를 필터링하세요

정기 정리

Microsoft 365 연락처는 이메일 상호작용으로 인해 누적될 수 있어요. 주기적으로:

• Outlook에서 연락처를 검토하고 정리하세요
• 필터를 사용하여 관련 연락처만 동기화하세요
• 대량 편집 도구를 사용하여 중복을 제거하세요

여러 계정

여러 Microsoft 계정 (개인 및 업무)이 있는 경우, 같은 자동화 내에서 별도의 연결을 만들거나 별도의 자동화를 사용하세요. 출처 계정을 식별하기 위한 필드를 사용하세요.

대용량 데이터베이스 처리

대용량 연락처 데이터베이스의 첫 동기화는 2sync가 초기 링크를 구축하므로 시간이 더 걸려요. 동기화가 계속 느리다면:

• 특정 폴더만 필터링하는 것을 고려하세요
• 문제 해결 가이드를 확인하세요

다음으로 무엇을 해야 하나요?

Outlook 연락처 동기화가 설정되었으니:

1. Outlook 연락처와 Notion 간에 동기화되는 모든 필드 보기
2. 연락처로 Notion CRM 구축하기
3. 필드별 동기화 방향 구성하기
4. 빈 필드에 기본값 설정하기

관련 문서

• Outlook 연락처 필드: 지원되는 모든 필드의 전체 참조
• Notion CRM 만들기: 단계별 CRM 설정 가이드
• 관계: 연락처를 캘린더 이벤트 및 프로젝트에 연결
• 동기화 방향 및 필드 매핑: 필드별 데이터 흐름 제어
• 양방향 vs 단방향 동기화: 동기화 방향 옵션 이해
• 필터 개요: 동기화할 연락처를 필터링하는 방법 이해
• 삭제 동작: 연락처가 삭제될 때 발생하는 일 이해
• 기본값: 빈 필드에 대체 값 설정
• Notion 속성 유형: 각 필드에 적합한 속성 선택

FAQ