Comment configurer les connexions partagées pour les équipes
Partagez des connexions OAuth avec les membres de l'équipe. Générez un lien partageable, permettez aux autres de synchroniser leurs calendriers ou contacts vers une base de données Notion partagée, et gérez l'accès en toute sécurité
Les connexions partagées de 2sync permettent à un membre de l'équipe d'authentifier son compte Google, Outlook ou Todoist et de partager l'accès avec les autres. Au lieu que chacun se connecte individuellement, une seule personne génère un lien partageable. Les membres de l'équipe utilisent ce lien pour synchroniser leurs données vers une base de données Notion partagée. Ce guide couvre le processus de configuration, les cas d'utilisation et les considérations de sécurité.
Comment fonctionnent les connexions partagées ?
Une connexion partagée permet à plusieurs personnes de synchroniser via une connexion de compte authentifiée. La personne qui connecte son compte (le propriétaire) génère un lien. Toute personne disposant du lien peut créer des automatisations utilisant cette connexion sans se ré-authentifier.
C'est différent de la connexion individuelle de chaque personne. Avec les connexions partagées, le jeton OAuth appartient à une seule personne, et les autres le référencent.
Chaque membre de l'équipe a toujours besoin de son propre compte 2sync et de son forfait. La connexion partagée fournit uniquement l'accès au jeton OAuth, pas un abonnement partagé.
Comment configurer une connexion partagée
Étape 1 : connecter votre compte
Le propriétaire de la connexion se connecte à 2sync et connecte son compte Google, Outlook ou Todoist via le flux OAuth standard.
Étape 2 : générer un lien partageable
- Accédez à votre page Connections dans 2sync
- Trouvez la connexion que vous souhaitez partager
- Cliquez sur Share Connection
- Copiez le lien généré
Étape 3 : partager avec les membres de l'équipe
Envoyez le lien aux membres de l'équipe via votre canal préféré (Slack, e-mail, etc.).
Étape 4 : les membres de l'équipe utilisent le lien
Chaque membre de l'équipe :
- Se connecte à son propre compte 2sync
- Colle le lien de connexion partagée
- La connexion apparaît dans son compte
- Il crée des automatisations en utilisant la connexion partagée
Quels sont les cas d'utilisation courants ?
Synchronisation de calendrier d'équipe
Une personne connecte le compte Google Workspace ou Microsoft 365 de l'équipe. Les membres de l'équipe utilisent la connexion partagée pour synchroniser leurs calendriers dans une base de données Notion partagée pour la visibilité d'équipe. Consultez Synchronisation de calendrier pour les équipes pour le guide complet de configuration d'équipe.
CRM partagé
Un responsable commercial connecte Google Contacts. L'équipe utilise la connexion partagée pour synchroniser les contacts dans une base de données CRM Notion partagée. Tout le monde voit les mêmes données de contact et peut ajouter des notes de réunion.
Gestion collaborative des tâches
Un chef de projet connecte Todoist. Les membres de l'équipe utilisent la connexion partagée pour synchroniser les tâches du projet dans Notion, où l'équipe collabore sur la planification et le suivi.
Les connexions partagées fonctionnent mieux quand une personne possède le compte qui contient les données partagées de l'équipe (ex. : un compte Google Workspace d'entreprise). Les données individuelles comme les calendriers personnels devraient utiliser des connexions individuelles.
Qu'en est-il de la sécurité ?
Les connexions partagées sont conçues avec un accès limité en tête :
| Fonctionnalité de sécurité | Détails |
|---|---|
| Portée | La connexion accorde uniquement les autorisations approuvées lors de l'OAuth |
| Révocation | Le propriétaire peut révoquer le lien partagé à tout moment |
| Visibilité | Les membres de l'équipe ne peuvent pas voir les identifiants du propriétaire |
| Audit | Le propriétaire peut voir qui utilise sa connexion partagée |
| Expiration | Les liens peuvent être régénérés pour invalider les anciens |
Ne partagez les connexions qu'avec des personnes de confiance. Bien qu'elles ne puissent pas voir vos identifiants, elles peuvent créer des automatisations qui lisent et écrivent des données via votre compte authentifié.
Comment révoquer une connexion partagée
Si un membre de l'équipe part ou si vous souhaitez arrêter le partage :
- Accédez à votre page Connections
- Trouvez la connexion partagée
- Cliquez sur Revoke ou régénérez le lien
- Les automatisations existantes utilisant l'ancien lien cessent de fonctionner
Les membres de l'équipe doivent se reconnecter avec un nouveau lien ou leur propre compte.
En quoi cela diffère-t-il des connexions individuelles ?
| Fonctionnalité | Connexion partagée | Connexion individuelle |
|---|---|---|
| Authentification OAuth | Une personne s'authentifie | Chaque personne s'authentifie |
| Accès aux données | Via le compte du propriétaire | Via son propre compte |
| Effort de configuration | Faible pour les membres de l'équipe | Chaque personne fait la configuration complète |
| Révocation | Le propriétaire contrôle l'accès | Chaque personne gère le sien |
| Visibilité du calendrier | Limitée aux calendriers visibles du propriétaire | Accès complet à ses propres calendriers |
Quelles sont les bonnes pratiques ?
- Utilisez les connexions partagées lorsque plusieurs personnes doivent synchroniser vers la même base de données Notion : cela simplifie la configuration et assure un accès cohérent.
- Choisissez un propriétaire stable : le propriétaire de la connexion devrait être quelqu'un avec un accès stable à long terme au compte (ex. : un administrateur d'équipe, pas un prestataire).
- Documentez quelles connexions sont partagées et avec qui : gardez un registre pour pouvoir révoquer l'accès si quelqu'un quitte l'équipe.
- Régénérez les liens périodiquement pour la sécurité. Les anciens liens cessent de fonctionner quand vous en générez un nouveau.
- Chaque membre de l'équipe devrait configurer ses propres filtres : les connexions partagées fournissent l'accès au compte, mais chaque automatisation a toujours besoin de sa propre portée pour éviter les doublons.
- Vérifiez les journaux d'activité pour surveiller comment les connexions partagées sont utilisées au sein de l'équipe.
Que faire ensuite ?
- Configurer la synchronisation de calendrier d'équipe
- Créer un CRM partagé avec la synchronisation de contacts
- Comprendre comment les filtres évitent les doublons
- Exécuter plusieurs automatisations sur une base de données
- Choisir le bon forfait pour votre équipe
Articles connexes
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- Journaux d'activité : surveiller les opérations de synchronisation des automatisations d'équipe
- Forfaits et tarifs : choisir le bon forfait pour la taille de votre équipe
- Sécurité : comment 2sync gère les données et l'authentification
FAQ
Les membres de l'équipe ont-ils besoin de leur propre forfait 2sync ?
Oui. Une connexion partagée fournit l'accès à un jeton OAuth, pas un abonnement partagé. Chaque membre de l'équipe a besoin de son propre compte 2sync et forfait pour créer des automatisations.
Que se passe-t-il si le propriétaire de la connexion change son mot de passe ?
Les jetons OAuth sont indépendants des mots de passe dans la plupart des cas. Cependant, si le propriétaire révoque l'accès de l'application depuis les paramètres de son compte Google ou Microsoft, toutes les connexions partagées cessent de fonctionner.
Puis-je partager des connexions entre différents espaces de travail Notion ?
La connexion partagée concerne le service externe (Google, Outlook, Todoist). Chaque membre de l'équipe connecte son propre espace de travail Notion séparément. La connexion partagée gère uniquement le côté fournisseur.
Combien de personnes peuvent utiliser une connexion partagée ?
Il n'y a pas de limite stricte sur le nombre de personnes utilisant un lien de connexion partagée. Chaque personne a toujours besoin de son propre forfait 2sync avec des créneaux d'automatisation disponibles.
Les utilisateurs de connexion partagée peuvent-ils voir mes e-mails ou mon calendrier ?
Ils peuvent créer des automatisations qui accèdent aux données via votre compte authentifié, limité aux portées accordées lors de l'OAuth. Ils ne peuvent pas parcourir vos données directement via 2sync.
Que se passe-t-il pour les automatisations si je révoque la connexion partagée ?
Les automatisations utilisant la connexion révoquée cessent de synchroniser immédiatement. Les membres de l'équipe voient une erreur de connexion dans leurs journaux d'activité et doivent se reconnecter avec un nouveau lien partagé ou leur propre compte.
Puis-je partager une connexion Todoist avec mon équipe ?
Oui. Les connexions partagées fonctionnent avec les comptes Google, Outlook et Todoist. Le processus de configuration est le même quel que soit le fournisseur.
Dois-je utiliser les connexions partagées ou demander à chacun de se connecter individuellement ?
Utilisez les connexions partagées quand vous souhaitez un contrôle centralisé et une intégration plus simple. Utilisez les connexions individuelles quand les membres de l'équipe ont besoin d'accéder à leurs propres calendriers ou contacts personnels.