Configuration de la ressource par défaut
Contrôlez où vont les nouveaux éléments Notion lors de la synchronisation de plusieurs calendriers ou listes
Lorsqu'une automatisation synchronise plusieurs calendriers, listes de tâches ou projets, deux commandes distinctes décident du sort de vos éléments. Sur chaque ligne, une case à cocher détermine si ce calendrier ou cette liste est synchronisé. Sur une seule ligne, une pastille verte Par défaut détermine où atterrit un nouvel élément Notion quand rien n'indique sa destination.
Cet article traite de la seconde. La première section explique comment les distinguer, car la plupart des signalements du type « ma synchronisation ne fonctionne plus » tiennent à la case à cocher, pas à la ressource par défaut.
La case à cocher et la pastille Par défaut ne font pas la même chose
Ouvrez votre automatisation et dépliez la carte de connexions du service concerné : Connexions d'agenda pour Google Calendar, Connexions de calendrier pour Outlook Calendar, Connexions Todoist, Connexions Gmail. Chaque calendrier, liste ou dossier du compte connecté y apparaît sur sa propre ligne, avec une case à cocher.
- La case à cocher décide de ce qui est synchronisé. Seules les lignes cochées font partie de l'automatisation. Si vous décochez tout, l'automatisation n'a plus rien à traiter et s'arrête sur l'erreur « No asset is selected ».
- La pastille Par défaut décide où vont les nouveaux éléments Notion. Elle n'intervient que lorsqu'un élément créé dans Notion n'indique pas à quel calendrier ou à quelle liste il appartient. À elle seule, elle ne casse jamais une synchronisation.
Si plus rien ne se synchronise, commencez par les cases à cocher. Si les éléments se synchronisent mais atterrissent au mauvais endroit, il s'agit d'un problème d'aiguillage, et c'est le sujet de la suite de cet article.
Aucune section et aucun champ ne s'appelle « Ressource par défaut » dans 2sync. À l'écran, vous voyez une pastille verte Par défaut sur une ligne et un petit lien Définir par défaut sur les autres.
Qu'est-ce qu'une ressource par défaut ?
Une ressource est un calendrier, une liste de tâches, un projet ou un groupe de contacts connecté à votre automatisation. Dès que vous en synchronisez plusieurs (les agendas « Travail » et « Personnel », par exemple), les nouvelles pages Notion ont besoin d'une destination.
La ressource par défaut est celle qui les reçoit lorsqu'aucune destination explicite n'est indiquée.
Quand la ressource par défaut s'applique-t-elle ?
2sync fait appel à la ressource par défaut lorsqu'une nouvelle page Notion :
- ne comporte aucun champ de ressource associé (pas de propriété Select « Calendrier », par exemple)
- comporte un champ de ressource vide (la propriété existe, mais aucune valeur n'est sélectionnée)
- porte une valeur qui ne correspond au nom d'aucune ressource connectée
Dans ces trois cas, l'élément part vers la ressource qui porte la pastille Par défaut.
Comment définir la ressource par défaut
- Ouvrez votre automatisation
- Dépliez la carte de connexions du service (Connexions d'agenda, par exemple)
- Repérez la ligne du calendrier, de la liste ou du dossier voulu
- Cliquez sur Définir par défaut sur cette ligne
- La pastille verte Par défaut se déplace vers elle
Cliquer sur Définir par défaut coche aussi la case de cette ligne si elle ne l'était pas : une ressource ne peut rien recevoir tant qu'elle n'est pas synchronisée.
La liste des ressources s'enregistre toute seule, un instant après votre clic. La page de modification ne comporte aucun bouton d'enregistrement. Le nouvel aiguillage prend effet au cycle de synchronisation suivant.
Si vous n'en définissez aucune, 2sync en choisit une à votre place : votre agenda ou votre liste principale lorsqu'elle est sélectionnée, sinon la dernière ligne que vous avez cochée. La désigner vous-même rend l'aiguillage prévisible.
Quelles intégrations proposent une ressource par défaut ?
Les intégrations d'agenda, de tâches et de contacts affichent toutes la pastille et le lien : Google Calendar, Outlook Calendar, Google Tasks, Todoist, Google Contacts et Outlook Contacts.
Gmail et Outlook Mail font exception. Ces automatisations sont unidirectionnelles, de votre messagerie vers Notion : rien n'est jamais créé du côté de la boîte de réception, il n'y a donc aucune destination à choisir. Sur une automatisation Gmail ou Outlook Mail, la pastille Par défaut et le lien Définir par défaut sont tout simplement absents. Les cases à cocher, elles, fonctionnent normalement et déterminent quels libellés ou quels dossiers sont synchronisés.
Comment diriger les éléments vers une ressource précise
Pour choisir la ressource vers laquelle chaque page Notion se synchronise, associez une propriété Select de votre base de données Notion au champ de ressource. Chaque option du menu déroulant doit correspondre au nom d'une ressource.
| Valeur Notion select | Destination |
|---|---|
| Work | Calendrier Work |
| Personal | Calendrier Personal |
| (vide) | Ressource portant la pastille Par défaut |
| (non reconnue) | Ressource portant la pastille Par défaut |
Vous gardez ainsi la main élément par élément, la ressource par défaut jouant le rôle de filet de sécurité.
Que se passe-t-il avec les ressources en lecture seule ?
Certaines ressources sont en lecture seule, par exemple les agendas partagés auxquels vous n'avez qu'un accès en consultation. 2sync ne peut pas y écrire : ces lignes portent l'étiquette Lecture seule et n'affichent ni la pastille Par défaut, ni le lien Définir par défaut. Vous pouvez en revanche cocher leur case pour importer leurs éléments dans Notion.
Si toutes vos autres ressources sont en lecture seule, celle qui porte la pastille Par défaut doit disposer d'un accès en écriture. Faute de quoi les nouveaux éléments venus de Notion ne peuvent pas être créés dans l'application externe.
Si aucune ressource ne dispose d'un accès en écriture, les nouveaux éléments Notion ne peuvent pas être envoyés vers l'application externe. Vérifiez qu'au moins une ressource connectée autorise l'écriture.
Quelles sont les bonnes pratiques ?
Vérifiez d'abord votre sélection : avant de toucher à la ressource par défaut, assurez-vous que les calendriers et les listes attendus ont bien leur case cochée. Une sélection vide arrête purement et simplement l'automatisation.
Désignez la ressource par défaut vous-même : vous en remettre au choix automatique peut produire un aiguillage inattendu dès que vous ajoutez, retirez ou réorganisez des ressources.
Nommez les ressources clairement : utilisez des noms explicites qui correspondent exactement à vos options Notion Select. « Work Calendar » dans Google doit correspondre à « Work Calendar » dans le menu déroulant Notion.
Contrôlez l'aiguillage de temps en temps : vérifiez que les nouveaux éléments arrivent bien dans la ressource attendue, en particulier après avoir ajouté ou supprimé des calendriers.
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FAQ
On m'a demandé d'ouvrir le paramètre de ressource par défaut et je ne le trouve pas. Où est-il ?
Aucun paramètre ne porte ce nom. Ouvrez votre automatisation, dépliez la carte de connexions du service, puis regardez les lignes des ressources : l'une porte une pastille verte Par défaut, les autres affichent un lien Définir par défaut. C'est ce lien qui sert de commande.
Ma synchronisation ne fonctionne plus. Définir une ressource par défaut va-t-il régler le problème ?
Très probablement pas. La ressource par défaut détermine seulement où vont les nouveaux éléments Notion, elle n'interrompt jamais une synchronisation. Une synchronisation qui ne produit rien signifie en général qu'aucune ressource n'est sélectionnée : vérifiez qu'au moins un calendrier ou une liste a bien sa case cochée dans la carte de connexions.
Que se passe-t-il si je retire la ressource par défaut ?
2sync en choisit une automatiquement : votre agenda ou votre liste principale lorsqu'elle est sélectionnée, sinon la dernière ligne que vous avez cochée. Cliquez sur Définir par défaut sur la ressource que vous voulez réellement, pour éviter un aiguillage inattendu.
Puis-je avoir des ressources par défaut différentes selon l'automatisation ?
Oui. Chaque automatisation conserve la sienne. Configurez-les indépendamment, selon l'objectif de chacune.
Changer de ressource par défaut affecte-t-il les éléments déjà synchronisés ?
Non. Cela ne change que la destination des nouveaux éléments Notion. Les éléments existants restent liés à leur ressource actuelle.
Comment savoir quelle ressource est la ressource par défaut ?
Elle porte une pastille verte Par défaut dans la liste des ressources de l'automatisation. Si aucune pastille n'apparaît, aucune ressource par défaut n'a été définie explicitement et 2sync en choisit une à votre place.
Pourquoi n'y a-t-il aucun lien Définir par défaut sur mon automatisation Gmail ou Outlook Mail ?
Ces intégrations sont unidirectionnelles, de votre messagerie vers Notion : rien n'est créé du côté de la boîte de réception, il n'y a donc aucune destination à choisir. Ni la pastille Par défaut ni le lien Définir par défaut n'y apparaissent. Les cases à cocher, elles, continuent de déterminer quels libellés ou quels dossiers sont synchronisés.
Dois-je enregistrer après avoir changé la ressource par défaut ?
Non. La liste des ressources s'enregistre toute seule un instant après votre clic, et la page de modification ne comporte aucun bouton d'enregistrement. Le nouvel aiguillage prend effet au cycle de synchronisation suivant.
Comment définir l'automatisation par défaut pour une tâche ou un événement dans Notion ?
Lorsque plusieurs automatisations partagent la même base de données Notion, les nouveaux éléments créés dans Notion vont à l'automatisation par défaut. Pour contrôler cela, utilisez la propriété Source que 2sync ajoute à votre base de données. Définissez un filtre comme 'Source is not [nom du calendrier]' pour diriger les éléments vers la bonne automatisation.
Pourquoi mes événements sont-ils automatiquement réassignés à un projet différent ?
Cela se produit lorsque le champ Calendar Name ou Project est associé à une valeur absente de la liste des ressources de l'automatisation. Lorsque la valeur est manquante ou vide, l'événement revient à la ressource qui porte la pastille Par défaut. Vérifiez que chaque nom de projet ou de calendrier de votre correspondance de champs existe bien parmi les ressources connectées de votre automatisation.