Archive d'e-mails | 2sync Docs | Documentation 2sync

2sync vous permet d'enregistrer des e-mails de Gmail ou Outlook Mail dans une base de données Notion, créant ainsi une archive consultable liée à vos projets, contacts et tâches. La synchronisation des e-mails est unidirectionnelle uniquement, allant de votre fournisseur de messagerie vers Notion. Ce guide couvre ce qui se synchronise, comment filtrer efficacement, et les stratégies pour organiser votre archive d'e-mails.

Que synchronise-t-on de l'e-mail vers Notion ?

La synchronisation des e-mails envoie les métadonnées et le contenu de votre boîte de réception vers des pages Notion. Voici ce qui est transféré :

Données de l'e-mail	Propriété Notion	Notes
Subject	Title	Objet de l'e-mail
Sender (From)	Text ou Email	Adresse de l'expéditeur
Sender Name	Text	Nom d'affichage
Recipients (To)	Text	Liste des destinataires
CC / BCC	Text	Destinataires supplémentaires
Labels / Categories	Multi-select	Libellés Gmail ou catégories Outlook
Date	Date	Date d'envoi de l'e-mail
Snippet	Text	Court aperçu du corps de l'e-mail
Attachments	Files & Media ou Text	Noms et liens des pièces jointes (pas les fichiers)
Gmail/Outlook Link	URL	Lien direct vers l'e-mail original
Is Read	Checkbox	Statut lu/non lu
Is Starred	Checkbox	Statut avec étoile
Body	Contenu de la page	Corps complet de l'e-mail dans la page Notion

Pour la liste complète des champs, consultez Champs Gmail ou Champs Outlook Mail.

Les pièces jointes se synchronisent sous forme de liens, pas de fichiers. 2sync ne télécharge pas les pièces jointes vers Notion. Cliquez sur le lien pour accéder au fichier original dans votre e-mail.

Pourquoi la synchronisation des e-mails est-elle unidirectionnelle ?

La synchronisation des e-mails est strictement de la messagerie vers Notion. Les modifications que vous effectuez dans Notion (modifier l'objet, ajouter des notes, supprimer la page) n'affectent pas l'e-mail original, ce qui protège votre boîte de réception des modifications accidentelles. Consultez Synchronisation bidirectionnelle vs unidirectionnelle pour en savoir plus sur le fonctionnement de la direction de synchronisation.

Comment configurer les filtres d'e-mails

Sans filtres, chaque e-mail de votre boîte de réception se synchronise vers Notion. Utilisez des filtres pour n'archiver que ce qui compte.

Filtrer par expéditeur

Synchronisez les e-mails de personnes ou domaines spécifiques. Ajoutez un filtre : From contient "client.com" pour capturer tous les e-mails du domaine d'un client.

Filtrer par objet

Capturez les e-mails sur des sujets spécifiques. Ajoutez un filtre : Subject contient "Facture" pour créer une archive de factures.

Filtrer par libellés ou catégories

L'approche la plus flexible. Dans Gmail, créez un libellé comme "Archive to Notion". Dans Outlook, créez une catégorie. Puis filtrez : Labels contient "Archive to Notion".

Cela vous donne un contrôle manuel. Appliquez un libellé à un e-mail quand vous le souhaitez dans Notion.

Le filtrage par libellé est l'approche recommandée pour la plupart des archives d'e-mails. Vous gardez le contrôle total sur ce qui arrive dans Notion, et vous pouvez ajouter ou supprimer des libellés à tout moment. Consultez Filtres pour toutes les conditions de filtre disponibles.

Filtrer par pièces jointes

Synchronisez uniquement les e-mails avec des pièces jointes. Utile pour créer une bibliothèque de documents de référence.

Comment utiliser la réinitialisation de l'historique de synchronisation

Si vous modifiez vos filtres ou souhaitez re-traiter des e-mails passés, utilisez Reset Sync History dans les paramètres de votre automatisation. Cela efface l'état de synchronisation et traite tous les e-mails correspondant à vos filtres actuels depuis le début.

Reset Sync History ne supprime pas les pages Notion existantes. Il réévalue tous les e-mails selon les filtres actuels et synchronise ceux qui étaient précédemment exclus.

Comment organiser votre archive d'e-mails dans Notion

Vue par expéditeur

Regroupez ou filtrez par la propriété From pour voir tous les e-mails d'une personne ou entreprise spécifique.

Vue par date

Triez par Date décroissante pour une boîte de réception chronologique. Ajoutez une vue Calendrier pour voir le volume d'e-mails dans le temps.

Vue par libellé

Filtrez par Labels pour voir les e-mails par catégorie. Créez des vues séparées pour "Factures", "Mises à jour clients", "Reçus" et d'autres libellés.

Par projet avec les relations

Liez les e-mails aux pages de projet en utilisant les Relations Notion :

Créez une base de données Projets dans Notion
Ajoutez une propriété Relation dans votre base de données d'e-mails pointant vers Projets
Liez manuellement les e-mails à leur projet pertinent
Ouvrez n'importe quelle page de projet pour voir tous les e-mails associés via les rétroliens

Par contact avec les relations

Si vous synchronisez également les contacts avec 2sync, mappez From (Relation) vers votre base de données de Contacts. Chaque e-mail est automatiquement lié à la page de contact de l'expéditeur, construisant un historique de communication complet par contact et formant un élément clé d'un CRM Notion.

Comment synchroniser des e-mails de plusieurs comptes

Créez des automatisations séparées pour chaque compte e-mail. Elles peuvent pointer vers la même base de données Notion ou des bases différentes.

Ajoutez une propriété Select "Source" à votre base de données d'e-mails (ex. : "Gmail", "Outlook").
Configurez une automatisation par compte e-mail avec des filtres limités à ses propres éléments.
Définissez une valeur par défaut sur chaque automatisation pour étiqueter la source automatiquement.
Activez Ignore Linked sur toutes les automatisations. Consultez Automatisations multiples pour la configuration complète.

Quelles sont les bonnes pratiques ?

Évitez de synchroniser l'intégralité de votre boîte de réception : utilisez des libellés ou des filtres pour garder l'archive ciblée et éviter que des milliers d'e-mails non pertinents encombrent votre base de données.
Mappez Gmail/Outlook Link pour pouvoir toujours revenir à l'e-mail original en un clic.
Utilisez le champ Snippet pour des aperçus rapides sans ouvrir chaque page Notion.
Créez un workflow d'étiquetage : appliquez des libellés aux e-mails dans votre application de messagerie quand vous les souhaitez dans Notion, et laissez 2sync les archiver lors du prochain cycle de synchronisation.
Mappez From (Relation) vers votre base de données de Contacts si vous utilisez un CRM Notion. Chaque e-mail est lié automatiquement à la page de contact de l'expéditeur.
Révisez périodiquement votre archive et nettoyez les anciennes pages. Utilisez l'éditeur en masse Notion pour trouver et supprimer les doublons ou pages archivées.

Que faire ensuite ?

FAQ

Puis-je modifier des e-mails dans Notion et synchroniser les modifications ?

Non. La synchronisation des e-mails est unidirectionnelle, de la messagerie vers Notion. Ajoutez des notes et des étiquettes dans Notion pour votre propre référence, mais elles n'affecteront pas l'e-mail original.

Les pièces jointes sont-elles enregistrées dans Notion ?

Non. Les noms et liens des pièces jointes sont synchronisés, mais les fichiers restent chez votre fournisseur de messagerie. Cliquez sur le lien pour télécharger depuis Gmail ou Outlook.

Jusqu'où dans le passé puis-je synchroniser les e-mails ?

La fenêtre de synchronisation dépend de votre forfait. Solo couvre 6 mois, Premium couvre 1 an et Pro couvre 2 ans. Utilisez Reset Sync History pour re-traiter les e-mails dans votre fenêtre.

Que se passe-t-il si je supprime un e-mail dans Gmail ?

Par défaut, la page Notion reste mais devient dissociée. Si vous activez le comportement de suppression, la page Notion est supprimée lorsque l'e-mail source est supprimé.

Puis-je synchroniser des e-mails de plusieurs comptes ?

Oui. Créez des automatisations séparées pour chaque compte e-mail. Elles peuvent pointer vers la même base de données Notion ou des bases différentes. Utilisez une propriété Source et Ignore Linked lors du partage d'une base de données.

Puis-je lier automatiquement les e-mails aux contacts ?

Oui. Mappez le champ From (Relation) vers votre base de données de Contacts. 2sync fait correspondre automatiquement l'adresse e-mail de l'expéditeur au contact. Cela nécessite qu'une automatisation de synchronisation de Contacts fonctionne sur la base de données cible.

Que se passe-t-il si je modifie mes filtres d'e-mails après la synchronisation initiale ?

Les nouveaux filtres s'appliquent uniquement aux futurs cycles de synchronisation. Les e-mails précédemment synchronisés restent dans Notion. Utilisez Reset Sync History pour re-traiter tous les e-mails avec vos filtres mis à jour.

Le corps de l'e-mail apparaît-il dans Notion ?

Oui. Le corps complet de l'e-mail se synchronise en tant que contenu de page dans la page Notion. L'objet, l'expéditeur, la date et les autres métadonnées apparaissent comme propriétés en haut de la page.

Comment archiver des e-mails de Gmail ou Outlook dans Notion