Synchronisation Outlook Mail
Configurez la synchronisation unidirectionnelle d'Outlook Mail vers Notion. Connectez vos comptes, mappez les champs, filtrez par dossiers et catégories, archivez les e-mails et créez une base de données de référence consultable
Les e-mails Outlook Mail se synchronisent automatiquement vers votre base de données Notion grâce à 2sync. Les nouveaux e-mails correspondant à vos filtres créent des pages dans Notion en quelques minutes. Vous choisissez quels dossiers et catégories inclure, comment les champs sont mappés aux propriétés Notion, et quels e-mails archiver.
La synchronisation Outlook Mail est unidirectionnelle : d'Outlook vers Notion uniquement. Notion devient une archive en lecture seule, donc les modifications que vous y effectuez n'affectent jamais vos e-mails.
Comment démarrer ?
Connecter Outlook Mail
- Accédez à l'onboarding Outlook Mail & Notion Sync
- Cliquez sur Connect Outlook Mail
- Connectez-vous avec votre compte Microsoft
- Accordez les autorisations pour que 2sync accède à vos e-mails
- Sélectionnez les dossiers à synchroniser
Connecter Notion
Vous pouvez connecter Notion de deux façons :
Avec le modèle 2sync :
- Cliquez sur Connect with Notion
- Sélectionnez Use a template provided by the developer
- Cliquez sur Allow access
Notion duplique le modèle Email Archive par défaut dans votre espace de travail, et 2sync détecte automatiquement la base de données. Consultez configuration d'une base de données Notion pour plus d'options.
Avec votre propre base de données :
- Assurez-vous que votre base de données est connectée à 2sync : cliquez sur (•••) > Add connections > 2sync sur la page de la base de données
- Copiez le lien de la base de données depuis (•••) > Copy link
- Collez le lien lorsque demandé
Les bases de données à l'intérieur d'une page Wiki ne sont pas prises en charge en raison des limitations de l'API Notion.
Utilisez le modèle 2sync pour votre première automatisation. Il crée une base de données pré-configurée avec tous les bons types de propriétés. Vous pourrez la personnaliser plus tard.
Choisir les dossiers
Sélectionnez les dossiers Outlook à synchroniser lors de la configuration :
- Boîte de réception : tous les e-mails entrants
- Éléments envoyés : vos e-mails envoyés
- Boîte de réception Prioritaire : uniquement les e-mails prioritaires (si activé dans Outlook)
- Dossiers personnalisés : tous les dossiers que vous avez créés dans Outlook
Comment mapper les champs entre Outlook Mail et Notion ?
Le mappage de champs contrôle comment les données des e-mails sont transférées d'Outlook Mail vers Notion. Comme la synchronisation Outlook Mail est unidirectionnelle, tous les champs vont d'Outlook vers Notion uniquement. Pour une référence complète de chaque champ pris en charge, consultez Champs Outlook Mail.
Champs disponibles
| Champ Outlook Mail | Types de propriétés Notion | Notes |
|---|---|---|
| Subject | Title, Text | Objet de l'e-mail |
| Preview | Text | Extrait/aperçu de l'e-mail |
| From | Text, Email | Adresse de l'expéditeur |
| Sender Name | Text | Nom d'affichage de l'expéditeur |
| To | Text | Destinataires |
| CC | Text | Destinataires en copie |
| Date | Date | Date d'envoi/réception |
| Categories | Multi-select | Catégories Outlook |
| Importance | Select | Basse, Normale, Haute |
| Is Read | Checkbox | Statut de lecture |
| Has Attachments | Checkbox | Indique si l'e-mail a des pièces jointes |
| Attachments | Text, Files & Media | Liens des pièces jointes |
| Outlook Link | URL | Lien direct vers l'e-mail |
| Conversation ID | Text | Identifiant du fil de discussion |
| Conversation (Relation) | Relation | Lien vers les pages de conversation |
| Sync Status | Text, Select | État de synchronisation actuel |
Ajouter des champs
Cliquez sur + Add Field dans la section Field Mapping pour ajouter des champs supplémentaires. Tous les champs ne sont pas affichés par défaut.
Corps de l'e-mail
Le corps de l'e-mail se synchronise dans le contenu de la page Notion (pas dans une propriété). L'e-mail complet apparaît lorsque vous ouvrez la page, en préservant la mise en forme de base comme le gras, l'italique, les liens et les listes.
Tous les champs sont en lecture seule dans Notion. La synchronisation Outlook Mail est unidirectionnelle par conception, donc rien de ce que vous faites dans Notion n'affecte votre compte Outlook.
Comment filtrer les e-mails synchronisés ?
Les filtres vous permettent de synchroniser uniquement des e-mails spécifiques. Dans la section Filters :
- Choisissez votre stratégie de filtre : No filtering, All conditions ou Any condition
- Cliquez sur + Add Condition
- Sélectionnez un champ, un opérateur et une valeur
- Ajoutez d'autres conditions si nécessaire
- Enregistrez votre automatisation
Par dossier
Sélectionnez des dossiers Outlook spécifiques lors de la configuration pour contrôler ce qui se synchronise :
- Activez uniquement les dossiers souhaités
- Excluez Courrier indésirable, Spam et Éléments supprimés
- Créez des dossiers personnalisés dans Outlook pour une synchronisation ciblée
Par catégorie
Synchronisez uniquement les e-mails avec des catégories Outlook spécifiques :
- Accédez à la section Filters de votre automatisation
- Ajoutez une condition : Categories contient [Nom de la catégorie]
- Seuls les e-mails avec cette catégorie se synchronisent vers Notion
Par expéditeur
Synchronisez les e-mails d'expéditeurs ou de domaines spécifiques :
- Ajoutez une condition de filtre : From contient [e-mail ou domaine]
- Seuls les e-mails correspondants se synchronisent vers Notion
- Combinez avec des dossiers ou des catégories pour un filtrage précis
Par pièces jointes
Synchronisez uniquement les e-mails contenant des fichiers :
- Ajoutez une condition de filtre : Has Attachments est coché
- Concentrez votre base de données Notion sur les e-mails contenant des documents, des reçus ou des fichiers
Créez une catégorie Outlook comme "Notion Archive" et appliquez-la aux e-mails que vous souhaitez dans Notion. Ensuite, filtrez pour synchroniser uniquement cette catégorie. Cela permet de garder votre base de données Notion concentrée sur ce qui compte.
Comment fonctionnent les conversations par e-mail ?
Relations de conversation
Mappez Conversation (Relation) pour regrouper les e-mails liés d'un même fil de discussion :
- Créez une base de données Conversations (ou utilisez une auto-relation sur la même base de données)
- Mappez Conversation (Relation) pour lier les e-mails associés
- Visualisez des fils de discussion complets regroupés dans Notion
- Utilisez les rollups Notion pour compter les messages par conversation
Conversation ID
Mappez Conversation ID vers une propriété Text pour une approche plus simple. Filtrez ou regroupez par Conversation ID dans les vues Notion pour voir les fils de discussion sans base de données séparée.
Catégories
Les catégories Outlook (étiquettes codées par couleur) se synchronisent en tant que propriété Multi-select dans Notion. Contrairement aux libellés Gmail, les catégories Outlook sont appliquées à tous les dossiers de messagerie.
- Les noms de catégories se synchronisent vers Notion (les couleurs ne sont pas transférées ; Notion utilise les siennes)
- Utilisez les catégories pour filtrer les e-mails synchronisés
- Créez des catégories dans Outlook pour l'organisation (ex. : "Client", "Facture", "Suivi")
- Plusieurs catégories par e-mail sont prises en charge
Pièces jointes
Les noms et liens des pièces jointes se synchronisent, mais les fichiers ne sont pas copiés dans le stockage Notion :
- Mappez Attachments vers une propriété Files & Media ou Text
- Les noms et liens des pièces jointes apparaissent dans la propriété mappée
- Cliquez pour ouvrir ou télécharger directement depuis Outlook
- Utilisez le Outlook Link pour accéder à l'e-mail complet avec toutes les pièces jointes
2sync ne télécharge pas les fichiers de pièces jointes vers Notion. Les liens pointent vers les fichiers originaux dans Outlook. Cela évite de dupliquer des fichiers volumineux et garde votre espace de travail Notion efficace.
Comment lier les e-mails à d'autres données ?
Connecter aux contacts
Si vous utilisez la synchronisation Outlook Contacts :
- Configurez une automatisation Outlook Contacts vers une base de données Notion séparée
- Mappez From vers une propriété Relation pointant vers votre base de données de contacts
- Ouvrez n'importe quelle page de contact dans Notion pour voir tous les e-mails de cette personne
Connecter aux événements de calendrier
Liez les e-mails liés aux réunions aux événements de calendrier :
- Configurez une automatisation Outlook Calendar
- Créez des relations Notion entre vos bases de données d'e-mails et de calendrier
- Utilisez le Conversation ID ou la correspondance d'objet pour connecter les éléments associés
Connecter aux projets
Liez les e-mails aux pages de projet :
- Ajoutez une propriété Relation à votre base de données d'e-mails pointant vers une base de données de projets
- Étiquetez les e-mails avec le projet pertinent dans Notion
- Utilisez les rollups Notion pour voir tous les e-mails liés à un projet
Quel est le comportement de suppression ?
La synchronisation Outlook Mail utilise une suppression conservatrice par défaut. Pour plus de détails, consultez comportement de suppression.
- Suppression dans Outlook : l'e-mail est dissocié de Notion (la page Notion reste sauf si la suppression est activée)
- Suppression dans Notion : aucun effet sur Outlook. Vos e-mails sont toujours en sécurité
- Activation de la suppression : supprime les pages Notion lorsque les e-mails ne correspondent plus à vos critères de synchronisation
Activez la suppression avec précaution. Lorsqu'elle est active, les e-mails qui ne correspondent plus à vos critères de filtre voient leurs pages Notion supprimées automatiquement.
Scénarios courants
Archive de communication client
Suivez toute la correspondance client dans Notion :
- Créez un dossier Outlook par client (ou utilisez des catégories)
- Configurez une automatisation Outlook Mail filtrée sur ces dossiers
- Liez les e-mails à votre base de données de contacts avec une propriété Relation
- Ajoutez des propriétés réservées à Notion comme "Date de suivi" et "Action requise"
- Créez une vue regroupée par client pour voir toutes les communications
Boîte de réception projet
Synchronisez les e-mails liés aux projets vers Notion :
- Créez des catégories Outlook pour chaque projet (ex. : "Projet Alpha")
- Configurez une automatisation Outlook Mail filtrée sur cette catégorie
- Mappez Conversation (Relation) pour regrouper les fils de discussion
- Liez les e-mails aux pages de projet avec des relations Notion
- Ajoutez des propriétés de statut pour suivre les e-mails nécessitant une action
Journal des e-mails importants
Archivez les communications clés pour référence :
- Marquez les e-mails importants dans Outlook (ou appliquez une catégorie "Priorité")
- Configurez une automatisation Outlook Mail filtrée par importance ou catégorie
- Mappez les champs Subject, From, Date et Categories
- Ajoutez des propriétés réservées à Notion comme "Résumé" et "Notes"
- Créez des vues Notion filtrées par date ou catégorie
Suivis de réunions
Combinez avec la synchronisation Outlook Calendar pour des comptes rendus de réunions complets :
- Configurez à la fois une automatisation Outlook Calendar et Outlook Mail
- Créez des relations Notion entre vos bases de données d'e-mails et de calendrier
- Liez les e-mails avant et après la réunion à l'événement de calendrier
- Suivez les communications aux côtés des points à l'ordre du jour et des participants
- Utilisez les rollups Notion pour voir tous les e-mails associés par réunion
E-mails de boîte aux lettres partagée
Si vous avez accès à des boîtes aux lettres partagées dans votre organisation :
- Les dossiers de boîte aux lettres partagée apparaissent dans la sélection de dossiers lors de la configuration
- Activez les dossiers de boîte aux lettres partagée pour synchroniser ces e-mails
- Utilisez les noms de dossiers pour identifier la source de chaque e-mail dans Notion
- Combinez avec les connexions partagées pour donner accès aux membres de l'équipe
La synchronisation des boîtes aux lettres partagées est utile pour les boîtes de support, le courrier de département ou les archives d'e-mails d'équipe.
Conseils et bonnes pratiques
Fréquence de synchronisation
- Forfait Solo : synchronisation toutes les 5 minutes
- Forfait Premium : synchronisation toutes les 3 minutes
- Forfait Pro : synchronisation toutes les 2 minutes
Cliquez sur Sync Now dans votre automatisation pour déclencher une synchronisation immédiate.
Stratégie de dossiers
Organisez vos dossiers Outlook stratégiquement pour la synchronisation :
- Créez des dossiers pour le contenu à archiver (ex. : "Clients", "Reçus", "Projets")
- Déplacez les e-mails pertinents vers ces dossiers manuellement ou avec les règles Outlook
- Configurez votre automatisation pour synchroniser uniquement ces dossiers
- Gardez votre base de données Notion concentrée sur les e-mails pertinents
Stratégie de catégories
Utilisez les catégories Outlook pour étiqueter les e-mails pour Notion :
- Créez des catégories dans Outlook (ex. : "Notion Archive", "Suivi")
- Appliquez les catégories manuellement ou avec les règles Outlook
- Filtrez votre automatisation pour synchroniser uniquement les e-mails catégorisés
- Utilisez les catégories comme Multi-select dans Notion pour l'organisation
Évitez la synchronisation complète de la boîte de réception
Synchroniser l'intégralité de votre boîte de réception crée du bruit. À la place :
- Synchronisez des dossiers ou catégories spécifiques
- Filtrez par expéditeur ou objet pour des bases de données ciblées
- Utilisez les règles Outlook pour catégoriser automatiquement les e-mails à synchroniser
- Combinez plusieurs conditions pour un filtrage précis
Que faire ensuite ?
Maintenant que votre synchronisation Outlook Mail est configurée :
- Voir chaque champ synchronisé entre Outlook Mail et Notion
- Configurer des filtres pour synchroniser uniquement les e-mails nécessaires
- Lier les e-mails aux contacts et projets
- Définir des valeurs par défaut pour les champs vides
Articles connexes
- Champs Outlook Mail pour une référence complète de chaque champ pris en charge
- Archiver des e-mails dans Notion pour un workflow d'archivage d'e-mails détaillé
- Synchronisation Outlook Contacts pour lier les e-mails aux pages de contacts
- Synchronisation Outlook Calendar pour combiner les e-mails avec les événements de calendrier
- Relations pour connecter les e-mails aux contacts et projets
- Aperçu des filtres pour contrôler quels e-mails se synchronisent
- Comportement de suppression pour comprendre ce qui se passe lorsque des e-mails sont supprimés
- Valeurs par défaut pour définir des valeurs de secours sur les champs vides
- Types de propriétés Notion pour choisir la bonne propriété pour chaque champ
FAQ
La synchronisation Outlook Mail est-elle bidirectionnelle ?
Non. La synchronisation Outlook Mail est unidirectionnelle, d'Outlook vers Notion. Notion sert d'archive en lecture seule. Les modifications dans Notion n'affectent pas vos e-mails.
Puis-je synchroniser les e-mails d'une boîte aux lettres partagée ?
Si votre compte a accès à une boîte aux lettres partagée, ses dossiers apparaissent dans la sélection de dossiers. Vous pouvez synchroniser ces e-mails vers Notion.
Les pièces jointes sont-elles téléchargées vers Notion ?
Non. Les noms et liens des pièces jointes se synchronisent, mais les fichiers restent dans Outlook. Cliquez sur le lien pour télécharger directement depuis Outlook.
Que se passe-t-il si je supprime un e-mail dans Outlook ?
Avec la suppression désactivée (par défaut), la page Notion devient dissociée mais reste. Avec la suppression activée, la page Notion est supprimée.
Les modifications dans Notion peuvent-elles affecter mes e-mails Outlook ?
Non. La synchronisation est unidirectionnelle. Rien de ce que vous faites dans Notion n'impacte votre compte Outlook.
La synchronisation est-elle instantanée ?
Non. 2sync vérifie les modifications selon un calendrier basé sur votre forfait (2 à 5 minutes). Vous pouvez cliquer sur Sync Now pour déclencher une synchronisation immédiate.
Puis-je lier les e-mails à ma base de données de contacts ?
Oui. Si vous utilisez la synchronisation Outlook Contacts, mappez le champ From vers une propriété Relation pointant vers votre base de données de contacts. Cela lie les e-mails aux pages de contacts.
Comment fonctionnent les conversations par e-mail ?
Mappez Conversation (Relation) pour regrouper les e-mails du même fil de discussion dans Notion. Alternativement, mappez Conversation ID comme propriété Text et regroupez par celui-ci dans les vues Notion.
Que se passe-t-il avec le contenu du corps de l'e-mail ?
Le corps complet de l'e-mail se synchronise en tant que contenu de page Notion (pas une propriété). Ouvrez n'importe quelle page d'e-mail dans Notion pour voir le message complet avec la mise en forme de base préservée.
Puis-je synchroniser des e-mails depuis plusieurs comptes Microsoft ?
Oui. Connectez plusieurs comptes Microsoft et sélectionnez des dossiers de chacun. Tous les e-mails se synchronisent vers la même base de données Notion.