Synchronisation Outlook Calendar

Les événements Outlook Calendar se synchronisent automatiquement avec votre base de données Notion via 2sync. Créez ou modifiez un événement dans l'une ou l'autre application et le changement apparaît de l'autre côté en quelques minutes. Vous choisissez quels agendas inclure, comment les champs sont mappés entre les applications, et si la synchronisation fonctionne dans les deux sens ou dans un seul.

Comment démarrer ?

Connecter Outlook Calendar

Accédez à l'onboarding Outlook Calendar & Notion Sync
Cliquez sur Connect Outlook Calendar
Connectez-vous avec votre compte Microsoft
Accordez les permissions nécessaires pour que 2sync puisse accéder à votre agenda
Sélectionnez les agendas que vous souhaitez synchroniser

Pour ajouter un autre compte Microsoft, cliquez sur Add a new connection et répétez les étapes ci-dessus.

Connecter Notion

Vous pouvez connecter Notion de deux façons :

En utilisant le modèle 2sync :

Cliquez sur Connect with Notion
Sélectionnez Use a template provided by the developer
Cliquez sur Allow access

Notion duplique le modèle Agenda par défaut dans votre espace de travail, et 2sync détecte automatiquement la base de données. Consultez configurer une base de données Notion pour plus d'options.

En utilisant votre propre base de données :

Assurez-vous que votre base de données est connectée à 2sync : cliquez sur (•••) > Add connections > 2sync sur la page de la base de données
Sélectionnez la base de données (pas une vue ou une page)
Copiez le lien de la base de données depuis (•••) > Copy link
Collez le lien lorsque demandé lors de la configuration

Les bases de données à l'intérieur d'une page Wiki ne sont pas prises en charge en raison des limitations de l'API Notion.

Utilisez le modèle 2sync pour votre première automatisation. Il crée une base de données préconfigurée avec tous les bons types de propriétés. Vous pourrez la personnaliser plus tard.

Sélectionner un agenda par défaut

Lors de la synchronisation de plusieurs agendas, l'un d'eux doit être l'asset par défaut. Les nouveaux événements créés dans Notion se synchronisent vers cet agenda sauf indication contraire.

Définissez l'agenda par défaut dans l'onglet Calendar Connections en cliquant sur Set as default à côté de votre agenda préféré.

Comment mapper les champs entre Outlook Calendar et Notion ?

Le mappage de champs contrôle comment les données sont transférées entre Outlook Calendar et Notion. Vous pouvez définir la direction de synchronisation pour chaque champ indépendamment. Pour une référence complète de tous les champs pris en charge, consultez Champs Outlook Calendar.

Directions de synchronisation

Synchronisation bidirectionnelle : les modifications dans l'une ou l'autre application mettent à jour l'autre
Unidirectionnelle vers Notion : les modifications Outlook mettent à jour Notion, mais pas l'inverse
Unidirectionnelle vers l'agenda : les modifications Notion mettent à jour Outlook, mais pas l'inverse

Pour une comparaison détaillée, consultez synchronisation bidirectionnelle vs unidirectionnelle.

Champs disponibles

Champ Outlook Calendar	Types de propriétés Notion	Notes
Event Name	Title, Text, Select	L'objet de l'événement
Date	Date	Date et heure de début et de fin
Description	Text	Contenu du corps de l'événement
Location	Text	Lieu de l'événement
Attendees	Text	Liste des participants
Attendees (Relation)	Relation	Liens vers une base de données de contacts
Calendar Name	Text, Select, Relation	À quel agenda l'événement appartient
Online Meeting Link	Text, URL	Liens de réunion Teams ou autre
Categories	Select, Multi-select	Catégories Outlook
Show As	Select	Libre, occupé, provisoire, absent
Is Recurring	Checkbox	Si l'événement se répète
Response Status	Text, Select	Votre statut de réponse RSVP
Sync Status	Text, Select	État actuel de la synchronisation
Organizer	Text	Qui a créé l'événement
Outlook Link	Text, URL	Lien direct vers l'événement
Sensitivity	Select	Normal, personnel, privé, confidentiel
Importance	Select	Faible, normal, élevé
Trigger deletion on Outlook	Checkbox, Status, Formula	Supprimer l'événement quand coché

Ajouter des champs

Cliquez sur + Add Field dans la section Mappage de champs pour ajouter des champs supplémentaires. Tous les champs ne sont pas affichés par défaut.

Comment choisir quels événements synchroniser ?

Sélection des agendas

Dans l'onglet Calendar Connections, activez ou désactivez les agendas pour contrôler lesquels se synchronisent. Vous pouvez inclure des agendas de plusieurs comptes Microsoft dans la même automatisation.

Utilisation des filtres

Les filtres vous permettent de synchroniser uniquement des événements spécifiques. Consultez les conditions de filtre Outlook Calendar pour toutes les options disponibles. Dans la section Filters :

Choisissez votre stratégie de filtrage : No filtering, All conditions ou Any condition
Cliquez sur + Add Condition
Sélectionnez un champ, un opérateur et une valeur
Ajoutez d'autres conditions si nécessaire
Enregistrez votre automatisation

Exemples de filtres courants :

Synchroniser uniquement les événements contenant "standup" dans le titre
Exclure les événements sur toute la journée comme les jours fériés et les blocs de vacances
Synchroniser uniquement les événements d'un agenda spécifique
Exclure les événements récurrents

Mappez le champ Sync Status à une propriété Notion pour voir d'un coup d'œil quels événements sont Synced, Ignored ou Removed.

Comment créer des événements depuis Notion ?

Les nouvelles pages dans votre base de données Notion créent automatiquement des événements Outlook Calendar lors du prochain cycle de synchronisation.

Assigner à un agenda spécifique

Mappez le champ Calendar Name à une propriété Select dans Notion. Lors de la création d'une nouvelle page, choisissez dans quel agenda l'événement doit apparaître.

Si aucun agenda n'est spécifié, l'événement va dans votre agenda par défaut.

Définir les horaires des événements

La propriété Date dans Notion contrôle quand l'événement apparaît. Utilisez le sélecteur de date de Notion pour définir :

La date et l'heure de début
La date et l'heure de fin (pour la durée)
Les événements sur toute la journée (laissez les heures vides)

Séparer les dates de début et de fin avec des formules :

Début : dateStart(prop("Date"))
Fin : dateEnd(prop("Date"))

Définir d'autres détails de l'événement

Mappez Show As pour contrôler votre statut de disponibilité (libre, occupé, provisoire, absent)
Mappez Sensitivity pour définir la visibilité de l'événement (normal, personnel, privé, confidentiel)
Mappez Importance pour définir la priorité de l'événement (faible, normal, élevé)
Mappez Categories à une propriété Multi-select pour étiqueter les événements avec des catégories Outlook

Scénarios courants

Synchroniser les agendas professionnel et personnel vers une base de données

Connectez votre compte Microsoft 365 professionnel et votre compte Outlook.com personnel à la même automatisation. Utilisez le champ Calendar Name pour identifier la source de chaque événement.

Ajoutez votre compte professionnel dans l'onglet Calendar Connections
Cliquez sur Add a new connection pour votre compte personnel
Activez les agendas souhaités de chaque compte
Mappez Calendar Name à une propriété Select dans Notion
Créez des vues Notion filtrées par nom d'agenda pour voir les événements professionnels et personnels séparément

Créer une vue agenda principale

Synchronisez plusieurs agendas Outlook vers une base de données Notion. Utilisez les vues Notion avec des filtres pour afficher les événements par agenda, catégorie ou plage de dates.

Connectez tous les agendas que vous souhaitez suivre
Mappez Calendar Name et Categories à des propriétés Select
Dans Notion, créez des vues filtrées :
- "Cette semaine" : filtrer par plage de dates
- "Professionnel uniquement" : filtrer par nom d'agenda
- "Réunions clients" : filtrer par catégorie

Gérer les réunions Microsoft Teams

Les liens de réunion en ligne depuis Teams se synchronisent automatiquement via le champ Online Meeting Link. Les liens tiers comme Zoom et Webex se synchronisent aussi s'ils sont présents dans l'événement.

Mappez Online Meeting Link à une propriété URL dans Notion
Cliquez sur le lien Teams synchronisé directement depuis Notion pour rejoindre sans ouvrir Outlook
Mappez Attendees pour voir qui est invité à chaque réunion

Online Meeting Link est en lecture seule dans Notion. Ajoutez ou modifiez les liens de réunion directement dans Outlook.

Masquer les détails sensibles des événements

Configurez une synchronisation unidirectionnelle d'Outlook vers Notion, mais ne mappez pas le champ Event Name. À la place, définissez une valeur par défaut comme "Occupé" pour voir les créneaux horaires sans révéler les titres.

Réglez le champ Event Name sur 1-way to Notion
Configurez une valeur par défaut de "Occupé" ou "Bloqué" pour ce champ
Mappez le champ Date pour voir quand les événements ont lieu
Les détails sensibles comme les participants et descriptions restent uniquement dans Outlook

Supprimer des événements automatiquement

Mappez le champ Trigger deletion on Outlook à une propriété Checkbox ou Status. Quand coché (ou marqué comme terminé), l'événement est supprimé d'Outlook Calendar lors de la prochaine synchronisation.

L'activation de cette fonctionnalité supprime immédiatement tous les éléments actuellement cochés ou terminés. Assurez-vous que votre base de données est prête avant de mapper ce champ.

Organisation par catégories

Les catégories Outlook se synchronisent vers les propriétés Multi-select de Notion. Contrairement à l'ensemble fixe de couleurs de Google Agenda, Outlook vous permet de créer des noms de catégories personnalisés.

Mappez Categories à une propriété Multi-select dans Notion
Créez des catégories dans Outlook (par ex. "Réunion client", "Interne", "Déplacement")
Assignez des catégories aux événements dans l'une ou l'autre application ; elles se synchronisent dans les deux sens
Construisez des vues Notion filtrées par catégorie pour regrouper les événements liés

Construire un journal de réunions clients

Utilisez les relations de participants pour connecter les événements d'agenda à une base de données de contacts, construisant une chronologie de chaque interaction avec un client.

Synchronisez les contacts Outlook vers une base de données Notion séparée
Mappez Attendees (Relation) pour lier les événements aux pages de contacts
Ouvrez une page de contact dans Notion pour voir chaque réunion avec cette personne
Ajoutez des notes à chaque page d'événement pour un historique complet des interactions

Conseils et bonnes pratiques

Fréquence de synchronisation

Forfait Solo : synchronisation toutes les 5 minutes
Forfait Premium : synchronisation toutes les 3 minutes
Forfait Pro : synchronisation toutes les 2 minutes

Cliquez sur Sync Now dans votre automatisation pour déclencher une synchronisation immédiate.

Paramètres de suppression d'événements

Par défaut, supprimer un événement le désynchronise plutôt que de le supprimer des deux applications. Activez Allow event deletion dans les paramètres de synchronisation pour supprimer les événements dans les deux applications.

Événements privés

Contrôlez quels événements se synchronisent en filtrant sur le champ Sensitivity. Excluez les événements personnels, privés ou confidentiels de la synchronisation pour garder les informations sensibles hors des bases de données Notion partagées.

Agendas partagés

Les agendas partagés de votre organisation peuvent être synchronisés si votre compte y a accès. Ajoutez-les dans l'onglet Calendar Connections. Utilisez le champ Organizer pour identifier qui a créé chaque événement.

Gestion des grandes bases de données

Les premières synchronisations sur de grandes bases de données prennent plus de temps car 2sync établit les liens initiaux. Si la synchronisation reste lente, consultez le guide de dépannage.

Notifications

2sync peut notifier les participants lorsque des événements sont créés ou mis à jour. Configurez cela dans les paramètres d'invitation d'agenda.

Que faire ensuite ?

Maintenant que votre synchronisation Outlook Calendar est configurée :

FAQ

Combien d'agendas Outlook puis-je synchroniser ?

Vous pouvez synchroniser autant d'agendas que vous le souhaitez, depuis différents comptes Microsoft, au sein de la même automatisation. Un seul agenda peut être l'agenda par défaut pour les nouveaux événements créés depuis Notion.

La synchronisation est-elle instantanée ?

Non. 2sync vérifie les modifications selon un calendrier basé sur votre forfait (2-5 minutes). Vous pouvez cliquer sur Sync Now pour déclencher une synchronisation immédiate.

Puis-je synchroniser les agendas de boîtes aux lettres partagées ?

Vous pouvez synchroniser les agendas auxquels vous avez accès dans Outlook. Si la boîte aux lettres partagée est ajoutée à votre Outlook, ses agendas devraient apparaître dans la sélection d'agendas.

Les liens de réunion Teams se synchronisent-ils ?

Oui. Mappez le champ Online Meeting Link à une propriété URL dans Notion pour capturer les URLs de Teams, Zoom et autres réunions.

Puis-je synchroniser les catégories Outlook ?

Oui. Mappez le champ Categories à une propriété Multi-select dans Notion. Les catégories se synchronisent dans les deux sens, vous pouvez donc les assigner depuis l'une ou l'autre application.

Puis-je créer des événements récurrents depuis Notion ?

Non. Vous ne pouvez pas créer de modèles de récurrence depuis Notion. Créez d'abord les événements récurrents dans Outlook, puis ils se synchronisent vers Notion comme des instances individuelles.

Quelle est la différence avec la synchronisation Google Agenda ?

La fonctionnalité est similaire. Les deux offrent une synchronisation bidirectionnelle avec mappage de champs. Outlook a des catégories et un champ Type de récurrence ; Google Agenda a des couleurs d'événements, des types d'événements et plus de conditions de filtre.

Pourquoi supprimer un événement ne le supprime-t-il pas des deux applications ?

Par défaut, la suppression désynchronise les éléments au lieu de les supprimer partout. Activez Allow event deletion dans vos paramètres de synchronisation pour supprimer les événements dans Outlook et Notion.