Champs Outlook Calendar synchronisés avec Notion
Les 21 champs Outlook Calendar synchronisés avec Notion via 2sync : types de propriétés, directions de synchronisation, et comment utiliser les catégories, participants et liens de réunion
2sync synchronise 21 champs Outlook Calendar vers Notion, couvrant le nom de l'événement, les dates, le lieu, les participants, les catégories, l'importance, le statut de réponse et les liens de réunion. La plupart des champs prennent en charge la synchronisation bidirectionnelle, vous permettant de modifier dans l'une ou l'autre application. Les champs en lecture seule comme l'organisateur, le statut récurrent et le nom de l'agenda se synchronisent d'Outlook vers Notion uniquement. Vous contrôlez la direction de chaque champ dans le mappage de champs.
Champs synchronisés
| Champ | Type de propriété Notion | Direction de synchronisation |
|---|---|---|
| Event Name | Title, Text | Bidirectionnelle |
| Description | Text, Rich Text | Bidirectionnelle |
| Date | Date | Bidirectionnelle |
| Location | Text | Bidirectionnelle |
| Attendees (Relation) | Relation | Bidirectionnelle |
| Attendees (Text) | Text | Bidirectionnelle |
| Organizer | Relation, Text | Vers Notion |
| Categories | Multi-select | Bidirectionnelle |
| Is Recurring | Checkbox | Vers Notion |
| Event Type | Select | Vers Notion |
| Event Visibility | Select | Bidirectionnelle |
| Transparency | Select | Bidirectionnelle |
| Importance | Select | Bidirectionnelle |
| Conference Call Link | URL | Vers Notion |
| Outlook Calendar Link | Text, URL | Vers Notion |
| Response Status | Text, Select | Vers Notion |
| Calendar Name | Select, Text, Relation | Vers Notion |
| Calendar ID | Text, Email, Select | Vers Notion |
| Event ID | Text | Vers Notion |
| Automation Name | Text, Select | Vers Notion |
| Trigger deletion on Outlook Calendar | Checkbox, Status, Formula, Rollup | Depuis Notion |
Vous pouvez définir chaque champ en bidirectionnel, unidirectionnel vers Notion, ou unidirectionnel vers Outlook. Ajustez cela par champ dans les paramètres de mappage de champs de votre automatisation.
Event Name
Le champ Event Name correspond à la propriété Title de Notion, le nom principal de chaque page de base de données. Les modifications du nom de l'événement dans l'une ou l'autre application mettent à jour l'autre automatiquement. Par exemple, renommer "Sync Call" en "Weekly Sync Call" dans Notion le met à jour dans Outlook au prochain cycle de synchronisation.
Description
Le champ Description correspond au Rich Text. Le formatage de base d'Outlook (gras, italique, liens, listes) est préservé lors de la synchronisation. Certains éléments spécifiques à Notion comme les toggles, bases de données et embeds ne peuvent pas être représentés dans Outlook et seront perdus s'ils sont synchronisés en retour. Un ordre du jour de réunion collé dans Outlook avec des puces apparaît formaté dans Notion, mais les toggles Notion ajoutés à la page ne survivront pas à un aller-retour.
Modifier la direction de synchronisation d'un champ après la configuration initiale ne met pas à jour rétroactivement les éléments existants. Seules les nouvelles modifications suivent la direction mise à jour.
Date
Le champ Date correspond à une seule propriété Date de Notion qui contient à la fois le début et la fin, avec l'heure et le fuseau horaire. Les événements sur toute la journée et les plages de plusieurs jours sont pris en charge, et la synchronisation est bidirectionnelle.
Pour les événements avec horaire, la date et l'heure se synchronisent. Pour les événements sur toute la journée, seule la date se synchronise sans composante horaire. Quand une page Notion a une date de début mais pas de date de fin, 2sync utilise la Durée par défaut de vos paramètres de synchronisation avancés pour calculer l'heure de fin.
La conversion de fuseau horaire est automatique. Les événements s'affichent dans votre fuseau horaire local quel que soit l'endroit où ils ont été créés. Un collègue à Londres crée une réunion à 15h GMT et elle apparaît à 10h EST dans votre base de données Notion si c'est votre fuseau horaire.
Location
Le champ Location se synchronise en Text dans les deux sens. Saisissez une adresse ou un nom de lieu dans l'une ou l'autre application et il apparaît dans l'autre. L'outil de recherche de salles et les suggestions de salles d'Outlook ne sont pas disponibles dans Notion ; le lieu se synchronise uniquement en texte brut. Utilisez-le pour construire une vue Notion filtrée par lieu pour voir toutes les réunions au bureau.
Attendees
Vous pouvez synchroniser les participants de deux façons. Le champ Attendees (Relation) correspond à une base de données de contacts ou aux membres de l'espace Notion, en appariant les participants par e-mail pour que chaque événement renvoie à une page de contact réelle. Le champ Attendees (Text) stocke la liste des participants en texte brut, utile quand vous n'avez pas besoin d'appariement par relation.
Les deux peuvent être actifs en même temps. Le champ relation est utile pour construire un CRM dans Notion où les événements d'agenda sont directement liés aux pages de contacts, construisant une chronologie de chaque interaction avec un client.
Organizer
Le champ Organizer affiche l'adresse e-mail de la personne qui a créé l'événement. Il peut correspondre à une propriété Relation pointant vers une base de données de contacts ou à du texte brut. Ce champ est en lecture seule car Outlook contrôle cette valeur. Lors de la synchronisation d'agendas partagés, utilisez Organizer pour identifier qui a planifié chaque réunion. Filtrez votre base de données Notion pour voir uniquement les réunions créées par une personne spécifique.
Categories
Outlook Calendar utilise des catégories au lieu de couleurs. Les catégories se synchronisent en propriété Multi-select dans Notion (voir types de propriétés Notion), vous permettant d'assigner plusieurs catégories par événement. Créez des catégories dans Outlook et elles apparaissent automatiquement comme options select dans Notion.
Les catégories se synchronisent dans les deux sens. Ajouter une catégorie dans Notion l'applique à l'événement Outlook au prochain cycle de synchronisation. Étiquetez les événements comme "Réunion client", "Interne" et "Déplacement" dans Outlook. Les trois apparaissent comme options Multi-select dans Notion, où vous pouvez filtrer les vues par catégorie.
Is recurring
Le champ Is Recurring se synchronise en Checkbox. Tout événement appartenant à une série récurrente a cette case cochée. Utilisez-le pour construire des vues filtrées. Affichez uniquement les réunions répétitives pour revoir vos engagements hebdomadaires, ou excluez-les pour vous concentrer sur les événements ponctuels.
Pour des détails sur la synchronisation des instances d'événements récurrents, consultez événements récurrents.
Event Type
Le champ Event Type classe les événements en quatre catégories : Single, Occurrence, Exception et Series Master. Les événements Single apparaissent une seule fois. Occurrence est une instance d'une série récurrente. Exception est une instance modifiée. Series Master représente le modèle de récurrence lui-même.
Utilisez ce champ pour filtrer les événements récurrents dans les vues Notion. Filtrez sur les types "Exception" pour trouver les réunions qui ont été reprogrammées par rapport à leur horaire habituel.
Certains champs deviennent immuables après la création de l'événement dans Outlook. Si un champ cesse de synchroniser les mises à jour, vérifiez si l'événement a été créé dans le cadre d'une série récurrente. Certaines propriétés ne peuvent être modifiées que sur le series master, pas sur les occurrences individuelles.
Event Visibility and Transparency
Le champ Event Visibility prend en charge quatre valeurs : Normal, Personal, Private et Confidential. Le champ Transparency indique votre disponibilité avec cinq valeurs : Free, Tentative, Busy, Out of Office et Working Elsewhere. Les deux se synchronisent dans les deux sens.
Ces champs sont utiles pour filtrer les événements par niveau de visibilité ou contrôler quels événements apparaissent dans les vues partagées. Excluez les événements privés d'une base de données d'équipe partagée en utilisant les filtres, ou filtrez uniquement les événements Busy pour que les blocs informatifs "Free" n'encombrent pas votre liste de tâches.
Importance
Le champ Importance correspond à une propriété Select avec trois valeurs : Low, Normal et High. Il se synchronise dans les deux sens, donc modifier le niveau dans Notion le met à jour dans Outlook au cycle suivant et vice versa. Utilisez-le pour faire ressortir les événements à haute importance dans les tableaux de bord ou pour filtrer les éléments à faible importance de votre vue quotidienne.
Conference Call Link
Les liens de réunion Microsoft Teams se synchronisent automatiquement quand une réunion Teams est créée. Les liens tiers (Zoom, Webex) se synchronisent aussi s'ils sont présents dans l'événement. Cliquez sur le lien synchronisé directement depuis Notion pour rejoindre une réunion sans ouvrir Outlook.
Le Conference Call Link est en lecture seule dans Notion. Ajoutez ou modifiez les liens de réunion directement dans Outlook.
Outlook Calendar Link
Outlook Calendar Link est un lien direct vers l'événement original dans Outlook. Il se synchronise d'Outlook vers Notion uniquement et peut être stocké en Text ou URL. Utilisez-le quand vous voulez sauter en un clic d'une page Notion à l'événement correspondant dans Outlook, pratique pour modifier les champs que Notion ne peut pas réécrire (organisateur, statut de réponse).
Response Status
Le champ Response Status indique votre RSVP pour les événements auxquels vous êtes invité : Accepted, Declined, Tentative ou Not Responded. Il peut correspondre à Text ou Select et se synchronise d'Outlook vers Notion uniquement. Filtrez votre base de données Notion par statut de réponse pour voir quelles invitations attendent encore une réponse.
Calendar name
Le champ Calendar Name identifie à quel agenda Outlook un événement appartient. Ceci est particulièrement utile lorsque vous synchronisez plusieurs agendas dans une seule base de données Notion.
Vous pouvez mapper le Calendar Name à trois types de propriétés :
- Select (recommandé) : crée un menu déroulant avec chaque agenda comme option
- Text : stocke le nom de l'agenda en texte brut
- Relation : lie à une base de données séparée d'agendas
Le Calendar Name est en lecture seule, donc pour déplacer un événement entre les agendas, modifiez-le directement dans Outlook. Utilisez-le comme propriété Select pour regrouper et filtrer les événements par agenda source dans Notion.
Calendar ID
Le Calendar ID est l'identifiant interne de l'agenda Outlook auquel l'événement appartient. Il peut correspondre à Text, Email ou Select et se synchronise d'Outlook vers Notion uniquement. La plupart des utilisateurs n'auront pas besoin de regarder ce champ, mais il est précieux lors du diagnostic de problèmes de synchronisation ou pour router les événements vers des bases de données spécifiques via des formules Notion.
Event ID
L'Event ID est l'identifiant interne de synchronisation que 2sync utilise pour apparier un événement Outlook à sa page Notion. Il correspond à Text et se synchronise dans un seul sens. Traitez-le comme des métadonnées système : ne le modifiez pas manuellement, mais gardez-le visible dans votre base de données au cas où vous auriez à déboguer une synchronisation cassée.
Automation Name
Le champ Automation Name étiquette chaque page synchronisée avec le nom de l'automatisation 2sync qui l'a créée. Il correspond à Text ou Select et se synchronise d'Outlook vers Notion uniquement. C'est essentiel quand plusieurs automatisations Outlook alimentent la même base de données Notion, car vous pouvez filtrer ou regrouper par automatisation pour voir d'où provient chaque événement.
Trigger deletion on Outlook Calendar
C'est le seul champ qui se synchronise de Notion vers Outlook uniquement. Il correspond à Checkbox, Status, Formula ou Rollup, et fonctionne comme un drapeau côté Notion qui indique à 2sync de supprimer l'événement Outlook correspondant au prochain cycle de synchronisation. Cochez la case (ou définissez le statut, ou laissez une formule le calculer), et l'événement disparaît d'Outlook sans que vous ayez à l'ouvrir.
Que faire ensuite ?
Maintenant que vous savez quels champs se synchronisent :
- Configurer des filtres pour contrôler quels événements se synchronisent
- Découvrir comment les événements récurrents apparaissent dans Notion
- Configurer la direction de synchronisation par champ
Articles connexes
- Synchronisation Outlook Calendar pour le guide de configuration complet
- Champs Google Agenda pour comparer l'ensemble de champs de Google
- Types de propriétés Notion pour les formats de propriétés pris en charge
- Valeurs par défaut pour définir des valeurs de repli sur les champs vides
- Relations pour connecter les participants à une base de données de contacts
FAQ
Quelle est la différence entre les catégories et les couleurs ?
Outlook utilise des catégories nommées (comme 'Work', 'Personal') au lieu de couleurs fixes. Les catégories sont plus flexibles que les couleurs Google Agenda car vous pouvez créer des noms personnalisés et assigner plusieurs catégories par événement.
Pourquoi certains champs cessent-ils de se mettre à jour après la création ?
Outlook marque certains champs comme immuables sur les instances d'événements récurrents. Si un événement fait partie d'une série, certaines propriétés ne peuvent être modifiées que sur le series master, pas sur les occurrences individuelles.
Puis-je synchroniser depuis plusieurs comptes Outlook ?
Oui. Connectez plusieurs comptes Microsoft et sélectionnez des agendas de chacun. Tous les événements se synchronisent vers la même base de données Notion avec le champ Calendar Name identifiant leur source.
En quoi Event Type diffère-t-il de Is Recurring ?
Is Recurring est une simple checkbox indiquant si un événement se répète. Event Type fournit plus de détails : Single, Occurrence (instance de série), Exception (instance modifiée) ou Series Master (définition du modèle).
Puis-je ajouter des champs personnalisés à la synchronisation ?
Non. Vous ne pouvez synchroniser que les 21 champs listés ci-dessus. Les champs Outlook personnalisés ne sont pas pris en charge. Cependant, vous pouvez ajouter des propriétés exclusives à Notion dans votre base de données pour un suivi supplémentaire.
Outlook Calendar a-t-il un champ Event Type ?
Oui. Event Type est le libellé du wizard pour le champ qui classe les événements en Single, Occurrence, Exception ou Series Master. Il correspond à une propriété Select Notion et est en lecture seule depuis Outlook. Les anciens articles désignaient ce même champ par « Recurrence Type », terme remplacé par le libellé canonique du wizard.