Champs Outlook Calendar synchronisés avec Notion
Les 15 champs Outlook Calendar synchronisés avec Notion via 2sync : types de propriétés, directions de synchronisation, et comment utiliser les catégories, participants et liens de réunion
2sync synchronise 15 champs Outlook Calendar vers Notion, couvrant l'objet de l'événement, les dates, le lieu, les participants, les catégories et les liens de réunion. La plupart des champs prennent en charge la synchronisation bidirectionnelle, vous permettant de modifier dans l'une ou l'autre application. Les champs en lecture seule comme l'organisateur, le statut récurrent et le nom de l'agenda se synchronisent d'Outlook vers Notion uniquement. Vous contrôlez la direction de chaque champ dans le mappage de champs.
Champs synchronisés
| Champ | Type de propriété Notion | Direction de synchronisation |
|---|---|---|
| Objet | Title | Bidirectionnelle |
| Description | Rich Text | Bidirectionnelle |
| Date de début | Date | Bidirectionnelle |
| Date de fin | Date | Bidirectionnelle |
| Lieu | Rich Text | Bidirectionnelle |
| Participants (Texte) | Rich Text | Bidirectionnelle |
| Participants (Contacts) | Relation | Bidirectionnelle |
| Organisateur | Rich Text | Vers Notion |
| Catégories | Multi-select | Bidirectionnelle |
| Est récurrent | Checkbox | Vers Notion |
| Type de récurrence | Select | Vers Notion |
| Visibilité | Select | Bidirectionnelle |
| Libre/Occupé | Select | Bidirectionnelle |
| Lien de réunion | URL | Vers Notion |
| Nom de l'agenda | Select | Vers Notion |
Vous pouvez définir chaque champ en bidirectionnel, unidirectionnel vers Notion, ou unidirectionnel vers Outlook. Ajustez cela par champ dans les paramètres de mappage de champs de votre automatisation.
Objet
Le champ Objet correspond à la propriété Title de Notion, le nom principal de chaque page de base de données. Les modifications du nom de l'événement dans l'une ou l'autre application mettent à jour l'autre automatiquement. Par exemple, renommer "Sync Call" en "Weekly Sync Call" dans Notion le met à jour dans Outlook au prochain cycle de synchronisation.
Description
Le champ Description correspond au Rich Text. Le formatage de base d'Outlook (gras, italique, liens, listes) est préservé lors de la synchronisation. Certains éléments spécifiques à Notion comme les toggles, bases de données et embeds ne peuvent pas être représentés dans Outlook et seront perdus s'ils sont synchronisés en retour. Un ordre du jour de réunion collé dans Outlook avec des puces apparaît formaté dans Notion, mais les toggles Notion ajoutés à la page ne survivront pas à un aller-retour.
Modifier la direction de synchronisation d'un champ après la configuration initiale ne met pas à jour rétroactivement les éléments existants. Seules les nouvelles modifications suivent la direction mise à jour.
Dates
Les dates de début et de fin correspondent toutes deux à la propriété Date de Notion et se synchronisent dans les deux sens.
Pour les événements avec horaire, la date et l'heure se synchronisent. Pour les événements sur toute la journée, seule la date se synchronise sans composante horaire. Quand une page Notion a une date de début mais pas de date de fin, 2sync utilise la Durée par défaut de vos paramètres de synchronisation avancés pour calculer l'heure de fin.
La conversion de fuseau horaire est automatique. Les événements s'affichent dans votre fuseau horaire local quel que soit l'endroit où ils ont été créés. Un collègue à Londres crée une réunion à 15h GMT et elle apparaît à 10h EST dans votre base de données Notion si c'est votre fuseau horaire.
Lieu
Le champ Lieu se synchronise en Rich Text dans les deux sens. Saisissez une adresse ou un nom de lieu dans l'une ou l'autre application et il apparaît dans l'autre. L'outil de recherche de salles et les suggestions de salles d'Outlook ne sont pas disponibles dans Notion ; le lieu se synchronise uniquement en texte brut. Utilisez-le pour construire une vue Notion filtrée par lieu pour voir toutes les réunions au bureau.
Participants
Vous pouvez synchroniser les participants de deux façons. Le champ Participants (Texte) stocke une liste d'adresses e-mail séparées par des virgules en texte brut. Le champ Participants (Contacts) lie à votre base de données Outlook Contacts en utilisant les relations Notion.
Les deux peuvent être actifs en même temps. Le champ relation est utile pour construire un CRM dans Notion où les événements d'agenda sont directement liés aux pages de contacts, construisant une chronologie de chaque interaction avec un client.
Organisateur
Le champ Organisateur affiche l'adresse e-mail de la personne qui a créé l'événement. Ce champ est en lecture seule car Outlook contrôle cette valeur. Lors de la synchronisation d'agendas partagés, utilisez Organisateur pour identifier qui a planifié chaque réunion. Filtrez votre base de données Notion pour voir uniquement les réunions créées par une personne spécifique.
Catégories
Outlook Calendar utilise des catégories au lieu de couleurs. Les catégories se synchronisent en propriété Multi-select dans Notion (voir types de propriétés Notion), vous permettant d'assigner plusieurs catégories par événement. Créez des catégories dans Outlook et elles apparaissent automatiquement comme options select dans Notion.
Les catégories se synchronisent dans les deux sens. Ajouter une catégorie dans Notion l'applique à l'événement Outlook au prochain cycle de synchronisation. Étiquetez les événements comme "Réunion client", "Interne" et "Déplacement" dans Outlook. Les trois apparaissent comme options Multi-select dans Notion, où vous pouvez filtrer les vues par catégorie.
Est récurrent
Le champ Est récurrent se synchronise en Checkbox. Tout événement appartenant à une série récurrente a cette case cochée. Utilisez-le pour construire des vues filtrées. Affichez uniquement les réunions répétitives pour revoir vos engagements hebdomadaires, ou excluez-les pour vous concentrer sur les événements ponctuels.
Pour des détails sur la synchronisation des instances d'événements récurrents, consultez événements récurrents.
Type de récurrence
Le champ Type de récurrence classe les événements en quatre catégories : Single, Occurrence, Exception et Series Master. Les événements Single apparaissent une seule fois. Occurrence est une instance d'une série récurrente. Exception est une instance modifiée. Series Master représente le modèle de récurrence lui-même. Ce champ est propre à Outlook, car Google Agenda n'a que la checkbox plus simple Est récurrent.
Utilisez ce champ pour filtrer les événements récurrents dans les vues Notion. Filtrez sur les types "Exception" pour trouver les réunions qui ont été reprogrammées par rapport à leur horaire habituel.
Certains champs deviennent immuables après la création de l'événement dans Outlook. Si un champ cesse de synchroniser les mises à jour, vérifiez si l'événement a été créé dans le cadre d'une série récurrente. Certaines propriétés ne peuvent être modifiées que sur le series master, pas sur les occurrences individuelles.
Visibilité et disponibilité
Le champ Visibilité prend en charge trois valeurs : Public, Private et Default. Le champ Libre/Occupé indique si vous apparaissez comme Busy ou Free pendant l'événement. Les deux se synchronisent dans les deux sens.
Ces champs sont utiles pour filtrer les événements par statut de disponibilité ou contrôler quels événements apparaissent dans les vues partagées. Excluez les événements privés d'une base de données d'équipe partagée en utilisant les filtres, ou filtrez uniquement les événements Busy pour que les blocs informatifs "Free" n'encombrent pas votre liste de tâches.
Lien de réunion
Les liens de réunion Microsoft Teams se synchronisent automatiquement quand une réunion Teams est créée. Les liens tiers (Zoom, Webex) se synchronisent aussi s'ils sont présents dans l'événement. Cliquez sur le lien Teams synchronisé directement depuis Notion pour rejoindre une réunion sans ouvrir Outlook.
Le lien de réunion est en lecture seule dans Notion. Ajoutez ou modifiez les liens de réunion directement dans Outlook.
Nom de l'agenda
Le champ Nom de l'agenda identifie à quel agenda Outlook un événement appartient. Ceci est particulièrement utile lorsque vous synchronisez plusieurs agendas dans une seule base de données Notion.
Vous pouvez mapper le Nom de l'agenda à trois types de propriétés :
- Select (recommandé) : crée un menu déroulant avec chaque agenda comme option
- Rich Text : stocke le nom de l'agenda en texte brut
- Relation : lie à une base de données séparée d'agendas
Le Nom de l'agenda est en lecture seule, donc pour déplacer un événement entre les agendas, modifiez-le directement dans Outlook. Utilisez-le comme propriété Select pour regrouper et filtrer les événements par agenda source dans Notion.
Que faire ensuite ?
Maintenant que vous savez quels champs se synchronisent :
- Configurer des filtres pour contrôler quels événements se synchronisent
- Découvrir comment les événements récurrents apparaissent dans Notion
- Configurer la direction de synchronisation par champ
Articles connexes
- Synchronisation Outlook Calendar pour le guide de configuration complet
- Champs Google Agenda pour comparer l'ensemble de champs de Google
- Types de propriétés Notion pour les formats de propriétés pris en charge
- Valeurs par défaut pour définir des valeurs de repli sur les champs vides
- Relations pour connecter les participants à une base de données de contacts
FAQ
Quelle est la différence entre les catégories et les couleurs ?
Outlook utilise des catégories nommées (comme 'Work', 'Personal') au lieu de couleurs fixes. Les catégories sont plus flexibles que les couleurs Google Agenda car vous pouvez créer des noms personnalisés et assigner plusieurs catégories par événement.
Pourquoi certains champs cessent-ils de se mettre à jour après la création ?
Outlook marque certains champs comme immuables sur les instances d'événements récurrents. Si un événement fait partie d'une série, certaines propriétés ne peuvent être modifiées que sur le series master, pas sur les occurrences individuelles.
Puis-je synchroniser depuis plusieurs comptes Outlook ?
Oui. Connectez plusieurs comptes Microsoft et sélectionnez des agendas de chacun. Tous les événements se synchronisent vers la même base de données Notion avec le champ Calendar Name identifiant leur source.
En quoi le Type de récurrence diffère-t-il de Est récurrent ?
Est récurrent est une simple checkbox indiquant si un événement se répète. Type de récurrence fournit plus de détails : Single, Occurrence (instance de série), Exception (instance modifiée) ou Series Master (définition du modèle).
Puis-je ajouter des champs personnalisés à la synchronisation ?
Non. Vous ne pouvez synchroniser que les 15 champs listés ci-dessus. Les champs Outlook personnalisés ne sont pas pris en charge. Cependant, vous pouvez ajouter des propriétés exclusives à Notion dans votre base de données pour un suivi supplémentaire.
Outlook Calendar a-t-il un champ Type d'événement comme Google Agenda ?
Non. Outlook ne classe pas les événements par type comme le fait Google Agenda (Default, Out of Office, Focus Time, etc.). Utilisez les catégories ou le Type de récurrence pour un filtrage similaire dans votre base de données Notion.