Paramètres d'invitation de calendrier
Contrôlez quand les invitations de calendrier sont envoyées pendant la synchronisation
Lorsque 2sync crée ou met à jour des événements de calendrier avec des participants, le fournisseur de calendrier peut envoyer des invitations par e-mail. 2sync vous donne des contrôles séparés pour les nouveaux événements et les événements mis à jour, afin d'éviter de spammer les participants lors de la synchronisation initiale tout en les notifiant des changements futurs.
Comment fonctionnent les paramètres d'invitation ?
2sync propose trois options pour l'envoi d'invitations, configurées indépendamment pour les nouveaux événements (insertions) et les événements mis à jour (modifications).
Pour les nouveaux événements
| Option | Comportement |
|---|---|
| Never | Aucune invitation envoyée lors de la création des événements |
| Always | Tous les participants reçoivent une invitation pour chaque nouvel événement |
| Only external attendees | Seuls les participants extérieurs à votre organisation reçoivent des invitations |
Pour les événements mis à jour
| Option | Comportement |
|---|---|
| Never | Aucune notification envoyée lors des modifications d'événements |
| Always | Tous les participants sont notifiés de chaque mise à jour |
| Only external attendees | Seuls les participants externes reçoivent les notifications de mise à jour |
Pourquoi ces paramètres sont-ils séparés ?
Le scénario le plus courant : vous synchronisez des événements Notion existants vers un calendrier pour la première fois. Envoyer des invitations pour des centaines d'événements passés perturberait les participants. Régler les nouveaux événements sur Never pendant la synchronisation initiale empêche cela.
Une fois la synchronisation initiale terminée, vous pouvez passer les nouveaux événements à Always ou Only external attendees pour que les futurs événements créés dans Notion notifient correctement les participants lorsqu'ils apparaissent sur le calendrier.
Configuration recommandée : réglez les nouveaux événements sur Never pour la synchronisation initiale, puis passez à Always une fois vos données existantes synchronisées. Gardez les événements mis à jour sur Always dès le départ pour que les participants soient notifiés de tout changement.
Comment configurer les paramètres d'invitation
- Ouvrez votre automatisation de calendrier
- Allez dans Sync Settings
- Trouvez la section Invitations
- Définissez votre préférence pour New events
- Définissez votre préférence pour Updated events
- Sauvegardez l'automatisation
Les modifications prennent effet au prochain cycle de synchronisation.
Que signifie "only external attendees" ?
Les participants externes sont des personnes extérieures à votre organisation Google Workspace ou Microsoft 365. Les participants internes (collègues sur le même domaine) ne reçoivent pas d'invitations avec ce paramètre.
C'est utile lorsque votre équipe utilise des calendriers partagés en interne mais que vous souhaitez quand même que les clients ou participants externes reçoivent des invitations.
Si vous passez de Never à Always sur une automatisation existante, le prochain cycle de synchronisation n'envoie pas rétroactivement d'invitations pour les événements créés précédemment. Seuls les nouveaux événements créés après le changement déclenchent des invitations.
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FAQ
Les participants seront-ils spammés pendant la synchronisation initiale ?
Pas si vous réglez les nouveaux événements sur Never avant la première synchronisation. Cela empêche les invitations pour tous les événements existants. Changez le paramètre à Always une fois la synchronisation initiale terminée.
Puis-je envoyer des invitations pour certains événements mais pas d'autres ?
Le paramètre d'invitation s'applique à tous les événements de l'automatisation. Pour gérer différents événements différemment, créez des automatisations séparées avec des paramètres d'invitation différents et utilisez des filtres pour diriger les événements.
Les paramètres d'invitation affectent-ils les événements créés directement dans le calendrier ?
Non. Ces paramètres contrôlent uniquement les invitations envoyées par 2sync lors de la création ou de la modification d'événements. Les événements que vous créez directement dans Google Calendar ou Outlook suivent le comportement d'invitation propre à l'application de calendrier.
Que se passe-t-il si je règle les nouveaux événements et les événements mis à jour sur Never ?
Aucune invitation n'est jamais envoyée via 2sync. Les participants apparaissent sur l'événement mais ne reçoivent aucune notification par e-mail. Ils peuvent quand même voir l'événement s'il se trouve sur un calendrier partagé.
Puis-je recevoir des notifications Notion pour chaque événement de calendrier ?
2sync ne peut pas créer de rappels Notion via l'API, vous ne recevrez donc pas de notifications Notion pour les événements synchronisés. Cependant, vous pouvez configurer 2sync pour envoyer des invitations de calendrier aux participants lorsque des événements sont créés ou mis à jour. Allez dans les Sync Settings de votre automatisation et définissez les préférences d'invitation pour les nouveaux événements et les événements mis à jour.