Paramètres d'invitation de calendrier
Contrôlez quand les invitations de calendrier sont envoyées pendant la synchronisation
Lorsque 2sync crée ou met à jour des événements de calendrier avec des participants, le fournisseur de calendrier peut envoyer des invitations par e-mail. 2sync vous donne des contrôles séparés pour les nouveaux événements et les événements mis à jour, afin d'éviter de spammer les participants lors de la synchronisation initiale tout en les notifiant des changements futurs.
Comment fonctionnent les paramètres d'invitation ?
2sync propose trois options pour l'envoi d'invitations, configurées indépendamment pour les nouveaux événements (insertions) et les événements mis à jour (modifications).
Pour les nouveaux événements
| Option | Comportement |
|---|---|
| Aucun (None) | Aucune invitation envoyée lors de la création des événements |
| Tous les participants (All attendees) | Tous les participants reçoivent une invitation pour chaque nouvel événement |
| Participants n'utilisant pas Google Agenda uniquement (Non-Google Calendar attendees only) | Seuls les participants qui n'utilisent pas Google Agenda reçoivent des invitations |
Pour les événements mis à jour
| Option | Comportement |
|---|---|
| Aucun | Aucune notification envoyée lors des modifications d'événements |
| Tous les participants | Tous les participants sont notifiés de chaque mise à jour |
| Participants n'utilisant pas Google Agenda uniquement | Seuls les participants qui n'utilisent pas Google Agenda reçoivent les notifications de mise à jour |
Dans les automatisations Outlook Calendar, la troisième option s'intitule Participants non Outlook Calendar uniquement (Non-Outlook Calendar attendees only).
Pourquoi ces paramètres sont-ils séparés ?
Le scénario le plus courant : vous synchronisez des événements Notion existants vers un calendrier pour la première fois. Envoyer des invitations pour des centaines d'événements passés perturberait les participants. Régler les nouveaux événements sur Aucun pendant la synchronisation initiale empêche cela.
Une fois la synchronisation initiale terminée, vous pouvez passer les nouveaux événements à Tous les participants ou Participants n'utilisant pas Google Agenda uniquement pour que les futurs événements créés dans Notion notifient correctement les participants lorsqu'ils apparaissent sur le calendrier.
Configuration recommandée : réglez les nouveaux événements sur Aucun pour la synchronisation initiale, puis passez à Tous les participants une fois vos données existantes synchronisées. Gardez les événements mis à jour sur Tous les participants dès le départ pour que les participants soient notifiés de tout changement.
Comment configurer les paramètres d'invitation
- Ouvrez votre automatisation de calendrier
- Passez au troisième onglet, celui des règles de synchronisation
- Dans la partie qui règle la façon dont 2sync écrit les événements, repérez les deux menus déroulants Invités qui doivent recevoir une invitation (Guests who should receive an invitation)
- Choisissez une option pour lorsqu'un événement d'agenda est créé
- Choisissez une option pour lorsqu'un événement d'agenda est mis à jour
Les modifications prennent effet au prochain cycle de synchronisation.
Que signifie « Participants n'utilisant pas Google Agenda uniquement » ?
Avec cette option, seuls les invités qui n'utilisent pas Google Agenda reçoivent l'invitation par e-mail, par exemple un client qui gère son agenda avec un autre service. Les invités qui utilisent Google Agenda n'en reçoivent pas.
C'est utile lorsque votre équipe travaille dans Google Agenda mais que vous souhaitez quand même que vos clients ou d'autres participants externes reçoivent des invitations.
Si vous passez de Aucun à Tous les participants sur une automatisation existante, le prochain cycle de synchronisation n'envoie pas rétroactivement d'invitations pour les événements créés précédemment. Seuls les nouveaux événements créés après le changement déclenchent des invitations.
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FAQ
Les participants seront-ils spammés pendant la synchronisation initiale ?
Pas si vous réglez les nouveaux événements sur « Aucun » avant la première synchronisation. Cela empêche les invitations pour tous les événements existants. Passez le paramètre à « Tous les participants » une fois la synchronisation initiale terminée.
Puis-je envoyer des invitations pour certains événements mais pas d'autres ?
Le paramètre d'invitation s'applique à tous les événements de l'automatisation. Pour gérer différents événements différemment, créez des automatisations séparées avec des paramètres d'invitation différents et utilisez des filtres pour diriger les événements.
Les paramètres d'invitation affectent-ils les événements créés directement dans le calendrier ?
Non. Ces paramètres contrôlent uniquement les invitations envoyées par 2sync lors de la création ou de la modification d'événements. Les événements que vous créez directement dans Google Calendar ou Outlook suivent le comportement d'invitation propre à l'application de calendrier.
Que se passe-t-il si je règle les nouveaux événements et les événements mis à jour sur « Aucun » ?
Aucune invitation n'est jamais envoyée via 2sync. Les participants apparaissent sur l'événement mais ne reçoivent aucune notification par e-mail. Ils peuvent quand même voir l'événement s'il se trouve sur un calendrier partagé.
Puis-je recevoir des notifications Notion pour chaque événement de calendrier ?
2sync ne peut pas créer de rappels Notion via l'API, vous ne recevrez donc pas de notifications Notion pour les événements synchronisés. Cependant, vous pouvez configurer 2sync pour envoyer des invitations de calendrier aux participants lorsque des événements sont créés ou mis à jour. Ouvrez le troisième onglet de votre automatisation et, dans la partie qui règle la façon dont 2sync écrit les événements, choisissez quels invités reçoivent une invitation à la création d'un événement et à sa mise à jour.