Synchronisation Gmail

Les e-mails Gmail se synchronisent automatiquement vers votre base de données Notion via 2sync. Les nouveaux e-mails correspondant à vos filtres créent des pages dans Notion en quelques minutes. Vous choisissez quelles boîtes aux lettres et labels inclure, comment les champs se mappent aux propriétés Notion, et quels e-mails archiver.

Comment démarrer ?

Connecter Gmail

1. Allez sur l'onboarding Gmail & Notion Sync
2. Cliquez sur Connect Gmail
3. Connectez-vous avec votre compte Google
4. Accordez les permissions pour que 2sync accède à vos e-mails
5. Sélectionnez quelles boîtes aux lettres ou catégories synchroniser

Connecter Notion

Vous pouvez connecter Notion de deux façons :

Avec le modèle 2sync :

1. Cliquez sur Connect with Notion
2. Sélectionnez Use a template provided by the developer
3. Cliquez sur Allow access

Notion duplique le modèle d'archive d'e-mails par défaut dans votre espace de travail, et 2sync détecte automatiquement la base de données. Consultez configurer une base de données Notion pour plus d'options.

Avec votre propre base de données :

1. Assurez-vous que votre base de données est connectée à 2sync : cliquez sur (•••) > Add connections > 2sync sur la page de la base de données
2. Copiez le lien de la base de données depuis (•••) > Copy link
3. Collez le lien quand demandé

Comment mapper les champs entre Gmail et Notion ?

Le mappage de champs contrôle comment les données d'e-mail se transfèrent de Gmail vers Notion. Puisque la synchronisation Gmail est unidirectionnelle, tous les champs vont de Gmail vers Notion uniquement. Pour une référence complète de chaque champ pris en charge, consultez les champs Gmail.

Champs disponibles

Ajouter des champs

Cliquez sur + Add Field dans la section de mappage de champs pour ajouter des champs supplémentaires. Tous les champs ne sont pas affichés par défaut.

Contenu du corps

Le corps de l'e-mail se synchronise vers le contenu de la page Notion (pas une propriété). L'e-mail complet apparaît quand vous ouvrez la page, préservant le formatage de base comme le gras, l'italique, les liens et les listes.

Comment filtrer les e-mails synchronisés ?

Les filtres vous permettent de synchroniser uniquement des e-mails spécifiques. Dans la section Filters :

1. Choisissez votre stratégie de filtrage : No filtering, All conditions ou Any condition
2. Cliquez sur + Add Condition
3. Choisissez un champ, un opérateur et une valeur
4. Ajoutez d'autres conditions si nécessaire
5. Enregistrez votre automatisation

Par boîte aux lettres et catégorie

Sélectionnez quelles catégories Gmail synchroniser pendant la configuration :

• Inbox : tous les e-mails de la boîte de réception
• Starred : uniquement les e-mails favoris
• Important : e-mails marqués comme importants
• Sent : vos e-mails envoyés
• Categories : Social, Mises à jour, Promotions, Forums

Par label

Synchronisez uniquement les e-mails avec des labels spécifiques :

1. Allez dans la section Filters de votre automatisation
2. Ajoutez une condition : Labels contains [Nom du label]
3. Seuls les e-mails avec ce label se synchronisent vers Notion

Par expéditeur

Synchronisez les e-mails d'expéditeurs ou domaines spécifiques :

1. Ajoutez une condition de filtre : From contains [e-mail ou domaine]
2. Seuls les e-mails correspondants se synchronisent vers Notion
3. Combinez avec les labels pour un filtrage précis

Limites temporelles

Jusqu'où 2sync remonte dans la synchronisation dépend de votre forfait :

• Les e-mails récents dans la fenêtre temporelle de votre forfait
• La première synchronisation traite les e-mails historiques correspondant à vos filtres
• Les nouveaux e-mails se synchronisent en continu après la configuration

Comment fonctionne le fil de discussion ?

Relations de fil

Mappez Thread (Relation) pour grouper les e-mails de la même conversation :

1. Créez une base de données de fils (ou utilisez une auto-relation sur la même base de données)
2. Mappez Thread (Relation) pour lier les e-mails associés
3. Affichez les conversations entières groupées dans Notion
4. Utilisez les rollups Notion pour compter les messages par fil

Thread ID

Mappez Thread ID à une propriété Text pour une approche plus simple. Filtrez ou groupez par Thread ID dans les vues Notion pour voir les fils de conversation sans base de données séparée.

Pièces jointes

Les noms et liens des pièces jointes se synchronisent, mais les fichiers ne sont pas copiés vers le stockage Notion :

1. Mappez Attachments à une propriété Files & Media ou Text
2. Les noms et liens des pièces jointes apparaissent dans la propriété mappée
3. Cliquez pour ouvrir ou télécharger directement depuis Gmail
4. Utilisez le Gmail Link pour accéder à l'e-mail complet avec toutes les pièces jointes

Comment lier les e-mails à d'autres données ?

Connecter aux contacts

Si vous utilisez la synchronisation Google Contacts :

1. Configurez une automatisation Google Contacts vers une base de données Notion séparée
2. Mappez From à une propriété Relation liée à votre base de données de contacts
3. Ouvrez n'importe quelle page de contact dans Notion pour voir tous les e-mails de cette personne

Connecter aux événements d'agenda

Liez les e-mails relatifs aux réunions aux événements d'agenda :

1. Configurez une automatisation Google Agenda
2. Créez des relations Notion entre vos bases de données d'e-mails et d'agenda
3. Utilisez le Thread ID ou la correspondance par objet pour connecter les éléments associés

Connecter aux projets

Liez les e-mails aux pages de projets :

1. Ajoutez une propriété Relation à votre base de données d'e-mails pointant vers une base de données de projets
2. Tagguez les e-mails avec le projet pertinent dans Notion
3. Utilisez les rollups Notion pour voir tous les e-mails liés à un projet

Scénarios courants

Archive d'e-mails

Créez une archive d'e-mails consultable dans Notion :

1. Configurez une automatisation Gmail filtrée par un label spécifique (par ex. "Archive")
2. Mappez les champs Subject, From, Date et Labels
3. Ajoutez des propriétés exclusives à Notion comme "Catégorie", "Statut" et "Notes"
4. Créez des vues Notion filtrées par date, expéditeur ou label
5. Utilisez la recherche Notion pour trouver n'importe quel e-mail archivé

Journal de communication client

Suivez les e-mails clients pour un historique d'interactions complet :

1. Créez un label Gmail pour chaque client (ou utilisez un filtre basé sur le domaine)
2. Configurez une automatisation Gmail filtrée sur ces labels
3. Liez les e-mails à votre base de données de contacts avec une propriété Relation
4. Ajoutez des propriétés exclusives à Notion comme "Date de suivi" et "Action requise"
5. Créez une vue groupée par client pour voir toutes les communications

Boîte de réception de projet

Synchronisez les e-mails liés aux projets vers Notion :

1. Créez un label Gmail pour chaque projet
2. Configurez une automatisation Gmail filtrée sur ce label
3. Mappez Thread (Relation) pour grouper les conversations
4. Liez les e-mails aux pages de projets avec les relations Notion
5. Ajoutez des propriétés de statut pour suivre quels e-mails nécessitent une action

Suivi des reçus

Archivez les reçus et factures :

1. Marquez les reçus comme favoris dans Gmail ou appliquez un label "Reçus"
2. Configurez une automatisation Gmail filtrée sur les e-mails favoris ou labellisés
3. Mappez les champs Subject, From, Date et Attachments
4. Ajoutez des propriétés exclusives à Notion comme "Montant", "Catégorie" et "Remboursé"
5. Créez des vues groupées par mois pour le suivi des dépenses

Quel est le comportement de suppression ?

La synchronisation Gmail utilise une suppression conservative par défaut. Pour plus de détails, consultez le comportement de suppression.

• Suppression dans Gmail : l'e-mail est désynchronisé de Notion (la page Notion reste sauf si la suppression est activée)
• Suppression dans Notion : aucun effet sur Gmail. Vos e-mails sont toujours en sécurité
• Activation de la suppression : supprime les pages Notion quand les e-mails ne correspondent plus à vos critères de synchronisation

Interruption de compte

Si votre compte Gmail doit être interrompu :

1. Avant la fermeture du compte, tous les e-mails synchronisés restent dans Notion comme pages
2. Le contenu du corps des e-mails est préservé dans le contenu des pages Notion
3. Les liens Gmail et les liens de pièces jointes cessent de fonctionner après la fermeture du compte
4. Exportez le contenu important depuis Notion avant la suppression du compte

Consultez le guide des problèmes de connexion pour plus de détails.

Conseils et bonnes pratiques

Fréquence de synchronisation

• Forfait Solo : synchronisation toutes les 5 minutes
• Forfait Premium : synchronisation toutes les 3 minutes
• Forfait Pro : synchronisation toutes les 2 minutes

Cliquez sur Sync Now sur votre automatisation pour déclencher une synchronisation immédiate.

Stratégie de labels

Créez une stratégie de synchronisation ciblée avec les labels Gmail :

1. Créez des labels dans Gmail pour les e-mails que vous voulez dans Notion (par ex. "Notion Archive", "Clients importants")
2. Appliquez les labels manuellement ou avec les filtres Gmail
3. Configurez votre automatisation pour synchroniser uniquement ces labels
4. Gardez votre base de données Notion centrée sur les e-mails pertinents

Éviter de tout synchroniser

Synchroniser toute votre boîte de réception crée du bruit. Plutôt :

• Synchronisez uniquement les e-mails favoris pour une archive organisée
• Utilisez des labels spécifiques pour des collections ciblées
• Filtrez par expéditeur ou objet pour des bases de données ciblées
• Combinez plusieurs conditions pour un filtrage précis

Révision régulière

Révisez périodiquement votre archive d'e-mails Notion :

• Supprimez les entrées non pertinentes
• Ajoutez des notes et du contexte aux e-mails importants
• Liez les e-mails aux contacts, projets et tâches
• Archivez les fils terminés

Que faire ensuite ?

Maintenant que votre synchronisation Gmail est configurée :

1. Voir tous les champs synchronisés entre Gmail et Notion
2. Configurer des filtres pour synchroniser uniquement les e-mails nécessaires
3. Lier les e-mails aux contacts et projets
4. Définir des valeurs par défaut pour les champs vides

Articles connexes

• Champs Gmail pour une référence complète de chaque champ pris en charge
• Archiver les e-mails vers Notion pour un workflow d'archive d'e-mails détaillé
• Synchronisation Google Contacts pour lier les e-mails aux pages de contacts
• Relations pour connecter les e-mails aux contacts et projets
• Vue d'ensemble des filtres pour contrôler quels e-mails se synchronisent
• Comportement de suppression pour comprendre ce qui se passe quand des e-mails sont supprimés
• Valeurs par défaut pour définir des valeurs de repli sur les champs vides
• Types de propriétés Notion pour choisir la bonne propriété pour chaque champ
• Problèmes de connexion pour résoudre les problèmes de compte et de permissions

FAQ