Synchronisation Google Sheets

Un onglet d'une feuille de calcul Google Sheets se synchronise avec une base de données Notion via 2sync. Ajoutez ou modifiez une ligne dans la feuille, le changement arrive dans Notion en quelques minutes ; modifiez la page dans Notion, les cellules suivent. Vous choisissez l'onglet en collant le lien de la feuille de calcul, vous mappez chaque colonne à une propriété Notion et vous définissez le sens de synchronisation colonne par colonne.

Comment démarrer ?

Connecter Google Sheets

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Cliquez sur Connecter Google Sheets
Connectez-vous avec votre compte Google
Autorisez 2sync à consulter, modifier, créer et supprimer vos feuilles de calcul Google Sheets

2sync demande l'accès aux feuilles de calcul uniquement, pas à Google Drive. Il ne liste jamais vos fichiers : les seules feuilles qu'il ouvre sont celles dont vous collez le lien à l'étape suivante.

Ajouter votre feuille de calcul

Juste après la connexion, la liste des onglets est vide. C'est normal : 2sync ne sait pas encore quelle feuille de calcul vous voulez.

Ouvrez la feuille de calcul dans Google Sheets et placez-vous sur l'onglet à synchroniser
Copiez le lien depuis la barre d'adresse de votre navigateur
Collez-le dans le champ Lien Google Sheets et cliquez sur Ajouter la feuille de calcul

2sync liste tous les onglets de cette feuille de calcul. L'onglet qui était ouvert quand vous avez copié le lien est déjà sélectionné. Cliquez sur un autre onglet pour le choisir à la place ; un seul onglet peut être sélectionné, le précédent est donc désélectionné.

Un onglet par automatisation. Pour synchroniser un second onglet de la même feuille de calcul, créez une autre automatisation et collez à nouveau le même lien.

Les onglets masqués portent une pastille Masqué et peuvent quand même être synchronisés. Si vous ajoutez ou renommez des onglets plus tard, cliquez sur Actualiser les onglets. Pour oublier une feuille de calcul, cliquez sur Retirer cette feuille de calcul ; les automatisations qui utilisaient l'un de ses onglets cessent de se synchroniser jusqu'à ce que vous l'ajoutiez à nouveau.

Connecter Notion

Cliquez sur Connect with Notion et autorisez l'accès
Assurez-vous que votre base de données est connectée à 2sync : cliquez sur (•••) > Add connections > 2sync sur la page de la base de données
Copiez le lien de la base de données depuis (•••) > Copy link
Collez le lien lorsque demandé

Donnez à vos propriétés Notion le nom de vos en-têtes de colonnes. 2sync mappe automatiquement une colonne à la propriété qui porte le même nom : une feuille avec les en-têtes Nom, Statut, Échéance et Montant s'aligne en un clic sur une base de données qui possède ces quatre propriétés.

Les bases de données à l'intérieur d'une page Wiki ne sont pas prises en charge en raison des limitations de l'API Notion.

Comment 2sync lit-il ma feuille ?

La ligne d'en-tête

La première ligne de l'onglet est la ligne d'en-tête, et chaque en-tête devient le nom d'un champ. Si vous avez figé des lignes en haut de l'onglet, la dernière ligne figée sert d'en-tête : les notes ou le titre placés au-dessus sont ignorés.

Deux colonnes avec le même en-tête sont distinguées par leur lettre de colonne, et une colonne sans en-tête prend le nom de sa lettre (par exemple Colonne C).

Les lignes

Chaque ligne sous l'en-tête qui contient une valeur dans la colonne mappée au titre Notion est un enregistrement. Une ligne sans titre est ignorée jusqu'à ce que vous le remplissiez. Les pages créées dans Notion sont ajoutées comme nouvelles lignes en bas de l'onglet.

Une automatisation synchronise jusqu'à 10 000 lignes. Au-delà, l'automatisation s'arrête avec une erreur ; déplacez les lignes les plus anciennes vers un autre onglet pour repasser sous la limite.

La colonne 2sync ID

À la première synchronisation, 2sync ajoute une colonne nommée 2sync ID en fin d'onglet (le nom reste en anglais, comme celui de la colonne Notion Link plus bas). La colonne est masquée et protégée, et chaque ligne synchronisée y reçoit un identifiant. C'est cet identifiant qui relie la ligne à sa page Notion : vous pouvez trier l'onglet, insérer des lignes, déplacer des colonnes et renommer des en-têtes sans perdre le lien.

Ne touchez pas à la colonne 2sync ID. Effacer un identifiant fait passer la ligne pour nouvelle aux yeux de 2sync, qui lui crée une seconde page Notion. Supprimer toute la colonne met l'automatisation en pause ; le prochain Synchroniser maintenant recrée la colonne et relie chaque ligne à sa page d'après son titre, si bien que les lignes dont le titre a changé, ou est partagé avec une autre ligne, reviennent comme de nouvelles pages.

Si vous copiez une ligne dans l'onglet, la copie emporte le même identifiant masqué et est ignorée. Affichez la colonne, effacez la cellule d'identifiant de la copie, et elle se synchronise comme une nouvelle ligne.

La colonne Notion Link

Activez Ajouter le lien Notion sous chaque description dans les paramètres de synchronisation et 2sync ajoute une colonne Notion Link, visible et protégée, juste après 2sync ID. Chaque ligne synchronisée y reçoit l'URL de sa page Notion : vous passez de la feuille à la page en un clic.

Comment mapper les colonnes aux propriétés Notion ?

Le mappage de champs contrôle comment les données circulent entre l'onglet et Notion. Chaque colonne apparaît comme un champ nommé d'après son en-tête, avec un type de propriété proposé d'après le format de la colonne. Pour chaque type et sa correspondance, consultez Champs Google Sheets.

Directions de synchronisation

Synchronisation bidirectionnelle : les modifications dans l'une ou l'autre application mettent à jour l'autre
Unidirectionnelle vers Notion : les modifications de la feuille mettent à jour Notion, mais pas l'inverse
Unidirectionnelle vers Google Sheets : les modifications Notion mettent à jour la feuille, mais pas l'inverse

Les colonnes de formules sont fixées en unidirectionnel vers Notion. Sync Status et Automation Name vont toujours vers Notion, et Trigger deletion va toujours vers Google Sheets. Pour une comparaison détaillée, consultez synchronisation bidirectionnelle vs unidirectionnelle.

Ajouter des champs

Cliquez sur + Ajouter un champ dans la section Mappage de champs pour mapper une colonne qui n'a pas été reconnue automatiquement. Les colonnes ajoutées à l'onglet plus tard apparaissent après un clic sur Actualiser les onglets dans le panneau de connexion.

Renommer et supprimer des colonnes

Renommer un en-tête conserve le mappage, car 2sync identifie les colonnes par un identifiant interne et non par leur texte. Supprimer une colonne mappée met l'automatisation en pause avec une erreur qui nomme la colonne manquante. Annulez la suppression, ou retirez le champ du mappage, et la synchronisation reprend.

Comment choisir quelles lignes synchroniser ?

Les filtres des automatisations Google Sheets portent sur les propriétés Notion. Ajoutez une condition sur une propriété Notion pour décider quelles pages se synchronisent vers la feuille. Il n'y a pas encore de conditions côté feuille ; pour ne synchroniser qu'une partie d'un onglet, déplacez ces lignes dans leur propre onglet.

Dans la section Filters, choisissez All conditions ou Any condition
Cliquez sur + Ajouter une condition et choisissez une propriété Notion, un opérateur et une valeur
Enregistrez votre automatisation

Consultez la présentation des filtres pour les opérateurs disponibles par type de propriété.

Mappez le champ Sync Status à une propriété Notion pour voir d'un coup d'œil quelles lignes sont Synced, Ignored ou Removed.

Que se passe-t-il quand la même ligne change des deux côtés ?

2sync compare chaque colonne mappée séparément, en prenant la valeur de la dernière synchronisation comme référence.

Des colonnes différentes ont changé de chaque côté : les deux modifications sont conservées
La même colonne a changé des deux côtés entre deux synchronisations : la valeur Notion l'emporte et est réécrite dans la cellule

Une colonne réglée en unidirectionnel n'est jamais écrite dans l'autre sens, quoi qu'il arrive. Consultez résolution des conflits pour les règles générales.

Comment fonctionne la suppression des lignes ?

Par défaut, rien n'est supprimé de l'autre côté :

Vous supprimez une ligne dans la feuille : sa page Notion reste, avec Sync Status réglé sur Removed
Vous supprimez ou archivez la page Notion : la ligne reste dans la feuille

Vider les cellules d'une ligne n'est jamais une suppression. Tant que l'identifiant masqué est là, la ligne est une mise à jour avec des valeurs vides.

Activez Autoriser la suppression de ligne dans les paramètres de synchronisation avancés pour synchroniser les suppressions dans les deux sens. Une ligne supprimée archive alors sa page Notion, et une page Notion supprimée retire sa ligne. L'interrupteur est désactivé pendant la configuration initiale et peut être activé ensuite depuis la page de l'automatisation.

Quand une synchronisation s'apprête à supprimer une grande part des lignes synchronisées, 2sync met l'automatisation en pause et vous demande confirmation. Consultez limites de sécurité pour vérifier les modifications en attente et reprendre.

Supprimer des lignes depuis Notion

Mappez Trigger deletion on Google Sheets à une propriété Checkbox ou Status. Quand la case est cochée, 2sync supprime la ligne correspondante à la synchronisation suivante, que l'option Autoriser la suppression de ligne soit activée ou non.

Mapper ce champ supprime, dès la synchronisation suivante, toutes les lignes dont la case est déjà cochée. Assurez-vous que la propriété est vide avant de la mapper.

Consultez comportement de suppression pour les règles générales.

Conseils et bonnes pratiques

Fréquence de synchronisation

Forfait Solo : synchronisation toutes les 5 minutes
Forfait Premium : synchronisation toutes les 3 minutes
Forfait Pro : synchronisation toutes les 2 minutes

Cliquez sur Synchroniser maintenant dans votre automatisation pour déclencher une synchronisation immédiate. Une exécution qui ne trouve aucun changement d'un côté comme de l'autre s'arrête tout de suite et n'écrit rien dans le journal d'activité.

Fuseau horaire

Les dates et les heures utilisent le fuseau horaire de la feuille de calcul, défini dans Fichier > Paramètres de Google Sheets. Réglez-le sur votre propre fuseau avant la première synchronisation pour que les cellules date-heure et les dates Notion concordent.

Garder la feuille propre

Gardez la ligne d'en-tête en première ligne, ou figez-la
Donnez un titre à chaque ligne synchronisée
Utilisez Données > Validation des données pour ajouter des listes déroulantes aux colonnes que vous mappez à des propriétés Select
Insérez de vraies cases à cocher (Insertion > Case à cocher) dans les colonnes que vous mappez à des propriétés Checkbox

Deux automatisations sur un même onglet

Deux automatisations peuvent synchroniser le même onglet vers des bases de données différentes. Laissez Ignorer les entrées Notion qui sont actuellement liées à d'autres automatisations activé pour que les lignes déjà synchronisées par l'une soient ignorées par l'autre, ou désactivez-le pour synchroniser chaque ligne dans les deux bases.

Que faire ensuite ?

FAQ

Puis-je synchroniser plus d'un onglet ?

Une automatisation synchronise un onglet. Créez une seconde automatisation, collez le même lien de feuille de calcul et choisissez l'autre onglet. Les deux automatisations peuvent viser la même base de données Notion ou des bases différentes.

Pourquoi la liste des onglets est-elle vide après la connexion ?

2sync ne voit que les feuilles de calcul dont vous collez le lien. Copiez le lien depuis la barre d'adresse de votre navigateur, collez-le dans le champ Lien Google Sheets et cliquez sur Ajouter la feuille de calcul. Les onglets apparaissent aussitôt.

Puis-je synchroniser une feuille de calcul que quelqu'un a partagée avec moi ?

Oui, à condition de pouvoir la modifier. 2sync a besoin d'un accès en modification pour ajouter la colonne masquée 2sync ID. Avec un accès en lecture seule, les lignes peuvent être lues, mais la première synchronisation s'arrête sur une erreur d'autorisation.

À quoi sert la colonne 2sync ID ?

Elle stocke l'identifiant qui relie chaque ligne à sa page Notion. Elle est masquée et protégée. Ne l'effacez pas et ne la supprimez pas ; si elle disparaît, le prochain Synchroniser maintenant la recrée et relie les lignes d'après leur titre.

2sync écrase-t-il mes formules ?

Non. Les colonnes qui contiennent des formules sont en lecture seule côté feuille et se synchronisent uniquement vers Notion. Les valeurs saisies dans Notion qui commencent par un signe égal sont écrites comme du texte brut, jamais comme une formule.

Que se passe-t-il si je renomme un en-tête ?

Rien ne casse. 2sync identifie les colonnes par un identifiant interne : le mappage continue de fonctionner et le champ affiche le nouveau nom après une actualisation.

Quel fuseau horaire les dates utilisent-elles ?

Celui de la feuille de calcul, défini dans Fichier > Paramètres de Google Sheets. Les cellules date-heure sont converties avec ce fuseau quand elles arrivent dans Notion.

La synchronisation est-elle instantanée ?

Non. 2sync vérifie les modifications selon un calendrier qui dépend de votre forfait, toutes les 2 à 5 minutes. Cliquez sur Synchroniser maintenant pour déclencher une synchronisation immédiate.