Synchronisation Microsoft To Do

Microsoft To Do se synchronise avec une base de données Notion via 2sync. Ajoutez ou modifiez une tâche dans l'une des deux applications, et le changement apparaît de l'autre côté en quelques minutes. Vous choisissez quelles listes To Do inclure, à quelle propriété Notion correspond chaque champ et dans quel sens chaque champ se synchronise.

Comment démarrer ?

Connecter Microsoft To Do

Accédez à l'onboarding Microsoft To Do & Notion Sync
Cliquez sur Connecter Microsoft To Do
Connectez-vous avec votre compte Microsoft. Les comptes personnels (Outlook.com, Hotmail) comme les comptes professionnels ou scolaires fonctionnent
Acceptez les autorisations demandées : connexion et profil de base, lecture et modification de vos tâches et listes To Do ainsi que consultation des paramètres de votre boîte aux lettres
Sélectionnez les listes que vous souhaitez synchroniser

2sync ne lit qu'une seule information dans les paramètres de votre boîte aux lettres, votre fuseau horaire, pour que les dates d'échéance tombent le bon jour.

Microsoft To Do est une connexion à part. Même si vous synchronisez déjà Outlook Calendar ou Outlook Contacts, vous connectez Microsoft To Do une fois, avec le même compte Microsoft ou un autre.

Connecter Notion

Vous pouvez connecter Notion de deux façons :

En utilisant le modèle 2sync :

Cliquez sur Connecter Notion
Sélectionnez Use a template provided by the developer
Cliquez sur Allow access

Notion duplique le modèle dans votre espace de travail, et 2sync détecte la base de données. Consultez configurer une base de données Notion pour plus d'options.

En utilisant votre propre base de données :

Vérifiez que votre base de données est connectée à 2sync en cliquant sur (•••) > Add connections > 2sync sur la page de la base de données
Copiez le lien de la base de données depuis (•••) > Copy link
Collez le lien lorsque demandé

Les bases de données à l'intérieur d'une page Wiki ne sont pas prises en charge en raison des limitations de l'API Notion.

Choisir la liste par défaut

Quand vous synchronisez plusieurs listes, l'une d'elles est l'asset par défaut. Les tâches créées dans Notion vont dans cette liste, sauf si vous en choisissez une autre sur la page.

Au départ, la liste par défaut est la liste intégrée Tâches. Pour en changer, ouvrez l'onglet Connexions Microsoft To Do et cliquez sur Définir par défaut à côté d'une autre liste.

Quelles listes puis-je synchroniser ?

Toutes les listes de votre compte To Do, y compris la liste intégrée Tâches et les listes partagées avec vous. Vous pouvez synchroniser une liste ou plusieurs. Regroupez-les dans une seule base de données Notion et distinguez-les grâce à la propriété Liste, ou créez une automatisation par liste si vous voulez une base de données pour chacune.

Deux entrées intégrées se comportent différemment :

E-mails avec indicateur se synchronise vers Notion uniquement. Les e-mails que vous marquez d'un indicateur dans Outlook arrivent dans Notion sous forme de tâches, et la liste porte une pastille Lecture seule dans 2sync. Les tâches créées dans Notion ne peuvent pas y être ajoutées.
Ma journée, Important et Planifié n'apparaissent jamais dans le sélecteur de listes. Ce sont des vues sur vos tâches et non des listes, et Microsoft ne les expose donc pas aux outils de synchronisation. Synchronisez les listes où se trouvent les tâches, puis recréez les mêmes vues dans Notion avec des filtres sur Date d'échéance et Importance.

Vous avez créé une liste dans To Do ? Cliquez sur Actualiser les listes dans l'onglet Connexions Microsoft To Do pour la voir apparaître.

Comment mapper les champs entre Microsoft To Do et Notion ?

Le mappage de champs contrôle comment les données circulent entre To Do et Notion. Vous réglez la direction de synchronisation de chaque champ séparément. Pour chaque champ et ses options, consultez la référence des champs Microsoft To Do.

Directions de synchronisation

Synchronisation bidirectionnelle : les modifications dans l'une ou l'autre application mettent à jour l'autre
Unidirectionnelle vers Notion : les modifications To Do mettent à jour Notion, mais pas l'inverse
Unidirectionnelle vers Microsoft To Do : les modifications Notion mettent à jour To Do, mais pas l'inverse

Pour une comparaison détaillée, consultez synchronisation bidirectionnelle vs unidirectionnelle.

Champs disponibles

Champ Microsoft To Do	Types de propriétés Notion	Direction
Titre de la tâche	Title, Text, Select	Bidirectionnelle
Description	Text	Bidirectionnelle
Terminé	Checkbox, Status	Bidirectionnelle
Statut de la tâche	Select, Text	Bidirectionnelle
Date d'échéance	Date	Bidirectionnelle
Date de début	Date	Bidirectionnelle
Rappel	Date	Bidirectionnelle
Importance	Select, Text	Bidirectionnelle
Catégories	Multi-select	Bidirectionnelle
Liste (Sélection, Texte)	Select, Text	Bidirectionnelle
Liste (Relation)	Relation	Bidirectionnelle
Étapes	Text	Vers Notion
Terminé le	Date	Vers Notion
Date d'ajout	Date	Vers Notion
Tâche récurrente	Checkbox	Vers Notion
ID de la tâche	Text	Vers Notion
URL de la tâche	URL, Text	Vers Notion
Déclencher la suppression sur Microsoft To Do	Checkbox, Status, Formula	Vers Microsoft To Do
Statut de synchronisation	Select, Text	Vers Notion
Nom de l'automatisation	Select, Text	Vers Notion

Cliquez sur + Ajouter un champ dans la section Mappage de champs pour ajouter les champs qui ne sont pas affichés par défaut.

Comment choisir quelles tâches synchroniser ?

Filtres

À l'étape Filtrer les tâches à synchroniser, ajoutez des conditions sur :

Task Title, Task Description, Task List Name et Task Category : correspondance sur le texte que contient le champ
Task Importance : High, Normal ou Low
Task Status : l'un des cinq statuts To Do
Notion property value : une condition sur n'importe quelle propriété de votre base de données Notion

Consultez filtres pour savoir comment les conditions se combinent.

Tâches terminées et fenêtre de synchronisation

Les tâches ouvertes se synchronisent toujours. Les tâches terminées ne se synchronisent que si elles ont été terminées dans la fenêtre définie par Synchroniser les tâches terminées jusqu'à, sous Paramètres de synchronisation > Afficher les paramètres avancés. Les options vont de 2 jours à 2 ans, plafonnées selon votre forfait : 6 mois avec Solo, 1 an avec Premium et 2 ans avec Pro. Plus la fenêtre est large, plus chaque synchronisation est lente.

Comment créer des tâches depuis Notion ?

Les nouvelles pages de votre base de données Notion deviennent des tâches To Do à la synchronisation suivante.

Choisir la liste : renseignez la propriété Liste de la page. Laissez-la vide et la tâche va dans votre liste par défaut.
Définir les dates : Date d'échéance et Date de début portent un jour. Rappel porte un jour et une heure.
Pages créées avant l'automatisation : par défaut, elles restent hors de To Do. Activez Synchroniser les entrées Notion créées avant la première synchronisation dans les paramètres de synchronisation pour les inclure.

Déplacer une tâche vers une autre liste

Changez la propriété Liste dans Notion et la tâche passe dans cette liste de To Do à la synchronisation suivante. To Do n'a pas d'action de déplacement, donc 2sync recrée la tâche dans la nouvelle liste, avec ses étapes, et supprime l'ancienne copie. Deux cas font exception, et la tâche reste où elle est. Dans une liste partagée, la supprimer la retirerait pour tous les membres. Une tâche avec des pièces jointes ne bouge pas non plus. Dans les deux cas, la propriété Liste revient à la vraie liste lors d'une synchronisation suivante.

Comment les tâches terminées sont-elles gérées ?

Terminé et Statut de la tâche décrivent le même état sous deux angles :

Cocher Terminé dans Notion passe la tâche à Completed dans To Do. Le décocher remet son statut à Not started, car To Do ne garde aucune trace du statut précédent.
Statut de la tâche a cinq valeurs : Not started, In progress, Completed, Waiting on others et Deferred. Mappez-le à une propriété Select pour utiliser les cinq dans Notion.
Terminé le se remplit quand la tâche est terminée. To Do n'enregistre que le jour d'achèvement, la date n'a donc pas d'heure.

Mappez Terminé à une propriété Status de Notion plutôt qu'à une Checkbox si vous voulez des vues tableau groupées par avancement. Toute option du groupe Complete de la propriété Status compte comme terminée.

Comment fonctionnent les tâches récurrentes ?

Mappez Tâche récurrente à une Checkbox pour voir quelles tâches se répètent.

Quand une tâche récurrente est terminée, To Do marque cette tâche comme faite et crée l'occurrence suivante sous forme de nouvelle tâche, avec un nouvel ID. Notion suit le même modèle. L'occurrence terminée reste une page terminée, et l'occurrence suivante arrive comme une nouvelle page. Avec le temps, une tâche récurrente laisse donc une page terminée par occurrence. Masquez-les avec un filtre de vue Notion sur Terminé.

Comment les étapes se synchronisent-elles ?

To Do appelle « étapes » les éléments de liste de contrôle à l'intérieur d'une tâche. Mappez Étapes à une propriété Text et elles apparaissent dans Notion une par ligne, avec ☑ pour les étapes terminées et ☐ pour celles qui restent à faire.

Les étapes se synchronisent dans un seul sens, vers Notion. Modifiez-les dans To Do ; les changements apportés à ce texte dans Notion ne sont pas renvoyés.

To Do n'a ni sous-tâches, ni tâches parentes, ni sections, ni personnes assignées, il n'y a donc rien à mapper de ce côté. Si vous avez besoin d'une hiérarchie de tâches dans Notion, les intégrations Todoist et Google Tasks synchronisent les sous-tâches sous forme de pages liées.

Comment fonctionne la suppression des tâches ?

Par défaut, supprimer une tâche d'un côté la désynchronise au lieu de la supprimer de l'autre côté. Cela vous protège des erreurs irréversibles. Activez Autoriser la suppression des tâches dans les paramètres de synchronisation pour supprimer les tâches dans les deux applications. L'interrupteur est désactivé pendant la configuration initiale ; vous l'activez ensuite depuis les paramètres de l'automatisation. To Do n'a pas de corbeille, donc une tâche supprimée dans To Do disparaît définitivement. Consultez comportement de suppression pour plus de détails.

Supprimer des tâches depuis une propriété Notion

Mappez Déclencher la suppression sur Microsoft To Do à une propriété Checkbox, Status ou Formula. Quand la propriété est cochée, ou réglée sur un statut Complete, la tâche est supprimée de To Do à la synchronisation suivante.

Chaque page dont cette propriété est déjà cochée voit sa tâche supprimée à la synchronisation suivante. Videz la propriété, ou partez d'une propriété vide, avant de la mapper.

Conseils et bonnes pratiques

Fréquence de synchronisation

Forfait Solo : synchronisation toutes les 5 minutes
Forfait Premium : synchronisation toutes les 3 minutes
Forfait Pro : synchronisation toutes les 2 minutes

Cliquez sur Synchroniser maintenant dans votre automatisation pour lancer une synchronisation immédiatement.

Dates et fuseaux horaires

Dans To Do, Date d'échéance et Date de début sont des jours, sans heure. Si vous indiquez une heure sur la date Notion, la tâche tombe quand même le bon jour et l'heure est ignorée. 2sync lit le fuseau horaire dans les paramètres de votre boîte aux lettres Microsoft, si bien que le jour correspond à ce que vous voyez dans To Do. Le rappel est la seule date modifiable qui conserve son heure.

Lien vers Notion

Activez Ajouter le lien Notion sous chaque description dans les paramètres de synchronisation pour ajouter un lien vers la page Notion à la fin des notes de chaque tâche dans To Do. Mappez URL de la tâche pour ouvrir la tâche dans To Do depuis Notion.

Que faire ensuite ?

FAQ

Notion propose-t-il une intégration native avec Microsoft To Do ?

Non. Notion n'a pas de synchronisation Microsoft To Do intégrée, et Microsoft ne fournit pas de connecteur Notion pour To Do. 2sync synchronise une base de données Notion avec vos listes To Do dans les deux sens.

Cela couvre-t-il les tâches que je vois dans Outlook ?

Oui. Le module Tâches d'Outlook est aujourd'hui Microsoft To Do, il affiche donc les mêmes listes que celles synchronisées par 2sync. Outlook Tasks était l'ancien produit, que Microsoft a retiré.

Dois-je me reconnecter si j'utilise déjà les intégrations Outlook ?

Oui. Microsoft To Do est une connexion distincte, avec ses propres autorisations. Vous pouvez vous connecter avec le même compte Microsoft que pour Outlook.

Puis-je synchroniser plusieurs listes To Do ?

Oui. Choisissez une liste ou plusieurs. Synchronisez-les dans une seule base de données Notion et distinguez-les grâce à la propriété Liste, ou créez une automatisation par liste. Les nouvelles tâches Notion vont dans la liste par défaut, qui est la liste intégrée Tâches sauf si vous la changez.

Pourquoi Ma journée n'apparaît-elle pas comme une liste ?

Ma journée, Important et Planifié sont des vues sur vos tâches et non des listes, et Microsoft ne les expose donc pas comme cibles de synchronisation. Synchronisez les listes auxquelles appartiennent les tâches et recréez ces vues dans Notion avec des filtres sur Date d'échéance et Importance.

La liste E-mails avec indicateur se synchronise-t-elle ?

Oui, vers Notion. Les e-mails que vous marquez d'un indicateur dans Outlook apparaissent dans Notion sous forme de tâches. La liste est en lecture seule, donc les tâches créées dans Notion ne peuvent pas y être envoyées.

Les dates d'échéance gardent-elles leur heure ?

Non. Date d'échéance et Date de début sont des jours dans Microsoft To Do. Si vous ajoutez une heure dans Notion, la tâche tombe le bon jour, sans l'heure. Utilisez le champ Rappel quand vous avez besoin d'une heure.

Pourquoi les tâches récurrentes créent-elles une nouvelle ligne dans Notion ?

Terminer une tâche récurrente dans To Do crée l'occurrence suivante sous forme de nouvelle tâche, avec un nouvel ID. 2sync la synchronise comme une nouvelle page Notion et garde l'occurrence terminée comme page terminée. Filtrez sur Terminé pour masquer les occurrences passées.

Puis-je modifier les étapes depuis Notion ?

Non. Les étapes se synchronisent de To Do vers Notion uniquement, une par ligne. Modifiez-les dans To Do ; les changements apportés à ce texte dans Notion ne sont pas renvoyés.

La synchronisation est-elle instantanée ?

Non. 2sync vérifie les modifications toutes les 2 à 5 minutes selon votre forfait. Cliquez sur Synchroniser maintenant pour lancer une synchronisation immédiatement.